Erfahre, was man unter digitalem Dokumentenmanagement versteht, warum es wichtig ist und wie Adobe dir bei der Verwaltung deiner digitalen Dokumente helfen kann.
Unter Dokumentenmanagement versteht man die Organisation, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten und Dateien innerhalb einer Organisation. Es umfasst die systematische Handhabung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung oder dem Erhalt bis zur Archivierung oder Entsorgung.
Von wichtigen E-Mails und Rechnungen über Angebote für Kund*innen bis hin zu seitenlangen Verträgen und Kalkulationstabellen: Dass große Firmen, kleinere Unternehmen und Freelancer*innen im Berufsalltag mit einer Vielzahl von elektronischen Dokumenten arbeiten, ist nach zwanzig Jahren Digitalisierung inzwischen ganz normal. Um bei den Unmengen an digitalen Schriftstücken nicht den Überblick zu verlieren und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bestmöglich zu koordinieren, setzen sowohl große Betriebe als auch Selbstständige immer öfter auf digitales Dokumentenmanagement.
Dokumentenmanagement verschafft einen besseren Überblick über elektronische Schriftstücke und hilft dabei, die gemeinsame Arbeit an Dokumenten effizienter zu gestalten.
Unter Dokumentenmanagement versteht man den systematischen Prozess des Erstellens, Organisierens, Speicherns, Abrufens und Verwaltens von Dokumenten. Es umfasst die Umsetzung von Richtlinien, Verfahren und Technologien zur effizienten Handhabung von Dokumenten – sowohl von physischen Papierdokumenten als auch elektronischen Dokumenten. In letzterem Fall spricht man von digitalem Dokumentenmanagement. Ziel ist es, sicherzustellen, dass Dokumente ordnungsgemäß aufbewahrt werden, leicht zugänglich und sicher sind und von autorisierten Personen innerhalb des Unternehmens effektiv verwaltet und genutzt werden können.
Herzstück des digitalen Dokumentenmanagements sind die sogenannten Dokumentenmanagementsysteme (DMS). Sie sollen digitale Schriftstücke sicher speichern und archivieren und sie für alle zuständigen Beteiligten eines Unternehmens oder eines Projekts leicht verfügbar machen. In der Praxis geht es dabei oft darum, dass mehrere Mitglieder eines Teams oder eines Betriebs gemeinsam an Dokumenten arbeiten – zum Beispiel Kommentare an Schriftstücken hinterlassen, Textentwürfe überarbeiten oder Verträge digital und rechtsgültig unterzeichnen.
Dokumentenmanagement ist demnach mehr als reine "Dokumentenverwaltung". Letztere meint nämlich meist lediglich die geordnete Ablage von Dokumenten mit dem Ziel, dass sie im Berufsalltag später wieder schnell gefunden werden können. Zwar ist die Dokumentenverwaltung ein wichtiger Aspekt des Dokumentenmanagements, sie bildet jedoch nur einen Teilbereich ab.
Dokumentenmanagement kommt in den unterschiedlichsten Bereichen zum Einsatz. Im Personalwesen kann es Unternehmen etwa dabei helfen, den Bewerbungs- und Onboarding-Prozess zu optimieren. So können HR-Manager*innen über ein DMS zum Beispiel Bewerbungsunterlagen zentral an einem Ort speichern und diese mit einem Klick genau den Teammitgliedern verfügbar machen, die sie benötigen. Dokumentenmanagement ist ebenfalls immer dort sinnvoll, wo Texte zwischen Dienstleister*innen und Kund*innen abgestimmt werden müssen – etwa in der Kommunikationsbranche.
Im Personalwesen kann das Dokumentenmanagement dabei helfen, Bewerbungs- und Onboarding-Prozesse zu optimieren.
Dokumentenmanagement kommt damit sowohl innerhalb von Betrieben, beispielsweise bei interner Bürokommunikation oder der Buchhaltung, als auch im Austausch zwischen Unternehmen, Kund*innen und Freiberufler*innen zum Einsatz. Dabei kann es um ganz unterschiedliche Typen von Schriftstücken gehen. Typischerweise betrifft es Dokumentgruppen wie:
1. Verträge
2. Urkunden
3. Fotos
4. Videos
5. Grafiken
6. Angebote
7. Präsentationen
8. Rechnungen
9. Belege
10. Akten
11. Gutachten
12. Technische Zeichnungen
13. Diagramme
14. Werbe- und Marketingtexte
Dokumentenmanagement ist von entscheidender Bedeutung, da es eine effiziente Organisation von Dokumenten, ein einfaches Auffinden, verbesserte Zusammenarbeit, eine sichere Speicherung und die Einhaltung von Vorschriften ermöglicht, was im Umkehrschluss zu effizienteren Workflows und Kosteneinsparungen führt. Es stellt außerdem sicher, dass Dokumente geschützt und ordnungsgemäß verwendet werden.
Und das ist so wichtig, weil viele von uns bestimmt schon mal folgende Situation erlebt haben: Im Team muss ein Dokument, zum Beispiel ein Vertragsentwurf, erstellt und mit einem Kunden abgestimmt werden. Nach einem ersten Briefing erstellt Person A den Text, der dann von Person B angepasst und umformuliert wird. Die neue Version speichert Person B als neue Datei auf dem eigenen Rechner ab. Nun will parallel auch noch Person C spontan Passagen im Vertrag ändern, tut dies allerdings im ursprünglichen Dokument und ohne Berücksichtigung der ersten Anpassungen. Auch Person C speichert die bearbeitete Version unter neuem Dateinamen lokal ab. Schon nach kurzer Zeit kursieren so drei Versionen eines Dokuments, die wieder auf einen gemeinsamen Stand gebracht werden müssen, wobei kostbare Arbeitszeit verloren geht.
Das Beispiel zeigt: Je mehr Menschen mit ein und demselben Dokument arbeiten, desto wahrscheinlicher wird es, dass sich Fehler einschleichen. Vor allem wenn mehrere Endgeräte benutzt werden, klare Absprachen fehlen und ohne eine Software gearbeitet wird, die für alle im Team immer den aktuellen Bearbeitungsstand eines Dokuments sichert, sind Pannen förmlich vorprogrammiert. Genau hier kommt das Dokumentenmanagement ins Spiel. Dokumentenmanagementsysteme arbeiten mit einer Versionierung, Änderungen an einem Dokument werden also nachvollziehbar protokolliert und festgehalten.
Mit Programmen für Dokumentenmanagement wie Acrobat Web behältst du immer den Überblick über deine Workflows. Von der Erstellung von Texten über die geräteübergreifende synchronisierte Bearbeitung der Dokumente bis hin zu optimierten Freigabeprozessen und rechtsverbindlichen digitalen Unterschriften bietet dir das Dokumentenmanagement viele Vorteile. Hier die wichtigsten davon im Überblick:
Mit Programmen für Dokumentenmanagement wie Acrobat Web behältst du immer den Überblick über deine Workflows. Von der Erstellung von Texten über die geräteübergreifende synchronisierte Bearbeitung der Dokumente bis hin zu optimierten Freigabeprozessen und rechtsverbindlichen digitalen Unterschriften bietet dir das Dokumentenmanagement viele Vorteile. Hier die wichtigsten davon im Überblick:
Damit das Dokumentenmanagement effektiv ist, muss ein Dokumentenmanagementsystem bestimmte Voraussetzungen erfüllen. Zunächst einmal hängt die Auswahl des richtigen DMS natürlich von den zu erledigenden Aufgaben ab. Je nachdem, ob es zum Beispiel um Buchhaltung und Rechnungsfreigaben, um Onboarding-Prozesse oder eher um das Vertragsmanagement geht, können andere Systeme zum Einsatz kommen.
Davon abgesehen lässt sich jedoch sagen, dass jedes DMS nicht nur die reine Ablage und Archivierung von Dokumenten optimieren muss. Im Idealfall sollten auch folgende Funktionen integriert sein:
• Automatische Dokumentenerfassung
• Verwaltung von Dokumenten
• Individuell einstellbarer Dokumentenzugriff
• Gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Benutzer*innen
• Automatische Texterkennung
• Schutz sensibler Daten (z. B. durch Verschlüsselung)
• Integration mit anderen Systemen
• Dokumentenspeicher und automatischer Datei-Backup
• Suchfunktion
• Zugriffssteuerung
Passwörter, Verschlüsselung, Zugriffsberechtigung: Mit einem Programm für Dokumentenmanagement lassen sich sensible Daten schützen.
Es gibt verschiedene Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die je nach organisatorischen Anforderungen, Compliance-Anforderungen und den Präferenzen hinsichtlich der Systembereitstellung und -funktionalität eingesetzt werden können. Zu den verschiedenen Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) gehören DMS vor Ort (On-Premises-Systeme, Cloud-basierte Systeme, kommerzielle Systeme (Open-Source-Systeme), hybride DMS (Kombination von lokalen und Cloud-Komponenten), branchenspezifische DMS, workflowbasierte DMS, Records Management DMS, Integration mit bestehenden Systemen und mobile DMS.
Wer interne Geschäftsprozesse, die Buchhaltung des eigenen Betriebs oder Freigabeprozesse mit Kund*innen optimieren will, findet im Internet zahlreiche Dokumentenmanagementsysteme, mit denen sich das Workflow Management verbessern lässt. Wenn du mehr darüber erfahren willst, wie du ein DMS praktisch in deinen Arbeitsalltag integrierst, könnte dich unser Artikel "Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?" interessieren.
Suchst du nach einer effizienten und intuitiven All-in-One-Lösung für das Dokumentenmanagement könnte Acrobat Web eine gute Option für dich sein. Immerhin setzen wir von Adobe seit über 25 Jahren den weltweiten Standard für das Erstellen, Scannen, Bearbeiten, Unterzeichnen, Schützen und Verwalten von PDF-Dokumenten. Acrobat eignet sich sowohl für große Betriebe als auch für Einzelanwender*innen, Teams und kleine oder mittlere Unternehmen.
Von der Präsentation für das nächste Teammeeting bis hin zum Fachbeitrag für eine wissenschaftliche Fachzeitschrift: Mit Acrobat können beliebig viele Personen ganz einfach gleichzeitig und geräteübergreifend an Dokumenten arbeiten. Mit wenigen Klicks lassen sich PDF-Dateien beispielsweise Notizen und Kommentare hinzufügen, Texte oder Bilder bearbeiten und in Echtzeit der Bearbeitungsstatus verfolgen. Damit vermeidest du nicht nur ein potenzielles Gewirr aus unterschiedlichen Versionen, sondern sparst außerdem Zeit, da alle bequem in derselben Datei arbeiten können. Selbst in gescannten Dokumenten kannst du mithilfe der optischen Zeichenerkennung von Acrobat gemeinsam Texte überarbeiten und anpassen.
Das Einholen von Feedback und die Freigabe von Dokumenten durch Kund*innen oder Vorgesetzte kann manchmal ein mühseliger Prozess sein: Kaum ein Projekt, bei dem keine Textpassagen umformuliert, Bilder ausgetauscht oder sich widersprechende Anpassungswünsche berücksichtigt werden müssen. All diese Vorgänge kannst du mit Acrobat schneller und besser gestalten. Sende einfach einen Freigabe-Link zur PDF-Datei an alle, die das Dokument prüfen müssen und vermeide so umständliche Absprachen über E-Mails und das Zusammenführen der Rückmeldungen. Alle Kommentare und die Antworten darauf sind für alle Beteiligten gut sichtbar im Dokument gesammelt.
Unser Video zeigt dir wie es geht:
Du bist Freelancer*in und musst regelmäßig im Zug arbeiten? Oder du bist Manager*in und musst häufig Dokumente freigeben oder Verträge unterschreiben, auch wenn du gerade nicht am Rechner sitzt? Mit der Adobe Acrobat Reader App kannst du auch unterwegs PDF-Dokumente lesen, ausfüllen, kommentieren und unterzeichnen – ganz bequem auf dem Smartphone. Und mit Acrobat Pro lassen sich PDF-Dokumente sogar auf dem Tablet oder Smartphone erstellen, umwandeln und miteinander kombinieren.
Eine fehlende Unterschrift auf einer Genehmigung, einem Vertrag oder einem Antrag kann ein ganzes Projekt verzögern. Acrobat Sign ermöglicht es, schnell, einfach und sicher digitale Signaturen von anderen einzuholen und selbst online Dokumente rechtsverbindlich zu unterzeichnen. Tippe einfach deinen Namen ein, unterschreibe mit der Maus oder dem Trackpad oder lade ein Foto deiner Unterschrift hoch.
Unser Video zeigt dir wie es geht:
Acrobat macht das Dokumentenmanagement nicht nur einfacher und effizienter, sondern auch sicherer. Die gesamten Zugriffsrichte liegen bei dir und nur du entscheidest, wer bestimmte Informationen einsehen, bearbeiten und weitergeben darf. Neben der sicheren Cloud-Infrastruktur sorgen dabei auch Features wie Verschlüsselung, Schwärzung und Zertifizierung dafür, dass sensible, vertrauliche und geheime Daten stets bestens geschützt sind.
Unser Video zeigt dir wie es geht:
Sowohl Freelancer*innen als auch Unternehmen stehen beim Thema Dokumentenmanagement mitunter vor großen Herausforderungen: Ein wichtiges Angebot, das gemeinsam im Team erarbeitet werden muss, eine Werbekampagne, die unter Zeitdruck an die Kundin geliefert werden soll oder ein Geschäftsvertrag, bei dem sich keine Fehler einschleichen dürfen. Das Dokumentenmanagement zu optimieren oder überhaupt erst einzuführen, ist also eine sinnvolle Maßnahme. Die folgende Anleitung zeigt, dir worauf du dabei achten solltest.
1. Eventuell musst du ganz am Anfang deine Papierdokumente zunächst einmal mit einem Scanner digitalisieren.
2. Das eingescannte Dokument wandelst du dann am besten direkt in ein Dateiformat um, das du bearbeiten kannst. Ein gescanntes Dokument im JPG-Format kannst du beispielsweise mit dem PDF-Converter von Acrobat in eine bearbeitbare PDF-Datei umwandeln. Inzwischen gibt es auch Smartphone-Apps wie Adobe Scan, mit denen du deine Unterlagen direkt in ein bearbeitbares PDF-Dokument umwandeln kannst.
3. Um das Dokument später leicht wieder zu finden, solltest du die digitalen Dokumente entsprechend katalogisieren und kategorisieren, zum Beispiel in dem du spezifische Ordner für Rechnungen bestimmter Produktkategorien anlegst.
4. Neben der sinnvollen Benennung von Dateien solltest du über die Metadaten auch die Felder zur Verschlagwortung ausfüllen. So kann dein Dokument im digitalen Archiv auch über numerische Werte wie Auftragsnummern gesucht und gefunden werden.
5. Gut zu wissen: Die Metadaten ermöglichen, dass du in das digitale Archiv auch eingescannte oder gefaxte Dokumente integrieren kannst.
Dokumentenmanagement kann dabei helfen, die Zusammenarbeit in Teams zu strukturieren und zu organisieren.
Auch wenn immer mehr Bereiche des Arbeitslebens digitalisiert werden, kommt Papier als Medium gerade in Deutschland noch immer eine große Bedeutung zu. Ein Blick in eine typische Behörde zeigt dabei schnell, dass noch immer eine Vielzahl an Schriftstücken in haptischer Form verarbeitetet werden. Wer etwa neue Dokumente beim Bürgeramt beantragt, kann ein Lied davon singen. Dennoch schreitet die Digitalisierung immer weiter voran und macht somit auch das digitale Dokumentenmanagement immer notwendiger. Wir haben einige Tipps für ein effektiveres Dokumentenmanagement zusammengestellt.
Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten eine logische Ordnerstruktur zur systematischen Organisation digitaler Dokumente. Ähnlich einem physischen Ablageschrank besteht die hierarchische Struktur aus Ordnern, die Dateien enthalten. Um dich in deiner Dokumentenstruktur besser zurechtzufinden, kannst du deine Ordner nach Themengebiet kategorisieren.
Bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten mit einem DMS kannst du deine Dateien mit Metadaten versehen. Das hat den großen Vorteil, dass du bestimmte Inhalte über die Schlagwortsuche im DMS durchsuchen kannst. Die aufwändige Suche nach einem bestimmten Dokument gehört damit der Vergangenheit an.
Bei einem guten und effizienten Dokumentenmanagement sind alle Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar. Wurden an einem Dokument zahlreiche Änderungen gemacht, wird in einem DMS in der Regel automatisch eine neue Dokumentenversion erstellt. Alternativ kannst du auch eine manuelle Versionskontrolle durchführen. Wichtig dabei ist ein einheitliches Versionierungssystem und eine sorgsame Pflege der Dokumentenversionen.
Das A und O bei einem effizienten Dokumentenmanagement sind regelmäßige Backups. Diese können manuell durch die Speicherung auf einem Server oder einem anderen Speichermedium erfolgen oder automatisch über ein DMS in einer Cloud. Mit einem regelmäßigen Backup kannst du technischen Ausfällen aber auch Cybercrime-Angriffen gelassen entgegenblicken, in der Cloud gespeicherte Dokumente lassen sich ohne viel Aufwand wieder herstellen.
Ein zentraler Baustein für ein effektives Dokumentenmanagement ist das Berechtigungsmanagement. Im Rahmen des Berechtigungsmanagement werden Zuweisung, Entzug und die Kontrolle von Nutzerrechten geregelt. Meist werden die Zugriffsrechte auf ein Dokument oder einen Dateiordner zentral in einem Dokumentenmanagementsystem verwaltet.
Intelligente Dokumentenmanagementsysteme sind ein Baustein für ein sicheres und GoBD-konformes Dokumentenmanagement. Die Lesbarkeit und Veränderbarkeit der Daten sowie die Nachvollziehbarkeit von Änderungen an einem Dokument zählen zu den Grundsätzen einer revisionssicheren Archivierung.
Wie kann ein Dokumentenworkflow noch effizienter gestaltet werden oder welches Versionierungssystem wird in einem Unternehmen verwendet? Interne Schulungen aller MItarbeitenden sind essenziell, um sicherzustellen, dass ein System auch langfristig funktioniert.
Mit einer digitalen Dokumentenmanagementsoftware können Unternehmen, Organisationen, Freelancer*innen und Behörden mit den Entwicklungen der modernen Arbeitswelt Schritt halten und Prozesse optimieren. Das Digitalisieren von Dokumenten hat unter anderem den Vorteil, dass die Schriftstücke dabei automatisch indiziert und klassifiziert werden (dazu weiter unten mehr). So können etwa Rechnungen oder Lieferscheine direkt also solche erkannt, abgelegt und den zuständigen Personen zugewiesen werden.
Dokumentenmanagementsysteme können über OCR-Texterkennungssoftware (Abkürzung für "optical character recognition") auch Kontaktdaten, Personal- oder Auftragsnummern extrahieren. So kannst du einzelne Dokumente wie zum Beispiel Akten viel besser archivieren, da sie mit ein paar einfachen Klicks und durch die Suche nach bestimmten Schlagworten oder Metadaten sofort auf dem Bildschirm auftauchen. Ein großer Vorteil im Vergleich zu Dokumenten in Papierform, die schnell mal in einem staubigen Aktenschrank in Vergessenheit geraten oder sogar verloren gehen können. Mit OCR-Texterkennung lassen sich übrigens auch Daten aus E-Mails oder Webformularen extrahieren.
Dich interessiert das Potenzial von DMS im Bereich der Digitalisierung? Dann solltest du dir unseren Artikel "Digitale Transformation mit einer Dokumentenmanagementsoftware" anschauen.
Wenn du Papierdokumente schnell digital verfügbar machen willst, solltest du dir Adobe Scan genauer anschauen. Die Smartphone App basiert ebenfalls auf OCR-Software und wandelt Unterlagen im Handumdrehen in bearbeitbare PDF-Dateien um. Die gescannten Dokumente kannst du dank Texterkennung dann ganz einfach nach bestimmten Wörtern durchsuchen. Und nicht nur das. Adobe Scan lässt dich die die erstellten PDF-Dateien auch bearbeiten. So kannst du zum Beispiel Text editieren, Schriftgrößen anpassen oder Grafiken verändern.
In vielen Unternehmen ist das Erfassen und Digitalisieren von Dokumenten noch immer ein Vorgang, den Menschen ausüben. Dabei ist dieser Prozess meist zeitaufwendig und wenig befriedigend. Künstliche Intelligenz bietet hier ein großes Potenzial, da sie Menschen wichtige, aber mühselige Aufgaben abnehmen kann und ihnen so ermöglicht, sich mehr mit anderen Tätigkeiten zu befassen.
Die Erfassung, Digitalisierung und Klassifizierung von Dokumenten kann mit der Unterstützung von Künstlicher Intelligenz deutlich effizienter gestaltet werden.
Immer mehr Menschen nutzen neben dem Computer auch Smartphones bei der täglichen Arbeit – etwa, weil sie auf dem Weg ins Büro ihre E-Mails checken oder nochmal einen Angebotsentwurf prüfen. Für solche Situationen sind Softwarelösungen ideal, die wie die Acrobat Reader App mobiles Dokumentenmanagement ermöglichen.
Mit der App kannst du Dokumente auch von unterwegs mit dem Smartphone lesen, ausfüllen und unterzeichnen. Besonders praktisch dabei: Der Liquid Mode. Diese Funktion macht einzelne Bereiche eines Dokuments auch in der Mobilansicht gut lesbar. Vor allem wenn es mal schnell gehen muss und du nicht gerade vor dem Rechner sitzt, machen Anwendungen wie die Acrobat Reader App den Unterschied.
Mit intelligenter Automatisierung von Dokumentenworkflows lassen sich Effizienz und Produktivität von Geschäftsprozessen steigern. Dabei übernimmt ein Dokumentenmanagementsystem die Steuerung des Workflows und sorgt automatisch dafür, dass alle beteiligten Personen korrekt in den digitalen Prozess eingebunden werden. Meist werden dabei relevanten Personen Aufgaben zugeteilt.
DMS-Lösungen wir Acrobat Pro verfügen über integrierte Funktionen für E-Signaturen. Damit können Dokumente ohne Umwege versendet, verfolgt und verwaltet werden. Der Status eines Dokuments kann also immer und überall genau verfolgt werden. Sobald ein Dokument unterzeichnet wurde, erhält der*die Empfänger*in eine E-Mail-Benachrichtigung.
Ob privat, als Unternehmen oder Studierende – bringe mit Acrobat Ordnung in deine Dokumente und entdecke smarte PDF-Funktionen.
Kostenlos und flexibel im Browser – erstelle, bearbeite und unterschreibe PDFs online, ohne Software-Installation. Nutze die Acrobat-Tools, um deine Dokumente jederzeit und überall effizient zu verwalten.
Acrobat für Teams & kleine Unternehmen
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Acrobat für Schüler, Studenten, Azubis und Lehrkräfte
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Rechtssicher, jederzeit und überall – entdeckt die Komplettlösung für PDF-Dokumente und elektronische Unterschriften in Unternehmen.
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