Gestalte die digitale Transformation in deinem Unternehmen.

Zunächst einmal lässt sich die digitale Transformation als gesamtgesellschaftlicher Wandlungsprozess beschreiben, der sich nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in vielen anderen Lebensbereichen wie Politik, Wissenschaft oder Kultur ereignet: Von der weltweiten Verbreitung des Smartphones über die tägliche Nutzung des Internets bis hin zum immer stärker verbreiteten Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) betrifft dieser Prozess inzwischen nahezu alle Aspekte des modernen Lebens. 

Im Unternehmenskontext bedeutet die digitale Transformation vor allem eine Anpassung der eigenen Prozesse und Strukturen an die Gegebenheiten der neuen digitalen Infrastrukturen, mit dem Ziel, auch in einer zunehmend digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. Die konkreten Ursachen, die digitale Transformation im eigenen Betrieb voranzutreiben, können dabei je nach Branche und Unternehmensgröße unterschiedlich sein. Zu den gängigsten Treibern gehören jedoch: 

• Neue Technologien und Plattformen, die den Markt oder die Art des Wettbewerbs verändern

• Gestiegene Anforderungen der Kund*innen an (digitale) Dienstleistungen und Produkte  

• Höhere Anforderungen an die Geschwindigkeit von Abläufen und Workflows 

• Geringere Halbwertszeiten von Kompetenzen und Wissen 

All dies kann mitunter weitreichende organisatorische Umstrukturierungen und sogar die komplette Veränderung des Geschäftsmodells zur Folge haben. In den meisten Fällen geht es bei der digitalen Transformation in Unternehmen jedoch ganz allgemein um eine Umstellung von analogen auf digitale Daten, Prozesse und Strukturen. 

Ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation im Unternehmen ist das papierlose Arbeiten, umgangssprachlich oft „papierloses Büro“ genannt. Einer der ersten Schritte bei dieser Umstellung ist das Einscannen von Papierdokumenten. Egal ob Verträge, Präsentationen, Personalakten, Bilanzen oder persönliche Notizen: Falls diese nicht bereits elektronisch am Rechner erstellt werden, müssen solche Unterlagen im Zuge der digitalen Transformation digitalisiert werden. Damit das papierlose Büro anschließend aber auch in der Praxis funktioniert, braucht es idealerweise ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das eine effektive Verwaltung und Archivierung von Dateien ermöglicht. Zu den Hauptfunktionen eines DMS gehören unter anderem: 

• Automatische Erfassung und Indexierung eingehender Schriftstücke 

• Zentrale Speicherung von Dateien in der Cloud 

• Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente

• Intelligente Suchfunktion, die schnelles Wiederfinden von Dateien ermöglicht

• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

• Effizientere und zeitsparendere Geschäftsprozesse

• Besserer Schutz von Daten und Informationen

• Nachhaltigeres Wirtschaften durch Verzicht auf Papier 

Natürlich beinhaltet die digitale Transformation am Ende des Tages noch eine Reihe weiterer Faktoren. Neben der Digitalisierung von Schriftstücken sollte so zum Beispiel auch der eigenen Website, dem Social-Media-Auftritt oder dem Thema Customer Experience gebührend Aufmerksamkeit geschenkt werden. Vereinfacht gesagt steht Customer Experience für die Erfahrungen, die Kund*innen bei jeglichen Interaktionen mit Unternehmen machen – von dem Anruf beim Kund*innendienst bis hin zum Bestellen oder Bezahlen der Rechnung. Die Customer Experience ist somit ein wichtiger Faktor, der mit beeinflusst, welche Meinung potenzielle Konsument*innen zu einem Unternehmen oder einer Marke entwickeln.

Um verschiedene digitale Inhalte zentral über eine Anwendung zu verwalten, empfiehlt sich ein sogenanntes Enterprise-Content-Management-System, mit dem der gesamte Unternehmenscontent effizient verwaltet werden kann. Ein solches ECM-Programm stellt nicht nur sicher, dass Unternehmen stets den Überblick über alle wichtigen Inhalte behalten. Es sorgt auch dafür, dass alle Mitarbeitenden in ihren Abteilungen reibungslos und bestenfalls ohne Medienbrüche produktiv miteinander arbeiten können.

Neben solchen internen Optimierungsprozessen sollte jedoch auch die Perspektive der Kund*innen nicht vernachlässigt werden. Das beginnt beim Design der Website, die über ein intuitives Interface verfügen und Nutzer*innen so schnell wie möglich zum Ziel führen sollte, und endet mit Bereichen wie Community Management, Support oder dem Bestellwesen. Auch dort sollten Führungskräfte und Unternehmen überlegen, wie sie Kund*innen möglichst angenehme Erfahrungen (Stichwort „Customer Experience“) ermöglichen, die diese im Idealfall langfristig an das Unternehmen, das Produkt oder die Dienstleistung binden.   

Die digitale Transformation des Unternehmens ist nicht nur notwendig, um konkurrenzfähig zu bleiben und mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten – sie beinhaltet auch enormes Wachstumspotenzial. Immerhin ermöglicht ein Umstieg auf komplett digitale Prozesse mithilfe entsprechender Software wie eines DMS oder ECM-Systems effizientere Workflows, mehr Flexibilität beim Arbeiten und eine signifikante Reduktion von Ausgaben. Schauen wir uns diese Vorteile etwas genauer an: 

5 Gründe für die digitale Transformation. 
 

1. Effizientere Prozesse: Eingehende Dokumente manuell zu sichten, abzulegen, zu ordnen und Zuständigen zuzuweisen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich dieser Prozess inzwischen jedoch weitestgehend automatisieren, denn die KI der Programme vermag es heutzutage verschiedene Dokumententypen selbstständig zu erkennen und entsprechend zu katalogisieren und zu verwalten. So können Unternehmen wertvolle Kapazitäten freisetzen. Außerdem verfügen die meisten DMS heutzutage über eine intelligente Suchfunktion, über die sich Dateien in wenigen Sekunden ganz einfach über bestimmte Schlagworte oder die Metadaten finden lassen, was Prozesse erheblich beschleunigen kann.   
   
   
2. Bessere Zusammenarbeit: Vielleicht hast du es auch schon mal erlebt, dass versehentlich parallel an einem Dokument gearbeitet wurde und die unterschiedlichen Bearbeitungsstände bzw. Versionen nachher mühsam zusammengeführt werden mussten. Mit einem DMS lässt sich so etwas vermeiden. Adobe Acrobat beispielsweise lässt mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, wobei Änderungen sofort aktualisiert werden, sodass alle immer den aktuellen Stand sehen können.  
   
   
3. Mehr Flexibilität: Die meisten DMS speichern Dateien zentral in der Cloud, wodurch sich Dokumente problemlos von jedem Ort aus bearbeiten lassen. Vor allem wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden das Arbeiten im Home-Office ermöglichen müssen, ist eine solche Lösung unverzichtbar. Egal, ob deine Teammitglieder gerade auf Geschäftsreise sind oder einfach am heimischen Schreibtisch sitzen – mit einem DMS wie Acrobat hast du immer und überall Zugriff auf deine Dokumente.  

Schritt 1: Die Digitalisierung von Unterlagen. 

Bevor du dich daran machst riesige Berge aus Akten, Formularen und sonstigen Unterlagen einzuscannen, solltest du einen Plan aufsetzen: Analysiere den Status Quo und kläre, wie aktuell Informationen in deinem Unternehmen erfasst werden, mit welchen Dokumententypen du arbeitest und wo Daten aktuell gespeichert werden. So identifizierst du Verbesserungspotenziale und kannst den Transformationsprozess klar und strukturiert angehen. Basierend auf deiner Analyse kannst du dann zum Beispiel einen Zeitplan erstellen, Verantwortliche festlegen und Software für das Dokumentenmanagement auswählen. 

Wenn der Plan steht, kannst du mit dem Digitalisieren der Dokumente beginnen. Vor allem wenn große Mengen an Unterlagen gescannt werden müssen, ist es sinnvoll in einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug zu investieren. Mit einem solchen Gerät kannst du mehrere Schriftstücke gleichzeitig einscannen und so viel Zeit sparen. Alternativ kann auch eine Smartphone App wie Adobe Scan hilfreich sein, insbesondere wenn du oft Dokumente wie Formulare, Visitenkarten oder Whiteboards von unterwegs scannen musst. Achte beim Digitalisieren jedoch auch darauf, dass bei bestimmten Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen rechtliche Vorgaben wie die Grundsätze zur Revisionssicherheit berücksichtigt werden müssen. 

Willst du noch mehr darüber lernen, was du beim Digitalisieren beachten kannst, schaue dir unsere Artikel „Papierloses Büro“ und „Dokumente digitalisieren leicht gemacht“ an. 

Schritt 2: Dokumente mit einem DMS verwalten.

Nachdem du alle Unterlagen digitalisiert hast, kommt die Software zum Einsatz: Als Basis des papierlosen Büros sind Dokumentenmanagementsysteme wie Acrobat essenziell, wenn du Geschäftsprozesse effektiver gestalten und deinen Mitarbeitenden produktives Arbeiten ermöglichen willst. Ohne eine entsprechende Software verlieren Unternehmen und ihre Beschäftigten schnell den Überblick und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams wird unnötig erschwert. 

Zwar kann die Einführung eines neuen Systems etwas Eingewöhnungszeit in der Belegschaft erfordern, auf lange Sicht zahlt sich der Umstieg jedoch definitiv aus: Egal, ob du Workflows durch einen dezentralen Zugriff auf Dateien in der Cloud flexibler machst, eingehende Schriftstücke schneller erfassen und ablegen willst oder dein Arbeitsalltag beinhaltet, dass du Dokumente digital unterschreiben musst – ein DMS ist ein wesentlicher Eckpfeiler der digitalen Transformation. 

Schritt 3: Die Customer Experience verbessern. 

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass die digitale Transformation keinesfalls ohne eine Berücksichtigung der Perspektive der Kund*innen umgesetzt werden sollte. Es sind nicht nur die internen Strukturen und Prozesse, die optimiert und neu gedacht werden sollten, sondern auch der umfassende Aspekt der Customer Experience. 

Immerhin bringt die Digitalisierung nicht nur radikale technologische Veränderungen mit sich, sie hat auch zu erheblich gestiegenen Anforderungen der Kundschaft an Unternehmen geführt: Über die verschiedenen digitalen Kanäle können Menschen heutzutage viel einfacher und schneller Marken miteinander vergleichen, mit ihnen in Kontakt treten und Produkte oder Dienstleistungen erwerben. Je mehr Unternehmen dabei die Customer Experience im Blick haben – also zum Beispiel den Online-Shop übersichtlicher gestalten oder einen schnell reagierenden Support-Service zur Verfügung stellen –, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie Kund*innen an sich und ihre Marke binden. Das Erlebnis der Kund*innen wird somit zum Schlüsselfaktor bei der digitalen Umgestaltung. Zu einem anderen Angebot zu wechseln, ist heutzutage schließlich meist mit nur wenigen Klicks verbunden.  

Wollen Unternehmen die Customer Experience verbessern, sollten sie einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Damit ist gemeint, dass auch die Unternehmensbereiche in die Strategie einbezogen werden sollten, die keinen direkten Kontakt mit Kund*innen haben. Bestes Beispiel hierfür: die IT-Abteilung. Ohne sie lassen sich für die Customer Experience wichtige Bereiche wie Kundenservice, Community Management oder Rechnungswesen kaum verbessern. Eine gut organisierte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsfeldern und Abteilungen ist daher essenziell. In vielen Unternehmen scheitert dies jedoch daran, dass ein einheitliches und integratives IT-System fehlt, mit dem team- und abteilungsübergreifend alle Daten erfasst, bearbeitet und verwaltet werden können, die Einfluss auf die Customer Journey haben. Software-Lösungen wie Enterprise-Content-Management-Systemen kommen daher bei der digitalen Transformation eine entscheidende Bedeutung zu. 

Schritt 4: Agile Strukturen einführen.

Eines der Wesensmerkmale des digitalen Wandels ist seine atemberaubende Geschwindigkeit. Während es früher meist Jahrzehnte dauerte, bis sich wirtschaftliche Umbrüche komplett manifestierten, führen die technologischen Innovationen der Digitalisierung heutzutage bereits innerhalb weniger Jahre zu veränderten Marktanforderungen und Wettbewerbssituationen. Das erfordert von Unternehmen eine gewisse Anpassungsfähigkeit: Nur wer bereit ist, auf die neuen Entwicklungen zu reagieren und zum Beispiel Kommunikationsstrategien zu reformieren, Produkte und Dienstleistungen anzupassen oder sogar das eigene Geschäftsmodell neu zu denken, hat eine Chance in einer digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. 

Um sich auf diese Weise flexibler aufzustellen, empfiehlt sich die Einführung von agilen Arbeitsstrukturen, die es ermöglichen, in kurzer Zeit die eigene Organisation und das eigene Geschäftsmodell auf neue Anforderungen auszurichten und so schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können. Die Basis bildet dabei die Arbeit in selbstorganisierten und projektübergreifenden Teams. Ebenfalls wichtig ist: ein allem übergeordneter Fokus auf die Kund*innen, klar definierte Ziele sowie die Arbeit in kurzen Zeitintervallen. 

Zum agilen Arbeiten gehört auch ein entsprechendes Mindset. Du solltest bereit sein, dich nicht nur mit dem Erhalt des Status Quo zufrieden zu geben, sondern dich proaktiv mit der Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen zu beschäftigen. In diesem Sinne schaffen agile Strukturen eine wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation im Unternehmen. 

Dos & Don’ts der digitalen Transformation. 

Damit die digitale Transformation in deinem Unternehmen gelingt und du alle am Prozess beteiligten Personen mit einbeziehst, haben wir hier noch einmal die wichtigsten Dos und Don’ts für dich zusammengefasst: 

Dos: 

• Einen Plan für die Digitalisierung erarbeiten, Verbesserungspotenziale identifizieren und Verantwortlichkeiten festlegen

• Umstrukturierungen im Unternehmen frühzeitig ankündigen und der Belegschaft transparent die Vorteile aufzeigen

• Software-Lösungen wie DMS oder ECM-Systeme nutzen 

• Die Perspektive der Kund*innen in den Mittelpunkt (Customer Experience) stellen 

• Agile Arbeits- und Organisationsstrukturen einführen

• Aufgeschlossen sein gegenüber neuen Entwicklungen und bereit sein, Prozesse und Geschäftsmodelle zu überdenken

• Digitale Kompetenzen (ggf. durch Schulungen, Weiterbildungen und Workshops) im eigenen Unternehmen fördern 

Don’ts:  
 

• Ohne klare Vision, einen Plan und genau geregelte Verantwortlichkeiten beginnen

• Transformation nur als Digitalisierung von Dokumenten ohne entsprechende Software zur Verwaltung verstehen

• Den Wandel im Unternehmen nicht klar kommunizieren

• Verschiedene IT-Anwendungen für einzelne Abteilungen statt einem übergreifenden System 

• Nur auf die Expertise externer Anbieter setzen, ohne in die digitale Weiterbildung der eigenen Belegschaft zu investieren 

• Perspektive der Kund*innen und Customer Experience vernachlässigen

• Abteilungen und Teams getrennt voneinander betrachten und wenig Wert auf interne Vernetzung legen

Fazit.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat inzwischen viele Facetten und wirkt sich in mannigfaltiger Weise auf Unternehmen aus – von der Art und Weise, wie Dokumente verwaltet werden bis hin zur Notwendigkeit eine möglichst positive Customer Experience. Die rasanten technologischen Entwicklungen und die daraus resultierenden Veränderungen der Wettbewerbsbedingungen machen es mittlerweile zur Notwendigkeit, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben und Prozesse, Strukturen und Organisation dementsprechend anzupassen, umzugestalten oder komplett neu zu denken. Software-Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme oder Enterprise-Content-Management-Systeme spielen dabei eine ebenso wichtige Rolle wie ein offenes Mindest und die Bereitschaft, technologische Innovationen (intern) zu fördern und kontinuierlich den Status Quo zu überdenken. 

Häufig gestellte Fragen.  

Was ist eine digitale Transformation? 

Digitale Transformation bedeutet, die Prozesse, Strukturen und Technologien des eigenen Unternehmens an die Gegebenheiten und Anforderungen des digitalen Wandels anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Als Reaktion auf gestiegene Erwartungen von Kund*innen, neue technologische Entwicklungen und die Notwendigkeit für schnellere Prozesse geht es darum, die Transformation in allen Bereichen des Unternehmens umzusetzen – zum Beispiel indem Workflows, die vorher auf Papier basierten, digitalisiert werden. 

Was bedeutet die digitale Transformation für Unternehmen?

Bei der digitalen Transformation geht es vor allem darum, im Unternehmen eine Umstellung von analogen auf digitale Daten, Prozesse und Strukturen zu ermöglichen. Das kann mitunter weitreichende organisatorische Umstrukturierungen, in einzelnen Fällen auch die Veränderung des Geschäftsmodells zur Folge haben. Ein zentrales Element ist dabei, die Verwaltung von Dokumenten und interne Kommunikationsprozesse zu digitalisieren – etwa mittels Dokumentenmanagementsystemen und Enterprise-Content-Management-Systemen. 

Wie kann die digitale Transformation umgesetzt werden? 

Neben der Investition in Software und digitale Lösungen sollten Unternehmen bei der Transformation auch andere Aspekte wie etwa die Verbesserung der Customer Experience berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem ein intuitives Website-Design, ein effizientes Bestellwesen und ein bedarfsgerechter Kund*innen-Service. Auch organisatorische Maßnahmen wie die Einführung agiler Arbeitsstrukturen und die Arbeit in selbstorganisierten, projektübergreifenden Teams kann den digitale Transformationsprozess unterstützen.