Gestalte die digitale Transformation in deinem Unternehmen.

        Wir erklären dir, welche Vorteile die digitale Transformation deinem Unternehmen bietet und zeigen dir, wie du die Umgestaltung am besten angehst. 

Eine Collage, die verschiedene digitale Prozesse zeigt und die digitale Transformation in Unternehmen verdeutlicht.

Eins ist klar: An der Digitalisierung führt inzwischen kein Weg mehr vorbei. Wer in der Arbeitswelt auch in Zukunft bestehen will, muss sich an den technologischen und wirtschaftlichen Wandel anpassen. Immerhin erzielt schon jetzt fast jedes zweite Unternehmen in Deutschland Wachstum durch digitale Geschäftsmodelle und Innovationen, wie kürzlich aus der Studie "Digitale Vorreiter im Mittelstand“ von Mind Digital hervorging.

 

Für Führungskräfte ist die Botschaft klar: Wer die digitale Transformation im eigenen Unternehmen nicht aktiv vorantreibt, bleibt früher oder später auf der Strecke. Doch wie geht man den Wandel am besten an? In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Vorteile das digitale Arbeiten hat und wie du eine Digitalisierungsstrategie im eigenen Unternehmen erfolgreich umsetzt.  

Digitale Transformation im Unternehmen: Eine Definition.

Ganz allgemein betrachtet lässt sich die digitale Transformation als gesamtgesellschaftlicher Wandlungsprozess beschreiben, der sich nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in vielen anderen Lebensbereichen wie Politik, Wissenschaft oder Kultur abspielt: Von der weltweiten Verbreitung des Smartphones über die tägliche Nutzung des Internets bis hin zum immer stärker verbreiteten Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) betrifft dieser Prozess inzwischen nahezu alle Aspekte des modernen Lebens. 

Was bedeutet die digitale Transformation für Unternehmen?

Im Unternehmenskontext geht es bei der digitalen Transformation vor allem um die Anpassung der eigenen Strukturen und Geschäftsmodelle an die Gegebenheiten der digitalen Infrastrukturen. Dazu gehört nicht nur die Einführung neuer digitaler Tools und Workflows. Vielmehr ist die digitale Transformation in Unternehmen ein allumfassender Prozess, der Auswirkungen auf alle Organisationsbereiche hat und meist auch einen Wandel der Arbeitskultur mit sich bringt.

 

Die konkreten Ursachen, die digitale Transformation im eigenen Betrieb voranzutreiben, können dabei je nach Branche und Unternehmensgröße unterschiedlich sein. Zu den gängigsten Treibern gehören jedoch: 

 

• Neue Technologien und Plattformen, die den Markt oder die Art des Wettbewerbs verändern

 

• Gestiegene Anforderungen der Kund*innen an (digitale) Dienstleistungen und Produkte  

 

• Höhere Anforderungen an die Geschwindigkeit von Abläufen und Workflows 

 

• Geringere Halbwertszeiten von Kompetenzen und Wissen 

 

All dies kann mitunter weitreichende organisatorische Umstrukturierungen und sogar die komplette Veränderung des Geschäftsmodells zur Folge haben. In den meisten Fällen geht es bei der digitalen Transformation in Unternehmen jedoch ganz allgemein um eine Umstellung von analogen auf digitale Daten, Prozesse und Strukturen. 

 Eine Illustration, die arbeitende Menschen zeigt und die moderne Workflows und Arbeitsprozesse verdeutlicht.

Soll die digitale Transformation im Unternehmen erfolgreich sein, muss man sie als ganzheitliches Konzept angehen.

Papierloses Arbeiten als Basis der digitalen Transformation im Unternehmen.

Ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation im Unternehmen ist das papierlose Arbeiten, umgangssprachlich oft papierloses Büro genannt. Einer der ersten Schritte bei dieser Umstellung ist das Einscannen von Papierdokumenten. Egal ob Verträge, Präsentationen, Personalakten, Bilanzen oder persönliche Notizen: Falls diese nicht bereits elektronisch am Rechner erstellt werden, müssen solche Unterlagen im Zuge der digitalen Transformation digitalisiert werden.

 

Damit das papierlose Büro anschließend aber auch in der Praxis funktioniert, braucht es idealerweise ein sogenanntes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das eine effektive Verwaltung und Archivierung von Dateien ermöglicht. Zu den Hauptfunktionen eines DMS gehören unter anderem: 

 

• Automatische Erfassung und Indexierung eingehender Schriftstücke 

 

• Zentrale Speicherung von Dateien in der Cloud 

 

 •Zeit- und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente

 

• Intelligente Suchfunktion, die schnelles Wiederfinden von Dateien ermöglicht 

 

• Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

 

• Effizientere und zeitsparendere Geschäftsprozesse

 

• Besserer Schutz von Daten und Informationen

 

• Nachhaltigeres Wirtschaften durch Verzicht auf Papier 

Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation?

Natürlich beinhaltet die digitale Transformation noch eine ganze Reihe weiterer Aspekte und geht über den Umstieg auf papierloses Arbeiten hinaus. Aus diesem Grund grenzt man den Begriff der digitalen Transformation auch von dem der Digitalisierung ab: Während letzterer sich primär darauf bezieht, dass analoge Prozesse dank digitaler Technologien in digitale Prozesse überführt werden, versteht man unter digitaler Transformation eine komplette Umwandlung bestehender Geschäftsmodelle, -strukturen und – prozesse.  

Die Digitale Transformation als ganzheitliches Konzept.

Neben der Digitalisierung von Schriftstücken sollte so zum Beispiel auch der eigenen Website, dem Social-Media-Auftritt oder dem Thema Customer Experience gebührend Aufmerksamkeit geschenkt werden. Vereinfacht gesagt steht Customer Experience für die Erfahrungen, die Kund*innen bei jeglichen Interaktionen mit Unternehmen machen – von dem Anruf beim Kund*innendienst bis hin zum Bestellen oder Bezahlen der Rechnung. Die Customer Experience ist somit ein wichtiger Faktor, der mit beeinflusst, welche Meinung potenzielle Konsument*innen zu einem Unternehmen oder einer Marke entwickeln.

 

Um verschiedene digitale Inhalte zentral über eine Anwendung zu verwalten, empfiehlt sich ein sogenanntes Enterprise-Content-Management-System, mit dem der gesamte Unternehmenscontent effizient verwaltet werden kann. Ein solches ECM-Programm stellt nicht nur sicher, dass Unternehmen stets den Überblick über alle wichtigen Inhalte behalten. Es sorgt auch dafür, dass alle Mitarbeitenden in ihren Abteilungen reibungslos und bestenfalls ohne Medienbrüche produktiv miteinander arbeiten können.

 

Neben solchen internen Optimierungsprozessen sollte jedoch auch die Perspektive der Kund*innen nicht vernachlässigt werden. Das beginnt beim Design der Website, die über ein intuitives Interface verfügen und Nutzer*innen so schnell wie möglich zum Ziel führen sollte, und endet mit Bereichen wie Community Management, Support oder dem Bestellwesen. Auch dort sollten Führungskräfte und Unternehmen überlegen, wie sie Kund*innen möglichst angenehme Erfahrungen (Stichwort "Customer Experience") ermöglichen, die diese im Idealfall langfristig an das Unternehmen, das Produkt oder die Dienstleistung binden.   

Beispiele für die digitale Transformation im Unternehmen.

Je nach Branche können die Beispiele für die digitale Transformation von Unternehmen sehr unterschiedlich ausfallen und von eher simplen Maßnahmen wie der Einrichtung eines Online-Shops bis hin zu komplexen Innovationen wie robotergesteuerter Prozessautomatisierung reichen.

 

In vielen Fällen kann sich die digitale Transformation für Unternehmen bereits in kleineren Dingen äußern. Neben dem Umstieg auf papierloses Arbeiten gehören dazu zum Beispiel die Einführung eines digitalen Vertriebssystems inklusive Online-Shop, 24/7 Chatbots oder dem automatischen Tracking von Paketen.

 

Aber auch Cloud-Services können als Erweiterung des Geschäftsmodells Teil der digitalen Transformation sein. Ein gutes Beispiel hierfür ist Adobe Creative Cloud. Der Übergang zu diesem System ermöglichte, dass Kund*innen Services und Produkte wie Adobe Photoshop, Illustrator oder Audition nun unabhängig von bestimmten Geräten nutzen konnten. Egal ob am Smartphone, Tablet, Laptop oder PC: Inhalte in der Cloud sind immer und überall verfügbar, was komplett neue Möglichkeiten des Zusammenarbeitens ermöglichte und Adobe so auch ein völlig neues Geschäftsfeld eröffnete.  

Herausforderungen der digitalen Transformation.

Die digitale Transformation können Unternehmen vor verschiedene Herausforderungen stellen. Welche das sein können, sehen wir uns im nächsten Abschnitt an:

 

1. Kultureller Wandel und Akzeptanz: Eine digitale Transformation erfordert eine grundlegende Akzeptanz der Mitarbeitenden im Unternehmen. Mitarbeitende von routinierten, traditionellen Arbeitsweisen auf neue digitale Prozesse umzustellen, kann eine der Herausforderungen sein. Um den kulturellen Wandel innerhalb eines Unternehmens zu fördern, können Schulungen und eine klare Kommunikation entscheidende Faktoren bei der digitalen Transformation sein.

2. Sicherheit und Datenschutz: Eine Digitalisierung von Geschäftsprozessen bringt ein erhöhtes Risiko von Cyberangriffen und damit verbundenen Datenschutzverletzungen mit sich. Die Implementierung von Sicherheitsmaßnahmen und die Einhaltung von Datenschutzrichtlinien sind unerlässlich, um sensible Daten vor dem Zugriff durch Unbefugte zu schützen.  

3. Fachkräftemangel: Zukunftsweisende Technologien in der Digitalbrache erfordern Fachkräfte mit einem Know-how in Bereichen wie Datenanalyse, Künstliche Intelligenz (KI), maschinelles Lernen. Der Fachkräftemangel an qualifiziertem Personal in digitalen Technologien ist eine weitere Herausforderung. Um benötigte Kompetenzen aufbauen zu können, sind Weiterbildung und Entwicklung der Mitarbeitenden unumgänglich.

4. Infrastruktur: Veraltete Infrastrukturen und IT-Systeme gehören in vielen Unternehmen noch zum Arbeitsalltag und lassen sich nicht gut mit den neuen digitalen Technologien integrieren. Eine kostspielige Modernisierung der IT-Infrastruktur ist meist unumgänglich für eine erfolgreiche digitale Transformation.

5. Change Management: Die Umstellung von klassischen Technologien auf neue digitale Prozesse, kann auf Ablehnung bei den Mitarbeitenden stoßen. Um den Wandel erfolgreich zu meistern, ist ein zielgerichtetes Change Management, die auf die Bedürfnisse und Sorgen der Mitarbeitenden eingeht, unerlässlich.

 

Es gibt einige Herausforderungen, die Unternehmen während der digitalen Transformation bewältigen müssen. Die Zusammenarbeit mit Experten, Schulungen, die Investition in neue Technologien und IT-Systeme sowie eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden können bei der Bewältigung helfen. 

Erfolgsfaktoren für eine erfolgreiche digitale Transformation.

Neben zahlreichen Herausforderungen spielen auch verschiedene Erfolgsfaktoren eine wichtige Rolle bei einer erfolgreichen digitalen Transformation in Unternehmen. Welche Faktoren das sind, zeigen wir dir im nächsten Abschnitt:

 

1. Führung und Change Management: Wir wissen bereits, wie wichtig es ist, alle Mitarbeitenden auf dem Weg der Digitalisierung von Geschäftsprozessen miteinzubeziehen.  Ebenso wichtig sind klare Vorgaben und die Unterstützung der Führungskräfte, die den Wandel vorleben und die Mitarbeitenden motivieren.

 

2. Investition in digitale Kompetenzen:  Schulungen, Workshops und Weiterbildungsmaßnahmen können dabei helfen, das digitale Wissen im Unternehmen aufzubauen und zu stärken.

 

3. Kooperationen: Die Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen kann dabei unterstützen neue innovative Technologien zu nutzen. Unternehmen können so von externem Fachwissen profitieren.

 

4. Kontinuierliche Weiterentwicklung und Anpassung: Die digitale Transformation in Unternehmen ist ein kontinuierlicher Entwicklungsprozess. Unternehmen müssen bereit sein, Strategien anzupassen, um Kundenanforderungen auch weiterhin gerecht werden zu können.

 

5. Kundenerfahrung: Die Kunden und ihre Bedürfnisse sollten stets im Mittelpunkt der digitalen Transformation stehen. Prozesse und Angebote sind idealerweise auf eine nahtlose und personalisierte Kundenerfahrung ausgerichtet.

 

6. Agile Methoden und flexible Organisationsstrukturen: Agile Methoden wie Scrum können Unternehmen dabei helfen, flexibel und schnell auf Veränderungen reagieren zu können. Flexible Unternehmensstrukturen, die eine gute Zusammenarbeit fördert, sind vorteilhaft für eine erfolgreiche digitale Transformation.

 

Mit diesen Methoden und Erfolgsfaktoren, können Unternehmen die Erfolgschancen für die digitale Transformation steigern. 

Zukunftsaussichten und Trends in der digitalen Transformation.

Die digitale Transformation ist ein Prozess, der sich stetig weiterentwickelt. Aktuelle Trends und vor allem Entwicklungen mit Zukunftsaussichten, sind für Unternehmen wichtig zu erkennen. Die wichtigsten Trends in der digitalen Transformation, haben wir dir hier zusammengefasst:

 

1. Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen: Eine digitale Transformation ist ohne künstliche Intelligenz kaum vorstellbar. Mithilfe von KI können Unternehmen Datensätze analysieren, Vorhersagen treffen und Prozesse automatisieren. KI-basierte Anwendungsbeispiele können etwa Chatbots, virtuelle Assistenten oder personalisierte Empfehlungen auf einer Website sein

 

2. Internet der Dinge (IoT): Immer mehr Geräte werden zukünftig miteinander vernetzt und in der Lage sein, Daten auszutauschen. Diese Daten können Unternehmen dazu nutzen, Geschäftsprozesse zu optimieren, die Effizienz zu steigern und neue Geschäftsbereiche zu erschließen.

 

3. Blockchain-Technologie und Smart Contracts: Die Technologie bietet Unternehmen die Möglichkeit, Transaktionen sicher und transparent abzuwickeln. Smart Contracts, die auf der Blockchain-Technik basieren, ermöglichen automatisierte Verträge und Transaktionen ohne Zwischenhändler. Dieses Vorgehen ist effizienter, kostengünstiger und sicherer.

 

4. Digitale Ethik und Datenschutz: Das Thema Datenschutz und digitale Ethik rückt mit einer zunehmenden Digitalisierung immer mehr in den Fokus. Beim Umgang mit sensiblen Daten ist es daher umso wichtiger, dass Unternehmen Kundendaten schützen und die Datenschutzrichtlinien einhalten.

 

5. Hybridarbeit und digitale Arbeitsplätze: Flexible Arbeitsmodelle und digitale Arbeitsplätze werden von Unternehmen weiterhin gefördert. So können Mitarbeitende im Büro und im Homeoffice arbeiten. Digitale Tools und Technologien ermöglichen es Unternehmen die Zusammenarbeit und Produktivität der Mitarbeitenden unabhängig von Standort zu fördern.

 

In der digitalen Transformation gibt es einige zukunftsträchtige Trends, die Unternehmen für sich nutzen können. Ein Investment in neue Technologien kann Unternehmen dabei unterstützen, weiterhin wettbewerbsfähig und innovativ zu bleiben. 

Vorteile des digitalen Arbeitens: Warum ist die digitale Transformation wichtig?

Die digitale Transformation des Unternehmens ist nicht nur notwendig, um konkurrenzfähig zu bleiben und mit den technologischen Entwicklungen Schritt zu halten – sie beinhaltet auch enormes Wachstumspotenzial. Immerhin ermöglicht ein Umstieg auf komplett digitale Prozesse mithilfe entsprechender Software wie eines DMS oder ECM-Systems effizientere Workflows, mehr Flexibilität beim Arbeiten und eine signifikante Reduktion von Ausgaben. Schauen wir uns diese Vorteile etwas genauer an: 

 

Die Auswirkungen der digitalen Transformation für Unternehmen.

 

1. Effizientere Prozesse und Produktivität: Eingehende Dokumente manuell zu sichten, abzulegen, zu ordnen und Zuständigen zuzuweisen, kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit einem guten Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich dieser Prozess inzwischen jedoch weitestgehend automatisieren, denn die KI der Programme vermag es heutzutage verschiedene Dokumententypen selbstständig zu erkennen und entsprechend zu katalogisieren und zu verwalten. So können Unternehmen wertvolle Kapazitäten freisetzen. Außerdem verfügen die meisten DMS heutzutage über eine intelligente Suchfunktion, über die sich Dateien in wenigen Sekunden ganz einfach über bestimmte Schlagworte oder die Metadaten finden lassen, was Prozesse erheblich beschleunigen kann.  Durch den Einsatz digitaler Lösungen können Unternehmen interne Prozesse automatisieren und effizienter gestalten. Das steigert die Produktivität und ermöglicht es Mitarbeitenden, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren.  

 

2. Bessere Zusammenarbeit: Vielleicht hast du es auch schon mal erlebt, dass versehentlich parallel an einem Dokument gearbeitet wurde und die unterschiedlichen Bearbeitungsstände bzw. Versionen nachher mühsam zusammengeführt werden mussten. Mit einem DMS lässt sich so etwas vermeiden. Acrobat Web beispielsweise lässt mehrere Personen gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten, wobei Änderungen sofort aktualisiert werden, sodass alle immer den aktuellen Stand sehen können. 

 

3. Mehr Flexibilität: Die meisten DMS speichern Dateien zentral in der Cloud, wodurch sich Dokumente problemlos von jedem Ort aus bearbeiten lassen. Vor allem wenn Unternehmen ihren Mitarbeitenden das Arbeiten im Home-Office ermöglichen müssen, ist eine solche Lösung unverzichtbar. Egal, ob deine Teammitglieder gerade auf Geschäftsreise sind oder einfach am heimischen Schreibtisch sitzen – mit einem DMS wie Adobe Document Cloud hast du immer und überall Zugriff auf deine Dokumente.

Eine Illustration die das Arbeiten im herkömmlichen Büro mit Papierakten komplett digitalen Prozessen im Home-Office gegenüberstellt.

Komplett digitalisierte Prozesse auf Basis von Cloud-Anwendungen haben den Vorteil, dass sich Dateien von überall aus bearbeiten lassen.

4. Geringere Kosten: Wer auf komplett digitale Prozesse und Dokumentenmanagement-Software setzt, spart nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Neben den offensichtlichen Einsparungen bei Papier, Druckertinte und Druckern lassen sich durch die Umstellung auf das digitale Archiv auch Ausgaben für Stellflächen oder Aktenschränke vermeiden. Auf lange Sicht lassen sich Kosten natürlich auch durch die bereits erwähnten effizienteren Prozesse senken.

5. Besserer Schutz von Daten: Entgegen den in Deutschland noch immer vorherrschenden Vorurteilen gegenüber digitalen Archivierungsmethoden sind moderne cloudbasierte Anwendungen inzwischen sicherer als die Archivierung im Aktenschrank. Viele Anbieter wie Adobe Document Cloud speichern Daten nämlich parallel auf mehreren Servern gleichzeitig, was einen Verlust extrem unwahrscheinlich macht. Außerdem können digitale Dokumente heutzutage auch ganz einfach durch Passwörter, das Schwärzen von Textpassagen oder Zugriffsberechtigungen geschützt werden.

6. Veränderungen der Geschäftsmodelle:
Die digitale Transformation eröffnet Unternehmen neue Möglichkeiten, Geschäftsmodelle an den Markt anzupassen oder zu überdenken. Digitale Plattformen können etwa genutzt werden, um mit Kunden zu interagieren oder neue Märkte zu erschließen.

 

7. Kundenerfahrung und Personalisierung: Unternehmen können digitale Technologien dafür nutzen, die Kundenerfahrung zu verbessern und personalisierte Dienstleistungen anzubieten. Unternehmen können große Datenmengen analysieren und das Verhalten und die Vorlieben von Kund*innen besser verstehen und zielgerichtete Lösungen anbieten.

 

8. Neue Geschäftsmöglichkeiten: Die digitale Transformation eröffnet Unternehmen neue Geschäftsmodelle. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen können Unternehmen innovative Lösungen entwickeln.

 

9. Wettbewerbsfähigkeit: Die digitale Transformation unterstützt Unternehmen dabei auch in Zukunft wettbewerbsfähig zu bleiben und sich an die verändernden Marktbedingungen anzupassen.

 

10. Innovationsmöglichkeiten: Durch den Einsatz von Technologien wie Künstlicher Intelligenz, Big Data oder Internet der Dinge (IoT) können Unternehmen neue Wege finden, einen Mehrwert für Kund*innen zu schaffen und sich im Angebot von der Konkurrenz abzuheben. 

 

Die digitale Transformation eröffnet Unternehmen neue Geschäftsfelder und bietet die Möglichkeit Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten und die Kundenerfahrung zu verbessern. Die digitale Transformation ist für Unternehmen ein wichtiger Schritt weiterhin konkurrenzfähig zu bleiben. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit sich zukunftssicher aufzustellen un den Anforderungen der digitalen Welt gerecht zu werden.  

 

 

 

 

 

Die digitale Transformation im Unternehmen gestalten. 

 

Wie bereits erwähnt, lässt sich der Prozess der digitalen Transformation auf unterschiedlichen Ebenen umsetzen – von dem Einscannen von Papierunterlagen bis hin zur Optimierung der Customer Experience durch intuitives Website-Design oder ein verbessertes Bestellsystem. Werfen wir deshalb einen genaueren Blick auf die verschiedenen Aspekte der digitalen Transformation. 

Illustration eines Laptops, dessen Bildschirm digitalisierte Aktenordner zeigt.

Der erste Schritt bei der digitalen Transformation im Unternehmen ist in der Regel die Digitalisierung der gesamten Unterlagen.

Schritt 1: Die Digitalisierung von Unterlagen. 


Bevor du dich daran machst riesige Berge aus Akten, Formularen und sonstigen Unterlagen einzuscannen, solltest du einen Plan aufsetzen: Analysiere den Status Quo und kläre, wie aktuell Informationen in deinem Unternehmen erfasst werden, mit welchen Dokumententypen du arbeitest und wo Daten aktuell gespeichert werden. So identifizierst du Verbesserungspotenziale und kannst den Transformationsprozess klar und strukturiert angehen. Basierend auf deiner Analyse kannst du dann zum Beispiel einen Zeitplan erstellen, Verantwortliche festlegen und Software für das Dokumentenmanagement auswählen. 

 

Wenn der Plan steht, kannst du mit dem Digitalisieren der Dokumente beginnen. Vor allem wenn große Mengen an Unterlagen gescannt werden müssen, ist es sinnvoll in einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug zu investieren. Mit einem solchen Gerät kannst du mehrere Schriftstücke gleichzeitig einscannen und so viel Zeit sparen. Alternativ kann auch eine Smartphone App wie Adobe Scan hilfreich sein, insbesondere wenn du oft Dokumente wie Formulare, Visitenkarten oder Whiteboards von unterwegs scannen musst. Achte beim Digitalisieren jedoch auch darauf, dass bei bestimmten Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen rechtliche Vorgaben wie die Grundsätze zur Revisionssicherheit berücksichtigt werden müssen. 

 

Willst du noch mehr darüber lernen, was du beim Digitalisieren beachten kannst, schaue dir unsere Artikel „Papierloses Büro“ und „Dokumente digitalisieren leicht gemacht“ an. 

 

 

 

 

 

Schritt 2: Dokumente mit einem DMS verwalten.

 

Nachdem du alle Unterlagen digitalisiert hast, kommt die Software zum Einsatz: Als Basis des papierlosen Büros sind Dokumentenmanagementsysteme wie Acrobat Web essenziell, wenn du Geschäftsprozesse effektiver gestalten und deinen Mitarbeitenden produktives Arbeiten ermöglichen willst. Ohne eine entsprechende Software verlieren Unternehmen und ihre Beschäftigten schnell den Überblick und die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen oder Teams wird unnötig erschwert. 

 

Zwar kann die Einführung eines neuen Systems etwas Eingewöhnungszeit in der Belegschaft erfordern, auf lange Sicht zahlt sich der Umstieg jedoch definitiv aus: Egal, ob du Workflows durch einen dezentralen Zugriff auf Dateien in der Cloud flexibler machst, eingehende Schriftstücke schneller erfassen und ablegen willst oder dein Arbeitsalltag beinhaltet, dass du Dokumente digital unterschreiben musst – ein DMS ist ein wesentlicher Eckpfeiler der digitalen Transformation. 

 

Gut zu wissen: Acrobat bietet dir mit den praktischen Online-Tools eine Vielzahl nützlicher Features, mit denen du für alle Anforderungen des digitalen Büroalltags gewappnet bist: Egal ob du Dateien in andere Formate umwandeln, unterschiedliche PDF-Dokumente zusammenfügen oder Dateien mit Passwörtern schützen willst.

 

 

 

 

 

Schritt 3: Die Customer Experience verbessern. 

 

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass die digitale Transformation keinesfalls ohne eine Berücksichtigung der Perspektive der Kund*innen umgesetzt werden sollte. Es sind nicht nur die internen Strukturen und Prozesse, die optimiert und neu gedacht werden sollten, sondern auch der umfassende Aspekt der Customer Experience

 

Immerhin bringt die Digitalisierung nicht nur radikale technologische Veränderungen mit sich, sie hat auch zu erheblich gestiegenen Anforderungen der Kundschaft an Unternehmen geführt: Über die verschiedenen digitalen Kanäle können Menschen heutzutage viel einfacher und schneller Marken miteinander vergleichen, mit ihnen in Kontakt treten und Produkte oder Dienstleistungen erwerben. Je mehr Unternehmen dabei die Customer Experience im Blick haben – also zum Beispiel den Online-Shop übersichtlicher gestalten oder einen schnell reagierenden Support-Service zur Verfügung stellen –, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie Kund*innen an sich und ihre Marke binden. Das Erlebnis der Kund*innen wird somit zum Schlüsselfaktor bei der digitalen Umgestaltung. Zu einem anderen Angebot zu wechseln, ist heutzutage schließlich meist mit nur wenigen Klicks verbunden.  

 

Wollen Unternehmen die Customer Experience verbessern, sollten sie einen ganzheitlichen Ansatz verfolgen. Damit ist gemeint, dass auch die Unternehmensbereiche in die Strategie einbezogen werden sollten, die keinen direkten Kontakt mit Kund*innen haben. Bestes Beispiel hierfür: die IT-Abteilung. Ohne sie lassen sich für die Customer Experience wichtige Bereiche wie Kundenservice, Community Management oder Rechnungswesen kaum verbessern.

 

Eine gut organisierte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsfeldern und Abteilungen ist daher essenziell. In vielen Unternehmen scheitert dies jedoch daran, dass ein einheitliches und integratives IT-System fehlt, mit dem team- und abteilungsübergreifend alle Daten erfasst, bearbeitet und verwaltet werden können, die Einfluss auf die Customer Journey haben. Software-Lösungen wie Enterprise-Content-Management-Systemen kommen daher bei der digitalen Transformation eine entscheidende Bedeutung zu. 

Illustration mehrerer Menschen, die zusammen im Team arbeiten und Grafiken besprechen.

Agile Strukturen schaffen wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation im Unternehmen.

Schritt 4: Agile Strukturen einführen.

 

Eines der Wesensmerkmale des digitalen Wandels ist seine atemberaubende Geschwindigkeit. Während es früher meist Jahrzehnte dauerte, bis sich wirtschaftliche Umbrüche komplett manifestierten, führen die technologischen Innovationen der Digitalisierung heutzutage bereits innerhalb weniger Jahre zu veränderten Marktanforderungen und Wettbewerbssituationen. Das erfordert von Unternehmen eine gewisse Anpassungsfähigkeit: Nur wer bereit ist, auf die neuen Entwicklungen zu reagieren und zum Beispiel Kommunikationsstrategien zu reformieren, Produkte und Dienstleistungen anzupassen oder sogar das eigene Geschäftsmodell neu zu denken, hat eine Chance in einer digitalisierten Welt wettbewerbsfähig zu bleiben. 

 

Um sich auf diese Weise flexibler aufzustellen, empfiehlt sich die Einführung von agilen Arbeitsstrukturen, die es ermöglichen, in kurzer Zeit die eigene Organisation und das eigene Geschäftsmodell auf neue Anforderungen auszurichten und so schneller auf Marktveränderungen reagieren zu können. Die Basis bildet dabei die Arbeit in selbstorganisierten und projektübergreifenden Teams. Ebenfalls wichtig ist: ein allem übergeordneter Fokus auf die Kund*innen, klar definierte Ziele sowie die Arbeit in kurzen Zeitintervallen. 

 

Zum agilen Arbeiten gehört auch ein entsprechendes Mindset. Du solltest bereit sein, dich nicht nur mit dem Erhalt des Status Quo zufrieden zu geben, sondern dich proaktiv mit der Weiterentwicklung von Strukturen und Prozessen zu beschäftigen. In diesem Sinne schaffen agile Strukturen eine wichtige Voraussetzung für die digitale Transformation im Unternehmen. 

 

 

 

 

 

Dos & Don’ts der digitalen Transformation. 

 

Damit die digitale Transformation in deinem Unternehmen gelingt und du alle am Prozess beteiligten Personen mit einbeziehst, haben wir hier noch einmal die wichtigsten Dos und Don’ts für dich zusammengefasst: 

 

Dos: 

 

 

• Einen Plan für die Digitalisierung erarbeiten, Verbesserungspotenziale identifizieren und Verantwortlichkeiten festlegen

 

• Umstrukturierungen im Unternehmen frühzeitig ankündigen und der Belegschaft transparent die Vorteile aufzeigen

 

• Software-Lösungen wie DMS oder ECM-Systeme nutzen 

 

• Die Perspektive der Kund*innen in den Mittelpunkt (Customer Experience) stellen 

 

• Agile Arbeits- und Organisationsstrukturen einführen

 

• Aufgeschlossen sein gegenüber neuen Entwicklungen und bereit sein, Prozesse und Geschäftsmodelle zu überdenken

 

• Digitale Kompetenzen (ggf. durch Schulungen, Weiterbildungen und Workshops) im eigenen Unternehmen fördern 

 

 

 

Don’ts:  
 

 

• Ohne klare Vision, einen Plan und genau geregelte Verantwortlichkeiten beginnen

 

• Transformation nur als Digitalisierung von Dokumenten ohne entsprechende Software zur Verwaltung verstehen

 

• Den Wandel im Unternehmen nicht klar kommunizieren

 

• Verschiedene IT-Anwendungen für einzelne Abteilungen statt einem übergreifenden System 

 

• Nur auf die Expertise externer Anbieter setzen, ohne in die digitale Weiterbildung der eigenen Belegschaft zu

investieren 

 

• Perspektive der Kund*innen und Customer Experience vernachlässigen

 

• Abteilungen und Teams getrennt voneinander betrachten und wenig Wert auf interne Vernetzung legen

 

 

 

 

 

Fazit.

 

Die Digitalisierung der Arbeitswelt hat inzwischen viele Facetten und wirkt sich in mannigfaltiger Weise auf Unternehmen aus – von der Art und Weise, wie Dokumente verwaltet werden bis hin zur Notwendigkeit eine möglichst positive Customer Experience. Die rasanten technologischen Entwicklungen und die daraus resultierenden Veränderungen der Wettbewerbsbedingungen machen es mittlerweile zur Notwendigkeit, die digitale Transformation im Unternehmen voranzutreiben und Prozesse, Strukturen und Organisation dementsprechend anzupassen, umzugestalten oder komplett neu zu denken. Software-Lösungen wie Dokumentenmanagementsysteme oder Enterprise-Content-Management-Systeme spielen dabei eine ebenso wichtige Rolle wie ein offenes Mindest und die Bereitschaft, technologische Innovationen (intern) zu fördern und kontinuierlich den Status Quo zu überdenken. 

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Häufig gestellte Fragen. 

 

Was ist eine digitale Transformation im Unternehmen?

 

Digitale Transformation bedeutet, die Prozesse, Strukturen und Technologien des eigenen Unternehmens an die Gegebenheiten und Anforderungen des digitalen Wandels anzupassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Als Reaktion auf gestiegene Erwartungen von Kund*innen, neue technologische Entwicklungen und die Notwendigkeit für schnellere Prozesse geht es darum, die Transformation in allen Bereichen des Unternehmens umzusetzen – zum Beispiel indem Workflows, die vorher auf Papier basierten, digitalisiert werden.  

 

Was gehört alles zur digitalen Transformation von Unternehmen?

 

Bei der digitalen Transformation geht es vor allem darum, im Unternehmen eine Umstellung von analogen auf digitale Daten, Prozesse und Strukturen zu ermöglichen. Das kann mitunter weitreichende organisatorische Umstrukturierungen, in einzelnen Fällen auch die Veränderung des Geschäftsmodells zur Folge haben. Ein zentrales Element ist dabei, die Verwaltung von Dokumenten und interne Kommunikationsprozesse zu digitalisieren – etwa mittels Dokumentenmanagementsystemen und Enterprise-Content-Management-Systemen.  

 

Wie kann die digitale Transformation umgesetzt werden?

 

Neben der Investition in Software und digitale Lösungen sollten Unternehmen bei der Transformation auch andere Aspekte wie etwa die Verbesserung der Customer Experience berücksichtigen. Dazu gehören unter anderem ein intuitives Website-Design, ein effizientes Bestellwesen und ein bedarfsgerechter Kund*innen-Service. Auch organisatorische Maßnahmen wie die Einführung agiler Arbeitsstrukturen und die Arbeit in selbstorganisierten, projektübergreifenden Teams kann den digitale Transformationsprozess unterstützen.

 

Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation auf Unternehmen?

 

Gehen Unternehmen die digitale Transformation richtig an, bieten sich ihnen viele Chancen und Vorteile. Ganz grundsätzlich ermöglicht der Umstieg auf digitalisierte Prozesse deutlich effizientere Workflows und Prozesse. Darüber hinaus bietet die digitale Transformation auch etliche Möglichkeiten für Wachstum und Umsatzsteigerung – etwa durch die Verbesserung der Serviceleistung, neue digitale Produkte und Vertriebswege sowie die Erschließung komplett neuer Geschäftsfelder.

 

Was ist die digitale Transformation Beispiele?

 

Beispiele für die digitale Transformation sind Technologien wie das Internet der Dinge (IoT), Big Data, Blockchain, Robotik und robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA), Social Media und smarte Devices wie Smartphones, Smart Watches oder Smart-Home-Geräte.

 

 

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