Das papierlose Büro senkt den Papierverbrauch in Deutschland.

Kosteneinsparungen.

Starten wir mit einem offensichtlichen Fakt: Jeden Monat neues Papier und neue Druckertinte zu kaufen, kann auf Dauer teuer werden. Gerade große Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden sparen daher bares Geld, wenn sie auf ein digitales Büro umsteigen. Auch Ausgaben für kostspielige Stellflächen für die Lagerung von Unterlagen oder Investitionen in Aktenschränke entfallen. Finanzielle Einsparungen entstehen auf lange Sicht ebenfalls dadurch, dass sich viele Prozesse im papierlosen Office schneller und damit effektiver gestalten lassen, womit wir auch direkt beim nächsten Punkt wären.

Mehr Effizienz.

Wer zu Hause schon einmal ein wichtiges Schriftstück verlegt hat oder sich im Büro durch Regale mit Hunderten von Akten wühlen musste, weiß, dass die Suche nach Papierdokumenten mitunter immens viel Zeit kosten kann. Mit einem DMS gehören solche Szenarien der Vergangenheit an: Über die intelligente Suchfunktion lassen sich Dateien in wenigen Sekunden ganz einfach über bestimmte Schlagworte oder die Metadaten finden. So kannst du den Zugriff auf Dokumente und Informationen deutlich verbessern und damit Prozesse beschleunigen.

Zeitersparnis.

Auch das manuelle Sichten eingehender Schriftstücke wie Rechnungen oder Angebote kann viel kostbare Zeit in Anspruch nehmen. Viele DMS sind bereits in der Lage diese Dateien automatisch zu erfassen, zu kategorisieren und entsprechend abzulegen. So lassen sich mühsame und zeitaufwendige Arbeitsschritte vermeiden und Kapazitäten für andere Tätigkeiten schaffen.

Ein weiterer Vorteil des papierlosen Office auf der Basis von Dokumentenmanagementsystemen wie Adobe Document Cloud: Mehrere Personen können gleichzeitig an demselben Dokument arbeiten. Auch dies beschleunigt Prozesse und hilft zudem dabei, Fehlerquellen zu vermeiden, da durch die automatische Aktualisierung von Änderungen ausgeschlossen wird, dass versehentlich parallel an unterschiedlichen Versionen desselben Dokuments gearbeitet wird.

Mehr Flexibilität.

Sind alle benötigten Unterlagen digitalisiert und in einer Cloud verfügbar, lässt sich problemlos von jedem Ort aus arbeiten. Bist du als Freelancer*in zum Beispiel häufig auf Reisen oder als Außendienstmitarbeiter*in oft auf Kundenterminen, hast du mit einem DMS wie Acrobat Web immer und überall Zugriff auf deine Dokumente  – egal, ob du gerade im Zug sitzt oder einfach in einem Café um die Ecke. Selbst rechtsverbindliche Unterschriften können inzwischen ganz leicht überall digital erledigt werden – zum Beispiel mit Anwendungen wie Adobe Acrobat Sign.

Die Flexibilität des digitalen Büros erleichtert somit auch das Arbeiten von zu Hause aus enorm. Seit der Corona-Pandemie ist das Homeoffice in vielen Branchen zur Normalität geworden, weshalb es für Unternehmen inzwischen fast schon zur Pflicht geworden ist, den Mitarbeitenden das Arbeiten vom heimischen Schreibtisch aus zu ermöglichen. Und damit alle Beschäftigten auch in den eigenen vier Wänden produktiv sein können, sollten möglichst alle Prozesse digitalisiert und alle notwendigen Unterlagen ortsunabhängig – zum Beispiel über eine Cloud-Anwendung – verfügbar sein.

Mehr Datenschutz und Sicherheit.

Vor allem in Deutschland herrscht noch immer eine gewisse Skepsis gegenüber digitalen Archivierungsmethoden. Die Sorge: Vor allem in der Cloud können Daten schneller in falsche Hände geraten oder verloren gehen. Die Befürchtung ist jedoch unbegründet. Tatsächlich ist die digitale Speicherung inzwischen sogar häufig sicherer, als wenn Dokumente lediglich in Papierform archiviert sind. Viele Anbieter cloudbasierter Anwendungen wie  Acrobat Web speichern Daten nämlich parallel auf mehreren Servern gleichzeitig, wodurch ein  Verlust so gut wie ausgeschlossen  wird. Zudem lassen sich digitale Dateien inzwischen auch ganz einfach vor dem Zugriff Unbefugter schützen – zum Beispiel mit Passwörtern, Zugriffsberechtigungen oder dem Schwärzen von Textpassagen in Dokumenten.

Schritt 1: Vorbereitung und Planung.

Bevor es ans eigentliche Digitalisieren geht, ist es wichtig, einen Plan aufzusetzen. Je mehr Unterlagen du oder dein Unternehmen im Arbeitsalltag verwaltet und je mehr Menschen an den Prozessen beteiligt sind, desto mehr Zeit solltest du für diese Phase einplanen. Zuallererst solltest du dabei eine  Analyse des Status Quo  erstellen und dafür ein paar grundsätzliche Fragen klären, wie zum Beispiel:

• Wie werden Informationen aktuell erfasst und verwaltet?
• Wo werden Dokumente gespeichert?
• Welche Dokumententypen werden aktuell verarbeitet?
• Welche Arbeitsabläufe sind aktuell bereits digitalisiert, welche noch nicht?

Diese und ähnliche Fragen helfen dir dabei,  Verbesserungspotenziale  zu identifizieren. Vielleicht wäre es in Zukunft zum Beispiel sinnvoller, eingehende Rechnungen direkt automatisch mit einem DMS zu indexieren oder Unterschriftenprozesse zeitsparend mit Anwendungen wie Acrobat Sign zu ermöglichen. Darauf aufbauend kannst du dann einen konkreten Plan entwerfen. Erstelle dafür zum Beispiel eine  Liste der einzuscannenden Unterlagen  und prüfe hier auch direkt, welche Dokumente du anschließend entsorgen kannst und welche du zur Sicherheit noch aufbewahren willst. Außerdem solltest du entscheiden, ob sich alle Arbeits- und Unternehmensbereiche gleichzeitig vom Papier verabschieden sollen oder ob du den Umstieg eventuell erst in einer Abteilung oder in einem Teilbereich deines Business testest.

Je nach Branche, Unternehmensgröße und eigenen Ansprüchen kann der Fahrplan für den Umstieg auf das digitale Büro dann natürlich stark variieren. Damit mitten im Prozess jedoch keine plötzlichen Probleme auftauchen und der Übergang möglichst effizient abläuft, solltest du die folgenden grundlegenden Punkte berücksichtigen:

• Definiere einen Zeitraum für den Umstieg.
• Wähle die Hardware aus, die du zum Digitalisieren benötigst (mehr dazu in Schritt 2).
• Wähle die Software aus, mit der du arbeiten möchtest (mehr dazu in Schritt 3).
• Lege Verantwortliche fest, die den Prozess managen.

Schritt 2: Digitalisierung von Papierdokumenten.

Bist du dir im Klaren darüber, wie du vorgehen willst, kannst du mit dem Digitalisieren der Dokumente beginnen. Das Wichtigste hierbei ist das Scangerät. Gerade, wenn es um eine große Menge zu digitalisierender Unterlagen geht, lohnt es sich, in einen guten  Dokumentenscanner  mit automatischem Papiereinzug zu investieren. Mit diesem Feature musst du nämlich nicht jedes Schriftstück einzeln einlegen und einscannen. Stattdessen kannst du direkt einen ganzen Papierstapel auf einmal digitalisieren. So sparst du jede Menge Zeit und Nerven. Neben einem automatischen Einzug sollte der Scanner im Idealfall ebenfalls über eine automatische Erkennungsfunktion verfügen, die gewährleistet, dass zum Beispiel Rechnungen, Visitenkarten oder Fotos direkt im richtigen Format abgespeichert werden.

Ist die Menge an einzuscannenden Dokumenten überschaubar, kannst du auch eine  App  wie Adobe Scan benutzen. Damit digitalisierst du nicht nur Schriftstücke, sondern wandelst sie auch direkt in durchsuchbare und editierbare PDF-Dateien um. Dokumente mit der App zu scannen, kann aber auch im laufenden Betrieb sinnvoll sein, denn auch nach dem Umstieg erreichen dich eventuell immer noch Dokumente in Papierform (z. B. herkömmliche Briefe), die du dann bequem mit deinem Handy digitalisieren kannst. Auch wenn du unterwegs bist und zum Beispiel Visitenkarten, Formulare, Whiteboards oder Quittungen schnell und einfach einscannen willst, ist ein Smartphone oder Tablet mit entsprechender App eine gute Wahl.

Gut zu wissen: Bei einigen Dokumenten wie Rechnungen, Bilanzen, Geschäftsbriefen oder Verträgen musst du beim Digitalisieren und Archivieren einige rechtliche Vorgaben wie etwa die Grundsätze zur Revisionssicherheit berücksichtigen. Informiere dich deshalb vorher über deine rechtlichen Pflichten, bevor du Unterlagen scannst und anschließend entsorgst.

Schritt 4: Schulung der Mitarbeitenden.

Bedenke, dass die Umstellung auf ein papierloses Büro einen Kulturwandel erfordert, weshalb die positive Einstellung und kontinuierliche Unterstützung der Mitarbeitenden von entscheidender Bedeutung sind. Das gelingt dir zum einen, indem du die Vorteile des digitalen Büros – und für die tägliche Arbeit deiner Mitarbeitenden – klar kommunizierst. Und zum anderen dadurch, dass du deine Mitarbeiter*innen ermutigst und ermächtigst, den Wandel aktiv mitzugestalten.

Hier ein hilfreicher Leitfaden, wie du deine Mitarbeitenden bei der Umstellung zu einem papierlosen Büro mitnimmst:

• Vermittle die Ziele und Vorteile der Transformation.
• Gib einen Überblick über die neuen Systeme und Tools.
• Führe praktische Schulungen durch.
• Lege – wie in Schritt 1 beschrieben – Verantwortlichkeiten fest.
• Führe eventuell unterstützende Tools für die Zusammenarbeit und Kommunikation ein.
• Biete laufende Unterstützung und Ressourcen an.
• Überwache die Umsetzung und den Fortschritt und bewerte sie. Braucht es vielleicht eine weitere Schulung? Was denken deine Mitarbeitenden dazu? Auch ihr Feedback solltest du bei der Bewertung unbedingt mit einbeziehen.

Schritt 5: Entwicklung von Datensicherheitsrichtlinien für den Datenschutz.

Bei der Umstellung von Papierdokumenten auf eine digitale Arbeitsumgebung spielt natürlich auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Um die Sicherheit und den Schutz digitaler Daten zu gewährleisten, müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden.

Im ersten Schritt solltest du dafür solide Datensicherheitsrichtlinien aufstellen, die den Umgang mit digitalen Informationen und deren Schutz regeln. Dazu gehören Aspekte wie die Verwaltung von Passwörtern, Zugriffskontrollen, Datenverschlüsselung und sichere Verfahren zur gemeinsamen Nutzung von Dateien.

Als Nächstes solltest du deinen Mitarbeiter*innen umfassende Schulungen zu Praktiken im Datenschutz anbieten. Das kannst du bereits bei Schritt 4 "Schulung der Mitarbeitenden" entsprechend berücksichtigen. Kläre sie über die Risiken von Datenschutzverletzungen, Phishing-Angriffen und Malware auf und zeige ihnen, wie sie diese Bedrohungen erkennen und darauf reagieren können.

Auch bei der Wahl der geeigneten DMS-Lösung solltest du sicherstellen, dass du ausschließlich sichere Dokumentenmanagementsysteme oder Cloud-Speicherplattformen mit zuverlässiger Verschlüsselung und Zugriffskontrolle nutzt. Über das Implementieren von entsprechenden Mechanismen zur Benutzerauthentifizierung und regelmäßige Software-Updates schützt du deine Daten zusätzlich vor Sicherheitslücken

Ein weiterer wichtiger Faktor: Erstelle regelmäßig Sicherungskopien wichtiger digitaler Dateien und Dokumente, um das Risiko von Datenverlusten aufgrund von Hardwarefehlern, Cyberangriffen oder versehentlichem Löschen zu mindern.

Lege zudem klare Richtlinien für die Aufbewahrung und Entsorgung von Daten fest. Beachte hier auch gesetzliche Vorgaben, wie etwa die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Dokumente. Darunter fällt auch die Einhaltung geltender Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO oder branchenspezifischer Anforderungen.

Damit du dir sicher sein kannst, dass deine Datensicherheitsrichtlinien eingehalten werden, solltest du erwägen, entsprechende Systeme zur Überwachung und Erkennung von unbefugtem Zugriff oder Datenverletzungen einzuführen. Gleichzeitig solltest du Protokolle für die Reaktion auf Sicherheitsvorfälle einführen, um diese umgehend zu beheben und den möglichen Schaden zu minimieren. Auch dazu solltest du deine Mitarbeitenden regelmäßig schulen.

Schritt 6: Entsorgung alter Unterlagen.

Sind alle Dokumente eingescannt und sicher in deinem DMS abgespeichert, deine Mitarbeitenden geschult und entsprechende Datensicherheitsrichtlinien implementiert, kannst du die Originale in Papierform entsorgen. Trenne dich in diesem Schritt von Ballast und  schaffe Platz im Büro. Hast du vorher geklärt, welche Dokumente in Papierform du endgültig entsorgen kannst und welche du noch für eine gewisse Zeit im Original behalten solltest, kannst du dich nun ganz entspannt damit beschäftigen, was du mit all dem neu gewonnen Platz anstellen willst – und sei es nur ein frei gewordener Schreibtisch.