Workflow Management: Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

Was bezeichnet man als Workflow-Management?

Der Geschäftsalltag setzt sich aus vielen, unterschiedlichen Vorgängen zusammen. Diese können unterschiedlich lang dauern, komplex sein und unterschiedliche Akteur*innen beinhalten. Betrachtet man die Abfolge zusammenhängender Vorgänge und die Abhängigkeit davon, wer was wann zu erledigen hat, spricht man von einem Arbeitsablauf oder Workflow.

Das Workflow-Management beschäftigt sich mit der Koordinierung und Steuerung dieser Workflows. Ihr Ziel ist die Vereinfachung von Prozessen, die Erhöhung der Transparenz und die Effizienzsteigerung.

Zu den konkreten Aufgaben des Workflow-Managements gehören zuerst die Analyse von Arbeitsabläufen und das Erkennen von Abhängigkeiten. Anschließend werden Verbesserungen modelliert, beschrieben und Abhängigkeiten visuell aufbereitet. Ist das neu geformte Modell zufriedenstellend, wird der Workflow verabschiedet und mit einem fest definierten Start- und Endpunkt und durch unterschiedliche Abläufe gesteuert. Abschließend werden dem Workflow wichtige Daten entnommen und protokolliert, um eine langfristige Optimierung zu ermöglichen und Reportings erstellen zu können.

Ein gutes Beispiel für einen Workflow ist die Genehmigung eines Urlaubes inklusive Klärung der Vertretung: Der Mitarbeitende stellt einen Antrag auf Urlaub und trägt potenzielle Vertretungen ein. Die Vertretungen werden angefragt und sagen die Vertretung entweder ab oder zu. Dann geht der Antrag zur Führungskraft und diese kann den Urlaub genehmigen oder ablehnen.

Welche Ziele und Vorteile bringen festgelegte Workflows im Workflow-Management?

• Zu jeder Zeit volle Transparenz über das Projekt und einzelne Arbeitsschritte.

• Vereinfachte Abstimmung aller am Prozess beteiligten Teams durch besseres Gesamtverständnis.

• Effizienzsteigerung: Durch die Optimierung von Arbeitsabläufen können Unternehmen ihre Effizienz steigern. Unwichtige Schritte werden eliminiert, Engpässe identifiziert und Prozesse, wenn möglich automatisiert. Das verringert die Durchlaufzeiten von Anfragen und erhöht die Produktivität.

• Ressourcenoptimierung: Ein effizientes Workflow-Management ermöglicht eine effektivere Planung von Arbeitskräften, Zeit und Materialien.

• Im Workflow-Management werden Prozesse klar definiert, dadurch lassen sich Fehler und Missverständnisse minimieren. Mithilfe von Workflow-Management-Tools können potenzielle Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden.

• Ein zielgerichtetes Workflow-Management fördert die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch zwischen Abteilungen. Das verbessert die Zusammenarbeit und die steigert die Qualität der Arbeitsergebnisse.

• Transparenz und Verantwortlichkeit: Aufgaben, Verantwortlichkeiten und der aktuelle Arbeitsstand sind für alle Mitarbeitenden transparent sichtbar. Damit wissen alle Beteiligten, was von ihnen erwartet wird.

• Bessere Identifizierung von Potentialen für eine Automatisierung durch detaillierte Abbildung aller Prozesse.

Die Vorteile, die ein effektives Workflow-Management mit sich bringen, können immens sein. Abläufe werden optimiert, standardisierte Prozesse können automatisiert und Fehler minimiert werden. Dadurch können Geschäftsprozesse noch effizienter und zielgerichteter ablaufen und Unternehmen nutzen ihre Ressourcen für optimale Ergebnisse.

Wie ist ein Workflow aufgebaut?

Ein Workflow definiert einen Arbeitsablauf, der sich aus verschiedenen Elementen zusammensetzt. Da ein Workflow eine detaillierte Arbeitsanleitung ist, müssen alle daran beteiligten Vorgänge genau festgehalten sein. Ein fest definierter Workflow besteht meist aus folgenden Elementen und Personen:

• Ein Trigger oder Startpunkt, der den Workflow auslöst.

• Am Workflow beteiligte Rollen oder Akteur*innen.

• Alle nötigen Arbeitsschritte oder Arbeitspakete, die in einer bestimmten Reihenfolge oder auch parallel zueinander ablaufen.

• Die Zuweisung der einzelnen Arbeitsschritte an bestimmte Bearbeiter*innen.

• Das Ergebnis oder Produkt, das aus den jeweiligen Arbeitsschritten hervorgehen soll.

• Statusinformationen der einzelnen Schritte für alle Beteiligten.

• Informationen über die Quantität bzw. Häufigkeit des Arbeitsablaufes.

• Ein fest definierter Endpunkt des Workflows.

Grundlagen des Workflow-Managements.

Ein effizientes Workflow-Management bildet die Grundlage für eine effektive Organisation und Optimierung von Arbeitsabläufen innerhalb eines Unternehmens. Im folgenden Abschnitt zeigen wir dir einige wichtige Aspekte, die du bei der Implementierung des Workflow-Managements berücksichtigen solltest:

1. Arbeitsabläufe identifizieren und analysieren.

Bevor es an die Implementierung des Workflow-Managements geht, müssen zunächst die bestehenden Arbeitsabläufe im Unternehmen festgestellt und analysiert werden. Die einzelnen Prozessschritte werden zunächst erfasst und dokumentiert, dazu gehört auch die Erfassung von Verantwortlichkeiten und der Austausch zwischen beteiligten Personen und Abteilungen.

2. Prozessoptimierung und Automatisierung.

Sobald alle Arbeitsabläufe identifiziert sind, können Engpässe und ineffiziente Prozesse erkannt werden. Redundante oder überflüssige Prozesse können optimiert bzw. abgeschafft werden, was das Workflow-Management noch effizienter macht. Sich wiederholende Aufgaben können von Automatisierungstools übernommen werden, um Zeit und Ressourcen zu sparen.

3. Effektive Ressourcenplanung.

Die effektive Planung von Ressourcen ist ein wichtiger Aspekt des Workflow-Managements. Stehen die richtigen Mitarbeiter*innen mit den richtigen Fähigkeiten zur Bearbeitung einer Aufgabe zu Verfügung? Welche Aufgaben werden in welchem Umfang priorisiert? Diese und weitere Fragen, gehören zu einer effektiven Ressourcenplanung dazu.

4. Kommunikation und Zusammenarbeit.

Eine lückenlose und transparente Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Personen ist essenziell damit das Workflow-Management erfolgreich funktionieren kann. Informationen sollten effektiv ausgetauscht werden können und alle Mitarbeiter*innen auf dem gleichen Wissensstand sein.

5. Überwachung und Kontrolle.

Um sicherzustellen, dass alle Prozesse reibungslos ablaufen, werden diese in einem zielgerichteten Workflow-Management regelmäßig überwacht und kontrolliert. Bei Abweichungen können Unternehmen so schnell reagieren und Anpassungen vornehmen.

Mit diesen Grundlagen können Unternehmen effektive Strategien für das Workflow-Management entwickeln. Dazu gehört die Analyse von Arbeitsabläufen, die Optimierung und Automatisierung von Prozessen, eine transparente und gut koordinierte Arbeitsumgebung sowie eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung von Prozessen.

Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Workflow?

Du fragst dich jetzt vielleicht: Was ist der Unterschied zwischen einem Geschäftsprozess und einem Workflow? Ein Workflow stellt die detaillierten Schritte und Aktionen innerhalb einer bestimmten Aufgabe oder eines Projektes dar, während Prozesse einen umfassenderen Rahmen bieten, der mehrere Workflows umfassen kann.

Der Geschäftsprozess stellt die betriebswirtschaftlichen Aspekte und die Abfolge von Arbeitsschritten dar. Er erklärt den Vorgang dabei auf der konzeptionellen Ebene und hat somit eine hohe Bedeutung für die strategischen Auswirkungen. Wenn du mehr zu diesem Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir den Artikel Prozessmanagement.

Der Workflow ist dagegen eine genaue Arbeitsanweisung und definiert neben den technischen Arbeitsschritten auch, wer sie wie zu erledigen hat. Er findet auf einer viel detaillierteren Ebene statt als der Prozess und muss so genau sein, dass er alle Mitarbeitenden bei der Arbeitsabfolge unterstützt. Im Idealfall sorgt der Workflow sogar dafür, dass Arbeitsschritte vollkommen automatisiert erfolgen.

Die Rolle der Technologie im Workflow-Management.

Technologische Lösungen und Tools sind im Workflow-Management von entscheidender Bedeutung, um effiziente Arbeitsabläufe in Unternehmen zu ermöglichen. Neue Technologien unterstützen bei der Automatisierung, Organisation und Überwachung von Aufgaben und Prozessen. Wie Technologie das Workflow-Management verbessern kann, zeigen wir dir im folgenden Abschnitt:

• Workflow-Management- Softwares.

Die Workflow-Management-Software ist eine zentrale Plattform zur Verwaltung und Steuerung von unternehmensinternen Abläufen. Mit dieser Software-Lösung können Aufgaben erstellt, zugewiesen oder verfolgt und Fortschritte in Echtzeit überwacht werden.

Projektbeteiligte können in der Workflow-Management-Software Aufgaben einsehen, Kommentare hinterlassen und Dokumente mit anderen teilen, das erleichtert die Zusammenarbeit und macht den Status quo transparent.

• Integration von Workflow-Tools in bestehende Systeme.

Als Alternative zu einer Workflow-Management-Software, gibt es auch Technologien, die eine Integration in bestehende Unternehmenssysteme wie Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) erlauben. Durch die Integration in bestehende Systeme können Arbeitsabläufe nahtlos mit anderen Geschäftsprozessen verknüpft werden.

• Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben.

Technologien, die auf Künstlicher Intelligenz basieren, können zeitaufwändige oder sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Dabei werden Regeln definiert, mit deren Hilfe sich das Tool ohne menschliche Hilfe orientiert und Aufgaben durchführt. Die Automatisierung von Aufgaben spart Zeit, minimiert Fehler und beschleunigt Arbeitsabläufe.

• Benachrichtigungen und Erinnerungen.

Workflow-Management-Tools bieten Funktionen zur Benachrichtigung und Erinnerung an bevorstehende Aufgaben oder Fristen. Damit keine anstehenden Aufgaben übersehen werden, erhalten Mitarbeiter*innen automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder innerhalb des Workflow-Management-Tools.

• Reporting und Analysen.

Der Einsatz von technischen Lösungen ermöglicht es, Daten zu erfassen und diese auszuwerten. Auf dieser Grundlage können Unternehmen Trends frühzeitig erkennen und Arbeitsabläufe kontinuierlich optimieren.

Technologische Lösungen können im Workflow-Management dabei helfen die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens zu steigern und die Kommunikation zu verbessern. Auch in Zukunft bieten Entwicklungen in der Technologie spannende Möglichkeiten zur Optimierung des Workflow-Managements.

Best Practices für ein effektives Workflow-Management.

1. Analyse und Dokumentation: Starte mit einer Analyse der bestehenden Prozesse und dokumentiere alle Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten und Interaktionen.
2. Automatisierung von Aufgaben: Überlege, welche Aufgaben durch den Einsatz einer Workflow-Management-Software automatisiert werden können. Das reduziert Fehle und beschleunigt den Arbeitsablauf.
3. Klare Kommunikation und transparente Prozesse: Stelle sicher, dass alle Personen die Arbeitsabläufe verstanden haben und kommuniziere klar die Erwartungen und Ziele. Das fördert die Zusammenarbeit und verhindert Missverständnisse.
4. Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Passe deine Arbeitsabläufe immer wieder an neue Anforderungen an und berücksichtige auch Feedback anderer Kolleg*innen und von Kund*innen.
5. Schulung der Mitarbeiter*innen: Biete Schulungen für alle Mitarbeiter*innen an, damit diese sich mit den Workflow-Management-Tools vertraut zu machen.
6. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung: Überwache die Leistung und Effektivität der Arbeitsabläufe regelmäßig und nutze Analysen, um Optimierungsmöglichkeiten feststellen zu können.

Mithilfe dieser Best Practices kann ein effektives Workflow-Management in einem Unternehmen etabliert werden, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Workflow-Management -Software und Tools.

Eine Workflow-Management-Software analysiert, steuert und überwacht in einem Unternehmen die digitalisierten Workflows und Geschäftsprozesse. So genannte Workflow-Management-Systeme vereinfachen Workflows und machen sie effizienter. Hier haben wir dir einige unserer Programme für bessere Job-Performance zusammengestellt:

Adobe Workfront.

Wer den gesamten Arbeitsprozess steuern möchte, ist bei Workfront genau richtig. Die Workflow Management Tools reichen von der Projektplanvorlage und standardisierten Statusblättern über vernetzte Kalender bis hin zur Integration von Geschäftsprogrammen. Darüber hinaus bietet die Softwareunterstützung für traditionelle und agile Arbeitsmethoden im Projektmanagement. Und das Beste: Alles wird über ein zentrales Dashboard gesteuert.

Adobe Experience Manager.

Wer seine Workflows bei der Content-Erstellung managen möchte, sollte sich den Experience Manager ansehen. Hier bekommst du leistungsstarke Funktionen und flexible Workflow-Management-Tools für die Erstellung und Implementierung deiner Inhalte. KI-gestützt und Cloud-basiert.

Adobe Acrobat Sign.

Anders als der Name vermuten lässt, kannst du mit Acrobat Sign viel mehr erledigen, als elektronische Unterschriftenprozesse zu automatisieren. Vielmehr kannst du mit Hilfe der visuellen Tools sämtliche Aufgaben rund um die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten automatisieren und dein Dokumentenmanagement noch besser koordinieren.

Was ist ein Workflow Management System?

Ein Workflow-Management-System ist eine Software, die im Rahmen des Workflow-Managements definierte Arbeitsabläufe (Workflows) steuert, analysiert und überwacht.

Das Workflow-Management-System ist also die nächste Entwicklungsstufe des oben beschriebenen Vorgehens. Seine Besonderheit liegt darin, dass Produkte, Dokumente, Informationen oder Ergebnisse unter der konsequenten Einhaltung von Regeln von einem Prozessteilnehmenden zum nächsten weitergegeben werden. Oft ist dieser Prozess abteilungsübergreifend gestaltet. Hat zum Beispiel eine Fachabteilung ihren Vorgang abgeschlossen, wird das Projekt automatisch über die folgenden Abteilungen bis zur Rechnungsstellung und Buchhaltung weitergegeben. So wird erreicht, dass der angestrebte Geschäftsablauf immer derselbe ist und keine unnötigen Ressourcen oder Zeit verschwendet werden. Ein ebenfalls wichtiger Teil des Workflow-Management-Systems ist die digitale Orchestrierung von Dokumenten. Mehr zu diesem Thema erfährst du im Artikel Dokumentenmanagement.