Kurz gesagt: Das Digitalisieren von Dokumenten spart Zeit und Personal, macht Arbeitsabläufe effektiver und flexibler, ermöglicht besseren Datenschutz, ist langfristig kostengünstiger und schont ganz nebenbei auch noch die Umwelt. Mehr zu den Vorteilen eines DMS im papierlosen Büro erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
GoBD-konforme Digitalisierung: Das musst du beachten.
Damit du beim Digitalisieren von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Personalunterlagen rechtlich auf der sicheren Seite bist, musst du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Vereinfacht gesagt schreibt die GoBD vor, dass digitalisierte Geschäftsdokumente sicher und nachvollziehbar archiviert werden müssen.
Einige der wichtigsten Vorgaben haben wir hier für dich zusammengefasst. Willst du dich noch tiefer mit der Materie beschäftigen, kannst du die Grundsätze auch auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachlesen.
Der Scanvorgang.
Zunächst einmal sollten Dokumente nach Erstellung oder Empfang zeitnah, möglichst innerhalb von zehn Tagen, digitalisiert werden. Alle Daten und Informationen der Schriftstücke müssen dabei gut lesbar erfasst werden. Außerdem solltest du in einer Organisationsanweisung protokollieren, welche Dokumente gescannt werden und ob es notwendig ist, dass die digitalisierte Datei mit dem Original übereinstimmt.
Die Ablage.
Bei der Archivierung ist Ordnung das oberste Gebot. Das bedeutet: Die digitale Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein. Betriebsprüfer*innen müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können – am besten über die Volltextsuche. Außerdem müssen die Scans bestimmter Dokumente wie von Buchungsbelegen so archiviert sein, dass die digitale Kopie mit dem Original bildlich übereinstimmt.
Fälschungssicherheit.
Bestimmte Dokumente wie Belege, Bilanzen oder Jahresberichte dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Falls du Schriftstücke dennoch anpasst, musst du eine Kopie vom Original erstellen und die Änderungen in der Kopie nachvollziehbar protokollieren.
Übrigens: Beim Digitalisieren solltest du außerdem die Aufbewahrungspflicht ebenso wie Vorgaben der DSGVO beachten. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Welche App brauche ich zum Digitalisieren von Dokumenten?
Wenn du dich für den Umstieg auf das papierlose Büro entscheidest, ist es sinnvoll, sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat anzuschaffen. Das ist eine Software, die dich bei verschiedenen Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements unterstützt – sei es bei der Erfassung eingehender Schriftstücke, der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Freigabeprozessen und elektronischen Unterschriften. Geht es um den reinen Scanvorgang, kann auch eine Smartphone-App sinnvoll sein. Einige DMS haben solche Anwendungen bereits integriert. Bei Acrobat zum Beispiel ist die eigene Scan-App Adobe Scan im Abo enthalten. Dokumente auf diese Weise mit dem Handy zu digitalisieren kann viele Vorteile haben.
Dokumente mit dem Handy digitalisieren.
Du bist bei einem Kundentermin und willst schnell ein Auftragsformular oder eine Visitenkarte scannen? Oder du möchtest unkompliziert einen Beleg, der per Brief kam, digitalisieren? Vielleicht wurde dir auch ein Vertrag in Papierform zugeschickt, in dem du noch schnell einen Tippfehler korrigieren musst. Für all diese Aufgaben ist Adobe Scan perfekt geeignet. Die App ermöglicht es dir ganz einfach ein Papierdokument mit dem Handy einzuscannen und es dann als PDF-Datei weiterverarbeiten.
Die App bietet dir dabei verschiedene Aufnahmemodi mit automatischer Randerkennung, sodass alle Informationen scharf und gut leserlich erfasst werden. Besonders praktisch: Unterstützt durch Künstliche Intelligenz korrigiert Adobe Scan automatisch die Dokument-Perspektive und erfasst sogar handschriftliche Dokumente. Auch Spiegelungen und Schatten, welche die Lesbarkeit beeinträchtigen, entfernt die App.