Erfahre, warum du Dokumente digitalisieren solltest und welche Methoden dir dafür zur Verfügung stehen.
Rechnungen, Verträge, Personalakten: Trotz Digitalisierung laufen in der Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts noch immer viele Prozesse analog und papierbasiert ab. Vor allem in Deutschland scheuen sich Unternehmen, Organisationen und Selbstständige häufig vor der Digitalisierung von Dokumenten und elektronischem Dokumentenmanagement.
Dass Deutschland in Sachen Digitalisierung international hinterherhinkt, ist inzwischen fast schon so etwas wie eine Binsenwahrheit. Während in anderen Ländern bereits elektronische Ausweise Standard sind, müssen Unterlagen in deutschen Ämtern noch immer häufig in Papierform eingereicht werden. Auch viele Unternehmen scheuen den vollständigen Umstieg von Papier auf digitale Dokumente. Meist aus Unsicherheit, fehlendem Wissen und Angst vor zu hohem Arbeitsaufwand.
Ob Belege, Jahresberichte oder Personalunterlagen: Papierdokumente zu digitalisieren hat viele Vorteile.
Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden Dokumente in Papierform mithilfe eines Scanners in ein digitales Format umgewandelt und anschließend auf einem Server oder einer Cloud gespeichert. Digitalisiert werden können unter anderem Akten, Belege, Rechnungen, Verträge, Jahresberichte, Personalunterlagen oder Angebote.
Der gesamte Vorgang lässt sich in drei Schritte gliedern:
1. Am Anfang einer Digitalisierung von Dokumenten steht das Scannen der Unterlagen. Idealerweise nutzt du dafür ein Gerät mit automatischem Einzug. Außerdem sollte der Scanner die Dateien an einen Laptop oder PC senden können. Alternativ kannst du Unterlagen auch mit dem Smartphone scannen. Müssen unverhältnismäßig viele Dokumente digitalisiert werden, kann es auch sinnvoll sein, hierfür einen externen Dienstleister zu beauftragen.
2. Nachdem die eingescannten Unterlagen auf deinem Computer liegen, musst du die Dateien eventuell noch bearbeiten. Zum Beispiel kann es sein, dass du sie zuschneiden, in PDF-Dateien umwandeln oder Metadaten eingeben musst. Da diese Aufgaben manuell sehr mühsam und zeitaufwendig sind, empfiehlt sich hier ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat Web, dass zum Beispiel Unterlagen automatisch erkennt und in das richtige Format umwandelt. Darüber hinaus hast du auch die Möglichkeit, mit den Onlinetools von Acrobat direkt im Browser Bildformate wie JPG in PDF umzuwandeln.
3. Zum Schluss musst du die gescannten und umgewandelten Dokumente speichern und ablegen – entweder auf einem Server oder in einer Cloud. Auch diese Aufgabe kann ein DMS gut automatisch erledigen. Ohne entsprechende Software musst du die verschiedenen Dateien manuell am richtigen Ort ablegen und darauf achten, dass dabei keine unübersichtliche Ordnerstruktur entsteht, in der Dokumente schwer wiedergefunden werden.
Alle Unterlagen bequem an einem Ort: In einem papierlosen Büro verlierst du nie wieder den Überblick über all deine Dokumente.
Zwar lässt sich das Einscannen, Ablegen und Archivieren von Dokumenten zur Digitalisierung auch komplett ohne ein Dokumentenmanagementsystem erledigen. Die anfallenden Aufgaben können ohne Software jedoch – je nach Menge der Unterlagen – sehr zeitaufwendig sein. Ein cloudbasiertes DMS wie Acrobat Web ist daher in den meisten Fällen ein sehr nützliches Tool für die Digitalisierung von Dokumenten. Insbesondere mit einer solchen Software bietet die Digitalisierung Unternehmen und Selbstständigen jede Menge Vorteile bei der täglichen Arbeit. Zu den wichtigsten Vorteilen einer Dokumentendigitalisierung gehören:
Besserer Zugriff auf Dokumente: Statt sich mühsam durch Archivregale oder Aktenschränke zu wühlen, findest du digitalisierte Dokumente in einem DMS in wenigen Sekunden über die Suchfunktion. Zudem lässt sich durch die Ablage in der Cloud geräte- und ortsunabhängig auf die Dateien zugreifen. Das ist praktisch und spart auf lange Sicht viel Zeit.
Effektivere Zusammenarbeit: Da digitalisierte Dokumente im Zusammenspiel mit einem DMS in der Cloud automatisch aktualisiert werden, sind alle Beteiligten immer auf demselben Stand. So wird vermieden, dass mehrere Personen versehentlich an verschiedenen Versionen eines Dokuments arbeiten. Zudem können digitale Schriftstücke zwischen einzelnen Personen, Teams oder Abteilungen viel schneller verschickt werden.
Automatische Erfassung: Durch automatische Texterkennung mittels OCR-Texterkennungssoftware (Abkürzung steht für "Optical Character Recognition“ können digitalisierte Dokumente in Sekundenbruchteilen von der Software erfasst, indiziert und entsprechend abgelegt werden. Ein gutes DMS kann die Dateien dann sogar direkt den zuständigen Personen zuweisen. Das spart nicht nur Zeit, sondern auch Personal.
Mehr Sicherheit: Anders als Schriftstücke in Papierform gehen digitale Dokumente in der Cloud nicht verloren. Sie können weder verbrennen oder vergilben noch versehentlich im Mülleimer landen.
Mehr Datenschutz: Digitale Dokumente lassen sich auf viele verschiedene Arten vor dem Zugriff Dritter schützen – etwa durch Firewalls, Passwörter, Verschlüsselungen oder Zugriffsbeschränkungen.
Mehr Nachhaltigkeit: Papier ist eine wertvolle Ressource, deren Herstellung viel Wasser benötigt und die Abholzung von Wäldern vorantreibt. Mit der Digitalisierung von Arbeitsabläufen und einem Verzicht auf Papier als Medium können Unternehmen und einzelne Personen im Büroalltag viel zu einem schonenderen Umgang mit der Umwelt beitragen.
Nie wieder Papierchaos: Wer seine Dokumente digitalisiert, sorgt damit auch für ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld.
Kurz gesagt: Die Digitalisierung von Dokumenten spart Zeit und Personal, macht Arbeitsabläufe effektiver und flexibler, ermöglicht besseren Datenschutz, ist langfristig kostengünstiger und schont ganz nebenbei auch noch die Umwelt. Mehr zu den Vorteilen eines DMS im papierlosen Büro erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Damit du beim Digitalisieren von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Personalunterlagen rechtlich auf der sicheren Seite bist, musst du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Vereinfacht gesagt schreibt die GoBD vor, dass digitalisierte Geschäftsdokumente sicher und nachvollziehbar archiviert werden müssen.
Einige der wichtigsten Vorgaben für die Digitalisierung von Dokumenten haben wir hier für dich zusammengefasst. Willst du dich noch tiefer mit der Materie beschäftigen, kannst du die Grundsätze auch auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachlesen.
Dokumente sollten nach Erstellung oder Empfang zeitnah, möglichst innerhalb von zehn Tagen, digitalisiert werden. Alle Daten und Informationen der Schriftstücke müssen dabei gut lesbar erfasst werden. Außerdem solltest du in einer Organisationsanweisung protokollieren, welche Dokumente gescannt werden und ob es notwendig ist, dass die digitalisierte Datei mit dem Original übereinstimmt.
Nach der Digitalisierung von Dokumenten werden diese auf einem Server oder in einer Cloud archiviert. Bei der Archivierung ist Ordnung das oberste Gebot. Das bedeutet: Die digitale Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein. Betriebsprüfer*innen müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können – am besten über die Volltextsuche. Außerdem müssen die Scans bestimmter Dokumente wie von Buchungsbelegen so archiviert sein, dass die digitale Kopie mit dem Original bildlich übereinstimmt.
Bestimmte Dokumente wie Belege, Bilanzen oder Jahresberichte dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Falls du Schriftstücke dennoch anpasst, musst du eine Kopie vom Original erstellen und die Änderungen in der Kopie nachvollziehbar protokollieren.
Übrigens: Beim Digitalisieren von Dokumenten solltest du außerdem die Aufbewahrungspflicht ebenso wie Vorgaben der DSGVO beachten. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Wenn du dich für den Umstieg auf das papierlose Büro und für die Digitalisierung von Dokumenten entscheidest, ist es sinnvoll, sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat Web anzuschaffen. Das ist eine Software, die dich bei verschiedenen Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements unterstützt – sei es bei der Erfassung eingehender Schriftstücke, der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Freigabeprozessen und elektronischen Unterschriften. Geht es um den reinen Scanvorgang, kann auch eine Smartphone-App sinnvoll sein. Einige DMS haben solche Anwendungen bereits integriert. Bei Acrobat zum Beispiel ist die eigene Scan-App Adobe Scan im Abo enthalten. Dokumente auf diese Weise mit dem Handy zu digitalisieren, kann viele Vorteile haben.
Du bist bei einem Kundentermin und willst schnell ein Auftragsformular oder eine Visitenkarte scannen? Oder du möchtest unkompliziert einen Beleg, der per Brief kam, digitalisieren? Vielleicht wurde dir auch ein Vertrag in Papierform zugeschickt, in dem du noch schnell einen Tippfehler korrigieren musst. Für all diese Aufgaben ist Adobe Scan perfekt geeignet. Die App ermöglicht es dir ganz einfach ein Papierdokument mit dem Handy einzuscannen und es dann als PDF-Datei weiterzuverarbeiten. Mit den Onlinetools von Acrobat kannst du beispielsweise PDF-Dokumente direkt im Browser zusammenfügen, komprimieren oder in eine Word-Datei umwandeln.
Adobe Scan bietet dir dabei verschiedene Aufnahmemodi mit automatischer Randerkennung, sodass alle Informationen scharf und gut leserlich erfasst werden. Besonders praktisch: Unterstützt durch Künstliche Intelligenz korrigiert Adobe Scan automatisch die Dokument-Perspektive und erfasst sogar handschriftliche Dokumente. Auch Spiegelungen und Schatten, welche die Lesbarkeit beeinträchtigen, entfernt die App.
Mit Apps wie Adobe Scan kannst du auch handschriftliche Unterlagen ganz einfach in bearbeitbare digitale Dokumente umwandeln.
1. Öffne Adobe Scan auf deinem Smartphone oder Tablet.
2. Scanne das Dokument mit der integrierten Kamera.
3. Passe mit dem Finger auf dem Touchscreen ganz einfach die Ränder des Dokuments an.
4. Entferne Schmutz oder Flecken auf dem Papier über das „Bereinigen“-Tool.
5. Benenne den Scan und speichere ihn als PDF-Datei ab. Nun kannst du das Dokument in Acrobat öffnen und dort bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Auch fotografierte oder mit einem herkömmlichen Scanner digitalisierte Dokumente lassen sich ganz einfach in eine PDF-Datei umwandeln. Wie du dabei am besten vorgehst, erfährst du in diesem Video:
Gut zu wissen: Ein besonderes Feature von Acrobat beim Digitalisieren von Papierdokumenten ist die automatische Texterkennungssoftware auf Basis von OCR (Optical Character Recognition). Mit diesem Tool ist es ganz einfach, den Text, die Schriftart, -farbe und -größe sowie Bilder und Grafiken individuell im Dokument anzupassen.
Ob privat, als Unternehmen oder Studierende – bringe mit Acrobat Ordnung in deine Dokumente und entdecke smarte PDF-Funktionen.
Für die Digitalisierung von Dokumenten in Papierform, musst du zunächst einen Scanner nutzen, der in guter Qualität und hohen Geschwindigkeit scannt. Die Anschaffung eines Scanners mit automatischem Papiereinzug kann sich lohnen, wenn du eine große Menga an Unterlagen scannen und digitalisieren möchtest.
Als Alternative zum Einscannen kannst du Unterlagen auch abfotografieren. In jedem Fall solltest du den Scan bzw. die Fotografie für eine eventuelle Bearbeitung sowie für die Archivierung anschließend in eine PDF-Datei umwandeln. Mit Adobe Scan kannst du Papierdokumente auch direkt mit deinem Smartphone scannen und in eine PDF-Datei umwandeln.
Papierloses Arbeiten und die damit verbundene Digitalisierung von Dokumenten verschafft Unternehmen, Organisationen und Selbstständigen entscheidende Wettbewerbsvorteile. So lassen sich langfristig gesehen zum Beispiel Workflows effektiver gestalten, Kosten vermeiden und Zeit sparen. Außerdem ist ein papierloses Büro ressourcenschonend und damit umweltfreundlicher.
Bei der Digitalisierung von Papierdokumenten sollten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigt werden. Dazu gehört unter anderem gescannte Dokumente sinnvoll und systematisch digital zu archivieren, Dokumente fälschungssicher zu speichern und Änderungen nachvollziehbar zu protokollieren.
Jahresabschlüsse, Urkunden und Notarverträge, Unterlagen mit Original-Unterschriften oder Dokumente mit Wasserzeichen sind Dokumente, die du nicht ausschließlich digitalisieren solltest. Diese Unterlagen solltest du immer im Original behalten und kannst sie zusätzlich in digitaler Form aufbewahren.
Jedes Papierdokument, das in einem Unternehmen oder im privaten Bereich verwendet wird, kann digitalisiert und elektronisch archiviert werden. Dokumente, die digitalisiert werden können, sind unter anderem Verträge, Rechnungen, Finance-Dokumente, Jahresabschlüsse, Personalakten, Projektunterlagen oder technische Dokumentationen.
Mit der kostenlosen Scanner- App Adobe Scan kannst du ganz einfach mit dem Handy ein Papierdokument einscannen. Du kannst Verträge, Formulare oder Visitenkarten abfotografieren und deine Dokumente im Handumdrehen digitalisieren. Mit Acrobat Pro kannst du deine Dokumente anschließend bearbeiten, in andere Formate umwandeln oder ihre Größe reduzieren.
