Rechnungen, Verträge, Personalakten: Trotz Digitalisierung laufen in der Arbeitswelt des 21. Jahrhunderts noch immer viele Prozesse analog und papierbasiert ab. Vor allem in Deutschland scheuen sich Unternehmen, Organisationen und Selbstständige häufig vor der vollständigen Umstellung auf digitale Dokumente und elektronisches Dokumentenmanagement. Zu hoch sei der Arbeitsaufwand lautet dabei meist die Begründung. Dabei hat ein Umstieg langfristig viele Vorteile – von effizienten Workflows über Datenschutz und die Einsparung von Kosten bis hin zu einem nachhaltigen Umgang mit Ressourcen. In diesem Beitrag erklären wir, wie du selbst Dokumente digitalisieren kannst, welche Vorteile dir das papierlose Arbeiten bietet und welche Software du für das Scannen und Digitalisieren von Dokumenten nutzen kannst.
Dass Deutschland in Sachen Digitalisierung international hinterherhinkt, ist inzwischen fast schon so etwas wie eine Binsenwahrheit. Während in anderen Ländern bereits elektronische Ausweise Standard sind, müssen Unterlagen in deutschen Ämtern noch immer häufig in Papierform eingereicht werden. Auch viele Unternehmen scheuen den vollständigen Umstieg von Papier auf digitale Dokumente. Meist aus Unsicherheit, fehlendem Wissen und Angst vor zu hohem Arbeitsaufwand.
Ob Belege, Jahresberichte oder Personalunterlagen: Papierdokumente zu digitalisieren hat viele Vorteile.
Schauen wir uns deshalb genauer an, was Dokumentendigitalisierung konkret im Arbeitskontext beinhaltet. Sehr allgemein gesagt bedeutet ein solcher Umstieg, dass alle Unterlagen, die für die Arbeit relevant sind, mit einem Scanner in ein digitales Format gebracht und anschließend auf einem Server oder in einer Cloud gespeichert werden. Das kann sehr unterschiedliche Dokumente betreffen – unter anderem: Akten, Belege, Rechnungen, Verträge, Jahresberichte, Personalunterlagen oder Angebote. Der gesamte Vorgang lässt sich in drei Schritte gliedern:
Alle Unterlagen bequem an einem Ort: In einem papierlosen Büro verlierst du nie wieder den Überblick über all deine Dokumente.
Zwar lässt sich das Einscannen, Ablegen und Archivieren von Dokumenten auch komplett ohne ein Dokumentenmanagementsystem erledigen. Die anfallenden Aufgaben können ohne Software jedoch – je nach Menge der Unterlagen – sehr zeitaufwendig sein. Ein cloudbasiertes DMS wie Acrobat ist daher in den meisten Fällen ein sehr nützliches Tool beim Umstieg von Papier auf digitale Dokumente. Insbesondere mit einer solchen Software bietet die Digitalisierung Unternehmen und Selbstständigen jede Menge Vorteile bei der täglichen Arbeit. Zu den wichtigsten gehören:
Nie wieder Papierchaos: Wer seine Dokumente digitalisiert, sorgt damit auch für ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld.
Kurz gesagt: Das Digitalisieren von Dokumenten spart Zeit und Personal, macht Arbeitsabläufe effektiver und flexibler, ermöglicht besseren Datenschutz, ist langfristig kostengünstiger und schont ganz nebenbei auch noch die Umwelt. Mehr zu den Vorteilen eines DMS im papierlosen Büro erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Damit du beim Digitalisieren von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Personalunterlagen rechtlich auf der sicheren Seite bist, musst du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Vereinfacht gesagt schreibt die GoBD vor, dass digitalisierte Geschäftsdokumente sicher und nachvollziehbar archiviert werden müssen.
Einige der wichtigsten Vorgaben haben wir hier für dich zusammengefasst. Willst du dich noch tiefer mit der Materie beschäftigen, kannst du die Grundsätze auch auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachlesen.
Zunächst einmal sollten Dokumente nach Erstellung oder Empfang zeitnah, möglichst innerhalb von zehn Tagen, digitalisiert werden. Alle Daten und Informationen der Schriftstücke müssen dabei gut lesbar erfasst werden. Außerdem solltest du in einer Organisationsanweisung protokollieren, welche Dokumente gescannt werden und ob es notwendig ist, dass die digitalisierte Datei mit dem Original übereinstimmt.
Bei der Archivierung ist Ordnung das oberste Gebot. Das bedeutet: Die digitale Ablage muss logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein. Betriebsprüfer*innen müssen einzelne Dokumente im System schnell und einfach finden können – am besten über die Volltextsuche. Außerdem müssen die Scans bestimmter Dokumente wie von Buchungsbelegen so archiviert sein, dass die digitale Kopie mit dem Original bildlich übereinstimmt.
Bestimmte Dokumente wie Belege, Bilanzen oder Jahresberichte dürfen im Nachhinein nicht mehr verändert werden. Falls du Schriftstücke dennoch anpasst, musst du eine Kopie vom Original erstellen und die Änderungen in der Kopie nachvollziehbar protokollieren.
Übrigens: Beim Digitalisieren solltest du außerdem die Aufbewahrungspflicht ebenso wie Vorgaben der DSGVO beachten. Mehr dazu erfährst du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Wenn du dich für den Umstieg auf das papierlose Büro entscheidest, ist es sinnvoll, sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat anzuschaffen. Das ist eine Software, die dich bei verschiedenen Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements unterstützt – sei es bei der Erfassung eingehender Schriftstücke, der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Freigabeprozessen und elektronischen Unterschriften. Geht es um den reinen Scanvorgang, kann auch eine Smartphone-App sinnvoll sein. Einige DMS haben solche Anwendungen bereits integriert. Bei Acrobat zum Beispiel ist die eigene Scan-App Adobe Scan im Abo enthalten. Dokumente auf diese Weise mit dem Handy zu digitalisieren kann viele Vorteile haben.
Du bist bei einem Kundentermin und willst schnell ein Auftragsformular oder eine Visitenkarte scannen? Oder du möchtest unkompliziert einen Beleg, der per Brief kam, digitalisieren? Vielleicht wurde dir auch ein Vertrag in Papierform zugeschickt, in dem du noch schnell einen Tippfehler korrigieren musst. Für all diese Aufgaben ist Adobe Scan perfekt geeignet. Die App ermöglicht es dir ganz einfach ein Papierdokument mit dem Handy einzuscannen und es dann als PDF-Datei weiterverarbeiten.
Die App bietet dir dabei verschiedene Aufnahmemodi mit automatischer Randerkennung, sodass alle Informationen scharf und gut leserlich erfasst werden. Besonders praktisch: Unterstützt durch Künstliche Intelligenz korrigiert Adobe Scan automatisch die Dokument-Perspektive und erfasst sogar handschriftliche Dokumente. Auch Spiegelungen und Schatten, welche die Lesbarkeit beeinträchtigen, entfernt die App.
Mit Apps wie Adobe Scan kannst du auch handschriftliche Unterlagen ganz einfach in bearbeitbare digitale Dokumente umwandeln.
Auch fotografierte oder mit einem herkömmlichen Scanner digitalisierte Dokumente lassen sich ganz einfach in eine PDF-Datei umwandeln. Wie du dabei am besten vorgehst, erfährst du in diesem Video:
Gut zu wissen: Ein besonderes Feature von Acrobat beim Digitalisieren von Papierdokumenten ist die automatische Texterkennungssoftware auf Basis von OCR (optical character recognition). Mit diesem Tool ist es ganz einfach, den Text, die Schriftart, -farbe und -größe sowie Bilder und Grafiken individuell im Dokument anzupassen.
Um virtuelle Kopien von Papierdokumenten zu erstellen, musst du sie zuerst einscannen. Alternativ kannst du Unterlagen auch abfotografieren. In jedem Fall solltest du den Scan bzw. die Fotografie für eine eventuelle Bearbeitung sowie für die Archivierung anschließend in eine PDF-Datei umwandeln. Mit Adobe Scan kannst du Papierdokumente auch direkt mit deinem Smartphone scannen und in eine PDF-Datei umwandeln.
Papierloses Arbeiten verschafft Unternehmen, Organisationen und Selbstständigen entscheidende Wettbewerbsvorteile. So lassen sich langfristig gesehen zum Beispiel Workflows effektiver gestalten, Kosten vermeiden und Zeit sparen. Außerdem ist ein papierloses Büro ressourcenschonend und damit umweltfreundlicher.
Bei der Digitalisierung von Papierdokumenten sollten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigt werden. Dazu gehört unter anderem gescannte Dokumente sinnvoll und systematisch digital zu archivieren, Dokumente fälschungssicher zu speichern und Änderungen nachvollziehbar zu protokollieren.