Erfahre, warum es sinnvoll ist, Dokumente zu digitalisieren, welche Methoden es gibt – und wie du Papierdokumente sicher und strukturiert digital ablegst.
Rechnungen, Verträge, Personalakten: Trotz moderner Technologien laufen viele Arbeitsprozesse noch immer papierbasiert ab. In Deutschland zögern Unternehmen, Organisationen und Selbstständige häufig, ihre Dokumente zu digitalisieren und auf ein elektronisches Dokumentenmanagement umzusteigen.
Dabei hilft die Digitalisierung von Dokumenten, Papierunterlagen effizient zu erfassen, sicher zu speichern und jederzeit digital verfügbar zu machen. Wer Dokumente digitalisiert, spart Zeit, reduziert Kosten und schafft die Grundlage für strukturierte, nachvollziehbare Arbeitsprozesse.
Dass Deutschland in Sachen Digitalisierung international hinterherhinkt, ist inzwischen fast schon so etwas wie eine Binsenwahrheit. Während in vielen Ländern bereits digitale Verwaltungsprozesse üblich sind, werden Unterlagen in deutschen Ämtern noch häufig in Papierform eingereicht. Auch viele Unternehmen scheuen den vollständigen Umstieg von Papier auf digitale Dokumente – meist aus Unsicherheit, fehlendem Wissen oder Angst vor zu hohem Arbeitsaufwand.
Trotz der vielen Vorteile bringt die Digitalisierung von Dokumenten auch einige Herausforderungen mit sich. Dazu zählen der initiale Zeitaufwand beim Scannen größerer Mengen an Unterlagen, mögliche Kosten für Scanner, Software oder Cloud-Speicher sowie der organisatorische Aufwand bei der Einführung klarer Ablagestrukturen.
Hinzu kommen technische Aspekte wie die Qualität der Scans oder die korrekte Texterkennung bei älteren oder schlecht lesbaren Dokumenten. Auch Datenschutz und Zugriffskontrollen spielen eine wichtige Rolle, insbesondere wenn sensible Unterlagen digitalisiert und zentral gespeichert werden. Mit den richtigen Tools und klaren Prozessen lassen sich diese Hürden jedoch gut bewältigen.
Zwar lässt sich das Einscannen, Ablegen und Archivieren von Dokumenten auch komplett ohne Dokumentenmanagementsystem erledigen. Besonders bei größeren Mengen kann dies jedoch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Ein cloudbasiertes DMS wie Acrobat Web unterstützt die Digitalisierung von Dokumenten effizient, spart Zeit und reduziert organisatorischen Aufwand.
Die wichtigsten Vorteile der Dokumentendigitalisierung:
Kurz gesagt: Dokumente digitalisieren spart Zeit, reduziert Personalaufwand, erhöht Sicherheit und Flexibilität, schützt Daten und schont langfristig Ressourcen.
Damit du beim Digitalisieren von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Personalunterlagen rechtlich auf der sicheren Seite bist, musst du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Vereinfacht gesagt schreibt die GoBD vor, dass digitalisierte Geschäftsdokumente sicher und nachvollziehbar archiviert werden müssen.
Einige der wichtigsten Vorgaben für die Digitalisierung von Dokumenten haben wir hier für dich zusammengefasst. Willst du dich noch tiefer mit der Materie beschäftigen, kannst du die Grundsätze auch auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachlesen.
Dokumente sollten nach Erstellung oder Empfang zeitnah, möglichst innerhalb von zehn Tagen, digitalisiert werden. Dabei müssen alle Daten und Informationen gut lesbar erfasst sein. Zusätzlich empfiehlt es sich, in einer Organisationsanweisung zu dokumentieren, welche Dokumente gescannt werden und ob die digitalisierte Datei mit dem Original übereinstimmen muss.
Bei größeren Mengen an Akten, Ordnern oder Papierdokumenten ist eine strukturierte Vorgehensweise sinnvoll:
Für sehr große Mengen kann auch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern sinnvoll sein, um Zeit und interne Ressourcen zu sparen.
Nach dem Scannen werden die Dokumente auf einem Server oder in der Cloud archiviert. Ordnung ist dabei das oberste Gebot: Die Ablage sollte logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein, sodass Betriebsprüfer*innen Dokumente schnell über die Volltextsuche finden können. Scans bestimmter Dokumente, wie Buchungsbelege, müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen.
Empfohlene Best Practices:
Bestimmte Dokumente, wie Belege, Bilanzen oder Jahresberichte, dürfen nachträglich nicht verändert werden. Werden Änderungen notwendig, muss eine Kopie vom Original erstellt werden, in der alle Anpassungen nachvollziehbar protokolliert sind.
Zudem sollten digitalisierte Dokumente durch technische Maßnahmen geschützt werden:
So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer ein Dokument eingesehen oder bearbeitet hat, und die Integrität der digitalen Unterlagen bleibt gewährleistet.
Übrigens: Beim Digitalisieren von Dokumenten sollten auch Aufbewahrungspflichten und Vorgaben der DSGVO beachtet werden. Mehr dazu findest du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Wenn du dich für den Umstieg auf das papierlose Büro und für die Digitalisierung von Dokumenten entscheidest, ist es sinnvoll, sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat Web anzuschaffen. Das ist eine Software, die dich bei verschiedenen Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements unterstützt – sei es bei der Erfassung eingehender Schriftstücke, der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Freigabeprozessen und elektronischen Unterschriften. Geht es um den reinen Scanvorgang, kann auch eine Smartphone-App sinnvoll sein. Einige DMS haben solche Anwendungen bereits integriert. Bei Acrobat zum Beispiel ist die eigene Scan-App Adobe Scan im Abo enthalten. Dokumente auf diese Weise mit dem Handy zu digitalisieren, kann viele Vorteile haben.
Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu digitalisieren. Neben Smartphone-Apps kommen auch klassische Scanner, Multifunktionsdrucker oder spezialisierte Scan-Geräte zum Einsatz. Während Hardware-Scanner besonders bei großen Dokumentenmengen Vorteile bieten, eignen sich Scan-Apps vor allem für das schnelle Digitalisieren einzelner Unterlagen unterwegs. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung eine gute Scanqualität liefert und sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt.
Du bist bei einem Kundentermin und willst schnell ein Auftragsformular oder eine Visitenkarte scannen? Oder du möchtest unkompliziert einen Beleg, der per Brief kam, digitalisieren? Vielleicht wurde dir auch ein Vertrag in Papierform zugeschickt, in dem du noch schnell einen Tippfehler korrigieren musst. Für all diese Aufgaben ist Adobe Scan perfekt geeignet. Die App ermöglicht es dir ganz einfach ein Papierdokument mit dem Handy einzuscannen und es dann als PDF-Datei weiterzuverarbeiten. Mit den Onlinetools von Acrobat kannst du beispielsweise PDF-Dokumente direkt im Browser zusammenfügen, komprimieren oder in eine Word-Datei umwandeln.
Adobe Scan bietet dir dabei verschiedene Aufnahmemodi mit automatischer Randerkennung, sodass alle Informationen scharf und gut leserlich erfasst werden. Besonders praktisch: Unterstützt durch Künstliche Intelligenz korrigiert Adobe Scan automatisch die Dokument-Perspektive und erfasst sogar handschriftliche Dokumente. Auch Spiegelungen und Schatten, welche die Lesbarkeit beeinträchtigen, entfernt die App.
1. Öffne Adobe Scan auf deinem Smartphone oder Tablet.
2. Scanne das Dokument mit der integrierten Kamera.
3. Passe mit dem Finger auf dem Touchscreen ganz einfach die Ränder des Dokuments an.
4. Entferne Schmutz oder Flecken auf dem Papier über das „Bereinigen“-Tool.
5. Benenne den Scan und speichere ihn als PDF-Datei ab. Nun kannst du das Dokument in Acrobat öffnen und dort bei Bedarf Änderungen vornehmen.
Auch fotografierte oder mit einem herkömmlichen Scanner digitalisierte Dokumente lassen sich ganz einfach in eine PDF-Datei umwandeln. Wie du dabei am besten vorgehst, erfährst du in diesem Video:
https://www.youtube.com/watch?v=FJjFA91g41Q&t=5s
Gut zu wissen: Ein besonderes Feature von Acrobat beim Digitalisieren von Papierdokumenten ist die automatische Texterkennungssoftware auf Basis von OCR (Optical Character Recognition). Mit diesem Tool ist es ganz einfach, den Text, die Schriftart, -farbe und -größe sowie Bilder und Grafiken individuell im Dokument anzupassen.
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Für die Digitalisierung von Papierdokumenten benötigst du zunächst einen Scanner, der qualitativ hochwertige Scans in angemessener Geschwindigkeit liefert. Ein Scanner mit automatischem Papiereinzug lohnt sich besonders, wenn du große Mengen an Unterlagen bearbeiten möchtest.
Alternativ kannst du Dokumente auch mit dem Smartphone abfotografieren. Anschließend sollten die Scans oder Fotos für die Bearbeitung und Archivierung in PDF-Dateien umgewandelt werden. Mit Adobe Scan kannst du Papierdokumente direkt mit dem Handy scannen und als PDF speichern.
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