Dokumente digitalisieren leicht gemacht.

Bei der Digitalisierung von Dokumenten werden Papierdokumente mithilfe eines Scanners in ein digitales Format umgewandelt und anschließend auf einem Server oder in der Cloud gespeichert. Digitalisiert werden können unter anderem Akten, Belege, Rechnungen, Verträge, Jahresberichte, Personalunterlagen oder Angebote. Wer sich einen Überblick verschaffen möchte, wie Unternehmen und Organisationen ihre digitalen Dokumente effizient verwalten können, findet hilfreiche Hinweise in unserem Artikel zum elektronischen Dokumentenmanagement.

Herausforderungen bei der Dokumentendigitalisierung.

Trotz der vielen Vorteile bringt die Digitalisierung von Dokumenten auch einige Herausforderungen mit sich. Dazu zählen der initiale Zeitaufwand beim Scannen größerer Mengen an Unterlagen, mögliche Kosten für Scanner, Software oder Cloud-Speicher sowie der organisatorische Aufwand bei der Einführung klarer Ablagestrukturen.

Hinzu kommen technische Aspekte wie die Qualität der Scans oder die korrekte Texterkennung bei älteren oder schlecht lesbaren Dokumenten. Auch Datenschutz und Zugriffskontrollen spielen eine wichtige Rolle, insbesondere wenn sensible Unterlagen digitalisiert und zentral gespeichert werden. Mit den richtigen Tools und klaren Prozessen lassen sich diese Hürden jedoch gut bewältigen.

Dokumentendigitalisierung in 3 Schritten.

1. Scannen der Unterlagen: Der erste Schritt beim Digitalisieren von Dokumenten ist das Einscannen der Papierunterlagen – egal ob über Scanner oder mobile Apps. Bei sehr großen Mengen kann es sinnvoll sein, einen externen Dienstleister einzubeziehen, einzelne Dokumente lassen sich dagegen bequem mit dem Smartphone scannen.
2. Bearbeiten und umwandeln: Nach dem Scan müssen Dokumente oft noch bearbeitet, in PDF umgewandelt oder mit Metadaten versehen werden. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat Web kann diese Prozesse automatisieren und die Dokumente systematisch ablegen. Mit den Acrobat Onlinetools lassen sich Bildformate wie JPG in PDF umwandeln – einfach direkt im Browser.
3. Speichern und Ablage: Abschließend werden die digitalisierten Dokumente sicher gespeichert – auf einem Server oder in der Cloud. Eine klare Struktur, Zugriffsrechte und Backups sorgen für Ordnung, Sicherheit und einfache Wiederauffindbarkeit.

Dokumente digitalisieren: die Vorteile des papierlosen Büros.

Zwar lässt sich das Einscannen, Ablegen und Archivieren von Dokumenten auch komplett ohne Dokumentenmanagementsystem erledigen. Besonders bei größeren Mengen kann dies jedoch sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Ein cloudbasiertes DMS wie Acrobat Web unterstützt die Digitalisierung von Dokumenten effizient, spart Zeit und reduziert organisatorischen Aufwand.

Die wichtigsten Vorteile der Dokumentendigitalisierung:

• Besserer Zugriff: Dokumente in Sekunden über die Suche finden, geräte- und ortsunabhängig
• Effektivere Zusammenarbeit: Cloud-Dokumente automatisch aktualisieren und Konflikte zwischen verschiedenen Versionen eines Dokuments vermeiden
• Automatische Organisation: Inhalte per OCR (Optical Character Recognition) erkennenn, Dokumente indizieren und zuweisen
• Sicherheit & Datenschutz: Schutz vor Verlust, Firewalls, Passwörter, Verschlüsselung
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch, ressourcenschonend
• Skalierbarkeit: Große Mengen mit klaren Workflows effizient digitalisieren

Kurz gesagt: Dokumente digitalisieren spart Zeit, reduziert Personalaufwand, erhöht Sicherheit und Flexibilität, schützt Daten und schont langfristig Ressourcen.

GoBD-konforme Digitalisierung: Das musst du beachten.

Damit du beim Digitalisieren von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen oder Personalunterlagen rechtlich auf der sicheren Seite bist, musst du die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) berücksichtigen. Vereinfacht gesagt schreibt die GoBD vor, dass digitalisierte Geschäftsdokumente sicher und nachvollziehbar archiviert werden müssen.

Einige der wichtigsten Vorgaben für die Digitalisierung von Dokumenten haben wir hier für dich zusammengefasst. Willst du dich noch tiefer mit der Materie beschäftigen, kannst du die Grundsätze auch auf der Website des Bundesfinanzministeriums nachlesen.

Der Scanvorgang.

Dokumente sollten nach Erstellung oder Empfang zeitnah, möglichst innerhalb von zehn Tagen, digitalisiert werden. Dabei müssen alle Daten und Informationen gut lesbar erfasst sein. Zusätzlich empfiehlt es sich, in einer Organisationsanweisung zu dokumentieren, welche Dokumente gescannt werden und ob die digitalisierte Datei mit dem Original übereinstimmen muss.

Bei größeren Mengen an Akten, Ordnern oder Papierdokumenten ist eine strukturierte Vorgehensweise sinnvoll:

• Entfernen von Heftklammern
• Sortieren nach Dokumenttypen
• Nutzung von Scannern mit automatischem Dokumenteneinzug

Für sehr große Mengen kann auch die Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern sinnvoll sein, um Zeit und interne Ressourcen zu sparen.

Die Ablage.

Nach dem Scannen werden die Dokumente auf einem Server oder in der Cloud archiviert. Ordnung ist dabei das oberste Gebot: Die Ablage sollte logisch, systematisch und nachvollziehbar organisiert sein, sodass Betriebsprüfer*innen Dokumente schnell über die Volltextsuche finden können. Scans bestimmter Dokumente, wie Buchungsbelege, müssen bildlich mit dem Original übereinstimmen.

Empfohlene Best Practices:

• Klare Benennungsregeln (z. B. Datum, Dokumenttyp, Referenznummer)
• Konsistente Ordnerstruktur, orientiert an Geschäftsprozessen oder Dokumentarten
• Ablage in der Cloud mit regelmäßigen Backups, damit Dokumente auch bei technischen Ausfällen verfügbar bleiben

Fälschungssicherheit.

Bestimmte Dokumente, wie Belege, Bilanzen oder Jahresberichte, dürfen nachträglich nicht verändert werden. Werden Änderungen notwendig, muss eine Kopie vom Original erstellt werden, in der alle Anpassungen nachvollziehbar protokolliert sind.

Zudem sollten digitalisierte Dokumente durch technische Maßnahmen geschützt werden:

• Zugriffsbeschränkungen für bestimmte Nutzergruppen
• Verschlüsselte Speicherung
• Protokollierung von Änderungen

So lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer ein Dokument eingesehen oder bearbeitet hat, und die Integrität der digitalen Unterlagen bleibt gewährleistet.

Übrigens: Beim Digitalisieren von Dokumenten sollten auch Aufbewahrungspflichten und Vorgaben der DSGVO beachtet werden. Mehr dazu findest du in unserem Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.

Welche App brauche ich zum Digitalisieren von Dokumenten?

Wenn du dich für den Umstieg auf das papierlose Büro und für die Digitalisierung von Dokumenten entscheidest, ist es sinnvoll, sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wie Acrobat Web anzuschaffen. Das ist eine Software, die dich bei verschiedenen Tätigkeiten im Bereich des Dokumentenmanagements unterstützt – sei es bei der Erfassung eingehender Schriftstücke, der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten oder Freigabeprozessen und elektronischen Unterschriften. Geht es um den reinen Scanvorgang, kann auch eine Smartphone-App sinnvoll sein. Einige DMS haben solche Anwendungen bereits integriert. Bei Acrobat zum Beispiel ist die eigene Scan-App Adobe Scan im Abo enthalten. Dokumente auf diese Weise mit dem Handy zu digitalisieren, kann viele Vorteile haben.

Grundsätzlich gibt es verschiedene Möglichkeiten, Dokumente zu digitalisieren. Neben Smartphone-Apps kommen auch klassische Scanner, Multifunktionsdrucker oder spezialisierte Scan-Geräte zum Einsatz. Während Hardware-Scanner besonders bei großen Dokumentenmengen Vorteile bieten, eignen sich Scan-Apps vor allem für das schnelle Digitalisieren einzelner Unterlagen unterwegs. Entscheidend ist, dass die gewählte Lösung eine gute Scanqualität liefert und sich in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lässt.

Dokumente digitalisieren mit dem Handy.

Du bist bei einem Kundentermin und willst schnell ein Auftragsformular oder eine Visitenkarte scannen? Oder du möchtest unkompliziert einen Beleg, der per Brief kam, digitalisieren? Vielleicht wurde dir auch ein Vertrag in Papierform zugeschickt, in dem du noch schnell einen Tippfehler korrigieren musst. Für all diese Aufgaben ist Adobe Scan perfekt geeignet. Die App ermöglicht es dir ganz einfach ein Papierdokument mit dem Handy einzuscannen und es dann als PDF-Datei weiterzuverarbeiten. Mit den Onlinetools von Acrobat kannst du beispielsweise PDF-Dokumente direkt im Browser zusammenfügen, komprimieren oder in eine Word-Datei umwandeln.

Adobe Scan bietet dir dabei verschiedene Aufnahmemodi mit automatischer Randerkennung, sodass alle Informationen scharf und gut leserlich erfasst werden. Besonders praktisch: Unterstützt durch Künstliche Intelligenz korrigiert Adobe Scan automatisch die Dokument-Perspektive und erfasst sogar handschriftliche Dokumente. Auch Spiegelungen und Schatten, welche die Lesbarkeit beeinträchtigen, entfernt die App.