Prozessmanagement: Definition & Methoden für reibungslose Arbeitsabläufe.

Definition: Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement, auch Geschäftsprozessmanagement genannt, umfasst die Planung, Durchführung, Optimierung und Controlling aller Geschäftsabläufe. Damit alle anfallenden Einzelaufgaben eines Projekts reibungslos ablaufen, beschäftigt sich das Prozessmanagement mit der Fragestellung "Wer macht was wann, wie und womit".

Auch die Verwaltung von digitalen Dokumenten ist ein wichtiger Teil des Prozessmanagements – mehr Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Artikel "Dokumentenmanagement". Mit einem durchdachten Prozessmanagement lassen sich Unternehmensziele besser erreichen und dabei viele einzelne Prozessziele umsetzen. Dazu gehören unter anderem: 

• Reduzierung der Kosten.

• Steigerung der Transparenz.

• Verbesserung der Qualität.

• Erhöhung der Flexibilität.

• Maximierung der Effizienz.

• Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.

Warum ist Prozessmanagement wichtig?

Ein effektives Prozessmanagement bietet Unternehmen die Möglichkeit Abläufe zu optimieren, Engpässe zu erkennen, Fehler zu minimieren und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Dabei ermöglicht das Prozessmanagement den Verantwortlichen die Effektivität neuer Prozesse und die Auswirkungen von Änderungen vorauszusagen. Durch die klare Definition von Verantwortlichkeiten und die Implementierung verschiedener Methoden kann die Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen verbessert werden.

Was sind Prozessmanagement-Methoden?

Welche Prozessmanagement-Methoden gibt es? Im Laufe der Zeit haben sich unterschiedliche Methoden im Prozessmanagement entwickelt. Je nach Unternehmen, Teamzusammenstellung, Branche oder Projekt können einzelne Methoden besser oder schlechter geeignet sein.

• Business Process Reengineering ist der disruptivste Ansatz im Prozessmanagement. Etablierte, unternehmerische Prozesse werden hier radikal verworfen und neu gedacht. Dieser Ansatz eignet sich oft, wenn ein Unternehmen oder eine ganze Branche vor einem Umbruch stehen.
• Die KAIZEN-Methode oder auch KVP lässt sich dagegen eher als Prozessoptimierung betrachten. Hierbei wird das grundsätzliche Vorgehen beibehalten und es werden kontinuierlich einzelne Verbesserungen vorgenommen.
• Das Lean Management ist ein Ansatz, der sich auf die Steigerung der Effizienz fokussiert. Hierbei werden Prozesse so verbessert, dass unnötige Schritte und Aufgaben weggelassen werden können. So sollen einerseits Kosten gespart und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten verschafft werden.
• Die Prozesslandkarte ist eine klassische Prozessmanagement-Methode, die dazu dient, einzelne Geschäftsprozesse einzuordnen, voneinander abzugrenzen, Schnittstellen zu ermitteln und alle Prozesse in einem Unternehmen ganzheitlich abzubilden. Optisch ähnelt die Prozesslandkarte einem Organigramm und bildet alle Geschäftsprozesse mit übergreifenden Hauptprozessen ab.
• Das Total Quality Management (TQM)
• ist ein Konzept zur Verbesserung des Prozessmanagements, das eine kontinuierliche Verbesserung der Geschäftsbereiche eines Unternehmens zum Ziel hat mit dem Fokus auf Kundenorientierung und Qualität. Diese Methode zielt auf eine kontinuierliche Unternehmensentwicklung ab, Veränderungen werden hier erst mit der Zeit spürbar.
• Balanced Scorecard (BSC) zu Deutsch "ausgewogener Berichtsbogen" ist eine Methode des Prozessmanagements zur Visualisierung von strategischen Zielen und Kennzahlen eines Unternehmens.  Dabei werden vier Perspektiven einander gegenübergestellt, um Zusammenhänge und Konfliktpotenziale aufzudecken. Zu den Perspektiven gehören die Finanzperspektive mit Kennzahlen wie Umsatz und Gewinn, die Kundenperspektive mit Kennzahlen wie Kundenzufriedenheit, die Prozessperspektive mit Kennzahlen wie Durchlaufzeit oder Qualität und die Mitarbeiterperspektive mit Kennzahlen wie Mitarbeiterzufriedenheit.
• Die Prozessmanagement-Methode Six Sigma basiert auf statistischen und analytischen Mitteln mit dem Ziel, den Erfolg von Prozessen messbar zu machen. Dabei kommt das Managementsystem Six Sigma zum Einsatz. Weicht ein Prozess zu stark vom definierten Standard ab, unterstützt das Prozessmanagement-Tool bei der Suche und Behebung der Fehler.
• Process Mining ist eine Methode, die sich mit der Analyse, Optimierung und Monitoring von Geschäftsprozessen auf Basis von digitalen Ereignisdaten beschäftigt mit dem Ziel, Aufgaben wiederholbar und effizient abzuwickeln. Zur Darstellung aller im Unternehmen ablaufenden Geschäftsprozesse werden oft Prozess-Schaubilder verwendet. Bei Durchführung der Analyse betrachtet die Process Mining Software die Prozesse aus verschiedenen Blickwinkeln und ermöglicht es mithilfe von Filtereinstellungen verschiedene Ergebnisse miteinander zu vergleichen und Schwachpunkte innerhalb eines Prozesses zu identifizieren.
• Diese Prozessmanagement-Methode Change Management basiert auf der Umsetzung ausgewählter Maßnahmen mit dem Ziel, einzelne Abteilungen oder das gesamte Unternehmen zu verändern. Das Change Management zu Deutsch "Veränderungsmanagement" startet bei einer Änderungsanfrage, deren mögliche Auswirkungen auf die beteiligten Prozesse geprüft und analysiert werden. Auf Grundlage dieser Analyse wird entschieden, ob eine konkrete Änderung umgesetzt oder verworfen wird. Ein Bespiel für Change Management ist die Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen, um in eine neue Region zu expandieren.
• Robotic Process Automation (RPA) - mit Zuhilfenahme von künstlicher Intelligenz zum effizienten Prozessmanagement. Bei dieser Methode werden sich wiederholende Geschäftsprozesse automatisiert. Dabei kommt eine Software mit künstlicher Intelligenz (KI) und Machine-Learning-Fähigkeiten zum Einsatz, die vorab Vorgaben zur Ausführung eines Prozesses erhält und versucht, die menschlichen Interaktionen bestmöglich nachzuahmen. Die Robotic Process Automation wird etwa im Finanzwesen zur Abstimmung von Konten oder Bearbeitung von Rechnungen eingesetzt.

Workflows optimieren mit Adobe Workfront.

Wer die gesamte Wertschöpfungskette im Auge behalten will, ist bei den Workflow Management Tools von Workfront richtig. Von Projektplanvorlagen über standardisierte Arbeitsblätter, synchronisierte Kalender bis zur vorkonfigurierten Unterstützung für verschiedene Arbeitsmethoden und agile Ansätze bietet die Software ganzheitliche Unterstützung – über ein gemeinsames Dashboard. So wird die Anzahl der E-Mails kleiner und der Spaß der einzelnen Teams größer.

Content verwalten mit Adobe Experience Manager Assets.

Mit den Digital Asset Management Workflows kannst du Content planen, überprüfen, freigeben und veröffentlichen. Dabei werden einfach im Team Rollen festgelegt und das System weist selbstständig alle Aufgaben den entsprechenden Mitgliedern zu. So optimierst du den Workflow bis hin zur Live-Schaltung eurer Inhalte. Mehr zum Thema Arbeitsabläufe findest du in unserem Artikel Workflow-Management.

Welche Aufgaben hat ein*e Prozessmanager*in?

Prozessmanager*innen sind für den reibungslosen Ablauf verschiedener Geschäftsprozesse eines Unternehmens verantwortlich. Zu ihren Aufgaben zählen neben Planung, Koordination, Umsetzung auch die Optimierung der Unternehmensprozesse. Damit spielen Prozessmanager*innen eine entscheidende Rolle im Prozessmanagement. Die wichtigsten Aspekte haben wir dir hier zusammengefasst:

1. Identifizierung und Analyse von Prozessen. 

Prozessmanager*innen identifizieren zunächst alle relevanten Geschäftsprozesse eines Unternehmens und analysiert diese umfassend. Erfasst werden dabei Informationen über den Zweck, die beteiligten Personen, die Ein- und Ausgaben und verschiedene Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Prozessen. Mit dieser Analyse können Prozessmanager Schwachstellen erkennen und Optimierungsmöglichkeiten feststellen. 

2. Prozessoptimierung.

Nachdem die Geschäftsprozesse identifiziert und analysiert wurden, geht es an die Optimierung der Unternehmensabläufe. Dabei definiert der*die Prozessmanager*in klare Schritte, Verantwortlichkeiten und Schnittstellen innerhalb der Geschäftsprozesse. Ziel ist es meist, die Effizienz, die Qualität und je nach Branche auch die Kundenzufriedenheit zu steigern

3. Implementierung und Überwachung von Prozessen. 

Der*die Prozessmanager*in sorgt dafür, dass die entwickelten Prozesse erfolgreich umgesetzt werden und arbeitet eng mit den zuständigen Abteilungen zusammen. In dieser Phase überwachen Prozessmanager die Prozessleistung kontinuierlich und sammelt Daten, um weitere Verbesserungen feststellen zu können. 

4. Kontinuierliche Verbesserung.

Eine wesentliche Aufgabe von Prozessmanagern ist die kontinuierliche Optimierung von Prozessen. Durch Feedbackmechanismen, Leistungskennzahlen und regelmäßiger Überwachung stellen sie Bereiche fest, in denen weitere Verbesserungen möglich sind. Dabei stellen sie sicher, dass die Geschäftsprozesse für sich ändernde Unternehmensanforderungen relevant bleiben. 

5. Zusammenarbeit und Kommunikation.

Prozessmanager*innen fördern die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Dabei vermitteln sie zwischen verschiedenen Interessensgruppen und sorgen für ein gemeinsames Verständnis und Engagement für die Verbesserung von Prozessen. 

Prozessmanager*innen spielen eine wichtige Rolle bei der Gestaltung und Umsetzung von effizientem Prozessmanagement und tragen maßgeblich zur Effizienzsteigerung eines Unternehmens bei.

Vorteile eines effektiven Prozessmanagements.

Ein reibungsloses und effektives Prozessmanagement bringt zahlreiche Vorteile für ein Unternehmen mit sich. Wir haben die wichtigsten Vorteile für dich zusammengefasst:

1. Höhere Effizienz.

Durch die Implementierung neuer Geschäftsprozesse kann ein*e Prozessmanager*in Engpässe und ineffiziente Prozessabläufe erkennen und beseitigen, das spart Zeit und Ressourcen. 

2. Bessere Qualität.

Ein effektives Prozessmanagement ermöglicht einheitliche Qualitätsstandards. Wurden Verantwortlichkeiten klar definiert, überwacht und kontrolliert, können Fehler und Mängel frühzeitig erkannt und behoben werden. 

3. Geringere Kosten.

Kostenintensive und ineffiziente Arbeitsabläufe werden mit einem effektiven Prozessmanagement beseitigt. Kosten können beispielweise reduziert werden durch die Abschaffung überflüssiger Schritte in einem Prozess, den Einsatz von Technologien zur Automatisierung oder die Optimierung der Ressourcenplanung. 

4. Kürzere Durchlaufzeiten.

Ein effektives Prozessmanagement sorgt für kurze Durchlaufzeiten, Produkte oder Dienstleistungen werden damit noch schneller geliefert. Engpässe werden beseitigt und die Koordination zwischen den Abteilungen optimiert, sodass alle Unternehmensprozesse reibungslos funktionieren. 

5. Erhöhte Kundenzufriedenheit.

Prozessmanager*innen analysieren auch die Kundenerfahrung und suchen nach Möglichkeiten, um diese zu verbessern. Maßnahmen für eine bessere Kundenzufriedenheit können kürzere Lieferzeiten oder eine bessere Kommunikation mit Kunden sein.

6. Bessere Mitarbeiterzufriedenheit.

Effiziente Unternehmensprozesse tragen zu einer hohen Mitarbeiterzufriedenheit bei. Sind klare Verantwortlichkeiten definiert, Arbeitsabläufe effizient und unnötige Hindernisse beseitigt, fühlen sich Mitarbeitende wertgeschätzt und können ihre Aufgaben effektiv erledigen. Das führt zu einer höheren Mitarbeitermotivation und steigert die gesamte Leistung eines Unternehmens.

Dokumentenmanagement im papierlosen Büro.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro werden in Unternehmen immer mehr Vorgänge und Dokumente digitalisiert. Das spart Ressourcen, Kosten und Platz zum Archivieren. Modernes Prozessmanagement ist aus diesem Grund immer auch mit einem digitalen Dokumentenmanagement verbunden. Wenn du mehr zum Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir den Artikel "Was ist Dokumentenmanagement". Ebenfalls interessant für dich könnte der Artikel "Dokumente digitalisieren" sein. Bei der Digitalisierung von Dokumenten können die Onlinetools von Acrobat ein hervorragendes Hilfsmittel sein. Wandle Dateien in PDF um, reduziere die Dateigröße eines Dokuments oder führe mehrere PDF-Dateien zusammen. Mit den Onlinetools von Acrobat bist du immer und überall produktiv.  

Prozessmanagement für eine optimale Wertschöpfungskette.

Sobald im Unternehmen mehrere Mitarbeitende oder auch Maschinen an einem Vorgang beteiligt sind, wird das Zusammenspiel der einzelnen Akteur*innen interessant. Denn ist dieses optimal aufeinander abgestimmt, spart man Zeit, Geld und Ressourcen. Um die Prozesse in der Wertschöpfungskette zu optimieren, kann man sich folgende Leitfragen stellen:

1. Berücksichtigt das Unternehmen alle Aufgaben, die zum Erreichen des Ziels nötig sind?
2. Macht die Reihenfolge Sinn, in der die Aufgaben erledigt werden?
3. Sind die Aufgaben sinnvoll den entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden oder den richtigen Maschinen zugeordnet?
4. Herrscht zwischen den einzelnen Akteur*innen eine effektive Kommunikation und kommen die Informationen dort an, wo sie benötigt werden?

Um alle diese Fragen beantworten zu können, müssen die Fachkräfte im Prozessmanagement alle Vorgänge im Unternehmen kennen. Um die Wertschöpfungskette nachhaltig zu optimieren, begleiten sie die Weiterentwicklung kontinuierlich, sind aktiv involviert und dokumentieren den Verlauf und die Auswertung lückenlos. Durch das Festlegen der einzelnen Schnittstellen werden langfristig einzelne Prozessketten, aber auch die gesamte Wertschöpfungskette optimiert.

Prozessmanagement ist Teamarbeit.

Grundsätzlich geht es für Fachkräfte im Prozessmanagement darum, Informationen richtig zu nutzen und Abläufe reibungslos zu gestalten. Dazu muss man alle Prozesse kennen und nah an allen beteiligten Akteur*innen sein. Denn nur so lassen sich Probleme und Engstellen identifizieren und in der richtigen Tonlage korrigieren. Auch eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Chefetage ist wichtig, um im Gestaltungsprozess freie Hand zu bekommen. Hat man Optimierungspotentiale erkannt, werden gemeinsam im Team klare Rollen definiert. Nur so lassen sich Prozesse fest im Alltag verankern. Wer anderen sagt, wie sie zu arbeiten haben, muss auf Augenhöhe agieren und für Anweisungen fundierte Gründe haben. Erkennt das Team erst einmal das Potential des Prozessmanagements, lassen sich in der Regel alle Mitarbeitenden auf sinnvolle Veränderungen ein.

Was ist Prozess Category Management?

Category Management oder auch Warengruppen-Management soll als gemeinsamer Prozess die Interessen von Herstellern und Handel zusammenführen. Für den Handel sind sowohl der Besuch des Shops als auch die Käufe interessant. Der Hersteller wiederum möchte, dass Kund*innen viel in den Kategorien einkaufen, die er produziert. In einem gemeinsamen Prozess werden nun sinnvolle Produktgruppen zusammengestellt und deren Präsentation entwickelt. 

Das Ziel ist dabei stets, die Bedürfnisse der Kund*innen zu erfüllen und das Sortiment so effektiv wie möglich zu gestalten. Hilfreiche Werkzeuge sind dabei Marktforschungen, Studien und andere statistische Auswertungen. Steht also im Supermarkt der Grill direkt bei den Barbecue-Saucen und der Holzkohle und du findest sofort alle Artikel, die du für einen gemütlichen Grillabend benötigst, hat das Category Management einen guten Job gemacht.

Die 8 Schritte des Category Management Prozess.

1. Definition der Warengruppen und Untergruppen.
2. Einschätzung der Wichtigkeit der einzelnen Kategorien.
3. Bewertung der aktuellen Performance der Kategorien.
4. Festlegung von Kategorie- und Umsatzzielen.
5. Verabschiedung einer Kategorie-Strategie.
6. Entwicklung einzelner Taktiken und Aktionen zum Erreichen der Ziele.
7. Umsetzung der geplanten Aktivitäten.
8. Überprüfung der erreichten Kategorie-Ziele.