Mit Prozessmanagement Arbeitsabläufe reibungsloser gestalten.

Prozessmanagement wird in der modernen Arbeitswelt immer wichtiger. Da es sich meist um unternehmerische Prozesse handelt, spricht man auch von Geschäftsprozessmanagement. Was man genau darunter versteht und was alles dazugehört, erfährst du hier.

Illustration des Prozessmanagements, in der zwei Büroangestellte zu sehen sind, die Grafiken besprechen.

Was ist Prozessmanagement?

 

In unserer globalisierten und digitalisierten Welt werden unternehmerische Abläufe kontinuierlich komplexer, schneller und vernetzter. Damit alle anfallenden Einzelaufgaben eines Projektes reibungslos ablaufen, beschäftigt sich das Prozessmanagement mit der Fragestellung „Wer macht was wann, wie und womit?” Oder anders gesagt: Mit Planung, Durchführung, Controlling und Optimierung aller Geschäftsabläufe. Auch die Verwaltung von digitalen Dokumenten ist ein wichtiger Teil des Prozessmanagements – mehr Informationen zu diesem Thema findest du in unserem Artikel „Dokumentenmanagement“ . Mit einem durchdachten Prozessmanagement lassen sich Unternehmensziele besser erreichen und dabei viele einzelne Prozessziele umsetzen. Dazu gehören unter anderem:

 

  • Reduzierung der Kosten.
  • Steigerung der Transparenz.
  • Verbesserung der Qualität.
  • Erhöhung der Flexibilität.
  • Maximierung der Effizienz.
  • Entwicklung neuer Geschäftsmodelle.
Illustration eines Mannes mit Laptop und Aktentasche, der durch Prozessmanagement finanziellen Gewinn macht.

Reduktion der Kosten, mehr Flexibilität, effizientere Arbeitsabläufe: Prozessmanagement hat für Unternehmen viele Vorteile.

Prozessmanagement: Methoden-Übersicht.

 

Im Laufe der Zeit haben sich unterschiedliche Methoden im Prozessmanagement entwickelt. Je nach Unternehmen, Teamzusammenstellung, Branche oder Projekt können einzelne Methoden besser oder schlechter geeignet sein.

 

  • Business Process Reeingineering ist der disruptivste Ansatz im Prozessmanagement. Etablierte, unternehmerische Prozesse werden hier radikal verworfen und neu gedacht. Dieser Ansatz eignet sich oft, wenn ein Unternehmen oder eine ganze Branche vor einem Umbruch stehen.
  • Die KAIZEN-Methode oder auch KVP lässt sich dagegen eher als Prozessoptimierung betrachten. Hierbei wird das grundsätzliche Vorgehen beibehalten und es werden kontinuierlich einzelne Verbesserungen vorgenommen.
  • Das Lean Management ist ein Ansatz, der sich auf die Steigerung der Effizienz fokussiert. Hierbei werden Prozesse so verbessert, dass unnötige Schritte und Aufgaben weggelassen werden können. So sollen einerseits Kosten gespart und gleichzeitig den Mitarbeitenden mehr Zeit für wichtigere Tätigkeiten verschafft werden.
Infografik, die verschiedene Aspekte der KAIZEN-Methode illustriert.

Bei der sogenannten KAIZEN-Methode geht es nicht um disruptive Veränderungen. Stattdessen sollen kontinuierlich einzelne Verbesserungen vorgenommen werden.

Operatives und strategisches Prozessmanagement.

 

Um alle beteiligten Vorgänge übersichtlicher zu gliedern, unterscheidet man operatives Prozessmanagement und strategisches Prozessmanagement. Achtung: Beide Ausprägungen sind von der Gestaltung einzelner Workflows zu unterscheiden. In einem weiteren Artikel erfährst du alles über das sogenannte Workflow-Management. Doch nun zu den beiden Arten des Prozessmanagements:

 

Das operative Prozessmanagement beschäftigt sich mit allen kurzfristigen Vorgängen im Unternehmen und reicht bis zu einem Jahr in die Zukunft. Dazu gehören die Planung, Ausführung, Analyse, Kostenkontrolle und Verbesserung der laufenden Prozesse. Man kann auch sagen: das operative Prozessmanagement beschäftigt sich mit allen Vorgängen im regulären Tagesgeschäft eines Unternehmens.

 

Das strategische Prozessmanagement beschäftigt sich mit allen langfristigen Vorgängen im Unternehmen und kann bis zu 10 oder 20 Jahre in die Zukunft reichen. Dazu gehören alle Aspekte, die strategisch wichtig für das Unternehmen sind, wie etwa die Definition von immer wiederkehrenden Kernprozessen oder die Entwicklung von strategischen Prozesszielen. Mit anderen Worten: Das strategische Prozessmanagement sorgt dafür, dass alle geschäftlichen Vorgänge auf die langfristigen Ziele des Unternehmens ausgerichtet werden.

 

 

Welche Prozessmanagement Software gibt es?

 

Die fortschreitende Digitalisierung und Technisierung sorgen kontinuierlich für neue Möglichkeiten und Potentiale. Doch mit ihnen steigt auch die Notwendigkeit eines digitalen Prozessmanagements. Um Prozessketten, Abläufe, Schnittstellen und die Gestaltung der gesamten Wertschöpfungskette zu verbessern, haben wir spezielle Software-Lösungen für die unterschiedlichsten Anwendungen entwickelt. Sie unterstützen Fach- und Führungskräfte in der Umsetzung von Prozessen und liefern transparente und vereinfachte Abläufe.

 

Dokumente verwalten mit Adobe Acrobat Sign.

 

Wer digitale Dokumente verwalten und vor allem Unterzeichnungsprozesse protokollieren möchte, sollte sich Acrobat Sign anschauen. Sobald ein*e Empfänger*in ein Dokument öffnet oder unterzeichnet, wird dieser Vorgang protokolliert. So gehören mühsame Erinnerungen oder verlorene Dokumente der Vergangenheit an. Dazu lassen sich Dokumente mit einem Kennwort schützen oder Unterzeichner*innen im Fall einer Vertretung oder Änderung der Zuständigkeiten ersetzen – auch wenn die Datei schon versendet wurde.

Illustration eines Mannes, der am Laptop verschiedene Dokumente unterschreibt.

Dokumente bequem und sicher online unterzeichnen: Mit Acrobat Sign kein Problem.

Workflows optimieren mit Adobe Workfront.

 

Wer die gesamte Wertschöpfungskette im Auge behalten will, ist bei den Workflow-Management-Tools von Workfront richtig. Von Projektplanvorlagen über standardisierte Arbeitsblätter, synchronisierte Kalender bis zur vorkonfigurierten Unterstützung für verschiedene Arbeitsmethoden und agile Ansätze bietet die Software ganzheitliche Unterstützung – über ein gemeinsames Dashboard. So wird die Anzahl der E-Mails kleiner und der Spaß der einzelnen Teams größer.

 

Content verwalten mit Adobe Experience Manager Assets.

 

Mit den Digital Asset Management Workflows kannst du Content planen, überprüfen, freigeben und veröffentlichen. Dabei werden einfach im Team Rollen festgelegt und das System weist selbstständig alle Aufgaben den entsprechenden Mitgliedern zu. So optimierst du den Workflow bis hin zur Live-Schaltung eurer Inhalte. Mehr zum Thema Arbeitsabläufe findest du in unserem Artikel Workflow-Management.

 

Dokumentenmanagement im papierlosen Büro.

 

In Unternehmen werden immer mehr Vorgänge und Dokumente digitalisiert. Das spart Ressourcen, Kosten und Platz zum Archivieren. Modernes Prozessmanagement ist aus diesem Grund immer auch mit einem digitalen Dokumentenmanagement verbunden. Wenn du mehr zum Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir den Artikel Was ist Dokumentenmanagement. Ebenfalls interessant für dich könnte der Artikel Dokumente digitalisieren sein.

Illustration zweier Menschen, die im Büro an verschiedenen digitalen Dokumenten arbeiten.

Im modernen Arbeitsalltag kommt immer weniger Papier zum Einsatz. Prozessmanagement beinhaltet daher immer mehr auch digitales Dokumentenmanagement.

Die optimale Wertschöpfungskette.

 

Sobald im Unternehmen mehrere Mitarbeitende oder auch Maschinen an einem Vorgang beteiligt sind, wird das Zusammenspiel der einzelnen Akteur*innen interessant. Denn ist dieses optimal aufeinander abgestimmt, spart man Zeit, Geld und Ressourcen. Um die Prozesse in der Wertschöpfungskette zu optimieren, kann man sich folgende Leitfragen stellen:

  1. Berücksichtigt das Unternehmen alle Aufgaben, die zum Erreichen des Ziels nötig sind?
  2. Macht die Reihenfolge Sinn, in der die Aufgaben erledigt werden?
  3. Sind die Aufgaben sinnvoll den entsprechend qualifizierten Mitarbeitenden oder den richtigen Maschinen zugeordnet?
  4. Herrscht zwischen den einzelnen Akteur*innen eine effektive Kommunikation und kommen die Informationen dort an, wo sie benötigt werden?

Um alle diese Fragen beantworten zu können, müssen die Fachkräfte im Prozessmanagement alle Vorgänge im Unternehmen kennen. Um die Wertschöpfungskette nachhaltig zu optimieren, begleiten sie die Weiterentwicklung kontinuierlich, sind aktiv involviert und dokumentieren den Verlauf und die Auswertung lückenlos. Durch das Festlegen der einzelnen Schnittstellen werden langfristig einzelne Prozessketten, aber auch die gesamte Wertschöpfungskette optimiert.

 

Prozessmanagement ist Teamarbeit.

 

Grundsätzlich geht es für Fachkräfte im Prozessmanagement darum, Informationen richtig zu nutzen und Abläufe reibungslos zu gestalten. Dazu muss man alle Prozesse kennen und nah an allen beteiligten Akteur*innen sein. Denn nur so lassen sich Probleme und Engstellen identifizieren und in der richtigen Tonlage korrigieren. Auch eine enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit der Chefetage ist wichtig, um im Gestaltungsprozess freie Hand zu bekommen. Hat man Optimierungspotentiale erkannt, werden gemeinsam im Team klare Rollen definiert. Nur so lassen sich Prozesse fest im Alltag verankern. Wer anderen sagt, wie sie zu arbeiten haben, muss auf Augenhöhe agieren und für Anweisungen fundierte Gründe haben. Erkennt das Team erst einmal das Potential des Prozessmanagements, lassen sich in der Regel alle Mitarbeitenden auf sinnvolle Veränderungen ein.

Illustration zweier Menschen, die zusammenarbeiten, um den Workflow im Team zu verbessern.

 Damit das Prozessmanagement erfolgreich ist, muss jedes Teammitglieder seine Rolle kennen.

Was ist Prozess Category Management?

 

Category Management oder auch Warengruppen-Management soll als gemeinsamer Prozess die Interessen von Herstellern und Handel zusammenführen. Für den Handel sind sowohl der Besuch des Shops als auch die Käufe interessant. Der Hersteller wiederum möchte, dass Kund*innen viel in den Kategorien einkaufen, die er produziert. In einem gemeinsamen Prozess werden nun sinnvolle Produktgruppen zusammengestellt und deren Präsentation entwickelt.

 

Das Ziel ist dabei stets, die Bedürfnisse der Kund*innen zu erfüllen und das Sortiment so effektiv wie möglich zu gestalten. Hilfreiche Werkzeuge sind dabei Marktforschungen, Studien und andere statistische Auswertungen. Steht also im Supermarkt der Grill direkt bei den Barbecue-Saucen und der Holzkohle und du findest sofort alle Artikel, die du für einen gemütlichen Grillabend benötigst, hat das Category-Management einen guten Job gemacht.

 

Die 8 Schritte des Category Management Prozess.

 

  1. Definition der Warengruppen und Untergruppen.
  2. Einschätzung der Wichtigkeit der einzelnen Kategorien.
  3. Bewertung der aktuellen Performance der Kategorien.
  4. Festlegung von Kategorie- und Umsatzzielen.
  5. Verabschiedung einer Kategorie-Strategie.
  6. Entwicklung einzelner Taktiken und Aktionen zum Erreichen der Ziele.
  7. Umsetzung der geplanten Aktivitäten.
  8. Überprüfung der erreichten Kategorie-Ziele.

 

Häufig gestellte Fragen.

 

Was versteht man unter Prozessmanagement?

 

Das Prozessmanagement sorgt dafür, dass Unternehmensabläufe so reibungslos und effizient wie möglich ablaufen. Dazu wird definiert, wer welche Aufgabe erledigt. Doch auch die Reihenfolge und auf welche Art die Aufgabe erledigt werden soll, wird festgelegt. Ein gutes Prozessmanagement sorgt in der Regel dafür, dass Unternehmen schneller, transparenter und effizienter arbeiten.

 

Was ist Process Category Management?

 

Das sogenannte Warengruppen-Management bringt den Handel mit dem Hersteller zusammen. Gemeinsam definieren sie, welche Produkte im Laden oder Online-Shop zusammengehörig präsentiert werden. Ziel ist es dabei, bei Käufer*innen Impuls- oder Assoziativkäufe zu erreichen. So finden Kund*innen dann zum Beispiel in der Warengruppe “Grill” auch gleichzeitig Bier, Kohle und Saucen, obwohl diese Produkte eigentlich nicht derselben Kategorie angehören.

 

Was ist der Unterschied zwischen strategischem und operativem Prozessmanagement?

 

Operatives Prozessmanagement beschäftigt sich mit Planung, Ausführung, Analyse, Kostenkontrolle und Verbesserung kurzfristiger Prozesse innerhalb des laufenden Jahres. Das strategische Prozessmanagement behandelt dagegen langfristige Prozessziele, Kernprozesse und stimmt Abläufe mit den Unternehmenszielen der nächsten 10 oder 20 Jahre ab.

 

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