Prozess Digitalisierung: Warum es Sinn macht, Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Alle reden von Zukunft. Alles wird zunehmend digitaler, auch die moderne Arbeitsrealität. Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen ihre Geschäftsprozesse digitalisieren. Denn der Prozess der Digitalisierung ist unaufhaltsam und wir stecken bereits mittendrin. Warum ihn also nicht aktiv mitgestalten? Was genau die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet, welche Bereiche sich digitalisieren lassen, wie eine erfolgreiche Umsetzung aussehen kann und welche Tools dich bei der Umsetzung der digitalen Transformation in deinem Unternehmen unterstützen können, erfährst du in diesem Artikel.  

Mitarbeiter sitzt vor einem Laptop und organisiert mehrere digitale Dateien und Charts.

Damit Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben, müssen sie ihre Geschäftsprozesse sukzessive digitalisieren.

 

Digitale Geschäftsprozesse: Definition.

 

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bedeutet ganz allgemein die Umstellung von analogen Daten auf digitale Daten. Darunter fällt unter anderem das Einscannen von Papierdokumenten und deren anschließende digitale Verwaltung auf dem firmeneigenen Server oder dezentral in einer Cloud. Neben dem reinen Prozess der Digitalisierung kommt der anschließenden Verwaltung der Daten eine nicht zu unterschätzende Bedeutung zu.  

 

Um die Vorteile eines digitalen Archivs voll auszuschöpfen, ist es wichtig, dass du deine Dokumente systematisch und nachvollziehbar organisierst. Um nicht den Überblick zu verlieren, ist ein effizientes Dokumentenmanagement daher unerlässlich. Mit einer entsprechenden Software kannst du deine Unterlagen nicht nur datenbankgestützt verwalten und archivieren. Gleichzeitig kannst du ortsunabhängig und geräteübergreifend auf deine Daten zugreifen und sie vor unberechtigtem Zugriff schützen. Auf das Thema Dokumentenmanagement gehen wir in diesem Artikel noch ausführlicher ein.

 

Wo lohnt sich die Digitalisierung von Geschäftsprozessen?  

 

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen hört sich erst mal nach viel Arbeit, viel Geld und viel Ungewissheit an. Vor allem für die Entscheidungsträger*innen kleinerer und Kleinstbetriebe klingt das im ersten Moment nicht besonders attraktiv. Doch langfristig werden Unternehmen nicht um die Digitalisierung herumkommen, vor allem wenn sie auf dem (globalen) Markt bestehen wollen. Doch die Sorgen sind in vielen Fällen unbegründet. Es gibt zahlreiche Unternehmensbereiche, wo die Digitalisierung von Abläufen durchaus Sinn macht. Aber vor allem: in denen die Digitalisierung in der Langzeitperspektive viel Zeit, viel Geld und viel Ungewissheit spart.  

 

In den meisten Unternehmen gibt es das Kerngeschäft und das Backoffice. Das Kerngeschäft ist das Geschäftsfeld, auf das sich ein Unternehmen spezialisiert hat und das (meistens) die wichtigste Erwerbsquelle darstellt. Das kann ein Produkt oder eine Dienstleistung sein. Daneben steht das Backoffice, die Organisationsstruktur, die zur Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts dient und dieses administrativ (unter)stützt. Gerade bei „klassischen“ Backoffice-Aufgaben lässt sich der Umstieg von analogen auf digitale Daten verhältnismäßig einfach und mit einer hohen Akzeptanz der Mitarbeitenden umsetzen, vor allem wenn es um das Thema Dokumentenmanagement geht.  

Mehrere Mitarbeiter schieben Akten in einen Bildschirm, um sie zu digitalisieren, während ein Kollege das neue digitale Archiv am Computer verwaltet.

Die Digitalisierung von Schriftstücken birgt viele Vorteile wie die zentrale Verfügbarkeit wichtiger Unternehmensinformationen.

Zu diesen vorwiegend administrativen Bereichen gehören beispielsweise: 
 

  • Personalwesen: Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, Personalakten-Führung, Abwesenheits- und Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Reisekostenabrechnungen u.a. 
  • Buchhaltung und Finanzen: Budgetplanung, Eingangsrechnungsverarbeitung, Rechnungsstellung (Ausgangsrechnungen), Belegarchivierung (nach GoBD) u.a. 
  • Einkauf: Bestellungen, Verfolgung von Lieferungen, Vertragsverwaltung u.a. 
  • PR/Marketing: Kampagnenplanung, Pflege des Presseverteilers, Verwaltung von Präsentationen, Pressemitteilungen, Presseanfragen u.a.  
  • Qualitätsmanagement: Dokumentation von Prozessabläufen, Erstellung von Analysen und Reports, QM-Dokumentation, Schulungen für die Mitarbeitenden u.a.

 

Auch wenn sich die Digitalisierung innerhalb der einzelnen Geschäftsbereiche relativ leicht und niedrigschwellig umsetzen lässt – damit du das volle Potenzial der Digitalisierung erfolgreich ausschöpfst, bedarf es einer sorgfältigen Planung. Es zahlt sich am Ende aus – für dich, deine Mitarbeiter*innen und dein Unternehmen –, wenn du dir für diesen ersten Schritt, die Planung, ausreichend Zeit nimmst. So vermeidest du voreilige Entscheidungen, halbgare digitale Lösungen und ein frustriertes Team. 

 

In 6 Schritten zu einer erfolgreichen Prozessdigitalisierung. 

 

Wie bei allen Unternehmensentscheidungen und -prozessen empfiehlt sich auch bei der Digitalisierung von Geschäftsbereichen eine strukturierte Herangehensweise. Das erleichtert die Einführung von (neuen) digitalen Prozessen, erhöht die Akzeptanz der Mitarbeitenden und stellt den langfristigen Erfolg der Maßnahmen sicher. Man spricht auch von einer Digitalisierungsstrategie.

 

Wir haben dir hier einige Fragen zusammengestellt, die du beantworten solltest, bevor du in die konkrete Umsetzung gehst. 

 

 

  1. Bei welchen Prozessen macht es Sinn sie zu digitalisieren? (Stichwort: Identifikation digitalisierbarer Prozesse) 
    Nicht jeder Prozess lässt sich zwangsläufig digitalisieren. Gehe deshalb in die einzelnen Abteilungen und frage ganz konkret nach. Gibt es vielleicht Unterschiede wie manche Teams oder Abteilungen Prozesse handhaben? Möglicherweise hilft auch ein gemeinsames Brainstorming. Auf Basis dessen könnt ihr eine individuelle „Digitalisierungslandkarte“ für das Unternehmen entwickeln.  

 

  1. Was ist der digitale Status Quo in deinem Unternehmen? 
    Es gibt inzwischen kaum noch eine Firma, die rein auf Papierbasis arbeitet. Sei es die Nutzung von Microsoft Office oder eines E-Mail-Programms, das Rechnungen noch per Hand geschrieben und verschickt werden, kommt eher selten vor. Doch wo ist noch unausgeschöpftes Potenzial? Wie kann ich die Verwaltung meiner Dokumente effizienter gestalten? Diese Fragen gehören in den zweiten Schritt. 
     

  2. Wie viel bist du bereit auszugeben? (Stichwort: Kosten vs. Nutzen) 
    Natürlich sollte sich die Digitalisierung auch wirtschaftlich rentieren. In diesem Schritt geht es darum herauszufinden, wie groß das potenzielle finanzielle und zeitliche Einsparpotenzial von einzelnen Prozessen ist. Wie oft werden diese Prozesse angewandt? Und welche Verbesserungen lassen sich beim Thema Qualität erzielen? Muss eine Software eingekauft werden oder braucht es (externe) Schulungen für die Mitarbeitenden? Diese Fragen helfen dir bei der Kosten-Nutzen-Abwägung. 
     

  3. Welche (digitalen) Prozesse haben Priorität? 
    Gerade auch mit Blick auf Punkt 3 musst du manchmal abwägen, welche Prozesse beim Thema Digitalisierung eine höhere Priorisierung verdienen und welche vielleicht in einem zweiten oder dritten „Digitalisierungsschritt“ angegangen werden. Eine schrittweise Einführung hat außerdem den Vorteil, dass alle Beteiligten ausreichend Zeit haben, sich mit den Neuerungen auseinanderzusetzen, die neuen Prozesse dadurch (idealerweise) in vollem Umfang angewandt und genutzt werden und du deine Learnings aus dem ersten Schritt in weitere Digitalisierungsmaßnahmen miteinfließen lassen kannst. 
     

  4. Welche Tools eignen sich für welche Prozesse? 
    Um diese Frage befriedigend zu beantworten, solltest du noch mal zu Punkt 1, 2, 3 und 4 zurückgehen. Braucht es vielleicht für manche Prozesse unterschiedliche Software-Lösungen? Oder reicht eine Lösung, weil du dich zunächst auf einen Prozess fokussieren möchtest? Gibt es Tools, die sofort einsatzbereit sind oder brauchst du eine eigens auf deine Bedürfnisse zugeschnittene Anwendung? Und wieviel darf das Tool kosten? 

    Inzwischen gibt es zahlreiche kostenlose Anwendungen, die vor allem im Bereich des Dokumentenmanagements bereits riesige Erleichterungen für den Arbeitsalltag mit sich bringen. Deshalb: Auf die Frage nach dem richtigen Tool solltest du fast ebenso viel Zeit verwenden wie auf die erste Frage (Identifikation digitalisierbarer Prozesse). Eine weitere entscheidende Frage: Eignet sich das Tool für alle Mitarbeitenden? Welche Software-Lösungen es gibt, darauf kommen wir gleich zurück.  
     

  5. Wer ist verantwortlich für die Einführung der Tools? 
    Vor allem wenn du bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen noch relativ am Anfang stehst, solltest du für die Einführung und Umsetzung genügend Zeit einplanen. Eventuell müssen auch Teammitglieder neu angelernt werden. Nach der Einführung braucht es außerdem eine verantwortliche Person, welche die Prozesse kontinuierlich überwacht, um sicherzustellen, dass alle Anwendungen funktionieren und von allen Anwender*innen auch richtig genutzt werden.  

    Regelmäßige Schulungen, vor allem bei der Ersteinführung von Tools, sollten ebenfalls eingeplant werden, damit das Potenzial deiner Digitallösung auch voll ausgeschöpft wird. Lege die Verantwortlichkeiten idealerweise zu einem möglichst frühen Zeitpunkt fest. Es können auch mehrere Teammitglieder für unterschiedliche Anwendungen Ansprechpartner*in sein. 

 

Tipp: Halte deine Ergebnisse für die einzelnen Punkten schriftlich fest, vielleicht hilft dir auch eine Checkliste. So kannst du am Ende fundierte Entscheidungen treffen, die dein Unternehmen einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung weiterbringen.

 Illustration von einem Mann, der To-Do-Listen am Tablet organisiert, während eine Kollegin die Zeit abnimmt.

Für eine erfolgreiche Digitalisierung von Geschäftsprozessen empfiehlt sich eine strukturierte Herangehensweise. Mithilfe von Checklisten kannst du Timings festlegen, wichtige Punkte festhalten und diese nach Erledigung abhaken.

Prozessdigitalisierung: Welche Software-Lösungen gibt es?

 

Grundsätzlich kommt es bei der Wahl der richtigen Software-Lösung darauf an, wo die (firmen)eigenen digitalen Bedürfnisse liegen und welche Prozesse digitalisiert werden sollen. Inzwischen gibt es eine Fülle an Tools, die Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse behilflich sein können.  

 

Wir haben dir im Folgenden aufgeführt, welche Software-Art es für welche Einsatzbereiche (= Aufgabengebiete) gibt:  
 

  • FiBu-Lösungen (Finanzbuchhaltung): Digitalisierung von Finanzprozessen und Prozessen im Rechnungswesen 
  • CRM-Systeme (Customer Relationship Management): digitale Lösung für die Pflege von Kundenbeziehungen 
  • ERP-Systeme: (größtenteils) digitale Abbildung von kaufmännischen Prozessen 
  • Dokumentenmanagementsysteme (DMS): datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten  
  • Workflow-Management-System: Software für die Steuerung, Analyse und Optimierung von Workflows 
  • BPMS-Tool / Prozessmanagement-Software: Strategie-Tool für die Analyse, Visualisierung und Optimierung von geschäftsinternen Prozessen  

 

Innerhalb der einzelnen Kategorien gibt es natürlich zahlreiche unterschiedliche Tools, einige davon kostenpflichtig, einige davon kostenlos. Welches das passende für dein Unternehmen ist, sollte aber nicht allein von den Kosten abhängen, sondern in erster Linie von seinem Nutzen.  

 

Im Folgenden gehen wir auf die datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) näher ein.  

 

Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Varianten und Vorteile. 

 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) macht grundsätzlich dann Sinn, wenn deine Dokumente bereits größtenteils in digitaler Form vorliegen. Dabei gibt es zwei unterschiedliche Varianten eines Dokumentenmanagementsystems: das DMS als „Software on Premise“ (SoP) sowie das DMS als „Software as a Service“ (SaaS). Bei der SoP werden alle Dateien auf einem lokalen Server gespeichert, während ein SaaS alle Daten zentral in einer Cloud – und damit ortsunabhängig – speichert. Bei dieser Lösung nutzt du die Software als Dienstleistung. Ein großer Vorteil des Cloud DMS: alles, was du brauchst, ist ein Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone), das mit dem Internet verbunden ist. Ein weiterer Pluspunkt: du musst dich nicht um die Wartung der Technik kümmern. 

Illustration von Menschen, die digitale Dateien mit Unterstützung von AI in der Cloud verwalten.

Über ein Cloud DMS haben alle Mitarbeitenden zentral Zugriff auf Präsentation, Grafiken und Verträge. Über die Vergabe von Passwörtern können die sensiblen Daten geschützt werden.

Ein Beispiel für eine „Software as a Service“ ist Adobe Acrobat. Mit Acrobat kannst du alle deine Dateien zentral in der Cloud ablegen und hast jederzeit und von jedem Ort Zugriff auf alle deine wichtigen Unterlagen und Informationen. Damit ist dir maximale Flexibilität sicher, da Dokumente von mehreren Personen gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden können. Gerade in Zeiten des Home Office werden solche IT-unabhängigen Services immer wichtiger. Mit Blick auf das Thema IT ist ein Cloud DMS zudem gerade für kleinere Unternehmen besonders attraktiv, da für die Einführung keine kostspielige Hardware angeschafft werden muss.  

 

Doch wie kann dich ein DMS wie Acrobat ganz konkret in deinem Arbeitsalltag unterstützen? Wir haben dir hier die wichtigsten Funktionen im Überblick aufgelistet: 

 

  • Gemeinsames Arbeiten: Mehrere Personen können parallel und ortsunabhängig an ein und demselben Dokument arbeiten. Die Änderungen werden in Echtzeit in der Cloud aktualisiert. Mit der Kommentierungsfunktion von Acrobat kannst du zudem ganz einfach Feedback zusammenführen und vermeidest so langwierige Abstimmungsprozesse.  

 

  • Versionierung: Frühere Bearbeitungsstände eines Dokuments gehen keineswegs verloren. Mit nur wenigen Klicks kannst du dir frühere Dokumentversionen anzeigen lassen und diese wiederherstellen. Damit werden Änderungen revisionssicher – sprich nachvollziehbar und überprüfbar – im System abgebildet.

 

  • Suchfunktion: Über die Suchfunktion kannst du deine Dateien nach Namen, Inhalt oder Metadaten – wie beispielsweise das Upload-Datum – filtern und in Sekundenschnelle finden.  

 

  • Datenschutz: Gerade was das Thema Datensicherheit angeht, gibt es immer noch viele Vorbehalte gegenüber der Digitalisierung. Dabei sind deine Daten in einem DMS gleich doppelt gesichert. Durch die ortunabhängige Speicherung in der Cloud läufst du keine Gefahr deine Daten beispielsweise durch einen lokalen Serverbrand zu verlieren. Außerdem kannst du durch die Vergabe von Passwörtern oder dem Schwärzen und Entfernen vertraulicher Inhalte bestimmen, wer Zugriff auf bestimmte Dokumente und sensible Informationen hat. 

 

  • Rechtsverbindliche Unterschriften: Mit Acrobat Sign kannst du deine Dokumente darüber hinaus ganz einfach elektronisch rechtsverbindlich unterzeichnen – oder unterzeichnen lassen. Damit holst du Einverständniserklärungen oder Genehmigungen schnell und einfach digital ein und beschleunigst ehemals langwierige Prozesse.  

 

Die Arbeit mit einem Dokumentenmanagementsystem wie Acrobat setzt voraus, dass du zuvor alle deine Dokumente digitalisierst. Bei einer großen Menge an Unterlagen empfiehlt es sich hierfür einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug zu verwenden. Für das Scannen einzelner Belege oder von unterwegs kannst du alternativ Apps wie Adobe Scan nutzen. Damit kannst du deine Dokumente ganz einfach mit deinem Smartphone oder Tablet einscannen und in editierbare PDF-Dateien umwandeln.

 

Exkurs: Prozessdigitalisierung vs. Automation. 

 

Wir reden in diesem Artikel die ganze Zeit über Digitalisierung. Doch was versteht man eigentlich unter Automation? Die Prozessautomatisierung unterscheidet sich von der Prozessdigitalisierung insofern, dass hier Prozesse und Aufgaben eigenständig und automatisch (= ohne menschliches Zutun) ablaufen. Heißt: Prozessfunktionen und Prozessabläufe werden vom Menschen auf technische Systeme übertragen. Eine Grundvoraussetzung dafür ist die Verfügbarkeit von Dokumenten in digitaler Form. Diese werden wiederum von entsprechenden Technologien und Tools ausgelesen und in Prozesse übersetzt – etwa, wenn ein eingehendes Dokument automatisch von der Software erfasst und im digitalen Archiv abgelegt wird.   
 
Doch auch hier gilt kritisch zu hinterfragen, bei welchen Prozessen und Abläufen eine Automation Sinn macht oder notwendig ist.

Illustration zweier Arbeitssituationen. In der einen Situation sitzt ein Mann verzweifelt vor einem Schreibtisch mit Papierstapeln. In der anderen Situation sitzt ein Roboter vor einem aufgeräumten Schreibtisch und organisiert mehrere digitale Dateien gleichzeitig.

Die digitale Verwaltung deiner Dokumente verschafft dir einen zentralen Überblick über alle wichtige Unterlagen, spart Zeit und ermöglicht somit effizientere Workflows.

Digitale Geschäftsprozesse: Fazit. 

 

Die Grundlage der erfolgreichen Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist eine strategische Herangehensweise. Das erfordert im ersten Schritt vor allem Zeit – in der Planung und in der Umsetzung. Langfristig kann dein Unternehmen jedoch auf zahlreichen Ebenen profitieren – intern wie extern. Denn auch die Digitalisierung des Backoffice bringt nicht zu unterschätzende Vorteile für das Kerngeschäft: nämlich mehr Zeit für das Wesentliche, deine Kund*innen oder das Produkt. 

 

Häufig gestellte Fragen. 

 

Worauf muss ich bei der Digitalisierung meiner Geschäftsprozesse achten? 

 

Im ersten Schritt solltest du eine Digitalisierungsstrategie entwickeln. Folgende Fragen spielen dabei eine wichtige Rolle: Welche Prozesse in meinem Unternehmen können digital abgebildet werden? Wo stehen diese Prozesse beim Thema Digitalisierung aktuell? Wieviel soll/darf meine Digitallösung kosten? Bei welchen Prozessen setze ich Prioritäten? Welches Tool ist das richtige für meine Bedürfnisse? Und wer ist verantwortlich für die Einführung? 

 

In welchen Bereichen lohnt sich eine Prozessdigitalisierung? 

 

Gerade das Backoffice, welches das Kerngeschäft administrativ unterstützt, bietet großes Potenzial im Bereich Digitalisierung. Sei es im Personalwesen, in der Buchhaltung, im Einkauf oder im Qualitätsmanagement: Gerade, wenn die Prozesse im Hintergrund reibungslos laufen, bleibt umso mehr Zeit sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren. 

 

Welche Vorteile hat ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)? 

 

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft dir verschiedenste Dokumente zu digitalisieren, zentral in einer Cloud abzulegen, automatisch zu katalogisieren und jederzeit ortsunabhängig und geräteübergreifend darauf zuzugreifen. Durch eine übersichtliche Dokumentenverwaltung und effizientere Workflows spart dir ein DMS somit viel Zeit.

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