Workflow Management: Für mehr Effizienz im Arbeitsalltag.

Ein Workflow ist ein Arbeitsvorgang im Unternehmen, der sich regelmäßig wiederholt. Beim sogenannten Workflow Management geht es um die informationstechnische Unterstützung bei der Automatisierung dieser Geschäftsprozesse. In diesem Artikel erklären wir dir, was das genau bedeutet und welche Bestandteile zum Workflow Management dazugehören.

Illustration eines Mannes am Laptop, der Workflow Management betreibt.

Was ist ein Workflow?

 

Ein Workflow ist in erster Linie ein Ablaufplan und dient der Automatisierung eines Geschäftsprozesses. Er hat einen festgelegten Anfang, Ablauf und Ende und definiert, welche Arbeitsschritte für einen Geschäftsablauf erforderlich sind und wer sie ausführt. Ein gutes Beispiel für einen Workflow ist die Genehmigung eines Urlaubes inklusive Klärung der Vertretung: Der Mitarbeitende stellt einen Antrag auf Urlaub und trägt potenzielle Vertretungen ein. Die Vertretungen werden angefragt und sagen die Vertretung entweder ab oder zu. Dann geht der Antrag zur Führungskraft und diese kann den Urlaub genehmigen oder ablehnen.

Eine Frau arbeitet am Laptop und ist überfordert, weil sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen muss.

Workflow Management kann dabei helfen, Arbeitsabläufe besser zu organisieren und so die Arbeit insgesamt effizienter zu gestalten.

Welche Vorteile bringen festgelegte Workflows?

 

  • Zu jeder Zeit volle Transparenz über das Projekt und einzelne Arbeitsschritte.
  • Vereinfachte Abstimmung aller am Prozess beteiligten Teams durch besseres Gesamtverständnis.
  • Mehr Effizienz und erhöhte Arbeitsgeschwindigkeit durch klar festgelegte Abläufe und Rollen.
  • Bessere Identifizierung von Potentialen für eine Automatisierung durch detaillierte Abbildung aller Prozesse.

 

Welche Elemente gehören zu einem Workflow?

 

Da ein Workflow eine detaillierte Arbeitsanleitung ist, müssen alle daran beteiligten Vorgänge genau festgehalten sein. Ein fest definierter Workflow besteht meist aus folgenden Elementen und Personen:

 

  • Ein Trigger oder Startpunkt, der den Workflow auslöst.
  • Am Workflow beteiligte Rollen oder Akteur*innen.
  • Alle nötigen Arbeitsschritte oder Arbeitspakete, die in einer bestimmten Reihenfolge oder auch parallel zueinander ablaufen.
  • Die Zuweisung der einzelnen Arbeitsschritte an bestimmte Bearbeiter*innen.
  • Das Ergebnis oder Produkt, das aus den jeweiligen Arbeitsschritten hervorgehen soll.
  • Statusinformationen der einzelnen Schritte für alle Beteiligten.
  • Informationen über die Quantität bzw. Häufigkeit des Arbeitsablaufes.
  • Ein fest definierter Endpunkt des Workflows.

 

Unterschied zwischen Prozess und Workflow.

 

Der Geschäftsprozess stellt die betriebswirtschaftlichen Aspekte und die Abfolge von Arbeitsschritten dar. Er erklärt den Vorgang dabei auf der konzeptionellen Ebene und hat somit eine hohe Bedeutung für die strategischen Auswirkungen. Wenn du mehr zu diesem Thema erfahren möchtest, empfehlen wir dir den Artikel Prozessmanagement.

 

Der Workflow ist dagegen eine genaue Arbeitsanweisung und definiert neben den technischen Arbeitsschritten auch, wer sie wie zu erledigen hat. Er findet auf einer viel detaillierteren Ebene statt als der Prozess und muss so genau sein, dass er alle Mitarbeitenden bei der Arbeitsabfolge unterstützt. Im Idealfall sorgt der Workflow sogar dafür, dass Arbeitsschritte vollkommen automatisiert erfolgen.

 

Workflow Management Tools und Software

 

Einige Hersteller bieten eigene Software-Lösungen, um Workflows einfacher und effizienter zu gestalten. Hier haben wir dir einige unserer Programme für bessere Job-Performance zusammengestellt:

 

Adobe Workfront.

Wer den gesamten Arbeitsprozess steuern möchte, ist bei Workfront genau richtig. Die Workflow-Management-Tools reichen von der Projektplanvorlage und standardisierten Statusblättern über vernetzte Kalender bis hin zur Integration von Geschäftsprogrammen. Darüber hinaus bietet die Software Unterstützung für traditionelle und agile Arbeitsmethoden im Projektmanagement. Und das Beste: Alles wird über ein zentrales Dashboard gesteuert.

 

Adobe Experience Manager.

Wer seine Workflows bei der Content-Erstellung managen möchte, sollte sich den Experience Manager ansehen. Hier bekommst du leistungsstarke Funktionen und flexible Tools für die Erstellung und Implementierung deiner Inhalte. KI-gestützt und Cloud-basiert.

 

Adobe Acrobat Sign.

Anders als der Name vermuten lässt, kannst du mit Acrobat Sign viel mehr erledigen, als elektronische Unterschriftsprozesse zu automatisieren. Vielmehr kannst du mit Hilfe der visuellen Tools sämtliche Aufgaben rund um die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten automatisieren und besser koordinieren.

Illustration einer digitalen Unterschrift auf einem Tablet.

Mit Acrobat Sign lassen sich unterschiedliche Aufgaben rund um die Erstellung digitaler Dokumente automatisieren.

Was bezeichnet man als Workflow Management?

 

Der Geschäftsalltag setzt sich aus vielen, unterschiedlichen Vorgängen zusammen. Diese können unterschiedlich lang dauern, komplex sein und unterschiedliche Akteur*innen beinhalten. Betrachtet man die Abfolge zusammenhängender Vorgänge und die Abhängigkeit davon, wer was wann zu erledigen hat, spricht man von einem Arbeitsablauf oder Workflow.

 

Das Workflow-Management beschäftigt sich mit der Koordinierung und Steuerung dieser Workflows. Ihr Ziel ist die Vereinfachung von Prozessen, die Erhöhung der Transparenz und die Effizienzsteigerung.

 

Zu den konkreten Aufgaben des Workflow Managements gehören zuerst die Analyse von Arbeitsabläufen und das Erkennen von Abhängigkeiten. Anschließend werden Verbesserungen modelliert, beschrieben und Abhängigkeiten visuell aufbereitet. Ist das neu geformte Modell zufriedenstellend, wird der Workflow verabschiedet und mit einem fest definierten Start- und Endpunkt und durch unterschiedliche Abläufe gesteuert. Abschließend werden dem Workflow wichtige Daten entnommen und protokolliert, um eine langfristige Optimierung zu ermöglichen und Reportings erstellen zu können.

Illustration eines Mannes, der am Handy verschiedene Arbeitsabläufe koordiniert.

Beim Workflow Management geht es darum, zusammenhängende Arbeitsabläufe besser zu koordinieren und zu steuern.

Was ist ein Workflow Management System?

 

Das Workflow Management System ist die nächste Entwicklungsstufe des oben beschriebenen Vorgehens. Seine Besonderheit liegt darin, dass Produkte, Dokumente, Informationen oder Ergebnisse unter der konsequenten Einhaltung von Regeln von einem Prozessteilnehmenden zum nächsten weiteregegeben werden. Oft ist dieser Prozess abteilungsübergreifend gestaltet. Hat zum Beispiel eine Fachabteilung ihren Vorgang abgeschlossen, wird das Projekt automatisch über die folgenden Abteilungen bis zur Rechnungsstellung und Buchhaltung weitergegeben. So wird erreicht, dass der angestrebte Geschäftsablauf immer derselbe ist und keine unnötigen Ressourcen oder Zeit verschwendet werden. Ein ebenfalls wichtiger Teil des Workflow Management Systems ist die digitale Orchestrierung von Dokumenten. Mehr zu diesem Thema erfährst du im Artikel Dokumentenmanagement.

 

Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

 

Papierbasierte Prozesse sind in modernen Unternehmen nicht mehr standesgemäß. Wo früher Schriftstücke per Post eingingen, in den Abteilungen verteilt und nach der Bearbeitung in undurchsichtigen Aktenkellern verschwunden sind, haben heute digitale Dokumentenmanagementsysteme (DMS) Einzug gehalten. Alle für den*die Anwender*in relevanten Informationen findet er oder sie hier in einer Datenbank – egal ob Angebote, Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder den E-Mail Austausch mit anderen Teams.

 

Mit der Adobe Document Cloud haben wir führende Tools für die Verwaltung von PDF-Dateien und elektronische Unterschriften entwickelt. Egal, mit welchen Office-Programmen oder Drittsystemen dein Unternehmen arbeitet – durch eine nahtlose Integration können alle Anwender*innen Dokumente, Workflows und Aufgaben ohne Verzögerung gemeinsam bearbeiten. Dank Cloud sogar von jedem Ort und jederzeit.

 

Wichtige Workflow Management Skills.

 

Die Digitalisierung bedingt, dass unsere Arbeit in Zukunft noch digitaler, transparenter, agiler und vernetzter wird. Das ändert auch den Workflow. Modernes Workflow Management setzt deswegen konsequent auf Integration und Vernetzung, Automatisierung und Nachvollziehbarkeit für alle Beteiligten. Statt Hierarchien aufzubauen, verleihen Workflows den Teams mehr Entscheidungsgewalt. Wo früher Manager*innen Aufgaben delegiert haben, können sich heute Akteur*innen wichtige Aufgaben selbst auswählen. Das gesamte Workflow Management wandelt sich also in gewisser Weise von einem Push- zum Pull-basierten System.

 

Neben den Arbeitsweisen werden sich auch die Tools und Arbeitsplattformen immer weiter verändern. Das alte Prinzip von „Erledigen und Kontrollieren” wird Schritt für Schritt durch Transparenz für alle Beteiligten ersetzt. Denn durch übergreifendes Verständnis für den gesamten Arbeitsprozess wird auch die eigene Rolle klarer und damit die Verantwortung deutlicher, die jede*r einzelne Akteur*in trägt.

Illustration eines Teams im Büro, das dank Workflow Management effizient zusammenarbeitet.

Modernes Workflow Management hat das Ziel, Hierarchien abzubauen und Teams mehr Entscheidungsgewalt zu verschaffen.

Effiziente Workflows mit Dokumentenmanagement.

 

Dokumente sind die Basis unserer unternehmerischen Kommunikation. Alle Produkte, Abläufe, Verträge und Ziele sind in den unterschiedlichsten Arten von Dokumenten festgehalten, was uns wiederum Orientierung für unsere täglichen Aufgaben gibt und im Streitfall Klarheit schafft. Doch nicht nur Schriftstücke sind Dokumente. Auch Fotos, Diagramme, Tabellen, Ergebniszahlen, Ton- und Videoaufnahmen sind Dokumente, die in unserer modernen Kommunikationslandschaft immer mehr an Bedeutung gewinnen. Wenn du dich für dieses Thema interessierst, gefällt dir vielleicht auch der Artikel Dokumente digitalisieren.

 

Mit der Anzahl an Dokumenten steigt jedoch auch die Notwendigkeit, die Übersicht über alle Informationen zu behalten. Dies ermöglicht das Dokumentenmanagement, die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. Doch mit Verwaltung ist in diesem Fall mehr als eine geordnete Ablage zur Wiederauffindung gemeint. Vielmehr sollte es die Informationen in den Dokumenten zur Unterstützung der Geschäftsprozesse nutzbar machen. Mehr Details zum Thema erfährst du im Artikel Dokumentenmanagement.

 

Häufig gestellte Fragen.

 

Was ist ein Workflow?

 

Der Workflow ist ein festgelegter Ablaufplan für aufeinander aufbauende Arbeitsschritte eines unternehmerischen Vorganges. Der Workflow kann auch als Arbeitsanweisung verstanden werden.

 

Was ist Workflow-Management?

 

Das Workflow-Management beschäftigt sich mit Planung, Modellierung, Steuerung und Analyse aller in einem Unternehmen angewandter Workflows.

 

Wozu benutzt man Workflow-Software?

 

Workflow-Software benutzt man, um die Automatisierung einzelner Workflows vollständig in die digitale Welt zu übertragen, für alle Teilnehmer*innen zugänglich zu machen und um die Verwendung von Papier zu vermeiden.

 

Was ist ein Workflow Management System?

 

Ein Workflow Management System bündelt alle Geschäftsprozesse eines Unternehmens und verbindet alle relevanten Systeme wie Archive, CRM-Systeme, Buchhaltung und unternehmensspezifische Applikationen miteinander. Im Idealfall werden alle Workflows in einem Unternehmen digital miteinander synchronisiert.

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