Digitale Dokumente verwalten.

Was bedeutet Dokumente verwalten?

Der Begriff Dokumentenverwaltung, auch Dokumentenmanagement genannt, beschreibt die strukturierte, systematische Ablage von Dokumenten mit dem Ziel, diese bei Bedarf möglichst schnell wiederzufinden. Die Ablage von Dokumenten kann dabei analog oder digital erfolgen. Immer weniger Büros verwalten oder lagern ihre Rechnungen, Verträge, Formulare oder Präsentationen in bulligen Aktenschränken. Die meisten Unternehmen und Behörden setzen inzwischen auf digitale Lösungen oder arbeiten sogar mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS erfüllt in der Dokumentenverwaltung verschiedene Aufgaben: Es speichert und archiviert Dokumente, ermöglicht die Verwaltung von Zugriffsrechten, indexiert Dokumente automatisch und ermöglicht damit eine systematische Suche nach Dokumenten im Archiv. Darüber hinaus ermöglicht es Workflows für die Freigabe von Dokumenten und lässt eine gleichzeitige Bearbeitung von Dokumenten über mehrere Geräte hinweg zu.

Herausforderungen in der Dokumentenverwaltung.

Digitale Dokumentenverwaltung bedeutet nicht gleich systematisch und geordnet. Stell dir vor, wichtige Dokumente würden im Team per E-Mail hin und her geschickt, um sie gemeinsam zu bearbeiten: Person A sendet ein Dokument an Person B, die daran Änderungen vornimmt und das Dokument lokal auf ihrem Computer abspeichert. Jetzt will parallel Person C Abschnitte des Dokuments ändern, tut das aber in der ursprünglichen Datei. Innerhalb kurzer Zeit sind drei Versionierungen eines Dokuments entstanden, die erst wieder auf einen gemeinsamen Stand gebracht werden müssen, um eine aktuelle Version des Dokuments zu erhalten.

Vorteile der digitalen Dokumentenverwaltung.

Grundsätzlich lassen sich Dokumente auch ohne eine spezielle Software verwalten und organisieren. Meist wird die Ablage von Dokumenten über Speicherorte wie Fileserver organisiert, in denen einzelne Dokumente individuell benannt und auf dem Server abgelegt werden. Diese Methode ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig, insbesondere wenn mehrere Personen an verschiedenen Dokumentenversionen arbeiten.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) automatisiert Prozesse und Workflows für die Verwaltung von Dokumenten. Dabei behältst du immer den Überblick über deine Workflows. Die digitale Verwaltung deiner Dokumente mit einem DMS hat viele Vorteile:

• Versionierung: Sämtliche Änderungen an einem Dokument werden protokolliert.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Mehrere Personen können zeitgleich und ortsunabhängig an einem Dokument arbeiten – ohne dass Änderungen verloren gehen.
• Zentraler Speicher: Dokumente werden zentral in einer Cloud abgespeichert und sind damit immer und überall verfügbar.
• Datei-Backup: Bei einem Datenverlust können Inhalte eines Dokuments aus der Cloud wiederhergestellt werden.
• Digitale Archivierung: Dokumente werden digital abgelegt, das spart Platz, da Papier reduziert wird.
• Freigabeprozesse: Freigaben und Unterschriften können effizienter eingeholt werden.
• Schlagwortsuche: Dokumente können einfach per Schlagwort gesucht und gefunden werden.
• Passwortschutz: Sensible Inhalte können mit einem Passwort geschützt werden.
• Verbesserte Sicherheit: Dokumente werden an einem sicheren Ort gespeichert, was die Sicherheit von vertraulichen Informationen gewährleistet und das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert.
• Effizientere Arbeitsabläufe: Eine systematische Dokumentenverwaltung hilft Unternehmen effizienter zu arbeiten.

Best Practices für das Dokumentenverwaltung.

Wir wissen bereits, welche Herausforderungen die Dokumentenverwaltung mit sich bringt und welche Vorteile eine Digitalisierung derselben bietet. Dabei können bereits wenige Punkte dabei helfen, die Verwaltung von Dokumenten effizienter zu gestalten. Wir haben dir kurz und knapp die wichtigsten Best Practices zusammengestellt:

• Namenskonvention für Dokumente etablieren: Verwende einheitliche Dateinamen und Strukturen für die Ablage von Dokumenten.
• Versionskontrolle: Anpassungen eines Dokuments werden dokumentiert, neue Dokumentversionen ordnungsgemäß benannt und abgelegt.
• Regelmäßige Datensicherung: Alle Versionen eines Dokuments liegen zentral und für alle Beteiligten zugänglich ab.
• Vorteile der Cloud nutzen: Datei-Backups werden automatisch sicher in der Cloud gespeichert.
• Zugriffsbeschränkungen einführen: Dokumente sind vor Änderungen von Unbefugten geschützt und können bei Bedarf mit einem Passwort geschützt werden.

Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Wir haben bereits gelernt, was es mit der Dokumentenverwaltung auf sich hat, welche Herausforderungen es bei der Verwaltung von Dokumenten gibt und welche Vorteile das digitale Dokumentenmanagement mit sich bringt. Bevor wir uns die Dokumentenverwaltung mit einem Dokumentenmanagementsystem genauer ansehen, wollen wir etwas näher auf die Dokumentendigitalisierung eingehen, denn nur elektronische Dokumente kannst du später auch mit einem DMS verwalten – unabhängig davon, ob es sich um geschäftliche oder private Dokumente handelt.