OCR: Wie funktioniert die optische Texterkennung?
OCR erkennt Text in Bildern und PDFs und macht ihn sofort digital bearbeitbar – ganz ohne Abtippen. So funktioniert’s.
ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
OCR-Texterkennung mit Adobe Acrobat.
Grenzen und Herausforderungen der OCR-Texterkennung.
OCR-Texterkennung mit Adobe Acrobat macht es einfach, gedruckte Zeitungsartikel, Dokumente, gescannte PDFs oder Bilder nach bestimmten Wörtern zu durchsuchen. Statt mühsam alles abzutippen, erkennt OCR den Text automatisch und wandelt ihn in digital bearbeitbare Inhalte um.
In all diesen Fällen – ob du einzelne Wörter findest, ganze Texte bearbeitest oder Dokumente archivierst – hilft dir die OCR-Texterkennung, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Erfahre hier Schritt für Schritt, wie OCR funktioniert und wie du mit Adobe Acrobat Texte zuverlässig erkennen, durchsuchen und bearbeiten kannst.
Was versteht man unter OCR?
OCR steht für „Optical Character Recognition“, auf Deutsch optische Zeichenerkennung. Die OCR-Texterkennung erkennt Buchstaben, Wörter und Zahlen in Bilddateien – zum Beispiel in Scans oder Fotos – und wandelt sie automatisch in bearbeitbare und durchsuchbare Texte um.
Programme mit OCR-Funktion kommen besonders im Dokumentenmanagement zum Einsatz. Sie begegnen uns aber auch in Bereichen wie dem Onlinehandel oder in der Wissenschaft. Unternehmen und Organisationen nutzen OCR überall dort, wo gedruckte Dokumente digital verarbeitet werden sollen.
Bilddateien, etwa im JPEG- oder PNG-Format, bestehen aus vielen kleinen Bildpunkten, den sogenannten Pixeln. Diese enthalten nur grafische Informationen, sodass Computer den Text im Bild ohne OCR nicht verarbeiten können. Mit OCR-Texterkennung lassen sich Wörter und Zahlen in Scans kopieren, durchsuchen und bearbeiten.
OCR wandelt Bildinhalte in Textformate wie Word oder Excel um. So lassen sich Inhalte aus gedruckten Dokumenten, Rechnungen, Formularen oder Verträgen automatisch extrahieren, durchsuchen und weiterverarbeiten. Genau hier zeigt sich der Nutzen der OCR-Texterkennung
OCR-Texterkennung mit Adobe Acrobat.
Egal, ob auf Desktop, Tablet oder Smartphone: Mit der OCR-Technologie von Adobe Acrobat kannst du eingescannte Papierdokumente oder digitale Bilder einfach bearbeiten und durchsuchen. Mit der automatischen Texterkennung wandelst du deine Scans in wenigen Klicks in editierbare PDFs um – inklusive Text, Schriftarten und Layout des Originals.
In vier Schritten gescannte Dokumente bearbeiten.
Der Weg vom Scan zum durchsuchbaren und bearbeitbaren Dokument ist mit Acrobat unkompliziert. So funktioniert es:
- PDF öffnen: Öffne die Datei mit dem eingescannten Dokument und wähle rechts in der Werkzeugliste „Scan & OCR“ aus.
- Text erkennen: Klicke auf „Text erkennen – in dieser Datei“, um die OCR-Texterkennung zu starten.
- Sprache auswählen: Wähle im sich öffnenden Reiter die Sprache des Dokuments aus.
- PDF bearbeiten: Klicke anschließend auf „PDF bearbeiten“. Jetzt kannst du Text und Grafiken direkt im PDF-Dokument anpassen.
Welche Vorteile bietet OCR?
Mit der OCR-Texterkennung lassen sich gescannte Dokumente, PDFs oder Fotos im Handumdrehen in durchsuchbare und bearbeitbare Texte umwandeln. So sparst du Zeit und Aufwand, weil du Inhalte nicht mehr mühsam abtippen musst. Besonders praktisch ist das bei Verträgen, Rechnungen oder allen Unterlagen, die nur in Papierform vorliegen.
Mit Tools wie dem Adobe Scan kannst du Dokumente direkt mit deinem Smartphone erfassen und automatisch in digitale, editierbare Dateien umwandeln.
- Schnelles Auffinden von Informationen
Mit OCR-Texterkennung kannst du gescannte Dokumente nach bestimmten Wörtern oder Zahlen durchsuchen – ideal für Berichte, Verträge oder Rechnungen. - Bearbeitung ohne Abtippen
OCR erkennt Text aus Papierdokumenten oder Bilddateien, damit du Inhalte direkt korrigieren, ergänzen oder weiterverarbeiten kannst. - Automatische Datenextraktion
Beträge, Kundennummern oder Adressen werden automatisch erkannt – perfekt für Buchhaltung, Verwaltung oder digitale Workflows. - Effizientes Dokumentenmanagement
In Verbindung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich Dokumente automatisch erfassen, kategorisieren und den richtigen Kolleg*innen zuweisen. - Layout und Formatierung bleiben erhalten
Moderne OCR-Software in Programmen wie Adobe Acrobat bewahrt Schriftarten, Formatierungen und das ursprüngliche Layout – so bleiben Dokumente professionell gestaltet und leicht bearbeitbar. - Einfaches Archivieren und Sichern
Mit OCR-Scannern wie der Adobe Scan App kannst du deine Papierdokumente digitalisieren, durchsuchen und sicher in der Cloud speichern.
Wo wird OCR eingesetzt?
Die Vorteile von OCR machen die Technologie zu einem unverzichtbaren Werkzeug im Büroalltag. Besonders in der Buchhaltung und im Office Management erleichtern Tools wie die OCR Software von Adobe Acrobat und OCR-Scanner wie Adobe Scan die Arbeit erheblich: Rechnungen, Lieferscheine oder andere Dokumente lassen sich automatisch erfassen, sortieren und den richtigen Kolleg*innen zuweisen. So sorgt OCR für eine schnellere Verarbeitung und effiziente Ablage digitaler oder postalischer Dokumente und somit für besseres Dokumentenmanagement – ein klarer Gewinn für jedes Unternehmen.
Typische Einsatzbereiche von OCR:
- Büro und Verwaltung: Automatische Erfassung von Absender*innen, Empfänger*innen, Rechnungsbeträgen und Kundendaten für eine effiziente Dokumentenverwaltung.
- Dokumentenmanagement: Integration in DMS-Systeme zur automatischen Kategorisierung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten.
- Post und Logistik: Texterkennung auf Briefen und Paketen, etwa für Adressen und Postleitzahlen.
- Verkehr und Sicherheit: Auswertung von Nummernschildern auf Radarbildern zur automatisierten Kontrolle.
- Onlineshopping und Mobile Payment: Automatische Erfassung von Kreditkartendaten oder Adressen über Smartphone-Kameras, um die Eingabe zu vereinfachen.
Dank OCR lassen sich Dokumente und Informationen heute schneller verarbeiten, Fehler reduzieren und Prozesse deutlich effizienter gestalten – sowohl im Büro als auch in vielen anderen Bereichen des täglichen Lebens.
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Grenzen und Herausforderungen der OCR-Texterkennung.
So leistungsfähig moderne OCR-Software heute auch ist – die automatische Texterkennung stößt in manchen Situationen an ihre Grenzen. Faktoren wie handschriftliche Texte, schlechte Scanqualität, ungewöhnliche Schriftarten oder komplexe Layouts können die OCR-Erkennung beeinträchtigen.
Typische Herausforderungen im Überblick.
- Handschriftliche Texte
Die OCR-Texterkennung ist auf gedruckte Schrift spezialisiert. Individuelle Schreibstile, unregelmäßige Abstände oder geneigte Buchstaben erschweren die automatische Erkennung. - Schlechte Scanqualität
Unscharfe, kontrastarme oder verzerrte Scans verringern die Genauigkeit der Optical Character Recognition. Auch Schatten oder Knicke im Papier können zu fehlerhaften Ergebnissen führen. - Ungewöhnliche oder dekorative Schriftarten
Viele OCR-Programme sind auf gängige Fonts trainiert. Sehr ausgefallene oder verspielte Schriftarten können deshalb falsch interpretiert werden. - Komplexe Layouts und Tabellen
Mehrspaltige Seiten, Tabellen oder gemischte Inhalte aus Text und Grafik stellen die OCR-Software vor besondere Herausforderungen. - Manuelle Nachbearbeitung
Auch bei hochwertigen Scans ist eine kurze Kontrolle sinnvoll. Mit Tools wie Adobe Acrobat lässt sich der erkannte Text direkt prüfen und bei Bedarf anpassen.
Dank moderner KI-Algorithmen und der Weiterentwicklung der OCR-Technologie verbessern sich Präzision und Zuverlässigkeit jedoch stetig – insbesondere bei der Erkennung handschriftlicher oder komplexer Dokumente.
Wie funktioniert OCR?
Ganz allgemein basiert OCR auf dem Prinzip der Mustererkennung (Pattern Recognition), das auch bei der Sprach- und Gesichtserkennung zum Einsatz kommt. Bei der Texterkennung vergleicht die Software automatisch Buchstaben, Ziffern und Satzzeichen mit einer internen Datenbank und setzt sie zu Wörtern und Sätzen zusammen. So erkennt OCR die Inhalte in Scans oder Bildern zuverlässig und wandelt sie in bearbeitbare Texte um.
Früher entwickelten Unternehmen spezielle Schriftarten, damit OCR-Lesegeräte Buchstaben und Zahlen schnell und zuverlässig erkennen konnten. Heute setzen Programme zur Texterkennung vor allem auf Algorithmen und künstliche Intelligenz (KI). Moderne OCR-Software kann inzwischen teilweise sogar Handschriften zuverlässig erfassen und in bearbeitbare Texte umwandeln.
Die verschiedenen Phasen des OCR.
Die OCR-Texterkennung nutzt künstliche Intelligenz (KI) und Pattern Recognition, um Text in Scans oder Fotos zuverlässig zu erkennen und in digitale Formate zu übertragen. Der Prozess der Optical Character Recognition verläuft in mehreren Phasen:
- Layoutanalyse – Zoning und Schwarz-Weiß-Konvertierung
Die Software analysiert das Seitenlayout, erkennt Textbereiche, Tabellen und Grafiken und bereitet das Bild für die Texterkennung vor. - Segmentierung – Textblöcke von Grafiken trennen
In dieser Phase werden Textabschnitte, Überschriften oder Absätze von Bildern und grafischen Elementen getrennt. - Zeichenerkennung – Mustererkennung und Datenbankabgleich
Buchstaben, Zahlen und Symbole werden mithilfe von Pattern Recognition identifiziert und mit bekannten Schriftmustern in Datenbanken abgeglichen. - Nachbearbeitung – KI und ICR korrigieren Fehler
Die integrierte Intelligent Character Recognition (ICR) optimiert das Ergebnis, erkennt Schreibvarianten und korrigiert Fehler mithilfe von Kontextanalyse. - Ausgabe – editierbare Formate wie Word, Excel oder PDF
Zum Abschluss werden die erkannten Texte in durchsuchbare, bearbeitbare Formate exportiert – ideal für das Dokumentenmanagement und die digitale Weiterverarbeitung.
ICR als Weiterentwicklung von OCR.
Moderne OCR-Programme nutzen in der Nachbearbeitung häufig Intelligent Character Recognition (ICR), eine Weiterentwicklung der klassischen OCR. ICR analysiert den Kontext von Wörtern und Sätzen und korrigiert automatisch mögliche Fehler aus der Zeichenerkennung.
Beispiel: Ohne Kontextanalyse könnte die Software den Buchstaben „O“ fälschlicherweise als Zahl „0“ erkennen, sodass aus „Oper“ „0per“ wird. Auch die Ähnlichkeit von „B“ und der Ziffer „8“ kann zu Verwechslungen führen. Dank moderner ICR-Technologie korrigiert die Software solche Fehler zuverlässig, sodass aus „8erg“ wieder korrekt „Berg“ wird.
Texterkennung mithilfe von künstlichen neuronalen Netzen.
Die automatische Zeichen- und Texterkennung hat durch Fortschritte in KI und Algorithmen in den letzten Jahren stark an Genauigkeit gewonnen. Besonders wichtig sind dabei künstliche neuronale Netze (KNN), ein Teilgebiet der künstlichen Intelligenz, das Muster in Texten erkennt und komplexe Zusammenhänge zwischen Buchstaben, Wörtern und Zeichen analysiert. Mit ihrer Hilfe kann moderne OCR auch schwer lesbare Dokumente oder teilweise handschriftliche Texte zuverlässig verarbeiten.
Grundsätzlich orientieren sich künstliche neuronale Netze (KNN) an der Funktionsweise des menschlichen Gehirns. Sie bestehen aus vielen miteinander vernetzten Neuronen, die gemeinsam „lernen“. Dabei passen die Netze ihre Struktur an, indem sie neue Verbindungen bilden, bestehende löschen oder Neuronen hinzufügen bzw. entfernen.
Für die Texterkennung analysiert das KNN tausende Texte und verbessert dadurch kontinuierlich seine Fähigkeit, Buchstaben, Wörter und ganze Textzeilen korrekt zu erkennen. Im Unterschied zur klassischen Mustererkennung arbeitet das System dadurch oft präziser und zuverlässiger.
Auch die Erkennung handschriftlicher Dokumente hat sich deutlich verbessert: Moderne KNN-Systeme ermöglichen eine automatische, fehlerarme Texterkennung, sowohl bei gedruckten als auch bei handschriftlichen Inhalten.
Entdecke die praktischen Onlinetools von Acrobat.
PDF-Dateien einfach online erstellen, unterschreiben oder mit OCR in editierbare Word-Dateien umwandeln: Mit den Onlinetools von Acrobat kannst du PDF-Dokumente bequem in deinem Browser bearbeiten.
Häufig gestellte Fragen.
Was bedeutet OCR?
Wie funktioniert OCR?
Wie arbeitet man mit OCR?
Viele Programme mit OCR-Funktion, darunter Adobe Acrobat, machen das Umwandeln von Scans in bearbeitbare PDF-Dateien besonders einfach. So geht es:
- Öffne das eingesannte Dokument und wähle in der Werkzeugleiste „Scan & OCR“.
- Klicke auf „Text erkennen“ und wähle die Sprache des Dokuments.
- Mit einem Klick auf „PDF bearbeiten“ kannst du Text und Grafiken direkt auswählen und anpassen.
Mit OCR werden aus statischen Scans schnell durchsuchbare und bearbeitbare Dokumente, die sich unkompliziert weiterverwenden lassen.
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