Rechnungen digital archivieren: Welche Vorteile bringt die digitale Buchführung?

Für geschäftliche Rechnungen gilt grundsätzlich: sie müssen im Original aufbewahrt werden. Das betrifft sowohl Rechnungen in Papierform als auch sogenannte E-Rechnungen. Geht eine Rechnung elektronisch ein, muss sie auch digital abgelegt werden. Sprich: Es ist nicht zulässig, einen Ausdruck einer E-Rechnung zu archivieren. Papierrechnungen dürfen hingegen digitalisiert und das Original vernichtet werden, solange der Vorgang dokumentiert wird. Eine weitere Besonderheit bei E-Rechnungen: Wurden diese bei Rechnungseingang in ein anderes Format konvertiert, gilt die Aufbewahrungspflicht sowohl für das Original als auch das konvertierte Format.

Seit dem 1. Juli 2011 sind E-Rechnungen den herkömmlichen Rechnungen in Papierform steuerrechtlich gleichgestellt. 2014 bekamen elektronische Rechnungen mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ein eigenes Regelwerk zur Verfahrensdokumentation. Grundsätzlich gilt für Rechnungen in Deutschland – egal, ob auf Papier oder in elektronischer Form – eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Über den gesamten Zeitraum hinweg muss zudem Revisionssicherheit garantiert werden. Damit gemeint ist der Schutz der gespeicherten Daten vor nachträglicher Änderung, Manipulation oder Fälschung.

Doch wie stellst du die rechtskonforme Archivierung von Rechnungen nun sicher? Wenn du deine Rechnungen elektronisch archivieren möchtest, stehen dir zwei Möglichkeiten offen: du kannst deine Rechnungen und Belege entweder über einen Server vor Ort oder in der Cloud speichern. Dabei hat die Speicherung in der Cloud einige Vorteile gegenüber einer Inhouse-Lösung. Über die Cloud-Anwendung kannst du sowohl vom Schreibtisch als auch von unterwegs jederzeit und unkompliziert auf deine Dateien zugreifen. Darüber hinaus bieten Cloud-Lösungen unbegrenzten Speicherplatz.

Doch auch was die Themen Revisions- und Datensicherheit angeht, kann die Buchhaltung inzwischen mehr als guten Gewissens auf digitale Lösungen setzen. Eine Option geschäftliche Unterlagen digital zu verwalten, ist die Verwendung eines sogenannten Cloud DMS. Die Abkürzung DMS steht dabei für Dokumentenmanagementsystem.

Rechnungen müssen während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unveränderlich, nachvollziehbar und lesbar sein. Je nachdem, wie viele Personen an einem Dokument – sei es an einer Rechnung, Präsentation oder einem Vertrag – arbeiten, fällt es jedoch mitunter schwer nachzuvollziehen, was genau wann von wem geändert wurde (und warum).

Verwaltest du deine Unterlagen mithilfe eines Cloud DMS, werden alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit und nachvollziehbar in der Cloud gespeichert. Ein Cloud DMS wie Adobe Acrobat ermöglicht außerdem über die Kommentarfunktion Anmerkungen oder Anweisungen im Dokument selbst zu hinterlassen, sodass langwierige Abstimmungsprozesse vermieden werden. Zudem können Änderungen jederzeit rückgängig gemacht und eine frühere Dateiversion wieder hergestellt werden. Damit ist eine der wichtigsten Kriterien der revisionssicheren Archivierung erfüllt: die Nachvollziehbarkeit.

Revisionssicherheit besagt außerdem, dass Rechnungen (in bestimmten Fällen) zwar nachträglich geändert werden können, das Original in diesem Fall jedoch ebenfalls und unverändert aufbewahrt werden muss. Das kann mitunter dazu führen, dass der lokale Server irgendwann ziemlich voll ist. Dieses Problem stellt sich mit einem Cloud DMS nicht, da dir hier unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht.

Eine weitere Anforderung an das revisionssichere Archiv ist die Auffindbarkeit von Dokumenten. Mit einem Cloud DMS gehört das stundenlange Durchsuchen von Papierstapeln nach dem einen Beleg der Vergangenheit an. Das Cloud DMS bietet dir über die Suchfunktion die Möglichkeit, die betreffende Rechnung mit nur wenigen Klicks zu finden, sei es über den Namen, den Inhalt oder die Metadaten wie zum Beispiel das Upload-Datum.

Revisionssicherheit beinhaltet außerdem, dass deine sensiblen Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Egal, für welche Option du dich für die Archivierung deiner Rechnungen, Belege & Co. entscheidest – den Aktenschrank oder eine digitale Lösung –, es muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Akteneinsicht haben. Bei einem digitalen Archiv wie Acrobat lässt sich das ganz leicht über die Vergabe von Zugriffsbeschränkungen und/oder Passwörtern bewerkstelligen. Außerdem kannst du über das Schwärzen von Textpassagen bestimmen, welche Inhalte in einem Dokument kenntlich sein sollen und welche wiederum nicht für alle Augen bestimmt sind.

Mehr zum Thema Revisionssicherheit erfährst du außerdem in unserem Artikel „Revisionssichere Archivierung: Das musst du beachten“.

Rechnungen ohne Unterschrift gelten nicht als rechtsgültiges Dokument. Deshalb macht es durchaus Sinn, sie unterschreiben zu lassen. Denn mit ihrer Unterschrift bestätigen deine Kund*innen, dass sie den in der Rechnung formulierten (Zahlungs-)Bedingungen zustimmen. Auch wenn du Produkte oder Dienstleistungen vor deren Zahlung bereitstellst, stehst du mit einer unterschriebenen Rechnung rechtlich auf der sicheren Seite. Mit Acrobat Sign kannst du rechtsverbindliche Unterschriften ganz einfach digital einholen und sparst dir durch praktische Features wie die digitale Dokumentenverfolgung wertvolle Zeit – und im Zweifelsfall kostspielige Rechtsverfahren.

Doch nicht nur im beruflichen Umfeld macht es Sinn, seine Unterlagen digital zu verwalten. Auch im privaten Bereich kann ein DMS durchaus nützlich sein. Gerade wenn es um Unterlagen wie Zeugnissen, Urkunden oder Verträgen geht, die man nicht täglich braucht – und von denen man deswegen nicht immer weiß, wo man sie abgelegt hat –, ist es durchaus hilfreich, sie an einem zentralen Ort zu wissen – und zu finden. Neben der zentralen Speicherung von Dokumenten empfiehlt sich die Nutzung eines Cloud DMS aber auch deshalb, weil du auf deine Dateien jederzeit geräteübergreifend zugreifen kannst. Sprich: du brauchst nichts weiter außer einem Laptop oder Smartphone mit Internetzugang.