Ob privat, als Unternehmen oder Studierende – bringe mit Acrobat Ordnung in deine Dokumente und entdecke smarte PDF-Funktionen.
Rechnungen digital archivieren: Welche Vorteile bringt die digitale Buchführung?
Lerne, was du bei der Speicherung von E-Rechnungen und Belegen beachten musst und wie dir ein Cloud DMS wie Acrobat Web dabei helfen kann.
Insbesondere in der Buchhaltung verbringen Mitarbeitende immer noch einen Großteil ihrer Arbeitszeit mit dem Verarbeiten von Dokumenten. Diese müssen erstellt, versendet und – im umgekehrten Fall – bei Eingang überprüft und abgelegt werden. Das ist zeitintensiv und kann im Einzelfall ziemlich frustrierend sein. Insbesondere dann, wenn die Suche nach bestimmten Unterlagen mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. Da kann das digitale Archivieren von Rechnungen eine enorme Arbeitserleichterung bedeuten – für Buchhalter*innen wie Privatpersonen gleichermaßen.
In diesem Artikel erklären wir, was es bei der digitalen Archivierung von Rechnungen & Co. zu beachten gibt, wie du Belege rechtskonform und revisionssicher ablegst und welche Vorteile die digitale Buchhaltung insgesamt bietet.
Wie Rechnungen digital archivieren?
Für elektronische sowie Papierrechnungen gilt grundsätzlich eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von mindestens zehn Jahren. Das betrifft sowohl Rechnungen in Papierform als auch sogenannte E-Rechnungen.
Geht eine Rechnung elektronisch ein, muss sie auch digital abgelegt werden. Sprich: Es ist nicht zulässig, einen Ausdruck einer E-Rechnung zu archivieren. Papierrechnungen dürfen hingegen digitalisiert und das Original vernichtet werden, solange der Vorgang dokumentiert wird. Eine weitere Besonderheit bei E-Rechnungen: Wurden diese bei Rechnungseingang in ein anderes Format konvertiert, gilt die Aufbewahrungspflicht sowohl für das Original als auch das konvertierte Format.
Gut zu wissen: Für Rechnungen – egal ob in Papierform oder digital – gilt in Deutschland eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.
E-Rechnungen vs. Papierrechnungen.
Seit dem 1. Juli 2011 sind E-Rechnungen den herkömmlichen Rechnungen in Papierform steuerrechtlich gleichgestellt. 2014 bekamen elektronische Rechnungen mit den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff" (GoBD) ein eigenes Regelwerk zur Verfahrensdokumentation.
Grundsätzlich gilt für Rechnungen in Deutschland – egal, ob auf Papier oder in elektronischer Form – eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Über den gesamten Zeitraum hinweg muss zudem Revisionssicherheit garantiert werden. Damit gemeint ist der Schutz der gespeicherten Daten vor nachträglicher Änderung, Manipulation oder Fälschung.
Server vs. Cloud.
Doch wie stellst du die rechtskonforme Archivierung von Rechnungen nun sicher? Wenn du deine Rechnungen digital archivieren möchtest, stehen dir zwei Möglichkeiten offen: du kannst deine Rechnungen und Belege entweder über einen Server vor Ort oder in der Cloud speichern. Dabei hat die Speicherung in der Cloud einige Vorteile gegenüber einer Inhouse-Lösung. Über die Cloud-Anwendung kannst du sowohl vom Schreibtisch als auch von unterwegs jederzeit und unkompliziert auf deine Dateien zugreifen. Darüber hinaus bieten Cloud-Lösungen unbegrenzten Speicherplatz.
Doch auch was die Themen Revisions- und Datensicherheit angeht, kann die Buchhaltung inzwischen mehr als guten Gewissens auf digitale Lösungen setzen. Eine Option geschäftliche Unterlagen digital zu verwalten, ist die Verwendung eines sogenannten Cloud DMS. Die Abkürzung DMS steht dabei für Dokumentenmanagementsystem.
Unbegrenzter Speicherplatz und bequemer, geräteübergreifender Zugriff auf alle deine Rechnungen: Cloud-Anwendungen bieten viele Vorteile.
Im Folgenden zeigen wir dir, wie du ein Cloud DMS für die Speicherung deiner Rechnungen und Belege effektiv nutzen und dabei Revisionssicherheit garantieren kannst.
Mit einem Cloud DMS Rechnungen revisionssicher archivieren.
Rechnungen müssen während der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unveränderlich, nachvollziehbar und lesbar sein. Je nachdem, wie viele Personen an einem Dokument – sei es an einer Rechnung, Präsentation oder einem Vertrag – arbeiten, fällt es jedoch mitunter schwer nachzuvollziehen, was genau wann von wem geändert wurde (und warum).
Rechnungen digital archivieren und Änderungen nachvollziehen.
Verwaltest du deine Unterlagen mithilfe eines Cloud DMS, werden alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit und nachvollziehbar in der Cloud gespeichert. Ein Cloud DMS wie Acrobat Web ermöglicht außerdem über die Kommentarfunktion Anmerkungen oder Anweisungen im Dokument selbst zu hinterlassen, sodass langwierige Abstimmungsprozesse vermieden werden. Zudem können Änderungen jederzeit rückgängig gemacht und eine frühere Dateiversion wieder hergestellt werden. Damit ist eine der wichtigsten Kriterien der revisionssicheren Archivierung erfüllt: die Nachvollziehbarkeit.
Revisionssicherheit besagt außerdem, dass Rechnungen (in bestimmten Fällen) zwar nachträglich geändert werden können, das Original in diesem Fall jedoch ebenfalls und unverändert aufbewahrt werden muss. Das kann mitunter dazu führen, dass der lokale Server irgendwann ziemlich voll ist. Dieses Problem stellt sich mit einem Cloud DMS nicht, da dir hier unbegrenzt Speicherplatz zur Verfügung steht.
Schnelles Auffinden von Belegen & Co.
Eine weitere Anforderung an das revisionssichere Archiv ist die Auffindbarkeit von Dokumenten. Mit einem Cloud DMS gehört das stundenlange Durchsuchen von Papierstapeln nach dem einen Beleg der Vergangenheit an. Das Cloud DMS bietet dir über die Suchfunktion die Möglichkeit, die betreffende Rechnung mit nur wenigen Klicks zu finden, sei es über den Namen, den Inhalt oder die Metadaten wie zum Beispiel das Upload-Datum.
Vergabe von Nutzungsberechtigungen und Passwörtern.
Revisionssicherheit beinhaltet außerdem, dass deine sensiblen Daten vor unberechtigtem Zugriff geschützt sind. Egal, für welche Option du dich für die Archivierung deiner Rechnungen, Belege & Co. entscheidest – den Aktenschrank oder eine digitale Lösung – es muss sichergestellt sein, dass nur berechtigte Personen Akteneinsicht haben. Bei einem digitalen Archiv wie Acrobat Web lässt sich das ganz leicht über die Vergabe von Zugriffsbeschränkungen und/oder Passwörtern bewerkstelligen. Außerdem kannst du über das Schwärzen von Textpassagen bestimmen, welche Inhalte in einem Dokument kenntlich sein sollen und welche wiederum nicht für alle Augen bestimmt sind.
Mehr zum Thema Revisionssicherheit erfährst du außerdem in unserem Artikel "Revisionssichere Archivierung mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS)".
Exkurs: Warum es sinnvoll ist, Rechnungen unterschreiben zu lassen.
Rechnungen ohne Unterschrift gelten nicht als rechtsgültiges Dokument. Deshalb macht es durchaus Sinn, sie unterschreiben zu lassen. Denn mit ihrer Unterschrift bestätigen deine Kund*innen, dass sie den in der Rechnung formulierten (Zahlungs-)Bedingungen zustimmen. Auch wenn du Produkte oder Dienstleistungen vor deren Zahlung bereitstellst, stehst du mit einer unterschriebenen Rechnung rechtlich auf der sicheren Seite. Mit Acrobat Sign kannst du rechtsverbindliche Unterschriften ganz einfach digital einholen und sparst dir durch praktische Features wie die digitale Dokumentenverfolgung wertvolle Zeit – und im Zweifelsfall kostspielige Rechtsverfahren.
Mit Apps wie Acrobat Sign lassen sich Rechnungen und andere Dokumente ganz leicht digital unterzeichnen.
Rechnungen privat digital archivieren.
Nicht nur im beruflichen Umfeld macht es Sinn, seine Dokumente digital zu verwalten. Auch im privaten Bereich kann ein DMS durchaus nützlich sein und dabei helfen, Rechnungen digital zu archivieren.
Gerade wenn es um Unterlagen wie Zeugnissen, Urkunden oder Verträgen geht, die man nicht täglich braucht – und von denen man deswegen nicht immer weiß, wo man sie abgelegt hat –, ist es durchaus hilfreich, sie an einem zentralen Ort zu wissen – und zu finden. Neben der zentralen Speicherung von Dokumenten empfiehlt sich die Nutzung eines Cloud DMS aber auch deshalb, weil du auf deine Dateien jederzeit geräteübergreifend zugreifen kannst. Sprich: du brauchst nichts weiter außer einem Laptop oder Smartphone mit Internetzugang.
Egal ob Zeugnisse, Urkunden oder wichtige Verträge: Auch im privaten kann ein cloudbasiertes DMS sinnvoll sein.
Doch wie bekommst du deine Unterlagen in die Cloud? Wenn du nur einzelne Dokumente digitalisieren willst, geht das ganz unkompliziert mit einer App wie Adobe Scan. Einfach Dokument über die Tablet- oder Smartphone-Kamera abfotografieren und in hochwertige PDF-Dateien umwandeln. Anschließend kannst du deine eingescannten PDF-Dokumente mit den Onlinetools von Acrobat direkt im Browser bearbeiten. Du kannst die Größe deiner PDF-Datei reduzieren oder gleich mehrere eingescannte Dokumente in einer Datei zusammenführen. Anschließend kannst du dein Dokument in der Cloud ablegen. Fertig.
Finde die passende PDF-Lösung für alle deine Dokumente.
Häufig gestellte Fragen.
Wie müssen elektronische Belege archiviert werden?
E-Rechnungen müssen in dem Format gespeichert werden, in dem sie eingegangen sind. Das heißt, wird eine Rechnung bei Rechnungseingang in ein anderes Format konvertiert, so muss sowohl das Original als auch das konvertierte Format aufbewahrt werden. Damit du deine Rechnungen übersichtlich und rechtskonform digital ablegst, empfiehlt sich die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS). Dies hilft dir nicht nur deine Unterlagen übersichtlich zu verwalten, sondern protokolliert zudem Änderungen in Echtzeit, sodass diese lückenlos nachvollzogen werden können.
Wie lange müssen Rechnungen digital aufbewahrt werden?
Papierrechnungen und elektronische Rechnungen sind in Deutschland steuerrechtlich gleichgestellt und müssen jeweils zehn Jahre aufbewahrt werden. Erst nach Ende dieser Frist darf die Rechnung gelöscht werden.
Wie werden Rechnungen digitalisiert?
Wenn du nur einzelne Belege digitalisieren musst, empfiehlt sich eine kostenlose App wie Adobe Scan. Willst du dein ganzes Rechnungs-Archiv digitalisieren, solltest du einen Dokumentenscanner mit automatischem Papiereinzug verwenden.
Was bedeutet GoBD-Konformität?
Ein Unternehmen handelt GoBD-konform, wenn es über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg Unterlagen, Aufzeichnungen und Dokumente in Papier und elektronischer Form ordnungsgemäß speichert und archiviert.
Warum Rechnungen digitalisieren?
Die Digitalisierung von Rechnungen bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Sie verbessert die Effizienz, indem sie den Rechnungsstellungsprozess rationalisiert, manuelle Aufgaben reduziert und Fehler minimiert. Außerdem wird die Organisation und Zugänglichkeit verbessert, da Rechnungen leichter verfolgt, gesucht und abgerufen werden können. Darüber hinaus verringert die Digitalisierung den Bedarf an physischem Speicherplatz und senkt die Kosten, die mit dem Druck und papierbasierten Prozessen verbunden sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass digitale Rechnungen sicher gespeichert und gesichert werden, was das Risiko von Verlust oder Beschädigung verringert.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen dürfen nicht verändert werden und müssen fälschungssicher archiviert werden. Für Rechnungen und Belege wie Jahresabschlüsse oder Lieferscheine gilt eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren. Wie genau elektronische Rechnungen archiviert werden müssen, wurde vom Gesetzgeber nicht vorgegeben.