Cloud DMS: Die ideale Lösung für dein Business?
Cloud Services spielen in unserem digitalisierten Leben eine immer stärkere Rolle – von Fotos, die wir nicht mehr auf dem Smartphone speichern bis hin zu Passwörtern, die man sich nicht mehr händisch irgendwo notieren muss. Auch im Bereich des Dokumentenmanagements kommen Cloud-Anwendungen mehr und mehr zum Einsatz. Der Vorteil von cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen (Cloud DMS) besteht vor allem darin, dass sie keine IT-Infrastruktur voraussetzen und große Flexibilität bei der Verwaltung von Dateien bieten. In diesem Artikel verraten wir dir, welchen konkreten Nutzen dir ein Cloud DMS im Arbeitsalltag bringt und wie du eine passende Software für deine Anforderungen findest.
Was ist ein Cloud DMS?
Um zu verstehen, was ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) genau ausmacht, lohnt es sich, das Thema zunächst einmal etwas allgemeiner zu betrachten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind nämlich grundsätzlich in zwei unterschiedlichen Varianten verfügbar: Als „Software on Premise“ (SoP) und als „Software as a Service“ (SaaS). Während sich bei der SoP alles auf einem lokalen Server abspielt, werden Dateien beim SaaS außerhalb der eigenen Räumlichkeiten in einer Cloud gespeichert – in der Regel bei einem externen Dienstleister. Das Cloud DMS fällt demnach also in die zweite Kategorie der „Software as a Service“.
Doch schauen wir uns die Unterschiede der beiden Systeme einmal genauer an:
Merkmale von „Software on Premise” (SoP).
- Nutzer*innen kaufen eine DMS-Software und betreiben diese lokal mit der eigenen Hardware, also über eigene Server in einem eigenen Rechenzentrum.
- Nutzer*innen sind unabhängig von Drittanbietern, dafür aber auch selbst für das Funktionieren der Hardware, sprich der Server, verantwortlich.
- Dateien werden lokal auf den hauseigenen Servern gespeichert.
Merkmale von „Software as a Service” (SaaS).
- Nutzer*innen betreiben die DMS-Software nicht selbst auf eigenen Servern, stattdessen wird die IT-Infrastruktur an einen externen Dienstleister ausgelagert.
- Nutzer*innen sind nicht selbst für die IT verantwortlich, sondern die Software wird vom Dienstleister (über die Cloud) betrieben.
- Dateien werden auf externen Servern des Dienstleisters außerhalb der eigenen Räumlichkeiten gespeichert und sind orts- und zeitunabhängig über das Internet verfügbar.
Du möchtest mehr über digitales Dokumentenmanagement erfahren? Dann schau dir unseren Artikel zu dem Thema an, in dem wir dir alles erklären, was du darüber wissen musst.
Welche Vorteile hat ein Cloud DMS?
Als „Software as a Service“ hat ein Cloud DMS wie zum Beispiel Adobe Acrobat viele Vorzüge gegenüber einer eher klassischen „Software on Premise“. Zu den wichtigsten gehört zweifellos die größere Flexibilität: Dadurch, dass alle Dateien zentral in der Cloud gespeichert sind, lässt sich der Zugriff auf Dokumente und Informationen schnell zeit- und ortsunabhängig über das Internet realisieren. Egal wann und von wo Menschen arbeiten – in der Cloud sind Dateien immer sofort verfügbar. Spezielle Netzwerkverbindungen wie VPN-Tunnel sind nicht notwendig. Insbesondere im Kontext des Home Office kommen solch flexiblen IT-Strukturen inzwischen eine immer größere Bedeutung zu.
Ein weiterer großer Vorteil von Dokumentenmanagement in der Cloud ist, dass die Einführung mit viel weniger technischen Hürden verbunden ist als bei einer „Software on Premise“. Statt einem komplexen IT-System benötigst du in der Regel nur einen Computer mit Internetzugang. Gerade für kleine und mittelgroße Unternehmen und Organisationen kann ein Cloud DMS daher eine gute Lösung sein, da nicht erst viel Geld in Hardware investiert werden muss. Auch aufwendige Konfigurationen und Wartungen bleiben bei einer Auslagerung der Software aus.
Durch die parallele Speicherung von Dateien auf mehreren Servern sind moderne Cloud-Anwendungen heutzutage sehr sicher.
Anders als irrtümlich behauptet wird, gewährleistet cloudbasierte Software wie Adobe Document Cloud inzwischen auch die Sicherheit von Daten in vollem Umfang. Dadurch, dass viele Anbieter von SaaS die Daten ihrer Kund*innen parallel auf mehreren Servern an verschiedenen Standorten speichern, ist ein Verlust von Dateien so gut wie ausgeschlossen. Mittlerweile ist die Sicherung von Daten in der Cloud in vielen Fällen sogar sicherer, als wenn Unternehmen ihre digitalen Dokumente und Informationen ausschließlich auf eigenen Servern speichern würden, da diese beschädigt oder gestohlen werden können.
Die Vorteile von Cloud DMS im Überblick:
- EGeringe Anschaffungskosten
- Einfach zu implementieren
- Keine IT-Struktur notwendig
- Flexibel einsetzbar
- vollumfassender Schutz der Daten
Cloud DMS Lösungen.
Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Anbieter*innen für cloudbasiertes Dokumentenmanagement. Welche Software die passende ist, hängt ganz von den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Je nachdem, ob Dateien zum Beispiel automatisch erfasst werden sollen, mehrere Personen parallel und geräteübergreifend an Dokumenten arbeiten oder spezielle Compliance-Richtlinien erfüllt werden müssen, können unterschiedliche Lösungen sinnvoll sein.
In einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem lassen sich Dateien übersichtlich ablegen und für alle Beteiligten verfügbar machen.
Gleichzeitig gibt es jedoch auch ein paar grundlegende Features, über die jedes gute Cloud DMS verfügen sollte. Dazu gehören:
- Automatische Erfassung und Archivierung: Statt eingehende Schriftstücke wie Rechnungen oder Bestellungen manuell zu sichten, sollte ein gutes DMS Dateien automatisch erfassen und entsprechend ablegen können.
- Effiziente Suche: Damit du nicht ewig nach einem bestimmten Dokument suchen musst, ist eine Suchfunktion mittels Verschlagwortung unerlässlich. Filtere nach unterschiedlichen Parametern wie Dateityp, Kundennummer oder Eingangsdatum und finde das gesuchte Dokument in wenigen Sekunden.
- Kollaboration: Viele Prozesse lassen sich optimieren, wenn mehrere Personen gleichzeitig, ortsunabhängig und geräteübergreifend an demselben Dokument arbeiten können. Änderungen sollten dabei in Echtzeit aktualisiert werden, sodass alle beteiligten Personen immer auf demselben Stand sind.
- Revisionssicherheit: Werden Dokumente häufig verändert, muss für alle im System nachvollziehbar sein, wer wann welche Anpassungen gemacht hat. Außerdem muss es möglich sein, mit wenigen Klicks zu früheren Versionen von Dokumenten zurückzukehren.
- Schnittstellen zu anderen Programmen: Egal ob E-Mail-Programm oder Texteditor: Das DMS sollte andere IT-Anwendungen integrieren können, sodass ein effizienter Transfer von Wissen und Informationen innerhalb von Unternehmen, Organisationen und Teams ermöglicht wird.
Cloud Dokumentenverwaltung mit Adobe Acrobat.
Gemeinsam mit anderen PDF-Dateien bearbeiten, Freigabeprozesse optimieren oder bequem Dokumente auf dem Smartphone unterschreiben: Acrobat bietet viele Features, mit denen Unternehmen und Selbstständige ihre Workflows optimieren können. Wenn du von den Vorteilen cloudbasierter Arbeitsprozesse profitieren, digitale Dokumentenprozesse effizienter gestalten und generell mehr darüber erfahren willst, wie Acrobat dir und deinem Business helfen kann, schau doch mal in unseren Artikel „Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?“.
Cloud DMS im privaten Bereich.
Von Belegen für die nächste Steuererklärung über die Rechnung für den defekten Kühlschrank bis hin zum Vertrag für das Fitnessstudio: Auch im privaten Bereich haben wir mit vielen verschiedenen Dokumenten zu tun. Da kann es schnell mal passieren, dass man ein dringend benötigtes Schriftstück auf einmal nicht mehr wiederfindet und bei der Suche danach plötzlich die gesamte Wohnung auf den Kopf stellt.
Wie auch im beruflichen Kontext kann ein DMS hier Abhilfe schaffen. Egal ob es einfach darum geht, wichtige Dokumente sicher abzulegen und schnell wiederzufinden oder ob du speziellere Ziele wie eine bessere Kontrolle der eigenen Finanzen verfolgst: Ein DMS kann dir dabei helfen, Ordnung in deine Unterlagen zu bringen. Cloudbasierte Systeme eignen sich für den privaten Bereich besonders gut, da die Anschaffungskosten sehr niedrig sind und im Vergleich zu einer SoP auch keine IT-Infrastruktur erforderlich ist.
Steuererklärung, Rechnungen, Zeugnisse: Auch im privaten Bereich kann ein Cloud DMS sinnvoll sein.
Für folgende Dokumenttypen kann ein Cloud DMS im privaten Bereich sinnvoll sein:
- Steuerunterlagen, Belege, Rechnungen
- Arbeitsverträge und Mietverträge
- Betriebskostenabrechnungen
- Versicherungsunterlagen (Policen, Anträge etc.)
- Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
- Amtliche Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden oder Reisepass
- Bedienungsanleitungen von Produkten
- Gesundheitlich relevante Dokumente (z.B. Befunde oder ärztliche Gutachten)
Tipp: Mit einer App wie Adobe Scan kannst du sämtliche Dokumente ganz einfach mit deinem Smartphone scannen und direkt als PDF-Datei für die Ablage in deinem DMS abspeichern.
Häufig gestellte Fragen.
Was ist ein Cloud DMS?
Wie der Name vermuten lässt, besteht das Hauptmerkmal eines Cloud DMS darin, dass Daten nicht lokal auf eigenen Servern gespeichert werden, sondern ortsunabhängig über den Cloud-Service eines externen Dienstleisters verfügbar sind. Die IT-Infrastruktur wird bei dieser Software-Lösung also ausgelagert.
Welche Vorteile hat ein Cloud DMS?
Ein großer Vorteil besteht darin, dass cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme einen sehr flexiblen Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Egal, wo du dich befindest und welches Gerät du nutzt – solange du eine Internetverbindung hast, kannst du ohne Probleme mit den Dateien in der Cloud arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Cloud Systeme sehr einfach im Unternehmen eingeführt werden können, da keine IT-Infrastruktur (z.B. Rechenzentrum oder Serverraum) benötigt wird.
Lohnt sich ein Cloud DMS auch im privaten Bereich?
Es kann sehr sinnvoll sein, wichtige Unterlagen wie Belege, Steuerbescheide oder Verträge digital abzuspeichern. Ein Cloud DMS ist hierfür eine gute Option, da du Dokumente dort nicht nur sicher archivieren, sondern über die Suchfunktion auch noch in wenigen Sekunden wiederfinden kannst.