Cloud DMS: Digitales Dokumentenmanagement in der Cloud
Erfahre, was ein Cloud DMS genau ist, wie digitales Dokumentenmanagement in der Cloud funktioniert und wie du mit Adobe deine Dokumente in der Cloud verwalten kannst.
Cloud Services spielen in unserem digitalisierten Leben eine immer stärkere Rolle – von Fotos, die wir nicht mehr auf dem Smartphone speichern bis hin zu Passwörtern, die man sich nicht mehr händisch irgendwo notieren muss.
Auch im Bereich des Dokumentenmanagements kommen Cloud-Anwendungen mehr und mehr zum Einsatz. Der Vorteil von cloudbasierten Dokumentenmanagementsystemen (Cloud DMS) besteht vor allem darin, dass sie keine IT-Infrastruktur voraussetzen und große Flexibilität bei der Verwaltung von Dateien bieten. In diesem Artikel verraten wir dir, welchen konkreten Nutzen dir ein Cloud DMS im Arbeitsalltag bringt und wie du eine passende Software für deine Anforderungen findest.
Was ist ein Cloud DMS?
Cloud DMS, oder Cloud Document Management System, ist eine Technologie, die die Verwaltung, Speicherung und den Abruf von Daten in einer Cloud-Computing-Umgebung ermöglicht. Sie bietet Unternehmen somit eine zentralisierte Plattform, um ihre Dokumente über eine Cloud-Infrastruktur zu speichern und darauf zuzugreifen. Darüber hinaus umfasst ein Cloud DMS häufig Funktionen wie Datensicherung, Sicherheit und Integration mit anderen Cloud-Diensten, was es zu einer bequemen und effizienten Lösung für die Datenverwaltung macht.
Um jedoch zu verstehen, was ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) genau ausmacht, lohnt es sich, das Thema zunächst einmal etwas allgemeiner zu betrachten. Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind nämlich grundsätzlich in zwei unterschiedlichen Varianten verfügbar: Als "Software on Premise" (SoP) und als "Software as a Service" (SaaS). Während sich bei der SoP alles auf einem lokalen Server abspielt, werden Dateien beim SaaS außerhalb der eigenen Räumlichkeiten in einer Cloud gespeichert – in der Regel bei einem externen Dienstleister. Das Cloud DMS fällt demnach also in die zweite Kategorie der "Software as a Service".
In den folgenden Abschnitten schauen wir uns die Unterschiede der beiden Systeme einmal genauer an.
DMS als "Software onPremise" (SoP).
• Nutzer*innen kaufen eine DMS-Software und betreiben diese lokal mit der eigenen Hardware, also über eigene Server in einem eigenen Rechenzentrum.
• Nutzer*innen sind unabhängig von Drittanbietern, dafür aber auch selbst für das Funktionieren der Hardware, sprich der Server, verantwortlich.
• Dateien werden lokal auf den hauseigenen Servern gespeichert.
DMS als "Software as aService" (SaaS).
• Nutzer*innen betreiben die DMS-Software nicht selbst auf eigenen Servern, stattdessen wird die IT-Infrastruktur an einen externen Dienstleister ausgelagert.
• Nutzer*innen sind nicht selbst für die IT verantwortlich, sondern die Software wird vom Dienstleister (über die Cloud) betrieben.
• Dateien werden auf externen Servern des Dienstleisters außerhalb der eigenen Räumlichkeiten gespeichert und sind orts- und zeitunabhängig über das Internet verfügbar.
Du möchtest mehr über digitales Dokumentenmanagement erfahren? Dann schau dir unseren Artikel zu dem Thema Dokumentenmanagement an, in dem wir dir alles erklären, was du darüber wissen musst.
Wie funktioniert ein Cloud DMS?
Doch wie funktioniert ein Cloud DMS überhaupt? Ein Cloud DMS nutzt eine Cloud-Infrastruktur, um Dateien zentral zu speichern und zu verwalten. So können Nutzer*innen jederzeit und von überall auf die im Cloud DMS gespeicherten Informationen zugreifen. Dabei werden die Dateien in der Regel in verteilten Speichersystemen auf mehreren Servern gespeichert, um Redundanz und hohe Verfügbarkeit zu gewährleisten.
Welche Vorteile ein Cloud DMS im (Arbeits-)Alltag bietet, erklären wir dir im kommenden Abschnitt.
Welche Vorteile hat ein Cloud DMS?
Durch die parallele Speicherung von Dateien auf mehreren Servern sind moderne Cloud-Anwendungen heutzutage sehr sicher.
• Kostenersparnis: Es fallen keine zusätzlichen Kosten für die Anschaffung von Hardware an. Auch aufwendige Konfigurationen und Wartungen bleiben bei einer Auslagerung der Software aus.
• Einfache Implementierung: Um auf ein Cloud DMS zuzugreifen, wird nur ein Computer und eine funktionierende Internetverbindung benötigt.
• Keine IT-Struktur notwendig: Die Einrichtung von Netzwerkverbindungen wie VPN sind in einem Cloud DMS nicht notwendig.
• Skalierbarkeit und Flexibilität: Alle Dokumente sind zentral in einer Cloud gespeichert und immer und zu jeder Zeit verfügbar. Egal wann und von wo Menschen arbeiten – in der Cloud sind Dateien immer sofort verfügbar.
• Sicherheit und Datenschutz: Daten und Dokumente werden parallel auf mehreren Servern gespeichert, wodurch sie besonders gut geschützt sind. Dadurch, dass viele Anbieter von SaaS die Daten ihrer Kund*innen parallel auf mehreren Servern an verschiedenen Standorten speichern, ist ein Verlust von Dateien so gut wie ausgeschlossen.
• Mobiler Zugriff und Remote-Arbeit: Arbeiten im Homeoffice oder von unterwegs ist mit einem Cloud DMS problemlos möglich.
• Automatisierte Workflows und Prozesse: Änderungen an einem Dokument werden automatisch vom DMS nachvollziehbar dokumentiert und gespeichert. Freigabeprozesse für Verträge und Co. werden effizienter, Dokumente können gezielt an alle relevanten Kolleg*innen versendet werden.
• Umweltfreundlichkeit: Papierberge und Aktenordner können mit einem Cloud DMS reduziert werden.
• Verbesserte Zusammenarbeit: Die Abstimmung zu Dokumenten oder Freigabeprozesse für Unterschriften werden mit einem Cloud DMS noch effizienter. Kommentare und Freigaben können direkt im Dokument gemacht und erteilt werden.
Welche DMS Systeme gibt es?
Es gibt unterschiedliche Arten von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die je nach Funktionsumfang und Möglichkeiten unterschiedliche Bedürfnisse bedienen. Zwei hast du bereits kennen gelernt: DMS als "Software on Premise" (SoP) und DMS als "Software as a Service" (Saas).
Darüber hinaus gibt es noch folgende Arten von DMS:
• Hybrides DMS: Hybride DMS-Lösungen kombinieren die Funktionen lokaler und cloudbasierter Systeme. Sie ermöglichen es Unternehmen, sensible oder kritische Dokumente auf ihren lokalen Servern zu speichern und gleichzeitig die Vorteile der Cloud-Speicherung und -Zusammenarbeit für andere Dokumente zu nutzen.
• Branchenspezifisches DMS: Einige DMS-Lösungen sind auf die speziellen Anforderungen bestimmter Branchen oder Sektoren zugeschnitten. Beispiele dafür sind DMS für das Gesundheitswesen zur Verwaltung von Patientenakten, DMS für Anwaltskanzleien oder DMS für das Baugewerbe.
• Open-Source-DMS: Bei Open-Source-DMS-Lösungen handelt es sich um frei verfügbare Software, die von Unternehmen entsprechend ihren Anforderungen angepasst werden können. Diese Lösungen verfügen häufig über aktive Entwicklergemeinschaften, erfordern jedoch oftmals technisches Fachwissen für die Installation, Konfiguration und laufende Wartung.
• Unternehmens-DMS: Unternehmens-DMS-Lösungen sind für die Anforderungen großer Unternehmen und deren Anforderungen an das digitale Dokumentenmanagement konzipiert. Enterprise DMS-Lösungen unterstützen oft mehrere Abteilungen, geografisch verteilte Teams und komplexe Arbeitsabläufe.
• DMS für kleine und mittlere Unternehmen (SMB): SMB-DMS-Lösungen sind für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert und bieten mitunter eine vereinfachte Benutzeroberfläche und kostengünstigere Preispläne, die für kleinere Unternehmen besser geeignet sind.
Cloud DMS Lösungen: Funktionen eines Cloud DMS.
Inzwischen gibt es eine ganze Reihe von Anbieter*innen für cloudbasiertes Dokumentenmanagement. Welche Software die passende ist, hängt ganz von den eigenen Bedürfnissen und Anforderungen ab. Je nachdem, ob Dateien zum Beispiel automatisch erfasst werden sollen, mehrere Personen parallel und geräteübergreifend an Dokumenten arbeiten oder spezielle Compliance-Richtlinien erfüllt werden müssen, können unterschiedliche Lösungen sinnvoll sein.
In einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem lassen sich Dateien übersichtlich ablegen und für alle Beteiligten verfügbar machen.
Gleichzeitig gibt es jedoch auch ein paar grundlegende Features, über die jedes gute Cloud DMS verfügen sollte. Dazu gehören:
• Automatische Erfassung und Archivierung: Statt eingehende Schriftstücke wie Rechnungen oder Bestellungen manuell zu sichten, sollte ein gutes DMS-Dateien automatisch erfassen und entsprechend ablegen können.
• Suchfunktionen: Damit du nicht ewig nach einem bestimmten Dokument suchen musst, ist eine Suchfunktion mittels Verschlagwortung unerlässlich. Filtere nach unterschiedlichen Parametern wie Dateityp, Kundennummer oder Eingangsdatum und finde das gesuchte Dokument in wenigen Sekunden.
• Kollaboration: Viele Prozesse lassen sich optimieren, wenn mehrere Personen gleichzeitig, ortsunabhängig und geräteübergreifend an demselben Dokument arbeiten können. Änderungen sollten dabei in Echtzeit aktualisiert werden, sodass alle beteiligten Personen immer auf demselben Stand sind.
• Revisionssicherheit: Werden Dokumente häufig verändert, muss für alle im System nachvollziehbar sein, wer wann welche Anpassungen gemacht hat. Außerdem muss es möglich sein, mit wenigen Klicks zu früheren Versionen von Dokumenten zurückzukehren.
• Schnittstellen zu anderen Programmen: Egal, ob E-Mail-Programm oder Texteditor: Das DMS sollte andere IT-Anwendungen integrieren können, sodass ein effizienter Transfer von Wissen und Informationen innerhalb von Unternehmen, Organisationen und Teams ermöglicht wird.
• Versionskontrolle: Sie stellt sicher, dass alle beteiligten Personen immer mit dem aktuellen Material arbeiten. So können verschiedene Versionen eines Dokuments verfolgt, verschiedene Versionen miteinander verglichen und Änderungen bei Bedarf rückgängig gemacht werden.
• Metadaten und Tagging: Zusätzliche Informationen wie die Projektnummer, Version, Status, Kostenstelle oder Erstelldatum können dem Dokument als Metadaten hinzugefügt werden. Diese Informationen können vom DMS entweder automatisiert aus dem Dokument bezogen oder durch manuelle Verschlagwortung (Tagging) im DMS hinzugefügt werden.
• Dokumentenverwaltung: Ein Cloud DMS speichert und archiviert Dokumente, ermöglicht die Verwaltung von Zugriffsrechten, indexiert Dokumente automatisch und ermöglicht damit eine systematische Suche nach Dokumenten im Archiv.
• Integration mit anderen Systemen: Nehmen wir das Beispiel einer Eingangsrechnung, auf der Daten fehlen. Ist das Cloud DMS an ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) gekoppelt, können fehlende Daten direkt im System ergänzt werden.
Ein Cloud DMS ermöglicht den effizienten Transfer von Wissen und Informationen innerhalb von Unternehmen, Organisationen und Teams.
Digitales Dokumentenmanagement mit Adobe Document Cloud.
Gemeinsam mit anderen PDF-Dateien bearbeiten, Freigabeprozesse optimieren oder bequem Dokumente auf dem Smartphone unterschreiben: Adobe bietet viele Features, mit denen Unternehmen und Selbstständige ihre Workflows optimieren können. Wenn du von den Vorteilen cloudbasierter Arbeitsprozesse profitieren, digitale Dokumentenprozesse effizienter gestalten und generell mehr darüber erfahren willst, wie Document Cloud dir und deinem Business helfen kann, schau doch mal in unseren Artikel "Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?".
Cloud DMS im privaten Bereich.
Von Belegen für die nächste Steuererklärung über die Rechnung für den defekten Kühlschrank bis hin zum Vertrag für das Fitnessstudio: Auch im privaten Bereich haben wir mit vielen verschiedenen Dokumenten zu tun. Da kann es schnell mal passieren, dass man ein dringend benötigtes Schriftstück auf einmal nicht mehr wiederfindet und bei der Suche danach plötzlich die gesamte Wohnung auf den Kopf stellt.
Wie auch im beruflichen Kontext kann ein DMS hier Abhilfe schaffen. Egal ob es einfach darum geht, wichtige Dokumente sicher abzulegen und schnell wiederzufinden oder ob du speziellere Ziele wie eine bessere Kontrolle der eigenen Finanzen verfolgst: Ein DMS kann dir dabei helfen, Ordnung in deine Unterlagen zu bringen. Cloudbasierte Systeme eignen sich für den privaten Bereich besonders gut, da die Anschaffungskosten sehr niedrig sind und im Vergleich zu einer SoP auch keine IT-Infrastruktur erforderlich ist.
Steuererklärung, Rechnungen, Zeugnisse: Auch im privaten Bereich kann ein Cloud DMS sinnvoll sein.
Was gehört in ein DMS?
Ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem kann eine breite Palette von unterschiedlichen Dokumententypen verwalten. Was genau in einem Cloud DMS gespeichert wird, kann je nach den Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens oder der Privatperson variieren.
Hier sind einige Beispiele für Dokumente, die Unternehmen in einem DMS speichern und verwalten können:
• Verträge und Rechtsdokumente
• Finanzunterlagen wie Rechnungen, Quittungen, Bestellungen, Spesenabrechnungen usw.
• Personal- und Mitarbeiterdokumente
• Kunden- und Klientendokumente
• Projektdokumentation wie Projektpläne, Konstruktionsunterlagen, Fortschrittsberichte, Sitzungsprotokolle etc.
• Marketingmaterialien wie Broschüren oder Präsentationen
• Forschung und technische Dokumente
• Schulungs- und Ausbildungsmaterialien
• Interne und organisatorische Dokumente
Für folgende Dokumenttypen kann ein Cloud DMS im privaten Bereich sinnvoll sein:
• Steuerunterlagen, Belege, Rechnungen
• Arbeitsverträge und Mietverträge
• Betriebskostenabrechnungen
• Versicherungsunterlagen (Policen, Anträge etc.)
• Schul-, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse
• Amtliche Dokumente wie Heiratsurkunden, Geburtsurkunden oder Reisepass
• Bedienungsanleitungen von Produkten
Gesundheitlich relevante Dokumente (z. B. Befunde oder ärztliche Gutachten) Tipp: Mit einer App wie Adobe Scan kannst du sämtliche Dokumente ganz einfach mit deinem Smartphone scannen und direkt als PDF-Datei für die Ablage in deinem DMS abspeichern. Wenn du mehr dazu erfahren möchtest, wie du deine Dokumente digitalisieren kannst, interessiert dich vielleicht unser Artikel zum Thema "Dokumente digitalisieren leicht gemacht".
Außerdem bietet dir Adobe Acrobat mit mehr als 20 Onlinetools die Möglichkeit unterschiedliche Dateiformate in ein PDF umzuwandeln, mehrere PDF-Dokumente zu einer Datei zusammenzufügen oder die Größe einer PDF-Datei zu verringern, bevor du deine Dokumente in ein Cloud DMS deiner Wahl einspeist.
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Häufig gestellte Fragen.
Was ist ein Cloud DMS?
Wie der Name vermuten lässt, besteht das Hauptmerkmal eines Cloud DMS darin, dass Daten nicht lokal auf eigenen Servern gespeichert werden, sondern ortsunabhängig über den Cloud-Service eines externen Dienstleisters verfügbar sind. Die IT-Infrastruktur wird bei dieser Software-Lösung also ausgelagert. Man spricht in diesem Fall auch von einer "Software as a Service".
Welche Vorteile hat ein Cloud DMS?
Ein großer Vorteil besteht darin, dass cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme einen sehr flexiblen Zugriff auf Dokumente ermöglichen. Egal, wo du dich befindest und welches Gerät du nutzt – solange du eine Internetverbindung hast, kannst du ohne Probleme mit den Dateien in der Cloud arbeiten. Ein weiterer Vorteil ist, dass Cloud Systeme sehr einfach im Unternehmen eingeführt werden können, da keine IT-Infrastruktur (z.B. Rechenzentrum oder Serverraum) benötigt wird.
Lohnt sich ein Cloud DMS auch im privaten Bereich?
Es kann sehr sinnvoll sein, wichtige Unterlagen wie Belege, Steuerbescheide oder Verträge digital abzuspeichern. Ein Cloud DMS ist hierfür eine gute Option, da du Dokumente dort nicht nur sicher archivieren, sondern über die Suchfunktion auch noch in wenigen Sekunden wiederfinden kannst.