Wir erklären dir, was eine PDF/UA-Kennzeichnung ist, wofür du sie brauchst und wie du selbst barrierefreie PDF-Dokumente erstellen kannst.
Was ist eine PDF/UA Kennzeichnung?
Warum brauchen PDF-Dokumente eine PDF/UA-Kennzeichnung?
Wie kann ich prüfen, ob ein PDF barrierefrei ist?
Eine PDF/UA-Kennzeichnung ist eine spezielle Art der Klassifizierung für barrierefreie PDF-Dokumente. Sie wird verwendet, um sicherzustellen, dass die entsprechende Datei für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist. Die Abkürzung steht dabei für "Universal Accessibility" – was auf Deutsch mit "Universeller Zugang" übersetzt werden kann. Ist ein PDF mit einer solchen Kennzeichnung versehen, bedeutet das, dass es bestimmte Anforderungen erfüllt, um die Barrierefreiheit zu gewährleisten.
Die Kennzeichnung UA gibt also gewisse Standards vor, die Ersteller*innen von PDF-Dokumenten berücksichtigen müssen, damit der Inhalt auch für Menschen mit Behinderungen, wie etwa einer Sehbeeinträchtigung, zugänglich ist. Konkret orientieren sich die Vorgaben an den Anforderungen der WCAG 2.0 – der "Web Content Accessibility Guidelines" (deutsch: "Richtlinien für barrierefreie Webinhalte") des World Wide Web Consortiums sowie an den allgemeinen Grundlagen des PDF-Standards.
Um die Vorgaben der PDF/UA-Kennzeichnung zu erfüllen, müssen Dokumente bestimmte technische als auch inhaltliche Anforderungen erfüllen. Die Basis dabei bildet das sogenannte Matterhorn-Protokoll, das aus 31 Prüfpunkten mit insgesamt 136 Konformitätskriterien besteht. Diese sind wiederum aufgeteilt in Kriterien, die nur von einer Software geprüft und solche, die nur von Menschen geprüft werden können.
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Die PDF/UA-Kennzeichnung stellt sicher, dass die entsprechende PDF-Datei für Menschen mit Behinderungen zugänglich – sprich barrierefrei – ist.
Nehmen wir an, du hast ein PDF-Dokument, das verschiedene Inhalte wie Texte, Bilder und Tabellen enthält. Ein PDF mit der UA-Kennzeichnung stellt sicher, dass diese Inhalte von Hilfsmitteln für Menschen mit Behinderungen richtig erkannt und interpretiert werden können. Zum Beispiel können Screenreader, die den Text in gesprochene Worte umwandeln, eine PDF-Datei mit einer PDF/UA-Kennzeichnung besser verstehen und vorlesen.
Die PDF/UA-Kennzeichnung stellt auch sicher, dass das PDF-Dokument in einer Weise strukturiert ist, die es erleichtert, den Inhalt zu verstehen. Sie umfasst Dinge wie die Verwendung von Überschriften, alternative Texte für Bilder, Beschreibungen für Tabellen und eine klare Lesereihenfolge. Dies ermöglicht es Menschen mit Sehbehinderungen oder anderen Einschränkungen, den Inhalt des PDFs zu verstehen und darauf zuzugreifen.
Barrierefreie PDFs ermöglichen es, dass digitale Inhalte für eine breitere Gruppe an Menschen zugänglich und nutzbar sind.
Ein PDF, das die Anforderungen der PDF/UA-Kennzeichnung erfüllt, ist wichtig, damit Menschen mit Behinderungen auf dieses zugreifen und es nutzen können. Das bringt auch den Personen etwas, die PDF-Dateien erstellen. Das sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Um zu überprüfen, ob eine PDF-Datei barrierefrei ist, gibt es verschiedene Möglichkeiten. Hier sind einige einfache Methoden:
Acrobat Pro ermöglicht es dir, PDF-Dokumente in wenigen Schritten auf Barrierefreiheit zu überprüfen und, falls notwendig, direkt Verbesserungen vorzunehmen. So geht’s:
Um ein PDF-Dokument barrierefrei zu machen, musst du verschiedene Einstellungen und Formatierungen vornehmen. Die wohl wichtigsten zwei Schritte dabei sind das Hinzufügen von Tags, die Inhalt und Struktur des Dokuments vorgeben sowie das Einfügen von Alternativtexten. Doch was ist das eigentlich genau?
Tags können als "Bausteine" betrachtet werden, die den Text, Bilder, Überschriften, Tabellen und andere Elemente eines Dokuments beschreiben. Jedes Element im Dokument wird mit einem solchen Tag versehen, der angibt, welche Art von Inhalt es repräsentiert. Das ermöglicht es Assistenztechnologien wie Screenreadern, den Inhalt eines Dokuments richtig zu interpretieren und vorzulesen. Mit den strukturierten Tags können Screenreader Nutzer*innen mit Sehbehinderungen Informationen über die Lesereihenfolge, Überschriftenhierarchien und Beziehungen zwischen den Textelementen vermitteln.
Eine weitere Voraussetzung für Barrierefreiheit ist, dass du Inhalte ohne Text wie Grafiken und Bilder im Kontext identifiziert und mit einer Beschreibung des Dargestellten – den sogenannten Alternativtexten – versiehst. Diese beschreiben das Bild auf eine präzise und konkrete Weise und vermitteln den visuellen Kontext, den das Bild bietet. Screenreader und andere Assistenztechnologien lesen den Alternativtext vor, wenn sie auf ein Bild in einem Dokument stoßen. Dadurch erhalten Menschen mit Sehschwächen eine auditive Beschreibung des Bildes und können den Kontext verstehen, der durch das Bild vermittelt wird.
Durch die Nutzung von Tags und Alternativtexten können Screenreader u .a. die Lesereihenfolge eines Textes vermitteln sowie eine auditive Beschreibung eines Bildes geben.
Die folgende Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt dir, wie du die oben beschriebenen Einstellungen in Acrobat Pro vornimmst und so ganz einfach ein barrierefreies PDF-Dokument erstellst:
Gut zu wissen: Du kannst auch mit InDesign barrierefreie PDF-Dokumente erstellen. Mehr Informationen dazu findest du in unserem helpx-Artikel zum Erstellen von barrierefreien PDF-Dateien mit InDesign.
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Ist ein PDF-Dokument nicht barrierefrei, können Menschen mit Behinderung (wie etwa einer Sehbeeinträchtigung) die Inhalte nicht oder nur teilweise wahrnehmen. Kennzeichnungen für barrierefreie Dokumente wie PDF/UA stellen sicher, dass z. B. der Text einer Datei über einen Screenreader ausgelesen werden kann.
Um ein barrierefreies PDF-Dokument zu erstellen, muss die Datei mit entsprechenden Formatierungen versehen werden. Bilder sollten z. B. mit sogenannten Alternativtexten versehen werden, die beschreiben, was auf dem Bild zu sehen ist und die dann von Assistenztechnologien wie Screenreadern ausgelesen werden können. Außerdem benötigt das Dokument Tags, welche es den Screenreadern ermöglichen, Inhalt und Struktur des Dokuments zu erfassen.
Aktuell gelten Richtlinien zur Barrierefreiheit im Internet in Deutschland lediglich für öffentliche Stellen. Rechtliche Grundlage ist hier die Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung 2.0 (BITV). Zwar gibt es weitere Richtlinien wie die "Web Content Accessibility Guidelines" (WCAG), diese sind jedoch nicht verbindlich. Allerdings tritt 2025 das Barrierefreiheitsstärkungsgesetz in Kraft, das auch Unternehmen stärker in die Pflicht nehmen wird.
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