PDF-Formate: die wichtigsten Infos im Überblick.
Welche PDF-Formate gibt es, worin liegt der Unterschied zwischen PDF und anderen PDF-Dateien und wie du sie erstellst: alles, was du über PDF-Formate wissen musst.
ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Unterschiedliche PDF-Formate im Überblick.
PDF-Format erstellen oder Datei als PDF-Format abspeichern.
PDF-Version herausfinden: So geht’s.
PDF-Format: Was ist das?
PDF ist die Abkürzung für "Portable Document Format" und wurde vor über 30 Jahren von Adobe als unabhängiges Dokumentenformat entwickelt. Wenn man es genau nimmt, ist das Wort "Format" also schon in dem Wort PDF enthalten und müsste daher nicht erneut genannt werden. Eine PDF-Datei hat den Vorteil, dass du unterschiedliche Dokumente und Bilder ganz einfach in ein PDF umwandeln, zu einer Datei zusammenfügen und diese leicht verschicken kannst. Dabei bleibt das Layout stets erhalten – egal, auf welchem Gerät, Betriebssystem oder Bildschirm es geöffnet und angesehen wird. Deshalb sind PDF-Dateien heute weit verbreitet und aus unserem Alltag nicht mehr wegzudenken.
Ein PDF-Dokument wurde von der International Organization for Standardization (ISO) genormt und du erkennst es leicht an seiner Endung .pdf. Neben dem Standard PDF-Format gibt es jedoch auch noch andere Formate wie PDF/A, PDF/E und viele weitere, die alle für ganz spezielle Verwendungszwecke geeignet sind. In diesem Artikel erklären wir dir den Unterschied zwischen diesen Formaten und wie du sie nutzen kannst.
Eine Übersicht der PDF-Formate: Je nach Anwendungsbereich gibt es spezielle PDF-Dateiformate.
Unterschiedliche PDF-Formate im Überblick.
Ob für die Langzeitarchivierung, für Patientendaten, interaktive 3D-Elemente oder für barrierefreie Dokumente: Es gibt zahlreiche weitere PDF-Formate, die speziell für unterschiedliche Zwecke entwickelt wurden. Im Folgenden stellen wir dir diese Varianten des PDFs und deren Einsatzmöglichkeiten vor.
PDF/A: für die Langzeitarchivierung.
PDF/A steht für "Portable Document Format Archivable" und wurde eigens für die Langzeitarchivierung digitaler Dokumente entwickelt. Weil PDF/A sicherstellt, dass das PDF-Dokument unabhängig von technologischen Weiterentwicklungen auch in Zukunft noch lesbar ist, erfüllt es die Bedingungen der revisionssicheren Archivierung. Des Weiteren gibt es vier Varianten der PDF/A-Normreihe für die Langzeitarchivierung, die jeweils unterschiedliche Konformitätsstufen definieren: PDF/A-1, PDF/A-2. PDF/A-3 und PDF/A-4.
PDF/E: als Austauschformat für technische Dokumente.
PDF/E ist ein Akronym für "Portable Document Format Engineering" und wird vor allem im Ingenieurwesen verwendet. Es gilt als neutrales Austauschformat z. B. für Konstruktionsdokumente, das unabhängig von Software und Betriebssystem funktioniert. PDF/E-Dateien erlauben die Einbettung von 3D-Modellen und –Visualisierungen, interaktiven Inhalten und Metadaten.
PDF/H: für das Gesundheitswesen.
Das Format PDF/H wurde speziell für das Gesundheitswesen konzipiert und eignet sich, um Patienteninformationen langfristig sicher aufzubewahren. Das H steht dabei für "Healthcare". PDF/H-Dateien sind ideal, um elektronische Krankenakten, Laborberichte, Formulare und Einwilligungserklärungen, Röntgenaufnahmen, Diagnosen und andere Gesundheitsdaten in einem standardisierten Format langfristig zu speichern und auszutauschen. Dadurch können auch MRT-Scans originalgetreu angezeigt werden. PDF/H ist jedoch kein ISO-Standard, sondern gilt eher als Best Practise bei der Umstellung auf digitale Patientenakten. Dieser Artikel befasst sich mit den Vorteilen von PDF/H und erklärt den Unterschied zwischen PDF/H und PDF/A.
PDF-Formate wie PDF/H soll die Dokumentation und Speicherung von Patienteninformationen wie Krankenakten oder Laborberichten erleichtern.
PDF/UA: für barrierefreie PDF-Dateien.
Bei PDF/UA handelt es sich um eine Klassifizierung für barrierefreie PDF-Dokumente. Dieser Substandard wird immer wichtiger, damit Menschen mit Einschränkungen auf Inhalte im Internet zugreifen und nutzen können, z. B. mithilfe von Screenreadern. Die Abkürzung UA steht für "Universal Accessibility", also Barrierefreiheit. Verfügt eine PDF-Datei über diese Kennzeichnung, erfüllt das betreffende PDF-Dokument die nötigen technischen und inhaltlichen Anforderungen, damit Menschen mit Sehbehinderungen oder anderen Einschränkungen es mit Hilfsmitteln öffnen und verstehen können. Dieser Artikel nennt weitere Vorteile der UA-Kennzeichnung und erklärt, wie du barrierefreie PDF-Dateien erstellen oder auf Barrierefreiheit überprüfen kannst.
PDF/X: für die Übermittlung von Druckvorlagen.
PDF/X steht für "Portable Document Format Exchange". Der Zusatz bedeutet Austausch, denn dieser ISO-Standard wurde für die Übermittlung von Druckvorlagen an Druckereien entwickelt. Eine PDF/X-Datei stellt sicher, dass bestimmte Eigenschaften für den professionellen Druck erfüllt sind und z. B. Schriftarten oder Bilder im Dokument eingebettet sind. Es gibt verschiedene PDF/X-Varianten, die sich durch unterschiedliche Farbräume differenzieren, darunter PDF/X-1a, PDF/X-3 und PDF/X-4. Dieser Artikel zeigt dir, wie du PDF-Dateien in PDF/X umwandeln kannst.
PDF/VT: für den personalisierten Datendruck.
PDF/VT steht für "Portable Document Format Variable Data and Transactional Printing" und ist ein spezieller ISO-Standard für Druckdateien, der für den Datenaustausch mit Druckereien entwickelt wurde. PDF/VT-Dateien enthalten sowohl statische Daten wie Logos als auch variable Daten wie Adressen und ermöglichen so die Produktion von personalisierten Druckmaterialien. Der große Vorteil ist, dass PDF/VT eine große Menge an variablen Daten in einer einzigen PDF-Datei speichern können, wodurch der Druckprozess effizienter und kostengünstiger wird. Das bedeutet, dank PDF/VT kannst du eine große Menge Dokumente drucken, die einerseits gleich aussehen, andererseits aber personalisierte Elemente enthalten. Lerne hier, wie du eine PDF/VT-Datei erstellen kannst.
Für die Übermittlung von Druckvorlagen werden in der Regel Dateien im Format PDF/X verwendet.
PAdES: für elektronische Signaturen in PDF-Dateien.
PAdES ist ein Akronym und steht für "PDF Advanced Electronic Signatures". Dabei handelt es sich um eine technische Spezifikation, mit der PDF-Dateien für elektronische Signaturen angepasst werden. Mithilfe von kryptografischen Techniken werden fortgeschrittene elektronische Signaturfunktionen bereitgestellt, die Authentizität, Integrität und Verbindlichkeit von digital signierten PDF-Dateien sicherstellen. Ein Vorteil ist, dass elektronisch unterschriebene Dokumente dank PAdES lange gültig sind, sogar wenn die zugrunde liegenden kryptografischen Algorithmen kompromittiert wurden. In diesem Artikel lernst du mehr über PAdES, die Vorteile von Zertifikatssignaturen und wie du eine elektronische Unterschrift erstellen kannst.
Durchsuchbares PDF: für einfaches Suchen von Informationen.
Eine durchsuchbare PDF-Datei ist sehr praktisch: Durch die Eingabe von Suchbegriffen kannst du das PDF-Dokument ganz einfach gezielt durchsuchen und so z. B. direkt zu einem bestimmten Absatz springen. Auch die Bearbeitung der PDF-Datei wird dadurch vereinfacht, wenn du ein Wort oder Satz in Verträgen, wissenschaftlichen Arbeiten, Rechnungen oder anderen Unterlagen korrigieren oder austauschen möchtest. Eine PDF-Datei wird mithilfe von optischer Zeichenerkennung oder Optical Character Recognition (OCR) durchsuchbar gemacht. Hier liest du mehr über die verschiedenen Möglichkeiten, wie du deine Dokumente in durchsuchbare PDF-Dateien umwandeln kannst.
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PDF-Format erstellen oder Datei als PDF-Format abspeichern.
Wenn du eine PDF-Datei in einem der genannten Formate erstellen oder abspeichern möchtest, gehe wie folgt vor:
- Öffne das PDF-Dokument.
- Klicke auf oben in der Leiste auf "Werkzeuge" und dann auf "PDF-Standards" in der Liste darunter.
- Wähle rechts im Fenster das gewünschte PDF-Format aus z. B. "Als PDF/A speichern". Unter "Preflight" findest du weitere PDF-Formate.
- Benenne die Datei und wähle den Speicherort aus.
In Acrobat stehen dir verschiedene PDF-Standards zu Verfügung, mit denen du dein Dokument abspeichern kannst.
PDF-Version herausfinden: So geht’s.
Du hast eine PDF-Datei vorliegen und möchtest herausfinden, um welches Format, z. B. PDF/A oder PDF/X, es sich dabei genau handelt? An der Dateiendung ist dies nicht zu erkennen, da diese in allen Fällen .pdf lautet. So kannst du vorgehen, um festzustellen, welches Format deine PDF-Datei hat:
- Öffne deine PDF-Datei. Klicke dann links in der Spalte auf das Symbol "Standard" (Blatt mit einem i darauf).
- Unter "Konformität" neben "Standard" kannst du herauslesen, um welches Format es sich bei deiner PDF-Datei handelt.
Unter Einstellungen kannst du in einer PDF-Datei das PDF-Format deines Dokuments erfahren.
Häufig gestellte Fragen.
Welche PDF-Formate gibt es?
Neben dem Standard PDF-Format gibt es noch weitere Formate, darunter PDF/A, PDF/E, PDF/H, PDF/UA, PDF/X, PDF/VT, PAdES und durchsuchbare PDFs. Die Standards wurden speziell für unterschiedliche Zwecke entwickelt und bieten je nach Verwendung verschiedene Funktionen und Vorteile. PDF/A eignet sich z. B. für die Langzeitarchivierung, PDF/UA ist ein Standard für barrierefreie Dateien.
Wie erstelle ich ein PDF-Format oder speichere ein PDF in einem Format ab?
Möchtest du ein PDF in einem der genannten PDF-Formate erstellen oder abspeichern, öffne dein Dokument und klicke auf "Werkzeuge", dann auf "PDF-Standards". Jetzt kannst du rechts im Fenster das gewünschte PDF-Format auswählen, z. B. "Als PDF/A speichern" oder alternativ unter "Preflight" weitere Formate selektieren.
Wo finde ich die PDF-Einstellungen?
Die PDF-Einstellungen findest du, indem du in deinem geöffnetem PDF-Dokument links in der Spalte auf das Symbol "Standard" klickst. Unter "Konformität" neben "Standard" kannst du herauslesen, um welches Format es sich bei deiner PDF-Datei handelt.
Welches Programm braucht man für PDF?
Mit dem praktischen Onlinetool von Adobe zum Bearbeiten von PDFs kannst du deinem PDF-Dokument ganz einfach Text hinzufügen, Textstellen hervorheben oder Kommentare hinterlassen. Um Dokumente in PDF-Formate wie PDF/A oder PDF/X umzuwandeln, benötigst du Adobe Acrobat Pro.
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