PDF/E: das Dateiformat für Engineering und technische Kommunikation.
Erfahre, was PDF/E-Dateien auszeichnet, in welchen Bereichen sie Anwendung finden und wie du selbst eine PDF/E-Datei erstellst.
ZUM ABSCHNITT SPRINGEN
Worauf achten beim Erstellen einer Datei in PDF/E?
Eine PDF/E-Datei mit Adobe Acrobat Pro erstellen: So geht’s.
PDF/E archivieren: Darauf kommt es an.
Im Maschinenbau, in der Fertigung oder im Baugewerbe gehen Fertigungspläne oder Konstruktionszeichnungen während des Produktionsprozesses durch viele Hände. Neutrale Austauschformate, die unabhängig von Betriebssystemen oder Softwareanwendungen funktionieren, sind für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit essenziell. PDF/E gilt als international standardisiertes Austauschformat für technische Dokumente.
In diesem Artikel erklären wir, welche Eigenschaften PDF/E hat, wie es sich von anderen Formaten des Portable Document Formats (PDF) unterscheidet und wie du eine PDF/E-Datei erstellst.
Was ist PDF/E?
PDF/E ist eine Version des Portable Document Formats (PDF), die meist im Ingenieurwesen eingesetzt wird. Das E im Dateinamen spezifiziert in diesem Fall das Einsatzgebiet und steht für Engineering. Es wurde 2008 durch die Norm ISO 24517 spezifiziert und als Standard für die Erstellung von PDF-basierten Konstruktionsdokumenten veröffentlicht.
Anwendungsbereiche können darüber hinaus Geodaten oder Fertigungsabläufe sein, die entweder gedruckt oder am Computer interaktiv betrachtet und weitergegeben werden können. Ein großer Vorteil der PDF/E-Datei: Sie kann Konstruktionsteile dreidimensional abbilden und unterstützt Animationen und interaktive Medien. Aus diesem Grund wird sie insbesondere für die technische Kommunikation eingesetzt. Einsatzgebiete können etwa technische Zeichnungen, Pläne und technische Dokumentationen wie die Produktdokumentation oder Handbücher sein.
Welche PDF-Arten gibt es?
Je nach Verwendungszweck und Branche können unterschiedliche Varianten des Portable Document Formats (PDF) eingesetzt werden. Alle Varianten basieren auf einer von der International Organization for Standardization (ISO) festgelegten Norm, die definiert, welche Anforderungen ein PDF-Dokument erfüllen muss. Bevor wir einen genaueren Blick auf die Variante PDF/E werfen, geben wir dir hier einen Überblick über die übrigen PDF-Dateien und ihre Einsatzgebiete:
Je nach Einsatzbereich und Branche gibt es unterschiedliche PDF-Dateien, die unter anderem für den Datenaustausch genutzt werden.
PDF/A.
PDF/A ist eine PDF-Version zur Langzeitarchivierung von Dokumenten. Sie basiert auf der ISO-Norm 19005-1 und kann vier Varianten haben: PDF/A-1, PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4. Jede Variante entspricht einer anderen Norm, die unterschiedliche Konformitätsstufen definieren. PDF/A-1a und PDF/A-1b zum Beispiel legen mindestens die eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit des Dokuments fest und definieren Kriterien wie:
- Ressourcen müssen eingebettet sein
- Metadaten müssen in XMP-Format enthalten sein
- Metadaten müssen in XMP-Format enthalten sein
Die späteren Versionen PDF/A-2, PDF/A-3 und PDF/A-4 sind jeweils Erweiterungen der Vorgänger-Versionen.
PDF/UA.
PDF-UA ist das Format für Barrierefreiheit. UA steht hier als Akronym für "Universal Accessibility", also universelle Barrierefreiheit. Das Format soll gewährleisten, dass alle Personen unabhängig von Einschränkungen auf Informationen aus Dokumenten zugreifen und diese nutzen können. Der PDF/UA-Standard legt genau fest, welche Anforderungen universell barrierefreie PDF-Dokumente mitbringen müssen. Es ist also genau festgelegt, wie Texte, Bilder, Listen, Tabellen oder Formularfelder aufgebaut sein müssen, damit Menschen mit Einschränkungen ein Dokument nutzen können.
PDF/X.
PDF/X ist ein Format, das speziell für den Dokumentenaustausch in der Druckvorstufe entwickelt wurde. Das X steht für "Exchange", also Austausch. Der 2001 entwickelte Standard sollte sicherstellen, dass in offenen Dateiformaten aus Layoutprogrammen keine Informationen zur Farbe oder Schrift verloren gehen und so Druckergebnisse verfälscht werden. PDF/X wurde stetig weiterentwickelt und ist inzwischen in Version PDF/X-5 verfügbar.
PDF/VT.
PDF/VT ist ein Format das 2010 für besondere Anforderungen des variablen Datendrucks (V) und des Transaktionsdrucks (T) entwickelt wurde. Es basiert auf einer Dateiversion von PDF/X und soll wiederkehrende Inhalte wie Text, Grafik oder Bild noch effizienter verarbeiten.
PDF/H
Das Portable Document Format für Health Care Industry, auch mit PDF/H abgekürzt, wurde 2008 als Austauschformat für Daten im Gesundheitswesen entwickelt. Es soll insbesondere für die Speicherung von Patientendaten und medizinischen Befunden genutzt werden. Aktuell ist es noch kein offizieller Standard, es legt aber den Grundstein für die Umstellung von Gesundheitsakten im Papierformat auf die PDF-Datei.
Eine Variante des Formats PDF ist die Searchable PDF. Sie entsteht, wenn ein Papierdokument eingescannt und mittels OCR-Technologie in eine PDF-Datei umgewandelt wird.
Searchable PDF.
Searchable PDF oder auch durchsuchbare PDF-Dateien sind in der Regel das Ergebnis einer OCR-Anwendung. Bei der sogenannten "Optical Character Recognition" (deutsch: optische Zeichenerkennung) wird die Dokumentenstruktur und der Text eines eingescannten Dokuments oder einer Bilddatei analysiert und in das Format PDF übertragen. Die entstandene PDF-Datei ist durchsuchbar, sodass Inhalte markiert und bearbeitet werden können.
Merkmale von PDF/E.
Wir haben uns bereits einen umfassenden Überblick über die verschiedenen PDF-Arten bzw. -Untergruppen gemacht, die je nach Branche und Einsatzgebiet entwickelt wurden. PDF/E wurde als internationaler Standard für die gemeinsame Nutzung und Archivierung technischer Dokumente entwickelt.
Für die technische Dokumentation entwickelt, eignet sich PDF/E insbesondere für großformatige, dreidimensionale Zeichnungen. 3D-Elemente können etwa innerhalb einer Datei ausgeklappt oder gedreht werden. Als eigenständiges Dateiformat erfordert das Anzeigen einer PDF/E-Datei keine spezielle Softwareanwendung. Eine Konstruktionszeichnung kann also einfach aus einem CAD-System in PDF/E konvertiert und für den Datenaustausch genutzt werden.
Welche Vorteile hat PDF/E?
PDF/E bietet zahlreiche Vorteile für die Dokumentation und den Austausch technischer Informationen. Die wichtigsten Vorteile sind:
- Integration von Metadaten: PDF/E erlaubt die Einbettung von Metadaten innerhalb eines Dokuments. Informationen wie Autor, Erstellungsdatum und Version können so gespeichert werden. Das erleichtert die Verwaltung von technischen Dokumenten und die Nachverfolgung von Änderungen.
- Konsistenz: Unabhängig vom Betriebssystem oder Anwendung, kann eine PDF/E-Datei von verschiedenen Plattformen und Geräten konsistent dargestellt werden.
- 3D-Visualisierung: PDF/E-Dateien sind in der Lage 3D-Modelle und –Visualisierungen einzubetten. Komplexe technische Informationen können so anschaulich darsgestellt werden.
- Interaktive Inhalte: Interaktive Funktionen wie Lesezeichen, interaktive Formulare oder Hyperlinks werden von PDF/E-Dateien unterstützt.
Worauf achten beim Erstellen einer Datei in PDF/E?
Bevor wir uns der konkreten Umwandlung in PDF/E widmen, wollen wir hier noch auf einige Best Practices eingehen, mit denen du ein optimales Ergebnis beim Erstellen einer PDF/E-Datei erzielen kannst:
- Optimiere Grafiken und Bilder: Enthält dein Dokument Grafiken oder Bilder, solltest du diese vor der Umwandlung in PDF/E zunächst komprimieren, um die Dateigröße der PDF/E-Datei zu reduzieren. Dadurch vermeidest du lange Ladezeiten beim Öffnen der Datei und eine schnellere Übertragung.
- Bette Hyperlinks ein: Enthält deine PDF/E-Datei weiterführende Informationen, kannst du diese mit der Einbindung von Hyperlinks kenntlich machen.
- Text klar strukturieren: Strukturiere deine Textinhalte übersichtlich und verwende Überschriften, Absätze und Aufzählungen.
- Berücksichtige die Barrierefreiheit: Verwende Alt-Texte für eingebette Bilder und Grafiken, um die Lesbarkeit deiner PDF/E-Datei für Menschen mit Behinderung zu verbessern.
Eine PDF/E-Datei mit Adobe Acrobat Pro erstellen: So geht’s.
Da es sich bei PDF/E um ein spezielles Austauschformat für Konstruktionszeichnungen handelt, werden die Dateien meistens aus einem CAD-System heraus in PDF/E konvertiert, gespeichert oder weitergegeben.
Mit Adobe Acobat Pro kannst du aber auch ein Standard-PDF in PDF/E umwandeln. Du hast dafür mehrere Möglichkeiten. Im Standard-Assistenten kannst du dir die spezifischen Formate erklären lassen, während der Assistent dich durch den Prozess führt.
PDF in PDF/E konvertieren im PDF-Standard-Modus.
Im PDF-Standard-Modus kannst du mit wenigen Klicks ein Dokument als PDF/E speichern.
- Öffne Acrobat Pro und wähle in der Werkzeugleiste "Werkzeuge > PDF-Standards" aus.
- Wähle nun die PDF-Datei aus, die du in PDF/E konvertieren möchtest.
- Im rechten Bereich werden dir nun verschiedene Formate zum Umwandeln angezeigt: Als PDF/A speichern, Als PDF/X speichern oder Als PDF/E speichern.
Wähle Als PDF/E speichern aus, um deine PDF-Datei in PDF/E zu konvertieren. - Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du einen Speicherort für deine PDF/E-Datei auswählen kannst.
PDF in PDF/E umwandeln mithilfe eines Profils.
Mit Preflight kannst du in Acrobat verschiedene Kriterien, auch Preflight-Profile genannt, für die Überprüfung einer PDF-Datei festlegen. Dabei kannst du eine oder mehrere Eigenschaften festlegen, mit deren Hilfe der Inhalt eines PDF-Dokuments überprüft wird. Adobe Acrobat enthält mehrere vordefinierte Preflight-Profile wie die Kompatibilität mit PDF/A, PDF/E oder PDF/X. Diese kannst du so wie sie sind verwenden oder als Grundlage für die Erstellung eigener Profile nutzen.
In Acrobat Pro kannst du ein PDF auch mithilfe eines angelegten Profils in PDF/E umwandeln.
- Gehe auf den Reiter "Werkzeuge" und wähle "Druckproduktion" aus. Auf der rechten Seite des Programms wird dir die Werkzeuggruppe für die Druckproduktion angezeigt.
- Klicke nun auf "Preflight" und wähle im Dialogfeld Preflight "PDF-Standards" aus dem Drop-down-Menü.
- Gehe anschließend auf die Registerkarte "Profile" und erweitere dein Standardprofil. Wähle unter PDF/E-Standard Nach PDF/E konvertieren und klicke auf "Prüfen und korrigieren".
- Jetzt musst du nur noch auf Speichern klicken, um die Datei in PDF/E zu konvertieren.
PDF/E archivieren: Darauf kommt es an.
Die Archivierung von PDF/E-Dateien ist in der technischen Dokumentation ein nicht unwesentlicher Aspekt. Durch die Archivierung von PDF/E-Dokumenten können diese langfristig aufbewahrt und einfach wiederhergestellt werden. Wir haben einige Tipps zum Archivieren von PDF/E für dich zusammengestellt:
- Dateien strukturieren: Um die Suche und die Identifizierung von Dokumenten einfach zu gestalten, solltest du aussagekräftigen Dateinamen und Unterverzeichnisse verwenden. Am besten organisierst du deine PDF/E-Dokumente in einer klaren und konsistenten Dateistruktur.
- Metadaten verwenden: Nutze die Metadaten in der PDF/E-Datei um wichtige Informationen wie den Autor, das Erstellungsdatum und die Dokumentenversion zu speichern. Das hat den großen Vorteil, dass du Änderungen besser nachvollziehen kannst und du eine besser Versionskontrolle über deine archivierten Dokumente hast.
- Backup-Management: Um die Gefahr eines Datenverlusts zu minimieren, solltest du regelmäßige Backups deiner archivierten PDF/E-Dateien erstellen. Für deinen Datei-Backup kannst du die Dateien auf einem Server oder einen Cloud-Speicher wie die Adobe Document Cloud verwenden.
- Dokumente verwalten: Um deine archivierten PDF/E-Dokumente effizient zu verwalten, kannst du ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) verwenden. Mit einem DMS kannst du deine Dokumente zentral an einem Ort speichern, was die Suche und die Weitergabe von Dokumenten erleichtert.
Was haben wir gelernt? Das Portable Document Format (PDF) ist für seine hohen Standards bekannt und ist eines der beliebtesten Formate für den Dokumentenaustausch. PDF/E ist eine PDF-Version, die speziell für den Austausch und die Dokumentation technischer Daten entwickelt wurde. PDF/E kann Fertigungspläne oder Konstruktionen darstellen und unterstützt interaktive Medien, Animationen und 3D. Mit Acrobat Pro kannst du PDF-Dateien problemlos in PDF/E umwandeln.
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Häufig gestellte Fragen.
Was ist ein druckfähiges PDF?
Was ist eigentlich ein druckfähiges PDF? Ein druckfähiges PDF ist ein Dokument, das alle Daten und Elemente wie Text, Grafiken oder Fotos enthält, die für ein perfektes Druckergebnis benötigt werden. Eine Druckerei benötigt also druckfertige Daten, die in einer PDF übermittelt werden. Als druckfertige PDF-Datei wird in der Regel das Format PDF/X verwendet.
Welches PDF-Format muss ich verwenden?
Welches Portable Document Format (PDF) du verwendest, bestimmt in erster Linie der Verwendungszweck. Für den Druck gelten druckfähige PDF-Dateien im PDF/X-Format als Standard, während für die Langzeitarchivierung PDF/A-Dateien und für barrierefreie Dokumente PDF/UA die erste Wahl sind.
Kann man bei einem PDF sehen, wann es erstellt wurde?
Ja. In den Dokumenten-Eigenschaften kannst du einsehen, wann ein PDF-Dokument erstellt wurde. Klicke dafür mit der rechten Maustaste auf die Datei und klicke "Eigenschaften". Unter dem Reiter "Allgemein" kannst du nachverfolgen, wann eine PDF-Datei erstellt, sie geändert und wann zuletzt auf sie zugegriffen wurde.
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