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KI-Tools auf dem Vormarsch
Erfahren Sie mehr über die zunehmende Nutzung von KI am Arbeitsplatz und darüber, wie Mitarbeiter KI-Tools effizient einsetzen können.
Von den 62 % der Deutschen, die täglich am Computer arbeiten, sparen viele durch den Einsatz von KI spürbar Zeit. Tatsächlich geben mehr als zwei Drittel (67 %) an, dass KI ihnen bis zu acht Stunden Arbeitszeit pro Woche einsparen kann.
Doch wie genau funktioniert das – und wofür wird KI im Arbeitsalltag eigentlich genutzt?
Um das herauszufinden, haben wir 1.500 Erwachsene in Deutschland befragt und zusätzlich Google-Suchvolumen relevanter Begriffe analysiert, um ein genaueres Bild der KI-Nutzung am Arbeitsplatz zu erhalten. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, für welche Aufgaben KI am häufigsten eingesetzt wird, welche Branchen besonders intensiv darauf setzen und welche Herausforderungen Mitarbeitende im Umgang mit KI erleben..
Aufgabenbereiche, in denen KI am häufigsten genutzt wird
Betrachtet man das Gesamtbild, zeigt sich deutlich: KI kommt vor allem bei datenbasierten und administrativen Aufgaben zum Einsatz. Kreative, organisatorische oder als besonders „wichtig“ wahrgenommene Tätigkeiten werden dagegen deutlich seltener an KI delegiert.
Am häufigsten wird KI für das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten wie E-Mails oder Berichten sowie für Korrekturlesen und Zusammenfassungen genutzt (29 %). Direkt dahinter folgt die Übersetzung und Lokalisierung von Inhalten, wofür ein Viertel der Befragten (25 %) KI verwendet.
Deutlich seltener wird KI hingegen für HR- und operative Aufgaben wie Recruiting, Onboarding oder Kundensupport eingesetzt – hier liegt der Anteil bei nur 12 %. Weitere 14 % nutzen KI für Aufgaben in den Bereichen Recht, Gesundheitswesen oder Logistik.
Diese deutlich niedrigeren Werte zeigen nicht nur Unterschiede in der Nutzung, sondern auch im Vertrauen gegenüber KI. Gerade bei sensiblen oder besonders verantwortungsvollen Aufgaben scheint die Zurückhaltung größer zu sein.
Branchen, die KI für zentrale Aufgaben am häufigsten nutzen
Je nach Branche unterscheidet sich die Art und Weise, wie KI eingesetzt wird. Während einige Bereiche den Fokus stärker auf administrative und praktische Anwendungen legen, nutzen andere KI eher kreativ.
Ähnlich wie im Gesamtergebnis setzen viele Beschäftigte aus Wirtschaft, Beratung und Management (46 %) KI für das Erstellen oder Bearbeiten von Dokumenten wie E-Mails, Berichten oder PDFs ein – insbesondere für Korrekturen und Zusammenfassungen. Auch in der Finanzbranche (36 %) sowie im Bereich Ingenieurwesen und Produktion (42 %) wird KI häufig auf diese Weise genutzt.
Im Marketing zeigt sich dagegen ein anderes Bild: Mehr als ein Drittel der Beschäftigten (36 %) verwendet KI vor allem für Marketing- und Vertriebsaktivitäten – etwa zur Content-Erstellung, Personalisierung oder für visuelle Inhalte.
Interessant ist außerdem, dass mehr als ein Viertel der Beschäftigten branchenübergreifend (26 %) angibt, überhaupt keine KI-Tools bei der Arbeit zu nutzen. Das zeigt, dass viele Arbeitnehmende in Deutschland dem Einsatz dieser neuen Technologie noch skeptisch gegenüberstehen, oder ihren Einsatz zumindest nicht offen kommunizieren.
Für welche Dokumente KI am häufigsten genutzt wird
Auch bei der Arbeit mit Dokumenten zeigt sich: KI wird je nach Anwendungsfall sehr unterschiedlich eingesetzt. Unabhängig von der konkreten Aufgabe berichten viele Beschäftigte jedoch von deutlichen Zeiteinsparungen und einer gesteigerten Produktivität. Rund ein Viertel der Arbeitnehmenden in Deutschland (24 %) spart durch KI drei bis fünf Stunden pro Woche, während mehr als ein Drittel (36 %) ein bis zwei Stunden einspart.
Dennoch werden besonders kreative oder verantwortungsvolle Aufgaben weiterhin seltener an KI übertragen. Im Vergleich zu routinemäßigen Verwaltungsaufgaben kommt KI dort deutlich weniger zum Einsatz.
Am häufigsten nutzen Beschäftigte KI, um Dokumente zusammenzufassen (29 %). Fast genauso verbreitet ist der Einsatz von KI zum Übersetzen von Dokumenten oder Inhalten (28 %). Weniger häufig wird KI hingegen für das Ausfüllen und Generieren von Formularen (17 %) oder für die Erstellung von Präsentationen und Folien (18 %) genutzt.
Die größten Herausforderungen bei der Nutzung von KI-Tools
Dass KI inzwischen für viele Aufgaben als Unterstützung genutzt wird, zeigt klar die Vorteile dieser Technologie. Gleichzeitig bringt ihr Einsatz aber auch Herausforderungen und Risiken mit sich, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen.
Die größten Bedenken in Deutschland betreffen Datensicherheit und Datenschutz (26 %). Direkt dahinter folgen Sorgen rund um die Genauigkeit und mögliche Fehler in KI-generierten Inhalten (21 %).
Das überrascht kaum: KI ist noch ein vergleichsweise neues Werkzeug, bei dem Unsicherheiten bleiben. Besonders sensible Unternehmensdaten einer KI anzuvertrauen, sorgt bei vielen Beschäftigten für Skepsis. Hinzu kommt, dass KI-generierte Inhalte noch nicht vollständig fehlerfrei sind und deshalb weiterhin überprüft werden müssen.
Zwischen Männern und Frauen zeigen sich dabei ähnliche Einschätzungen: 28 % der Männer und 24 % der Frauen sehen Datenschutz und Datensicherheit als größte Herausforderung. Ebenso ähnlich fällt die Meinung bei Unternehmensrichtlinien aus, die die Nutzung von KI einschränken: 15 % der Männer und 13 % der Frauen empfinden dies als größtes Hindernis im Arbeitsalltag. Insgesamt zeigt sich hier eine hohe Übereinstimmung zwischen den Geschlechtern hinsichtlich der größten Herausforderungen beim KI-Einsatz.
KI-Einführung: Die größten Herausforderungen am Arbeitsplatz
Was verraten Google-Suchdaten über die Nutzung von KI?
Die Analyse der Google-Suchdaten in Deutschland zeigt deutlich, in welchen Bereichen Menschen besonders häufig nach KI-Unterstützung suchen – sei es bei Softwareproblemen oder zur Zeitersparnis im Arbeitsalltag.
Am häufigsten suchen Menschen nach KI-Unterstützung für berufliches Schreiben und administrative Aufgaben. Dieses Themenfeld verzeichnete in den vergangenen zwölf Monaten insgesamt 330.940 Suchanfragen. Direkt dahinter folgt das Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten mit 147.960 Suchanfragen.
Das deutet darauf hin, dass genau hier besonders großer Unterstützungsbedarf besteht. Auffällig ist außerdem, dass sich beide Themen auf operative Alltagsaufgaben konzentrieren und weniger auf kreative Tätigkeiten – ein weiterer Hinweis darauf, wo KI aktuell am stärksten gefragt und akzeptiert ist.
Auch regional zeigen sich Unterschiede bei den Suchtrends rund um KI. In Düsseldorf stiegen die Suchanfragen zum Thema berufliches Schreiben am stärksten an – mit einem Plus von 52,2 %. Duisburg verzeichnete wiederum den größten Zuwachs bei Suchanfragen zur Unterstützung beim Bearbeiten und Formatieren von Dokumenten (+100 %).
Weitere Regionen zeigten ebenfalls starke Entwicklungen: In Mannheim stiegen die Suchanfragen rund um Karriere, Lebenslauf und Bewerbungen um 150 %, während Wuppertal in diesem Bereich ebenfalls einen deutlichen Anstieg von 100 % verzeichnete.
Die meistgesuchten Begriffe im Bereich KI
So finden Sie die richtige Unterstützung beim Einsatz von KI
Wie diese Analyse zeigt, wird KI in unterschiedlichsten Branchen und Aufgabenbereichen zunehmend zum festen Bestandteil des Arbeitsalltags. Gleichzeitig bleiben neben den Vorteilen auch Risiken und offene Fragen bestehen.
Die Ergebnisse machen deutlich, dass KI besonders bei administrativen Aufgaben wie Schreiben, Bearbeiten oder Datenverarbeitung als hilfreich wahrgenommen wird. Auch wenn dadurch Prozesse beschleunigt und Zeit gespart werden kann, bleibt menschliches Urteilsvermögen unverzichtbar – denn Fehlinformationen oder Ungenauigkeiten sind weiterhin möglich.
Es gibt jedoch einige Möglichkeiten, die Qualität von KI-Ergebnissen zu verbessern. Präzisere Eingaben und klare Formulierungen helfen beispielsweise dabei, relevantere und genauere Ergebnisse zu erhalten. Ebenso wichtig ist ein sicherer Umgang mit KI am Arbeitsplatz: Vertrauliche oder sensible Informationen sollten grundsätzlich nicht in KI-Systeme eingegeben werden, um Datenschutz und Privatsphäre zu gewährleisten.
Softwarelösungen wie Adobe Acrobat bieten hier Funktionen zur Unterstützung alltäglicher Arbeitsprozesse. Dank integrierter generativer KI lassen sich beispielsweise Dokumente automatisch zusammenfassen oder Inhalte durch einen Chat mit der KI direkt innerhalb von Dokumenten bearbeiten. Durch den gezielten Einsatz solcher Tools können Mitarbeitende ihre Workflows effizienter gestalten, ohne Kompromisse bei Datenschutz oder Genauigkeit eingehen zu müssen.
Nachdem wir uns nun mit dem Aufstieg von KI-Tools beschäftigt haben, interessieren Sie sich vielleicht auch für weitere Einblicke. Im Adobe-Blog finden Sie zahlreiche weitere Themen – zum Beispiel hilfreiche Tipps zum Übersetzen von PDF-Dokumenten.
Methodik
„Der Aufstieg von KI-Dokumenten“ basiert auf einer umfassenden deutschlandweiten Umfrage, die von 3Gem im Auftrag von Adobe Acrobat durchgeführt wurde. Befragt wurden 1.500 Erwachsene in Deutschland im Zeitraum vom 18.04.2026 bis zum 24.04.2026.
Die Suchdaten wurden mithilfe der Google-Ads-Suchvolumen-API von DataForSEO erhoben. Verwandte Suchbegriffe wurden zu aufgabenbasierten Keyword-Clustern zusammengefasst, sodass jede Auswertung ein umfassenderes Problem innerhalb von Dokumenten-Workflows abbildet und nicht nur einzelne Suchbegriffe berücksichtigt.
Die Keyword-Sets wurden für jeden Markt sprachlich lokalisiert und mit muttersprachlichen Formulierungen auf Englisch, Deutsch und Italienisch erstellt. Um die Vergleichbarkeit zwischen den Ländern zu verbessern, wurde nach Möglichkeit dieselbe Anzahl an Keywords pro Aufgabenbereich verwendet.
Die Auswertung erfolgte anschließend auf Basis durchschnittlicher monatlicher Suchvolumina, des gesamten Suchvolumens der vergangenen zwölf Monate sowie aktueller Trend- und Wachstumswerte. Die Rohdaten und monatlichen Keyword-Daten wurden aus Transparenzgründen in separaten Audit-Tabellen dokumentiert.
Auf ein separates Vergleichsset zwischen „KI-“ und „Nicht-KI“-Suchanfragen wurde in der finalen Analyse bewusst verzichtet, da sich im realen Suchverhalten keine klare Trennlinie ziehen lässt. Viele scheinbar allgemeine Suchanfragen wie „PDF übersetzen“, „PDF zusammenfassen“ oder „PDF bearbeiten“ führen dennoch häufig zu KI-gestützten Tools oder spiegeln die Absicht wider, KI-unterstützte Produkte zu nutzen – selbst wenn der Begriff „KI“ in der Suche nicht explizit genannt wird.
Eine künstliche Aufteilung in KI- und Nicht-KI-Suchen hätte daher zu einer verzerrten Darstellung führen können. Stattdessen konzentrierte sich die Methodik darauf, reale dokumentenbezogene Aufgaben und Suchintentionen abzubilden und deren Entwicklung sowie Relevanz in verschiedenen Märkten zu analysieren.