Unterschrift digitalisieren

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist die elektronische Form deiner handschriftlichen Signatur, mit der du Dokumente direkt digital unterschreiben kannst. Beim Unterschrift digitalisieren wird deine Originalunterschrift beispielsweise eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt, das in PDFs oder andere Dokumente eingefügt werden kann.

Tipp: Eine eingesannte Unterschrift verleiht Dokumenten wie Bewerbungsschreiben oder Verträgen einen persönlichen Touch. Für viele rechtsverbindliche Verträge reicht sie jedoch nicht aus, da sie die erforderlichen Sicherheitsstandards der fortgeschrittenen oder qualifizierten elektronischen Signatur nicht erfüllt.

Unterschrift digitalisieren: Schritt-für-Schritt Anleitung

Das Ausdrucken, Unterschreiben und Versenden von Dokumenten per Post gehört der Vergangenheit an. Heute kannst du Dokumente digital unterschreiben und sie bequem per E-Mail oder Upload versenden. In dieser Anleitung erfährst du, wie du deine Unterschrift digitalisieren kannst und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind.

Grundsätzlich lässt sich eine einfache digitale Unterschrift in drei Schritten erstellen:

1: Unterschrift einscannen.

• Am Computer: Unterschreibe auf weißem Papier mit einem schwarzen oder dunkelblauen Stift. Scanne die Unterschrift mit deinem Drucker oder Scanner ein. Öffne die Datei, bearbeite sie bei Bedarf (zuschneiden, Helligkeit anpassen) und speichere sie.
• Mit dem Smartphone: Nutze die kostenlose Adobe Scan App. Richte die Kamera auf deine Unterschrift, der Scan startet automatisch. Du kannst direkt zuschneiden, Helligkeit anpassen und die Datei als JPG speichern oder im Adobe Cloud-Speicher ablegen.

Detaillierte Anleitungen, wie das Scannen mit der Adobe Scan App funktioniert, findest du in den Beiträgen Scannen mit Handy, Scannen mit iPhone und Scannen mit iPad.

2: Hintergrund entfernen.

Für eine saubere digitale Signatur empfiehlt es sich, den Hintergrund freizustellen. Kostenlos geht das mit Adobe Express:

• Lade deinen Scan in das Tool „Hintergrund entfernen“ hoch.
• Klicke auf „Herunterladen“ – die Datei wird als PNG gespeichert.

3: Digitalisierte Unterschrift in PDF einfügen

Du hast deine gescannte Unterschrift als JPG oder PNG und möchtest sie in ein PDF einfügen? Mit dem Acrobat Onlinetool „PDF unterschreiben“ geht das schnell und einfach – ganz ohne zusätzliche Software.

So funktioniert es:

1. Öffne das Tool PDF unterschreiben.
2. Lade das PDF hoch, das du unterschreiben möchtest, oder ziehe es per Drag & Drop in das vorgesehene Feld.
3. Klicke auf das Füller-Symbol in der linken Werkzeugleiste.
4. Füge deine Signatur hinzu: Tippe sie ein, zeichne sie oder wähle deine gescannte Unterschrift als Bild aus.
5. Positioniere die Unterschrift an der gewünschten Stelle und passe bei Bedarf die Größe an.
6. Speichere das PDF – deine digitale Unterschrift ist nun eingefügt.

Tipp: PDF unterwegs digital unterschreiben.

Mit der Adobe Acrobat Reader App kannst du PDF-Dateien direkt auf deinem Smartphone anzeigen und digital unterschreiben:

1. Scanne das Dokument mit der Adobe Scan App – die PDF wird automatisch in der Acrobat Reader App angezeigt.
2. Öffne das PDF, tippe auf „Ausfüllen“ und wähle das Füllersymbol.
3. Gehe auf „Signatur hinzufügen“, unterschreibe direkt oder füge deine gescannte Signatur als Bild ein.
4. Platziere die Signatur an der gewünschten Stelle im PDF und speichere das Dokument.

So kannst du Dokumente jederzeit digital unterschreiben – schnell, sicher und direkt vom Smartphone aus.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Ein einfacher Scan deiner Unterschrift, der als Bilddatei vorliegt, gilt rechtlich als niedrigster Standard der elektronischen Signatur – die einfache elektronische Signatur (EES). Sie ist nur bei Dokumenten ohne besondere Formvorschriften gültig, also z. B. bei internen Dokumenten oder Bekanntmachungen.

Rechtlich gibt es drei E-Signatur-Standards:

1. Einfache Elektronische Signatur (EES)
   • Definition: Geringste Beweiskraft unter den elektronischen Signaturen
   • Verwendung: Für Dokumente mit niedrigen rechtlichen Anforderungen
2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
   • Definition: Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet, erfüllt rechtliche Anforderungen, spezielle Software erforderlich
   • Verwendung: Für vertrauliche Dokumente oder solche mit mittlerem Risiko
3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES)
   • Definition: Höchste Sicherheitsstufe, volle rechtliche Anerkennung, gesetzliche Vorgaben
   • Verwendung: Für Dokumente, die gesetzlich die Schriftform erfordern

Tipp: Wenn du eine digitale Unterschrift Adobe nutzen willst, bietet die QES die höchste Rechtsgültigkeit.

Wie erstellt man eine rechtsgültige digitale Unterschrift?

Je nach Form des Dokuments gibt es mehrere Möglichkeiten, deine Unterschrift digital einzufügen und rechtsgültig zu machen:

Möglichkeit 1: Acrobat Sign

Unternehmen, die rechtsgültige digitale Unterschriften Adobe einholen möchten, können Acrobat Sign verwenden.

• Dokument auf Acrobat Sign hochladen.
• Signaturfelder einfügen.
• Unterzeichner erhält E-Mail mit Aufforderung, Unterschrift digital einzufügen.
• Fortschritt überwachen; Bestätigung nach Unterzeichnung erhalten.

In diesem Video mit einer Anleitung für Adobe Sign erfährst du mehr.

Möglichkeit 2: Nutzung von Zertifizierungsanbietern

Alternativ kannst du über Anbieter wie D-Trust, SwissSign oder GlobalSign eine qualifizierte digitale Unterschrift erstellen:

• Identität wird online oder persönlich geprüft.
• Du erhältst ein digitales Zertifikat.
• Mit der bereitgestellten Software kannst du dein Dokument hochladen und signieren.

Die QES gewährleistet Echtheit, Integrität und maximale Rechtsgültigkeit deiner Unterschrift digital.