Unterschrift digitalisieren.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist die elektronische Form deiner handschriftlichen Signatur, mit der du Dokumente direkt digital unterschreiben kannst. Beim Unterschrift digitalisieren wird deine Originalunterschrift beispielsweise eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt, das in PDFs oder andere Dokumente eingefügt werden kann.

In der EU sind elektronische Signaturen durch die eIDAS-Verordnung geregelt, die je nach Anforderung zwischen verschiedenen Signaturstandards unterscheidet – von der einfachen eingescannten Unterschrift bis zur qualifizierten elektronischen Signatur mit höchster Rechtsgültigkeit.

Tipp: Eine eingescannte Unterschrift reicht für viele alltägliche Dokumente aus – für rechtsverbindliche Verträge ist oft ein höherer Signaturstandard nötig. Mehr dazu erfährst du im Abschnitt zur Rechtsgültigkeit von digitalen Unterschriften.

So digitalisierst du deine Unterschrift – Schritt für Schritt.

Heute kannst du Dokumente digital unterschreiben und bequem per E-Mail oder Upload versenden – das Ausdrucken und Versenden per Post gehört der Vergangenheit an. In dieser Anleitung erfährst du, wie du deine Unterschrift digitalisieren kannst und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind.

Grundsätzlich lässt sich eine einfache digitale Unterschrift in drei Schritten erstellen:

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Ein einfacher Scan deiner Unterschrift, der als Bilddatei vorliegt, gilt rechtlich als niedrigster Standard der elektronischen Signatur – die einfache elektronische Signatur (EES). Sie ist nur bei Dokumenten ohne besondere Formvorschriften gültig, also z. B. bei internen Dokumenten oder Bekanntmachungen.

Rechtlich gibt es drei E-Signatur-Standards, die in der EU durch die eIDAS-Verordnung definiert sind:

1. Einfache Elektronische Signatur (EES): Geringste Beweiskraft – für Dokumente mit niedrigen rechtlichen Anforderungen.
2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet – für vertrauliche Dokumente oder solche mit mittlerem Risiko.
3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Höchste Sicherheitsstufe mit voller rechtlicher Anerkennung – für Dokumente, die gesetzlich die Schriftform erfordern.

Kosten & Sicherheit im Überblick: Die einfache Unterschrift per Scan ist kostenlos und erfordert keine zusätzliche Software. FES und QES basieren hingegen auf kryptografischen Zertifikaten, die deine Identität eindeutig bestätigen und das Dokument vor nachträglichen Änderungen schützen. Für die Ausstellung dieser Zertifikate entstehen je nach Anbieter Kosten – die Sicherheit und Rechtsgültigkeit sind dafür deutlich höher.

Tipp: Für die höchste Rechtsgültigkeit empfiehlt sich die QES. Adobe Acrobat Sign – die cloudbasierte Lösung für rechtsgültige elektronische Signaturen – unterstützt alle drei Signaturstandards und schützt Dokumente durch Verschlüsselung und einen lückenlosen Audit-Trail.