Unterschrift digitalisieren.

Was ist eine digitale Unterschrift?

Eine digitale Unterschrift ist die elektronische Form deiner handschriftlichen Signatur, mit der du Dokumente direkt digital unterschreiben kannst. Beim Unterschrift digitalisieren wird deine Originalunterschrift beispielsweise eingescannt und in ein digitales Format umgewandelt, das in PDFs oder andere Dokumente eingefügt werden kann.

In der EU sind elektronische Signaturen durch die eIDAS-Verordnung geregelt, die je nach Anforderung zwischen verschiedenen Signaturstandards unterscheidet – von der einfachen eingescannten Unterschrift bis zur qualifizierten elektronischen Signatur mit höchster Rechtsgültigkeit.

Tipp: Eine eingescannte Unterschrift reicht für viele alltägliche Dokumente aus – für rechtsverbindliche Verträge ist oft ein höherer Signaturstandard nötig. Mehr dazu erfährst du im Abschnitt zur Rechtsgültigkeit von digitalen Unterschriften.

So digitalisierst du deine Unterschrift – Schritt für Schritt.

Heute kannst du Dokumente digital unterschreiben und bequem per E-Mail oder Upload versenden – das Ausdrucken und Versenden per Post gehört der Vergangenheit an. In dieser Anleitung erfährst du, wie du deine Unterschrift digitalisieren kannst und welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind.

Grundsätzlich lässt sich eine einfache digitale Unterschrift in drei Schritten erstellen:

1. Unterschrift scannen.

• Am Computer: Unterschreibe auf weißem Papier mit einem schwarzen oder dunkelblauen Stift. Scanne die Unterschrift mit deinem Drucker oder Scanner ein. Öffne die Datei, bearbeite sie bei Bedarf (zuschneiden, Helligkeit anpassen) und speichere sie.
• Mit dem Smartphone: Nutze die kostenlose Adobe Scan App. Richte die Kamera auf deine Unterschrift, der Scan startet automatisch. Du kannst direkt zuschneiden, Helligkeit anpassen und die Datei als JPG speichern oder im Adobe Cloud-Speicher ablegen.

Detaillierte Anleitungen, wie das Scannen mit der Adobe Scan App funktioniert, findest du in den Beiträgen Scannen mit Handy, Scannen mit iPhone und Scannen mit iPad.

2. Hintergrund entfernen.

Für eine saubere digitale Signatur empfiehlt es sich, den Hintergrund freizustellen. Kostenlos geht das mit Adobe Express:

• Lade deinen Scan in das Tool „Hintergrund entfernen“ hoch.
• Klicke auf „Herunterladen“ – die Datei wird als PNG gespeichert.

3. Digitale Unterschrift in PDF einfügen – kostenlos und online.

Du möchtest ein PDF digital unterschreiben – kostenlos und ohne Software, direkt im Browser? Mit dem kostenlosen Acrobat Onlinetool „PDF unterschreiben“ geht das schnell und einfach – egal ob du eine gescannte Unterschrift als JPG oder PNG einfügst oder eine neue elektronische Signatur erstellst.

So funktioniert es:

1. Öffne das Tool PDF unterschreiben.
2. Lade das PDF hoch oder ziehe es per Drag & Drop in das vorgesehene Feld.
3. Klicke auf das Füller-Symbol in der linken Werkzeugleiste.
4. Füge deine Signatur hinzu: Tippe sie ein, zeichne sie oder wähle deine gescannte Unterschrift als Bild aus.
5. Positioniere die Unterschrift an der gewünschten Stelle und passe bei Bedarf die Größe an.
6. Speichere das PDF – deine Unterschrift ist nun eingefügt.

Tipp: PDF unterwegs digital unterschreiben.

Mit der Adobe Acrobat Reader App kannst du PDF-Dateien direkt auf deinem Smartphone anzeigen und digital unterschreiben:

1. Scanne das Dokument mit der Adobe Scan App – die PDF wird automatisch in der Acrobat Reader App angezeigt.
2. Öffne das PDF, tippe auf „Ausfüllen“ und wähle das Füllersymbol.
3. Gehe auf „Signatur hinzufügen“, unterschreibe direkt oder füge deine gescannte Signatur als Bild ein.
4. Platziere die Signatur an der gewünschten Stelle im PDF und speichere das Dokument.

So kannst du Dokumente jederzeit digital unterschreiben – schnell, sicher und direkt vom Smartphone aus.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Ein einfacher Scan deiner Unterschrift, der als Bilddatei vorliegt, gilt rechtlich als niedrigster Standard der elektronischen Signatur – die einfache elektronische Signatur (EES). Sie ist nur bei Dokumenten ohne besondere Formvorschriften gültig, also z. B. bei internen Dokumenten oder Bekanntmachungen.

Rechtlich gibt es drei E-Signatur-Standards, die in der EU durch die eIDAS-Verordnung definiert sind:

1. Einfache Elektronische Signatur (EES): Geringste Beweiskraft – für Dokumente mit niedrigen rechtlichen Anforderungen.
2. Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES): Eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet – für vertrauliche Dokumente oder solche mit mittlerem Risiko.
3. Qualifizierte Elektronische Signatur (QES): Höchste Sicherheitsstufe mit voller rechtlicher Anerkennung – für Dokumente, die gesetzlich die Schriftform erfordern.

Kosten & Sicherheit im Überblick: Die einfache Unterschrift per Scan ist kostenlos und erfordert keine zusätzliche Software. FES und QES basieren hingegen auf kryptografischen Zertifikaten, die deine Identität eindeutig bestätigen und das Dokument vor nachträglichen Änderungen schützen. Für die Ausstellung dieser Zertifikate entstehen je nach Anbieter Kosten – die Sicherheit und Rechtsgültigkeit sind dafür deutlich höher.

Tipp: Für die höchste Rechtsgültigkeit empfiehlt sich die QES. Adobe Acrobat Sign – die cloudbasierte Lösung für rechtsgültige elektronische Signaturen – unterstützt alle drei Signaturstandards und schützt Dokumente durch Verschlüsselung und einen lückenlosen Audit-Trail.

Wie erstellt man eine rechtsgültige digitale Unterschrift?

Je nach Form des Dokuments gibt es mehrere Möglichkeiten, deine Unterschrift digital einzufügen und rechtsgültig zu machen:

Möglichkeit 1: Acrobat Sign.

Mit Acrobat Sign können Unternehmen und Privatpersonen rechtsgültige elektronische Signaturen einholen – einfach, cloudbasiert und rechtlich anerkannt:

• Dokument hochladen und Signaturfelder einfügen.
• Unterzeichner erhält eine E-Mail mit der Aufforderung, die Unterschrift digital einzufügen.
• Fortschritt überwachen und Bestätigung nach Unterzeichnung erhalten.

In diesem Video mit einer Anleitung für Acrobat Sign erfährst du mehr.

Möglichkeit 2: Nutzung von Zertifizierungsanbietern.

Alternativ kannst du über Zertifizierungsanbieter eine qualifizierte digitale Unterschrift erstellen. In Deutschland und der EU anerkannte Anbieter sind unter anderem D-Trust (Deutschland), SwissSign (Schweiz/EU) und GlobalSign (international). Der Prozess läuft in der Regel so ab:

• Deine Identität wird online oder persönlich geprüft.
• Du erhältst ein digitales Zertifikat.
• Mit der bereitgestellten Software lädst du dein Dokument hoch und signierst es.

Die QES gewährleistet Echtheit, Integrität und maximale Rechtsgültigkeit – und ist damit die sicherste Form der digitalen Unterschrift gemäß eIDAS.