So verfasst man ein Anschreiben.
Man weiß wahrscheinlich schon recht genau, was im Anschreiben gesagt werden soll - doch vor einem leeren Blatt verschwinden die Ideen manchmal schneller, als man denkt. Um das zu vermeiden, kann das Anschreiben in Abschnitte unterteilt werden. Dies macht das Schreiben insgesamt leichter. Ein Leitfaden wurde zusammengestellt, der beim Verfassen des Anschreibens helfen kann.
Ein Leitfaden wurde zusammengestellt, der beim Verfassen des Anschreibens helfen kann.
Bevor man ein Anschreiben verfasst, ist in der Regel etwas Recherche notwendig. Zunächst sollte man herausfinden, an wen genau das Schreiben gerichtet ist und für welches Unternehmen die betreffende Person arbeitet. Es empfiehlt sich, die Adresse sorgfältig zu überprüfe. Je nach Thema kann es sinnvoll sein, für unterschiedliche Empfänger verschiedene Versionen des Anschreibens zu erstellen.
2. Plane den Inhalt deines Schreibens.
Beim Recherchieren kann man sich bereits Gedanken darüber machen, was gesagt werden soll. Dabei können die fünf W-Fragen als Orientierung dienen: Wer, was, warum, wo, wann und wie. Ihre Beantwortung hilft dabei, sicherzustellen, dass die empfangende Person über alle nötigen Informationen verfügt, um eine Entscheidung zu treffen.
Das Schreiben sollte stets beim Thema bleiben. Es empfiehlt sich, das Anschreiben klar und knapp zu formulieren. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und man sorgt dafür, dass die Anfrage gut verständlich ist. Beim Planen des Schreibens lohnt es sich, Notizen zu machen. Und nicht vergessen: Kurze Texte entfalten oft die größte Wirkung.
3. Stellen Sie sich vor.
Ein Schreiben beginnt idealerweise mit einer kurzen Vorstellung. Im ersten Absatz sollte man sich selbst vorstellen und den Kontext der Anfrage erläutern. Falls bereits ein persönlicher Kontakt besteht, kann ein kurzer Hinweis darauf, wann und wo man sich begegnet ist, helfen, die eigene Position besser einzuordnen.
Dieser Abschnitt des Schreibens ist besonders wichtig - schließlich enthält er die zentrale Botschaft. Wie genau die Bitte formuliert wird, hängt vom angestrebten Ergebnis ab. Möchte man beispielsweise ein Vorstellungsgespräch anfragen, reicht häufig ein kurzer Absatz aus.
Geht es hingegen um eine umfangreiche Unterstützung, empfiehlt es sich, mehr ins Detail zu gehen - etwa mit Angaben zu Datum und Ort eines geplanten ehrenamtlichen Engagements. Enthält die Anfrage viele Informationen, kann man alternativ vorschlagen, diese persönlich oder telefonisch zu besprechen.
5. Erläutern Sie Ihre Gründe.
Ist die Bitte mit größerem Aufwand für die empfangende Person verbunden, reicht es oft nicht aus, lediglich zu fragen. In solchen Fällen braucht es eine stichhaltige Erklärung, die Kontext, Bedeutung und Hintergrund des Anliegens deutlich macht. Je besser die empfangende Person die Anfrage nachvollziehen kann, desto wahrscheinlicher ist ihre Bereitschaft zur Unterstützung - insbesondere bei Anliegen wie Spendenanfragen. Es kann hilfreich sein, auch die positiven Auswirkungen der Unterstützung zu erwähnen.
6. Der Schluss.
Nachdem man die eigene Anfrage erläutert hat, sollte das Schreiben stimmig abgeschlossen werden. Bei Bitten ist es wichtig, eine angemessene Wertschätzung auszudrücken - idealerweise so, dass sich die empfangende Person in ihrem Beitrag gewürdigt fühlt und die Anerkennung klar wird. Wenn es Fristen gibt, sollten diese direkt genannt werden. Zum Schluss kann man vorschlagen, sich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal persönlich auszutauschen. Für den Abschluss empfiehlt sich eine professionelle Grußformel, etwa: ,,Mit freundlichen Grüßen”.
Tipps zum Verfassen eines Anschreibens.
Wer ein Anschreiben verfassen möchte, kann mit diesen Hinweisen eine gelungene erste Version erstellen.
1. Passen Sie sich an Ihre Zielgruppe an.
Überlege, an wen du schreibst, wie die Person reagieren könnte und welchen Eindruck deine Anfrage möglicherweise hinterlässt. Mache dir auch Gedanken darüber, was du erbittest und wie dies die Reaktion beeinflussen kann. Bei Unsicherheit empfiehlt es sich, einen sachlich-professionellen Ton anzuschlagen, der in den meisten Fällen angemessen ist.
2. Höflichkeit und Sachlichkeit.
Diese beiden Grundsätze sollten Stil und Ton Ihrer Anfrage bestimmen. Wenn man sich an jemanden wendet, den man kennt, darf der Ton etwas persönlicher und lockerer sein. Unabhängig von Tonfall oder Stil sollten Sie stets höflich bleiben.
3. Schreiben Sie klar und präzise.
Die besten Anschreiben kommen schnell auf den Punkt. Zu viel Drumherum kann die Botschaft unklar machen oder sogar den Leser oder die Leserin abschrecken. Ziel ist es, dass Ihr Gegenüber sofort versteht, was genau man erbitten möchte. Nach Annahme der Anfrage sollte es keine Überraschungen geben.
4. Überprüfen Sie Ihr Anschreiben.
Bevor man die E-Mail abschickt oder den Brief einwerft, sollten man den Text sorgfältig durchlesen. Haben Sie etwas vergessen? Haben sich Rechtschreibfehler eingeschlichen? Es kann helfen, den Text laut zu lesen oder jemanden im Freundeskreis zu bitten, ihn sich anzusehen. Man sollte die Anfrage erst dann abschicken, wenn man sicher ist, dass sie keine Fehler mehr enthält.
Drei Musteranschreiben.
Ein Anschreiben kann für ganz unterschiedliche Situationen verwendet werden, von einfachen Anfragen bis hin zu besonders wichtigen Bitten. Unabhängig von dem Kontext kann ein Anschreiben flexibel an die jeweilige Situation angepasst werden.
Hier finden Sie drei verschiedene Musteranschreiben, die Sie je nach Anlass anpassen können.
Eine Beförderungsanfrage verfassen.
In den meisten Unternehmen werden offene Stellen intern bekannt gegeben, sodass alle Mitarbeitenden die Möglichkeit haben, sich zu bewerben. Je nach Situation kann dies mit einem Abteilungswechsel oder einer Beförderung einhergehen. Eine Beförderungsanfrage sollte eine kurze Vorstellung Ihrer Person, Ihren beruflichen Werdegang sowie einen Abschnitt enthalten, in dem man erklärt, warum man für die Stelle geeignet sind.
Da zum Bewerbungsverfahren in der Regel ein Vorstellungsgespräch gehört, sollte Ihr Anschreiben darauf ausgelegt sein, genau dieses Gespräch zustande zu bringen. Hier ein Beispiel:
