Formato XLS: todo sobre los archivos XLS, cómo abrirlos y editarlos fácilmente

Descubre qué es el formato XLS, cómo puedes abrirlos y convertir un archivo en formato XLS a PDF con la ayuda de Adobe Acrobat.

El archivo XLS es un formato muy utilizado para hojas de cálculo y una parte integral del día a día en la oficina de muchas empresas. Normalmente creados con el programa de cálculo Microsoft Excel, los archivos XLS se utilizan siempre que es necesario guardar, organizar o analizar datos. Pero ¿qué distingue a este formato de archivo, en qué se diferencia de otros tipos de archivos XLS y cómo se puede convertir XLS a PDF? Respondemos estas y otras preguntas sobre XLS en este artículo.

¿Qué es un archivo XLS?

El formato de archivo XLS es una extensión estándar para documentos creados con el programa Microsoft Excel. El tipo de archivo XLS maneja documentos de hoja de cálculo y se puede abrir, editar o imprimir usando Excel.

 

Un archivo XLS contiene una o más hojas de cálculo en las que los datos se organizan en columnas y filas. Cada celda de una tabla puede contener datos como números, texto o fórmulas que pueden usarse para cálculos o análisis de datos. Los archivos XLS también admiten muchas otras funciones, como tablas, gráficos y formato condicional, que pueden usarse para mostrar datos de una manera visualmente atractiva. XLS también se basa en el formato de archivos de intercambio binario (BIFF) de Microsoft, que es tan popular que es compatible con casi todos los programas de hojas de cálculo que pueden usar Windows.

¿Qué significa .XLS?

XLS es simplemente una abreviatura de "hoja de cálculo de Excel". Aunque se compone de tres letras mayúsculas, no es un acrónimo ni una inicial como muchas otras extensiones de archivos. Cada letra individual no representa una palabra en particular.

Un archivo XLS era el formato estándar del programa Office Microsoft Excel hasta la versión 2003.

Los archivos XLS se introdujeron por primera vez en 1987 como el formato binario de hoja de cálculo de Microsoft Excel y fueron el formato estándar para las versiones de Microsoft Excel hasta 2003. Con el lanzamiento de una nueva versión de Excel en 2007, se introdujo un formato de archivo nuevo y mejorado: el archivo XLSX. No obstante, los archivos XLS no sólo tienen numerosas ventajas, sino también algunas desventajas, que nos gustaría analizar más detenidamente en las siguientes secciones.

Ventajas de los archivos XLS.

La introducción del archivo XLS con la introducción del programa de hoja de cálculo Excel en 1987 trajo consigo varias ventajas: grandes cantidades de datos no sólo podían organizarse y estructurarse mediante plantillas, sino también ampliarse con fórmulas y funciones. Los archivos XLS contienen macros que permitían a los usuarios automatizar tareas repetitivas. Además, los documentos en formato XLS son compatibles con versiones anteriores, lo que significa que se pueden abrir fácilmente con versiones anteriores de Excel (2003 y anteriores).

 

Las ventajas de un vistazo:

 

  • Funciona con el último Excel. Puedes abrir sus archivos .XLS utilizando la última versión (y versiones anteriores) de Excel gracias a la compatibilidad con versiones anteriores. Utilice el Comprobador de compatibilidad de Excel para ver cómo los avances en Excel afectarán al libro anterior.
  • Familiar al instante. Incluso con todos los avances en Excel desde 2007, un libro de trabajo se ve bastante similar a como siempre lo ha sido. Por lo tanto, usar un libro de trabajo guardado como .XLS no debería ser tan diferente de uno XML posterior (.XLSX).
  • Convertir a XML. Puedes utilizar Excel para convertir tus archivos .XLS más antiguos en libros XML modernos. En Excel, simplemente seleccionas Archivo > Guardar como y elige el formato XML. Si deseas reutilizar fácil y rápidamente un documento en una forma visualmente agradable, también puedes convertir la hoja de cálculo en un PDF utilizando las herramientas online de Adobe Acrobat.

Desventajas de los archivos XLS.

Un factor decisivo en la introducción del sucesor XLSX fueron las lagunas de seguridad que surgieron de la función macro mencionada anteriormente. Los piratas informáticos aprovecharon las macros para propagar virus maliciosos, una desventaja clave del formato de archivo. Por regla general, los archivos XLS también ocupan más espacio de almacenamiento que los tipos de archivos comparables, pero al mismo tiempo tienen menos filas y columnas y tienen menos funciones.


Las desventajas de un vistazo:

 

  • .XLS está retirado. El principal inconveniente del formato .XLS es que Microsoft lo retiró efectivamente en 2007, reemplazándolo por .XLSX. Por lo tanto, si estás trabajando en Excel con un archivo .XLS anterior, deberás utilizar el Comprobador de compatibilidad de Microsoft para comprobar si es compatible.
  • Con XLS no se pueden abrir los nuevos archivos de Excel.  Si todavía tienes una versión .XLS de Excel, no puedes abrir archivos XML Excel más nuevos (posteriores a 2007) con ella.
  • Falta de soporte multiplataforma. Aunque los archivos .XLS son compatibles con versiones recientes de Excel, ese no es el caso con otros programas de hojas de cálculo.

 

Los archivos XLS siguen siendo uno de los formatos más utilizados para hojas de cálculo. Son compatibles con casi todos los programas de hojas de cálculo, pero tienen algunas desventajas en comparación con los formatos de archivo más nuevos, como XLSX, debido a su tamaño de archivo y, no menos importante, al alto riesgo potencial de virus de macro.

¿Para qué se utilizan los archivos XLS?

Desde sencillas tablas para listas de teléfonos hasta calendarios de vacaciones, resúmenes de proyectos y cálculos: los archivos XLS se utilizan para tareas muy diferentes pues su uso se puede aplicar en diversas áreas como la contabilidad y las finanzas, en el análisis de datos, en la educación y la investigación, así como en la gestión de proyectos. ... por nombrar sólo algunas áreas.

Excel para contabilidad y Servicios Financieros.

En el ámbito de la contabilidad y los servicios financieros, profesionales como contadores y asistentes de cuentas dependen extensamente de Excel. A lo largo de los años, han empleado el formato .XLS para tareas como la creación de planes de cuentas, el registro de transacciones y la implementación de fórmulas de balance, demostrando la versatilidad y eficacia de Excel en el manejo financiero.

Excel para análisis de Datos en Diversas Industrias.

Los profesionales en campos que requieren el análisis de grandes volúmenes de datos, como la investigación de mercado, la ciencia de datos y estadística, se benefician enormemente de Excel y formatos XLS. Utilizan estas herramientas para organizar, analizar y visualizar datos, ayudando en la toma de decisiones basada en información detallada y precisa.

Excel para planificación de las finanzas y presupuestos familiares.

La utilidad de los archivos XLS se extiende también al ámbito personal, especialmente en la gestión de finanzas. Estos archivos facilitan la planificación y seguimiento de presupuestos, permitiendo a los usuarios controlar ingresos y gastos de manera eficiente. Las versiones más recientes de Excel ofrecen plantillas personalizables, aumentando la facilidad y efectividad en la administración de finanzas domésticas.


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Cómo abrir y editar archivos XLS.

El formato de archivo XLS puede ser un formato de archivo obsoleto, pero todavía está en circulación y se utiliza en el trabajo diario. Sin embargo, debes tener cuidado si recibes un archivo XLS por correo electrónico de un remitente desconocido. Podría contener macros integradas con malware. En este caso, no debes abrir el archivo sin comprobarlo primero.

La ilustración muestra que XLS puede mostrar gráficos e imágenes además de datos.

XLS puede contener datos como números o fórmulas, pero también puede mostrar diagramas y gráficos con claridad.

Para abrir un archivo XLS, necesitas el software adecuado que admita XLS. Si tienes Excel instalado en tu ordenador, puedes abrir fácilmente un archivo XLS, independientemente de la versión que utilices. También existen otros programas como Google Sheets o LibreOffice Calc que pueden abrir y editar XLS online.

¿Sabías que puedes abrir archivos XLS online con tu cuenta de Adobe?

Si tienes una cuenta de Adobe y has iniciado sesión, también puedes ver archivos XLS almacenados en Document Cloud utilizando la aplicación web Acrobat. Te contamos cómo hacerlo más adelante.

Abrir XLS en Excel.

En LibreOffice Calc, también puedes abrir un archivo XLS como en Excel haciendo doble clic en el archivo o arrastrándolo y soltándolo en una hoja de cálculo de Calc. Debido a que el formato y las funciones se admiten de manera diferente en Excel y Calc, es posible que tu archivo XLS no se muestre de la misma manera en Calc que en Excel. Este puede ser especialmente el caso de archivos XLS más complejos con muchos formatos y fórmulas.

Abrir XLS en LibreOffice Calc.

En LibreOffice Calc, también puede abrir un archivo XLS como en Excel haciendo doble clic en el archivo o arrastrándolo y soltándolo en una hoja de cálculo de Calc. Debido a que el formato y las funciones se admiten de manera diferente en Excel y Calc, es posible que tu archivo XLS no se muestre de la misma manera en Calc que en Excel. Este puede ser el caso de archivos XLS más complejos con muchos formatos y fórmulas.

Abrir XLS online en Google Sheets.

Para abrir un archivo XLS en Google Sheets, primero debes cargarlo en Google Drive en tu navegador web. Para hacer esto, ve a Google Drive, haz clic en el botón "Nuevo" y selecciona "Cargar archivo". Una vez cargado el XLS, puedes abrirlo en Google Sheets haciendo clic derecho en el archivo y seleccionando "Abrir con Google Sheets". Ahora puedes agregar datos con un clic en una celda o, por ejemplo, cambiar el formato de una tabla individualmente.

Abrir XLS en Acrobat.

Para abrir un archivo XLS en Acrobat, primero debes iniciar sesión en Document Cloud con tu ID y contraseña de Adobe. En la página de inicio de Acrobat, puedes acceder a una descripción general de tus archivos guardados haciendo clic en "Documentos" en la barra de menú superior. Ahora puedes abrir el archivo XLS con un solo clic.

 

Nota: Si deseas editar el contenido de su archivo XLS, primero debes convertirlo al formato XLSX, ya que Acrobat solo admite la visualización de archivos XLS.

Captura de pantalla de la herramienta en línea de Acrobat para convertir Excel a PDF.

Con la herramienta online de Acrobat, también se puede convertir un archivo XLS a PDF en el navegador.

Convertir XLS a PDF con Acrobat.

¿Quieres compartir una hoja de cálculo con otras personas por correo electrónico? Para ello, deberías convertir el archivo XLS en un archivo PDF. Un archivo PDF tiene una capacidad de almacenamiento menor que XLS y el diseño y el formato de su documento permanecen sin cambios después de la conversión a PDF. Además, los archivos PDF se muestran iguales en todos los dispositivos y en todos los sistemas operativos. Con Adobe Acrobat puedes convertir fácilmente tu archivo XLS en un archivo PDF. Para hacer esto, puede utilizar la herramienta online gratuita para convertir XLS a PDF en el navegador o la solución completa para flujos de trabajo PDF con Adobe Acrobat Pro.

Convierte XLS a PDF online con Adobe Acrobat.

Con el conversor a PDF online de Acrobat puedes convertir un archivo de Excel a PDF directamente en el navegador. Te mostraremos cómo hacerlo:

 

  1. Haz clic en el botón "Seleccionar archivo" en el área de carga o arrastra y suelta el archivo XLS en el área seleccionada.
  2. Después de la carga, la herramienta online convierte tu XLS en PDF, de forma completamente automática y en solo unos segundos.
  3. Ahora puedes descargar y guardar tu archivo PDF recién creado. Alternativamente, puedes iniciar sesión en Acrobat para editar o compartir el archivo PDF.

Pasar de XLS a PDF con los beneficios de Acrobat Pro.

Adobe Acrobat ofrece numerosas soluciones para llevar la gestión de documentos a un nuevo nivel: con la completa solución PDF Acrobat Pro, puedes editar, convertir, fusionar archivos u obtener comentarios y organizar sus documentos desde cualquier lugar. Puedes ver cómo puedes convertir XLS a PDF en las siguientes instrucciones paso a paso:

 

  1. Haz clic derecho para seleccionar el archivo XLS que deseas convertir a PDF.
  2. Luego haz clic en la opción "Convertir a Adobe PDF".
  3. Asegúrate de que .pdf esté seleccionado como el nuevo formato de archivo, selecciona una ubicación para el nuevo archivo PDF y asígnale un nombre de archivo.
  4. Ahora haz clic en "Guardar". Tu archivo PDF convertido se guardará en la ubicación seleccionada.

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Preguntas frecuentes sobre el formato XLS.

¿XLS es Excel?

La extensión de archivo XLS representa el formato binario Hoja de cálculo de Microsoft Excel y se aplica a formatos creados con Microsoft Excel u otro programa de hoja de cálculo como OpenOffice Calc o LibreOffice. Excel, por otro lado, es un software de hoja de cálculo desarrollado por Microsoft como parte de la suite Microsoft Office.

¿Cómo puedo convertir un archivo CSV a XLS?

Para pasar de un archivo CSV a XLS debes abrir un archivo XLS en el que desee guardar los datos y haga clic en la pestaña "Datos". En la opción "Recibir datos externos", ahora puede seleccionar "Desde texto". Se abrirá una nueva ventana en la que podrás seleccionar el archivo CSV. Haz clic en "Importar", simplemente sigue los pasos adicionales para editar la vista previa de los datos y finalmente, haz clic en "Transformar datos".

¿Cuál es la diferencia entre un archivo XLS y un archivo XLSX?

XLS es el formato de archivo de Excel usado hasta la versión 2003, basado en un formato binario y, por lo general, con un tamaño de archivo mayor. XLSX, introducido en Excel 2007, utiliza un formato basado en XML, resultando en archivos más pequeños. Mientras que XLS puede presentar limitaciones al abrirse en versiones recientes de Excel, XLSX es plenamente compatible con ellas, manteniendo todo el formato y funcionalidad. Además, XLSX soporta hojas de trabajo más grandes, tiene mejores capacidades de recuperación de datos y ofrece opciones de cifrado más avanzadas, como el Estándar de cifrado avanzado (AES).

¿En qué se diferencia XLS de otros formatos de tabla?

El formato de archivo XLS es uno de los muchos formatos de hojas de cálculo. Otros formatos populares son XLSX , ODS o CSV. Una diferencia clave entre XLS y otros formatos de archivo es la forma en que se almacenan los datos, el nivel de funcionalidad y la compatibilidad con diferentes aplicaciones de software.

¿Cómo convertir XLS a XLSX?

XLS se puede convertir fácilmente en un archivo XLSX en Excel:

 

  • Abre el archivo XLS que desea convertir a XLSX, haz clic en la opción "Archivo" en la barra de menú y haz clic en "Guardar como".
  • Ahora se abrirá una ventana en la que podrás seleccionar la ubicación de almacenamiento, el nombre del archivo y el tipo de archivo. En Tipo de archivo, selecciona Libro de Excel (*.xlsx) y haz clic en Guardar.

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