Hoja de cálculo: tipos y usos de las hojas de cálculo
Qué es una de hoja de cálculo, qué tipos de hoja de cálculo existen, ejemplos y cómo se pueden convertir hojas de cálculo a PDF. Te lo explicamos en esta guía completa.
VE A LA SECCIÓN
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Conoce más sobre los archivos de hojas de cálculo
Los diferentes tipos de hojas de cálculo
¿Qué hoja de cálculo debo utilizar en cada caso?
Convierte tus hojas de cálculo a PDF: así es como funciona
Preguntas frecuentes sobre las hojas de cálculo
Hojas de cálculo, el resumen
Una hoja de cálculo es un tipo de archivo que organiza datos en filas y columnas, permitiendo realizar cálculos, aplicar fórmulas y crear gráficos. Se utiliza ampliamente para gestión financiera, análisis de datos, inventarios o proyectos, y existen distintos formatos según el programa: XLS y XLSX (Microsoft Excel), ODS (LibreOffice u OpenOffice), NUMBERS (Apple) y GSHEET (Google Sheets). Cada formato ofrece diferentes ventajas en compatibilidad, automatización o colaboración. Además, las hojas de cálculo pueden convertirse fácilmente a PDF con herramientas como Adobe Acrobat Online, lo que facilita compartir, proteger y conservar su diseño original. En definitiva, son una herramienta esencial para organizar, analizar y presentar información de forma clara y eficiente.
¿Qué es una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo es un tipo de archivo diseñado para almacenar y organizar información en una cuadrícula de filas y columnas. Cada celda puede contener texto, números, fechas o fórmulas que calculan valores automáticamente.
Los programas de hojas de cálculo permiten procesar grandes volúmenes de datos, aplicar funciones matemáticas o financieras y generar gráficos de forma rápida y visual.
Los formatos más comunes de archivos de hoja de cálculo incluyen .XLS, .XLSM, .XLSX, .XLSB, .ODS y .NUMBERS. Entre ellos, los más populares son los creados con Microsoft Excel, LibreOffice Calc, Google Sheets y Apple Numbers. No obstante, aquí tienes la lista de todos los tipos de hojas de cálculo:
.XLTHTML: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel HTML
.XLSX: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel Open XML
.XLSMHTML: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel MIME HTML
.XLSM: Plantilla Hoja de cálculo Excel Open XML Macro-Enabled
.XLSHTML: Plantilla Hoja de cálculo Microsoft Excel HTML
.XLSB: Hoja de cálculo binaria de Excel
.XLS: Hoja de cálculo de Excel
.XLR: Hoja de cálculo de Works
.XL: Hoja de cálculo de Excel
.WKS: Hoja de cálculo de Works
.WKI: Hoja de trabajo de Lotus 2
.UOS: Hoja de cálculo de Uniform Office
.SDC: Hoja de cálculo de Apache OpenOffice Calc
.OTS: Plantilla de hoja de cálculo de OpenDocument
.ODS: Hoja de cálculo de OpenDocument
.NUMBERS-TEF: Numbers iCloud
.NUMBERS: Hoja de cálculo de Numbers
.NMBTEMPLATE: Plantilla de Hoja de cálculo de Numbers
.GSHEET: Hoja de cálculo de Google Drive
.FODS: Hoja de cálculo de OpenDocument Flat XML.
Los archivos de hojas de cálculo pueden mostrar claramente cálculos simples, así como gráficos y diagramas.
¿Para qué sirve una hoja de cálculo?
Las hojas de cálculo se utilizan para organizar, analizar y visualizar datos. Gracias a su estructura de celdas, son herramientas versátiles tanto en entornos personales como empresariales.
Ejemplos de usos de hojas de cálculo:
- Control y gestión de presupuestos personales o empresariales.
- Análisis financiero y elaboración de balances contables.
- Registro de inventarios y seguimiento de existencias.
- Gestión de recursos humanos (listas de personal, horarios, nóminas).
- Creación de gráficos e informes basados en datos.
- Seguimiento de proyectos o tareas en equipo.
Desde pequeñas empresas hasta grandes organizaciones, las hojas de cálculo siguen siendo esenciales para el análisis y la toma de decisiones basada en datos.
Conoce más sobre los archivos de hojas de cálculo
Hay varios tipos de archivos de hoja de cálculo disponibles y cada uno de ellos cuenta con sus propias características y funcionalidades:
- .XLS . El formato original de Microsoft Excel ha sido un elemento básico en las hojas de cálculo durante muchos años. Tiene una variedad de funciones para procesar datos almacenados, como tablas dinámicas, integración de fórmulas y gráficos visuales.
- .ODS . Las hojas de cálculo OpenDocument fueron desarrolladas como un formato de hoja de cálculo de código abierto por la Organización para el Avance de los Estándares de Información Estructurada (OASIS). Con un diseño independiente de la plataforma, normalmente se utilizan para editar y abrir tipos de archivos de hojas de cálculo en una variedad de sistemas de hardware, sin perder formato.
- .IMP. El formato de hoja de cálculo de Improv divide los datos en tres vistas diferentes, en un intento por hacer que la interpretación, edición y transformación de esos datos sea lo más sencilla posible.
Otras extensiones incluyen: - .CSV : un archivo de valores separados por comas es una extensión de archivo de hoja de cálculo basada en el formato de archivo de texto. Es popular por su simplicidad y compatibilidad con la lectura de datos.
- .GSHEET : Google Sheets, un participante más joven en el mundo de las hojas de cálculo, es el tipo de archivo de hoja de cálculo oficial de la suite ofimática de Google, que es un sistema de software basado en web.
Obtén más información sobre los diferentes tipos de formatos de documentos con Adobe hoy.
Los diferentes tipos de hojas de cálculo.
Existen distintos formatos de hojas de cálculo, cada uno con características propias. Los más utilizados son los siguientes:
XLS – Formato clásico de Excel
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xls
En pocas palabras: desarrollado por Microsoft, el formato .xls fue durante años el estándar para hojas de cálculo de Excel. Permite incluir múltiples hojas, fórmulas, gráficos y macros.
El formato XLS es una extensión de archivo estándar para documentos creados con el programa Microsoft Excel. El tipo de archivo XLS maneja documentos de hoja de cálculo y se puede abrir, editar o imprimir usando Excel. Un archivo XLS contiene una o más hojas de trabajo en las que los datos están organizados en columnas y filas. El formato se basa en el formato de archivos de intercambio binario (BIFF) de Microsoft, que se usa tan ampliamente que es compatible con casi todos los programas de hojas de cálculo de Windows.
XLSX – Formato Excel Open XML
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsx
En pocas palabras: el formato .xlsm permite incluir macros escritas en VBA (Visual Basic for Applications) para automatizar tareas y procesos complejos dentro de Excel.
XLSX es un formato de archivo para hojas de cálculo. Los documentos en este formato son básicamente tablas de Excel convencionales en las que datos como números, texto, diagramas o fórmulas se almacenan y organizan en columnas y partes. La abreviatura "XLSX" significa "hoja de cálculo XML" y se basa en el formato de archivo Office Open XML introducido por Microsoft con el lanzamiento de Microsoft Office 2007. XSLX es, por tanto, un sucesor de XLS. Lo que tiene de especial el formato XSLX es que está basado en XML, un lenguaje de programación que representa datos en un formato estructurado mediante etiquetas y atributos.
Los archivos de hojas de cálculo con la extensión XLSX son el formato estándar de Microsoft Excel.
XLSM – Hojas de cálculo con macros
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsm
En pocas palabras: el formato .xlsm permite incluir macros escritas en VBA (Visual Basic for Applications) para automatizar tareas y procesos complejos dentro de Excel.
Los archivos XLSM son archivos que se utilizan para almacenar datos en una hoja de cálculo de Microsoft Excel. La abreviatura significa "Hoja de cálculo de Excel con macros", lo que nos lleva directamente a la característica más importante de este tipo de formato: los archivos XLSM contienen las llamadas macros. Son secuencias de comandos y funciones que automatizan tareas en una hoja de cálculo. Estos comandos pueden variar desde tareas de formato simples hasta cálculos complejos y se utilizan principalmente para ordenar, filtrar o analizar datos automáticamente.
Si deseas organizar grandes cantidades de datos, los archivos XLSM con macros pueden ser de gran ayuda.
XLSB – Formato binario de Excel
Desarrollador: Microsoft
Abreviatura: .xlsb
En pocas palabras: los archivos .xlsb guardan los datos en formato binario, lo que los hace más ligeros y rápidos de abrir que los .xlsx. Son recomendables para hojas de cálculo grandes o con muchos cálculos.
Similar a XLSX y XLSM, XLSB también es un formato de archivo para libros creados con el programa de hoja de cálculo Microsoft Excel. Los documentos en este formato también son tablas de Excel en las que se almacenan, organizan y guardan datos como números, texto o fórmulas en columnas y partes. Sin embargo, a diferencia del formato XLSX estándar, que se basa en el lenguaje de programación XML, los archivos XLSB se guardan en formato binario BIFF12. Esto también explica la abreviatura XLSB, que significa “Hoja de cálculo binaria de Excel”. Los archivos XLSB son comparables al antiguo formato XLS, que también es un formato binario. La ventaja de los archivos binarios es que suelen ser más pequeños que los archivos no binarios y se pueden leer y editar más rápidamente.
NUMBERS – Formato de Apple
Desarrollador: Apple Inc.
Abreviatura: .numbers
En pocas palabras: desarrollado por Apple, el formato .numbers es la alternativa de macOS e iOS para trabajar con hojas de cálculo. Permite combinar tablas, gráficos e imágenes en un mismo documento y exportar a Excel.
Numbers es un software de hoja de cálculo de Apple. También está disponible para iPad desde 2010. A diferencia de Microsoft Excel, Numbers no funciona con una única tabla grande, sino que puede mostrar varias tablas, diagramas o imágenes independientes, una al lado de la otra en un "lienzo".
Numbers puede convertir documentos al formato .xls para que también se puedan abrir con Excel. De forma limitada, también es posible abrir hojas de cálculo de Excel con Numbers.
También se pueden crear archivos de hojas de cálculo complejos utilizando el software Numbers de Apple.
ODS – Hoja de cálculo OpenDocument
Desarrollador: Oracle
Abreviatura: .ods
En pocas palabras: formato abierto compatible con LibreOffice Calc y Apache OpenOffice. Permite editar y guardar hojas de cálculo en sistemas operativos diferentes (Windows, macOS, Linux).
El formato de archivo .ods significa “Hoja de cálculo OpenDocument” y es uno de los formatos OpenDocument de código abierto creados por aplicaciones de oficina sin licencia como LibreOffice u OpenOffice. ODS se publicó en 2006 como estándar para los formatos de archivos de aplicaciones de Office.
Como documento en formato de hoja de cálculo OpenDocument, los archivos ODS pueden contener tablas, números, cuadros, texto y gráficos y son similares en apariencia y funcionalidad a un archivo XLSX que se puede crear con Microsoft Excel. Como todos los demás formatos de OpenDocument, ODS utiliza un lenguaje de marcado basado en XML que es muy similar al estándar HTML.
Una ventaja de los archivos ODS: son compatibles con casi todas las aplicaciones y sistemas operativos.
¿Qué hoja de cálculo debo utilizar en cada caso?
El tipo de hoja de cálculo ideal depende de tus necesidades y del entorno en el que trabajes:
- XLSX: ideal para la mayoría de los usuarios. Ofrece compatibilidad, funciones avanzadas y opciones gráficas.
- XLSM: recomendable si necesitas automatizar procesos mediante macros.
- ODS: excelente opción si buscas un formato abierto y gratuito.
- NUMBERS: perfecto para quienes trabajan con Mac y valoran la integración con el ecosistema Apple.
Ejemplo práctico:
- Si gestionas presupuestos complejos o análisis financieros, XLSX es la mejor opción.
- Si trabajas en entornos colaborativos multiplataforma, ODS o Google Sheets son ideales.
Los archivos de hojas de cálculo se utilizan en muchas áreas.
Convierte tus hojas de cálculo a PDF: así es como funciona
Convertir una hoja de cálculo a PDF es una excelente forma de compartir información sin alterar su formato original. Los archivos PDF son seguros, universales y fáciles de abrir en cualquier dispositivo.
Con la herramienta online Acrobat, los archivos de Excel se pueden convertir a PDF en sólo unos pocos pasos.
Cómo convertir formatos de hojas de cálculo a PDF, paso a paso
- Abre la herramienta Convertir Excel a PDF de Adobe Acrobat.
- Arrastra tu archivo XLSX, ODS o NUMBERS al área de carga.
- Espera a que la herramienta lo convierta automáticamente.
- Descarga o comparte tu nuevo archivo PDF.
Con las herramientas gratuitas de Acrobat Online también puedes proteger tus PDFs con contraseña, fusionar varias hojas en un único documento o comprimirlos para enviarlos fácilmente.
