Archivo XLSM: qué es y para qué sirve el formato XLSM

Te explicamos qué es un archivo XLSM, para qué sirve y cómo puedes crear archivos XLSM y convertirlos a PDF u otros formatos.

La gestión electrónica de datos se ha convertido en una parte integral de nuestro mundo cada vez más digitalizado. Un formato de archivo que se utiliza con frecuencia es XLSM. Ya sea que dirija una empresa, trabaje como analista de datos o simplemente use hojas de cálculo con frecuencia, es importante comprender qué son los archivos XLSM y cómo usarlos.

 

En este artículo explicaremos cuáles son las ventajas del formato, dónde se utiliza y cómo se pueden abrir, crear, editar y convertir archivos XLSM.

¿Qué es un archivo XLSM?

Un archivo XLSM es un formato de archivo que se utiliza para almacenar datos en una hoja de cálculo de Excel y se utiliza principalmente para hojas de cálculo. La abreviatura significa "Hoja de cálculo de Excel con macros", lo que nos lleva directamente a la característica más importante de este tipo de formato: los archivos XLSM contienen las llamadas macros. Son secuencias de comandos y funciones que automatizan tareas en una hoja de cálculo. Estos comandos pueden variar desde tareas de formato simples hasta cálculos complejos y se utilizan principalmente para ordenar, filtrar o analizar datos automáticamente.
En pocas palabras: un fichero con la extensión XLSM es un archivo de libro de trabajo de Excel habilitado para Macro, creado en Excel 2007 o más reciente.
XLSM es parte del formato Open XML desarrollado por Microsoft, un formato de archivo estándar para documentos de Office introducido en 2007 con el lanzamiento de Microsoft Office y basado en el lenguaje de programación XML. Es un formato abierto y multiplataforma compatible con varios programas de oficina como Microsoft Office, LibreOffice y OpenOffice. Además de XLSM, el formato Open XML incluye una variedad de otras extensiones de archivo, incluidas XLSX , DOCX y PPTX.

La imagen muestra una sección de una hoja de cálculo en Excel.

Los datos también se pueden organizar y gestionar en columnas y filas en formato XLSM.

Diferencia entre XLSM y XLSX

Un archivo XLSM tiene una estructura similar a una hoja de cálculo de Excel normal en el sentido de que también contiene columnas y filas para tablas y varias pestañas y, a menudo, se utiliza para crear libros detallados con varias pestañas. La mayor diferencia con los archivos XLSX tradicionales es la presencia de macros.

Como formato estándar para archivos de Excel, las tablas XLSX no contienen macros. Normalmente se utilizan para el almacenamiento de datos básicos. Los archivos XLSM, por otro lado, contienen macros y se utilizan para tareas más avanzadas como modelos financieros o análisis de mercado. ¿Pero qué son exactamente las macros?

Macros en archivos XLSM, ¿para qué sirven?

Las macros en archivos XLSM son esencialmente sus propios programas integrados en Excel y basados ​​en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Su función es principalmente automatizar tareas repetitivas y realizar cálculos complejos. Por ejemplo, las macros se pueden utilizar en las siguientes áreas:

 

  1. Limpieza de datos: las macros se pueden utilizar para limpiar datos en tablas de Excel. Por ejemplo, puede crear una macro para eliminar registros duplicados en una tabla o filtrar datos no válidos. Lo bueno de esto es que puedes programar la macro para que realices estas tareas automáticamente, ahorrando tiempo y reduciendo la tasa de errores.
  2. Informes: las macros también pueden ayudarte a crear informes automáticamente en Excel. Por ejemplo, puedes programar una macro para recopilar datos de varias fuentes y luego insertarlos en una hoja de cálculo. Esto te permite crear informes rápida y fácilmente sin realizar formato manual.
  3. Creación de formularios: también puedes utilizar macros para crear formularios personalizados en Excel, por ejemplo, formularios para recopilar datos de clientes. Luego, la macro se puede programar para crear automáticamente los campos requeridos y aplicarlos al formato del formulario.
El gráfico muestra un archivo XLSM que contiene un cálculo de costes.

Con Excel se pueden registrar y presentar con claridad grandes cantidades de datos.

Las ventajas y desventajas del formato XLSM.

Los archivos en formato XLSM ofrecen numerosas ventajas, pero también tienen algunas desventajas. Te daremos una descripción general de los más importantes aquí:

Las ventajas de los archivos XLSM:

  1. Automatización: Las macros permiten realizar procesos y cálculos automáticos en Excel, permitiéndote trabajar de manera más eficiente y ahorrar tiempo.
  2. Compatibilidad: También puedes trabajar con archivos XLSM con otros programas que pueden abrir archivos de Excel.
  3. Formato: los archivos XLSM admiten una variedad de formatos, incluidos formatos numéricos, colores, fuentes y fórmulas, que facilitan la lectura de los datos.
  4. Seguridad: los archivos XLSM se pueden proteger con una contraseña para evitar el acceso no autorizado.
  5. Poder: Los archivos XLSM pueden manejar grandes cantidades de datos y son extremadamente poderosos.
  6. Flexibilidad: los archivos XLSM se pueden utilizar para muchos propósitos diferentes y personalizarse según las necesidades específicas de los usuarios.

Las desventajas de los archivos XLSM:

  1. Riesgo de malware: aunque las macros en archivos XLSM pueden optimizar procesos, también suponen un cierto riesgo de seguridad porque pueden ser vulnerables a malware y virus. Por lo tanto, asegúrate de que el archivo XLSM provenga de una fuente confiable antes de abrirlo y habilitar las macros.
  2. Tamaño:: los archivos XLSM pueden ser más grandes que otros formatos de archivos de Excel debido a las macros y otros contenidos de datos y, por lo tanto, requieren más espacio de almacenamiento.
  3. Complejidad: Las macros en archivos XLSM requieren conocimientos de programación y pueden resultar difíciles de crear y editar para los principiantes.
  4. Problemas de compatibilidad: si estás utilizando una versión anterior de Excel, puede haber problemas con la compatibilidad de los archivos XLSM.

Archivos XLSM: usos y aplicaciones

Los archivos XLSM son una herramienta versátil para gestionar y analizar datos en una variedad de industrias. Se utilizan principalmente para tareas de automatización y procesamiento de datos, como la creación de informes o cálculos financieros. Las áreas de aplicación más comunes son:

 

  • Modelización y análisis financieros.
  • Presupuesto y previsión.
  • Transacciones financieras.
  • Análisis de ventas y marketing.
  • Gestión de inventario.
  • Gestión de proyectos.
  • Gestión personal.
La imagen muestra a dos hombres hablando por la computadora en la oficina.

Para control, gestión de proyectos o análisis de marketing: los archivos XLMS se utilizan de diversas formas.

Como puedes ver, puedes utilizar el formato de hoja de cálculo de Excel para muchas tareas diferentes. Los archivos XLSM ofrecen muchas ventajas, especialmente en el ámbito de las finanzas. Ahora echemos un vistazo más de cerca a cómo trabajar con este tipo de formato.

Cómo abrir un archivo XLSM, ya sea en ordenador o móvil

Para abrir un archivo XLSM en tu ordenador o en un smartphone, necesitas un programa o aplicación que pueda leer y editar archivos de Microsoft Excel. La aplicación más común para esto es el propio Microsoft Excel, aunque también existen otras opciones. A continuación veremos cada opción con más detalle.

Abrir un archivo XLSM en tu ordenador

Si tienes Microsoft Office instalado en tu ordenador, puedes abrir fácilmente el archivo XLSM en Excel haciendo doble clic en el archivo. Alternativamente, puedes abrir primero Excel, luego seleccionar "Archivo" > "Abrir" y luego navegar hasta el archivo deseado.

 

También puedes abrir archivos XLSM si no tienes Excel instalado. Las alternativas gratuitas populares a Excel incluyen: Google Sheets, LibreOffice Calc y OpenOffice Calc. Estos programas son compatibles con XLSM y se pueden utilizar para abrir, editar y guardar archivos en formato XLSM.

Abrir un archivo XLSM en tu móvil.

Para abrir un archivo XLSM en tu móvil, necesitas una aplicación compatible. Al igual que ocurre con los ordenadores, la aplicación más común para abrir archivos XLSM en teléfonos inteligentes es Microsoft Excel. El programa está disponible para dispositivos iOS y Android. 

 

Si tienes Excel instalado, simplemente puedes abrir la aplicación y navegar hasta el archivo XLSM que deseas abrir.

 

Otras opciones para abrir archivos XLSM en un móvil incluyen Google Sheets y Apple Numbers, que están disponibles para dispositivos iOS y Android. Puedes descargar estas aplicaciones desde App Store o Google Play Store y usarlas para abrir, editar y guardar archivos XLSM en tu móvil fácilmente.

La imagen muestra a una mujer en una computadora portátil. que funciona con un archivo XLSM.

Los archivos XLSM se pueden abrir y editar en ordenadores, pero también en teléfonos móviles si tienes instalado el programa adecuado.

¿Cómo crear y editar un archivo XLSM?

Al igual que abrir el archivo XLSM, crearlo y editarlo requiere un programa que pueda crear hojas de cálculo de Excel y guardarlas en formato XLSM. La forma más sencilla de hacerlo es con Microsoft Excel. Para crear y editar una tabla XLSM, todo lo que necesitas hacer es seguir los pasos a continuación:

 

  1. Abre Microsoft Excel en tu ordenador.
  2. Haz clic en "Archivo" en la esquina superior izquierda de la pantalla.
  3. Luego haz clic en "Nuevo" para crear un nuevo libro.
  4. Se abrirá un nuevo documento en el que ya podrás introducir tus datos.
  5. Una vez que hayas terminado de editar, haz clic en "Archivo" nuevamente, y luego en "Guardar como".
  6. Ahora selecciona "Hoja de trabajo habilitada para macros de Excel (*.xlsm)" en el menú desplegable "Tipo de archivo".
  7. A continuación, puedes ingresar un nombre para el archivo y seleccionar la ubicación donde deseas guardarlo.
  8. Finalmente, haz clic en "Guardar".
La imagen muestra la aplicación de Acrobat en un smartphone.

Con Acrobat puedes acceder a tus documentos en cualquier momento: desde tu escritorio, móvil o tablet.

Crear y editar macros en archivos XLSM.

Ahora sabes cómo crear un archivo XLSM. Si también deseas crear y editar nuevas macros, primero debes activar la función “Herramienta de desarrollador” en Excel. Funciona así:

 

  • Habilitar las herramientas de desarrollador en Windows: haz clic en Archivo > Opciones > Personalizar la barra de menú en la parte superior, luego marcar ‘Herramientas de desarrollador’ en Pestañas principales.
  • Habilitar las herramientas de desarrollo en Mac: haz clic en Configuración > Cinta y barra de herramientas en la barra de menú en la parte superior, luego marca Herramientas de desarrollo en las pestañas principales.

 

Si has activado las herramientas de desarrollador, sigue estos pasos para crear macros:

 

  1. Haz clic en "Herramientas de desarrollador" en la barra de menú de Excel en la parte superior. El área de macros aparecerá en el lado izquierdo de la barra.
  2. Haz clic en el campo "Visual Basic". Se abrirá una nueva ventana donde podrás escribir código para instrucciones específicas.
  3. Si es necesario, puedes agregar un nuevo módulo para otro comando en "Insertar" > "Módulo".
  4. Cuando hayas terminado de editar el código, haz clic en el icono del Editor de Visual Basic para guardar la macro o macros.
  5. Ahora puedes cerrar el Editor de Visual Basic nuevamente.

 

Consejo útil: para comandos simples para automatizar pasos de trabajo, también puedes usar la función "Grabar macro", que se encuentra en la barra justo al lado del editor "Visual Basic". Puedes utilizar esta función si, por ejemplo, deseas transferir automáticamente ciertos datos de una pestaña a otra.

Convertir archivos XLSM a PDF: así es como se hace

Si deseas compartir su archivo XLSM con otras personas, seguramente querrás convertirlo a un documento PDF antes de enviarlo. Los archivos PDF tienen la ventaja de que el diseño del archivo original se muestra igual en todas partes. Además, se pueden abrir y editar en casi todos los dispositivos y sistemas operativos.

La captura de pantalla muestra cómo convertir un archivo XLMS con un clic derecho.
La captura de pantalla muestra cómo guardar un archivo XLSM como PDF en Windows.

Si tienes Acrobat instalado en tu ordenador, también puedes convertir el archivo XSML en un archivo PDF: tan solo con haciendo clic derecho > Convertir a Adobe PDF.

Si deseas convertir archivos XLSM a archivos PDF, puedes utilizar Adobe Acrobat Pro. Con el programa puedes convertir muchos formatos de archivos diferentes a PDF, ya sea texto, imagen o tabla. Y es así de fácil:

 

  1. Primero, haz clic derecho en el archivo XLSM y luego, clic en "Convertir a Adobe PDF".
  2. Asegúrate de haber seleccionado .pdf como el nuevo formato de archivo y elige una ubicación para guardar el archivo convertido. Luego, añade un nombre al documento.
  3. Finalmente, haz clic en "Guardar" y el archivo XLSM convertido se guardará en la ubicación adecuada.

 

Editar, convertir o compartir archivos en cualquier lugar, nunca ha sido tan fácil: las funciones de Acrobat pueden facilitar gran parte de tu trabajo, sobre todo si trabajas a menudo con documentos PDF. Y, además, con Acrobat también puedes rellenar y firmar electrónicamente formularios creados con Excel, agilizando así los procesos.

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Preguntas frecuentes sobre el formato XLSM.

¿Qué formato es XLSM?

Un archivo con extensión .xlsm es una hoja de cálculo de Excel que se utiliza para almacenar, organizar y analizar datos. La particularidad de los archivos XLSM es que contienen las llamadas macros. Las macros son secuencias de comandos que pueden automatizar tareas en una hoja de cálculo, desde simples tareas de formato hasta cálculos complejos. Se utilizan principalmente para ordenar, filtrar o analizar datos automáticamente.

¿Cuál es la diferencia entre XLSX y XLSM?

La mayor diferencia entre los archivos XLSX y los archivos XLSM es que estos últimos contienen macros y se utilizan principalmente para tareas más avanzadas, como modelos financieros o análisis de mercado. Los archivos XLSX, por otro lado, no contienen macros. Por lo tanto, se suelen utilizar para tareas más sencillas y almacenamiento de datos básicos.

¿Cómo puedo abrir un archivo XLSM?

La forma más sencilla es abrir archivos XLSM con Microsoft Excel. Si tienes Excel instalado, simplemente puedes abrir el archivo con un doble clic. También puedes utilizar archivos XLSM con otros programas. Las alternativas gratuitas populares a Excel incluyen OpenOffice Calc o Google Sheets.

¿Qué riesgo pueden tener los archivos XLSM?

Los archivos XLSM pueden suponer un riesgo para la seguridad debido a las macros que contienen. Estos pueden contener malware que carga virus en su computadora cuando abre el archivo. Por esta razón, siempre debes asegurarte de que el archivo XLSM provenga de una fuente confiable y de tener siempre un software antivirus actualizado en tu computadora que verifique los archivos antes de abrirlos.

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