Format facture électronique : comment choisir le format réglementaire adapté ?

Quels sont les objectifs de la réforme ?

Cette réforme répond à plusieurs enjeux pour l’administration fiscale :

• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA en détectant plus facilement les incohérences et les anomalies ;
• Simplifier, à terme, les obligations déclaratives de TVA grâce au pré-remplissage des déclarations ;
• Bénéficier d’une meilleure visibilité sur l'activité des entreprises en temps réel.

Elle présente également des avantages importants pour les entreprises :

• Renforcer la compétitivité des entreprises avec une baisse de la charge administrative ;
• Réduire les coûts de gestion et limiter les litiges financiers ;
• Améliorer la traçabilité des factures et réduire ainsi les délais de paiement ;
• Garantir la conformité et la sécurité des documents ;
• Faciliter les audits.

Facture électronique, dématérialisée ou numérique ?

La facture électronique ne doit pas être confondue avec une facture dématérialisée ou numérique envoyée par email. Celle-ci doit en effet se présenter sous un format qui respecte des normes précises.

Les factures électroniques contiennent des données structurées qui leur permettent d’être lues et traitées automatiquement par des systèmes informatiques, qu’il s’agisse de logiciels comptables, d’ERP ou des plateformes agréées.

Ainsi, une facture PDF classique envoyée par email n’est pas considérée comme une facture électronique au sens réglementaire. Pour autant, le PDF conserve un rôle important, notamment au début du processus de facturation.

Il s’agit du format de référence pour créer des factures avant leur transmission via les plateformes de dématérialisation partenaires. À ce stade, les outils d’Adobe Acrobat sont particulièrement utiles.

Ils permettent notamment de :

• créer des documents professionnels,
• convertir facilement différents formats en PDF,
• ajouter des signatures électroniques,
• sécuriser les fichiers avant leur transmission, etc.

Factur-X : le format hybride le plus plébiscité

Factur-X est un format hybride développé par la France et l’Allemagne. Il est aujourd’hui considéré comme le standard dans l’Hexagone, car il a l’avantage de combiner un document PDF lisible par les humains et un document XML lisible par les systèmes informatiques.

• Le PDF/A-3 permet d’afficher les informations de la facture originale et de conserver une lecture classique du document. De plus, le format PDF/A-3 garantit l’authenticité du document et un archivage pérenne.
• Le fichier XML, de son côté, regroupe les informations obligatoires (montants, dates, identités des parties, détails des prestations ou produits…) sous forme de données structurées pour automatiser l’analyse et le traitement de la facture par les plateformes agréées, sans intervention humaine.

Le format Factur-X garantit l’intégrité des factures électroniques, la conformité réglementaire, tout en offrant une simplicité d’usage pour les collaborateurs. Les logiciels peuvent en effet intégrer les données automatiquement, sans saisie manuelle, ce qui limite fortement les erreurs et fait gagner un temps précieux au quotidien.

Ce format est souvent le meilleur compromis pour les PME, les auto-entrepreneurs ou toute entreprise déjà équipée d’outils de gestion récents, comme un ERP. Il est aussi largement privilégié par les éditeurs de logiciel de facturation.

Factur-X répond aux exigences réglementaires tout en restant accessible et simple à déployer. C’est d’ailleurs pour cette raison qu’il est aujourd’hui encouragé par les pouvoirs publics, qui le considèrent comme un levier clé pour accompagner la transition numérique des TPE et PME.

Les avantages du format Factur-X en un clin d’œil :

• Il contient toutes les mentions obligatoires.
• C’est un format éprouvé : il est proposé par toutes les plateformes agréées et implémenté dans un grand nombre de logiciels de facturation.
• Il est lisible par tous : la facture PDF contient toutes les données visibles.

Les inconvénients du format Factur-X en un clin d’œil :

• Le nombre de données structurées est limité (par rapport aux formats UBL et CII).
• Si le fichier est mal généré, le risque de désynchronisation est plus important : il faut que le fichier PDF contienne bien toutes les informations du fichier XML.

Bon à savoir : Si vous ne souhaitez pas chambouler tous vos processus de gestion documentaire, vous pouvez continuer à créer vos factures au format PDF, les convertir facilement en ligne au format Factur-X, puis les transmettre via les plateformes agréées.

UBL : le standard industriel et international

Le format UBL (Universal Business Language) est conçu pour être interprété directement par des systèmes informatiques avec des données codées dans un langage XML très complet.

Ce format est principalement utilisé par les grandes entreprises et les organisations opérant à l’international. Il est notamment utilisé depuis plusieurs années dans des secteurs industriels spécifiques, comme l’automobile ou l’aéronautique, ou encore dans les échanges franco-américains.

Le format UBL est aussi répandu dans les échanges entre entreprises et administrations en Europe. Il se distingue par un degré élevé de précision des données. Il peut ainsi prendre en charge des informations complexes, comme des paiements en plusieurs échéances ou des remises conditionnelles.

Les avantages du format UBL en un clin d’œil :

• Il contient toutes les mentions obligatoires.
• Il permet de mentionner jusqu’à 2000 champs facultatifs, tels que les numéros des bons de commande.
• Il est interopérable à l’international.
• Le risque d’erreur est minimal.

Les inconvénients du format UBL en un clin d’œil :

• Il ne contient pas de fichier PDF lié au fichier XML : il n’est donc pas lisible par les humains.
• Sa complexité technique est plus importante.

CII : la référence pour les grandes entreprises

Entièrement basé sur un langage XML, le format CII (Cross Industry Invoice) peut structurer les données de manière très fine, ce qui permet une automatisation complète du traitement. Cela le rend particulièrement adapté aux environnements traitant de gros volumes de transactions.

Développé sous l’impulsion des Nations Unies, il bénéficie d’une reconnaissance internationale et d’une large compatibilité avec les systèmes d’échange de données informatisé (EDI). Il offre ainsi une solution idéale pour les entreprises présentes sur plusieurs marchés, qui souhaitent harmoniser leurs flux documentaires à l’échelle mondiale. Il est particulièrement utilisé dans le e-commerce ou par les grandes chaines de distribution.

Les avantages du format CII en un clin d’œil :

• Il contient toutes les mentions obligatoires.
• Il est très personnalisable avec plus de 2000 champs facultatifs utiles selon vos besoins.
• Il est compatible avec de nombreux ERP.

Les inconvénients du format CII en un clin d’œil :

• Il ne contient pas de fichier PDF lié au fichier XML : il n’est donc pas lisible par les humains.
• Sa complexité technique est plus importante.
• Il présente des problèmes de compatibilité avec certains systèmes informatiques : il s’agit du format le moins utilisé actuellement.

Selon la taille de votre activité

Le choix du bon format dépend notamment de la réalité de votre activité. Un auto-entrepreneur, par exemple, n’aura pas les mêmes besoins qu’une entreprise qui traite plusieurs centaines de factures par mois.

Pour les auto-entrepreneurs et les petites structures, la priorité est souvent la simplicité d’utilisation. Un PDF bien structuré, converti au format Factur-X pour être transmis sur les plateformes, suffit largement. De nombreux convertisseurs en ligne permettent de transformer simplement les fichiers PDF en factures électroniques conformes.

Ici, vous pouvez vous appuyer sur les outils d’Adobe Acrobat pour :

• Créer vos PDF,
• Les modifier directement,
• Collaborer à plusieurs dessus avec des annotations et commentaires,
• Solliciter des signatures électroniques,
• Les protéger par mot de passe, etc.

Cette solution permet de rester conforme sans créer de rupture dans vos processus de gestion documentaire.

Pour les grandes entreprises, déjà équipées de systèmes informatiques complexes, il est préférable de s’appuyer directement sur des formats structurés, comme UBL ou CII, pour automatiser l’ensemble des processus.

Selon vos outils

La transition vers la facturation électronique nécessite un audit des processus de facturation actuels pour intégrer de manière fluide les formats dans les systèmes d’information.

Votre choix dépend aussi de :

• votre logiciel de facturation,
• votre ERP,
• votre système comptable.

La majorité des solutions logicielles, comme les ERP, disposent de connecteurs pour les trois formats. Pensez à vérifier la compatibilité avec les plateformes publiques.