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Quiz team building : Favorisez la cohésion d’équipe avec les PDF.
Les activités de team building sont un excellent moyen de fortifier la cohésion d'une équipe. Répondez à notre quiz, puis partagez-le avec vos collègues pour qu'ils le remplissent à leur tour en répondant à 10 questions insolites pensées pour renforcer les liens entre vous.
Comme l’a dit Confucius : « choisissez un travail que vous aimez et vous n'aurez jamais à travailler ». Pourtant, la réalité n’est pas si simple : même si vous avez déniché le poste de vos rêves, bien souvent, le quotidien n’est pas à la hauteur de vos espérances. Ce phénomène touche tous les secteurs, du monde de l’entreprise à celui de l’éducation.
En cause : des pratiques inefficaces, des budgets serrés et une faible productivité. Il n’en faut pas moins pour vous empêcher d’atteindre les objectifs que l’on vous a confiés en vous embauchant.
Dès lors, comment travailler dans de bonnes conditions et mener vos activités quotidiennes sereinement ?
Ce guide vous propose un tour d’horizon des principaux obstacles qui freinent les professionnelles et les professionnels, que ce soit en entreprise mais aussi dans les établissements scolaires et les universités. Il met également en lumière la manière dont les outils gratuits en ligne d’Adobe peuvent vous aider à les surmonter et travailler, pas forcément plus, mais surtout plus intelligemment.
- Repenser le travail
- Travailler à distance
- Gagner en productivité
- Renforcer la sécurité
- Réduire les coûts
Le travail en vaut-il encore la peine ?
En 2023, une étude d’AXA sur la santé et le bien-être mettait en avant l’impact du travail sur la santé mentale.
Selon cette étude, si de nombreuses personnes « s’épanouissent », 36 % d’entre elles essaient simplement de « faire aller », quand 28 % « dépérissent » ou même « luttent » dans leur milieu professionnel.
Le groupe qui essaie de « faire aller » est plus susceptible de ressentir davantage de stress, de manquer de sécurité financière, d’être incapable de ralentir et d’être moins heureux. Ceux qui « luttent » peuvent souffrir de stress allant de modéré à sévère, voire de symptômes de dépression.
Et cela n’est pas seulement lié au salariat puisque cela touche également les cheffes et les chefs d’entreprise, les entrepreneures et les entrepreneurs, ainsi que les travailleurs indépendants et les travailleuses indépendantes.
Cela est dû en grande partie au contexte. Selon ING, l’économie française et le marché du travail ont continué à ralentir fin 2023, et l’inflation a persisté.
La guerre en Ukraine continue de faire grimper les coûts énergétiques, et l’impact de la Covid-19 fait encore planer une ombre sur l’économie.
Bref, quel que soit votre statut professionnel en France, les temps sont durs. Cela étant, en mettant en œuvre des pratiques de travail intelligentes et en adoptant un état d’esprit axé sur le digital, vous pouvez économiser du temps et de l’argent, tout en augmentant votre satisfaction et votre productivité.
Collaborer, même en travaillant à distance.
En 2023, le travail 100 % à distance qui s’était imposé lors des différents confinements liés à la pandémie de Covid-19 n’a plus lieu d’être. Les bureaux ont depuis longtemps réouvert, dans le public comme dans le privé.
Pourtant, quasiment 30 % des travailleurs français continuent de travailler à domicile un ou plusieurs jours par semaine.
La pandémie nous a en effet fait vivre un véritable changement de paradigme et nous avons basculé dans une autre réalité dont nous entendons souvent parler comme d’une « nouvelle normalité ». Pour certains d’entre nous, ce tournant a également altéré notre façon d’interagir avec nos collègues et notre approche des tâches quotidiennes.
Les conseils clés d’Adobe pour mieux collaborer.
La dispersion des équipes et le fait que leurs membres aient recours à des solutions logicielles différentes, à des équipements différents, voire à des organisations du mode et du temps de travail différentes, est l’un des principaux problèmes posés par le travail hybride. Cela s’applique d’ailleurs autant au monde de l’entreprise qu’à celui de l’éducation, dans lequel les enseignantes et les enseignants ont été amenés à faire cours à distance, une pratique qui se poursuit malgré la levée des restrictions.
La réponse à ce problème consiste à faire en sorte que tous soient sur la même longueur d’onde. Découvrez comment travailler à plusieurs sur un PDF.
Partagez et modifiez vos documents en ligne.
Avec les outils gratuits en ligne d’Adobe, tout le monde peut créer, modifier, télécharger, enregistrer et convertir des fichiers depuis un navigateur web traditionnel. La collaboration est ainsi facilitée, peu importe le type de fichier ou de document en question. Faites glisser vos fichiers Word, Excel, PowerPoint ou image dans notre convertisseur pour les transformer en PDF, et vice-versa. Vous pouvez également fusionner plusieurs documents, les redimensionner, les scinder en différents fichiers et les modifier. Vous serez ainsi en mesure de les envoyer et de les partager plus facilement, afin de recueillir des commentaires, de suivre la progression des demandes et de travailler ensemble en temps réel, comme vous le feriez si vous étiez tous autour de la même table.
Adoptez le cloud.
La dématérialisation a du bon, pour l’environnement comme pour la collaboration. Avec un système basé dans le cloud, vos collaborateurs et collaboratrices peuvent travailler partout dans le monde, quand ils le souhaitent, en ouvrant les fichiers, suivant les changements et collaborant en temps réel. Les systèmes dans le cloud sont également beaucoup plus accessibles. En laissant de côté les armoires de rangement, les disques durs et les pièces jointes aux e-mails, les utilisateurs peuvent accéder à des fichiers de toutes tailles, sur tous les appareils.
Adoptez une application de messagerie.
Si vous n’utilisez pas déjà Microsoft Teams or Slack, vous passez à côté de quelque chose d’important. Ces outils permettent de connecter vos équipes à travers le monde via des options de messagerie instantanée, d’appel et de visioconférence. Les deux que nous avons nommés ont leurs avantages. Teams est l’outil le plus populaire. Il intègre la suite Office de Microsoft, dominante sur le marché, tandis que Slack est préféré dans les secteurs plus axés sur les technologies.
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Répondez à notre quiz d'équipe
pour renforcer la cohésion au sein de votre équipe et développer votre esprit de collaboration.
Gagner en productivité.
Que vous soyez à la maison ou au bureau, il est facile de s’enliser dans des tâches chronophages, fastidieuses et frustrantes. Vous voyez de quoi nous parlons, n’est-ce pas ? Recherche de fichiers, formulaires à remplir, relances pour signature, factures à traiter… Ces tâches sont certes nécessaires, voire cruciales. Pourtant, ce n’est pas en les réalisant que vous exploitez votre plein potentiel et que vous mettez votre valeur au service de votre organisation. À ce titre, ce n’est pas à elles que vous devriez consacrer l’essentiel de votre temps de travail.
Selon l’étude Adobe « Future of Time » :
- Nous pouvons consacrer jusqu’à un tiers de notre temps à des tâches qui nous empêchent d’accomplir notre travail efficacement.
- Un collaborateur ou collaboratrice sur deux est prêt à changer de poste s’il ou elle a accès à des outils qui lui permettent d’être plus efficace.
- Neuf salariés ou salariées et PME sur 10 s’intéressent aux outils qui pourraient les aider à accomplir des tâches secondaires plus efficacement.
En bref, les professionnelles et les professionnels comme les entreprises cherchent à se réapproprier leur temps de travail pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, s’épanouir sur le plan personnel et développer leur activité. Selon l’OCDE, un lien croissant existe entre la qualité d’un poste et la productivité.
Les conseils clés d’Adobe pour gagner en productivité.
Stimuler votre productivité nécessite un peu de préparation. Si vous procédez étape par étape, vous pourriez gagner un temps considérable.
En tant qu’inventeurs du format PDF, nous connaissons la valeur des workflows axés sur le digital. Voici nos conseils :
Numérisez vos documents.
Vous disposez probablement d'un système d’archivage digital pour vos documents Word et tableurs Excel. Il est essentiel de bien structurer cet espace. Mais que faire des documents papier avec signature et des notes manuscrites ?
Avec Adobe Scan, téléchargez en un clin d’oeil ces documents dans vos dossiers digitaux. Vous pourrez ensuite aisément les signer ou les annoter et les envoyer. Avec Adobe Sign, signez et faites signer vos documents en un clic. Vous pouvez également ajouter des formulaires web personnalisés, des éléments de branding et des liens Paypal en un rien de temps.
Analysez vos processus et automatisez les tâches.
Comme pour tout changement majeur, la première chose à entreprendre est de planifier. Commencez par classer vos tâches par ordre d’importance. Puis, définissez celles qui peuvent être automatisées et celles qui ont besoin d’une attention humaine ou d'un traitement plus détaillé. Par exemple, il peut s’avérer judicieux d’utiliser un chatbot ou un outil d’IA pour répondre à certaines demandes émanant de la clientèle. Vous pouvez également automatiser la génération de factures, les e-mails marketing et tout ce qui concerne le e-commerce.
Utilisez une plateforme de planification.
Il nous arrive à tous de ne plus arriver à suivre certaines tâches. C’est pourquoi il peut s’avérer utile que tout soit écrit noir sur blanc. Nous ne parlons pas ici de tableau d’affichage. Avec les applications de planification comme Trello, Wrike ou Asana, vous pouvez créer, assigner, gérer, cocher ou décocher des tâches de façon centralisée. C’est une bonne solution pour vous comme pour votre équipe, afin de garder une vue d’ensemble de la charge de travail effectuée, en cours et à venir.
Renforcer la sécurité.
Pour les entreprises de toutes tailles et secteurs confondus, la cybercriminalité est une menace constante. Selon Statista, près d’un tiers des entreprises françaises ont subi une à trois cyberattaques ces 12 derniers mois. En 2023, le coût de la cybercriminalité en France était estimé à 85 milliards d’euros, soit une hausse de 61 milliards par rapport à l’année précédente.
Disposer de pratiques de sécurité robustes est essentiel pour se prémunir contre les fraudes. Quelques changements, même infimes, peuvent faire toute la différence.
Les conseils clés d’Adobe pour renforcer la sécurité.
Lorsqu’il s’agit de gérer les données, les signatures et les informations financières de la clientèle ou de la communauté étudiante, la sécurité doit être votre priorité. C’est pourquoi nous en avons fait l’un des piliers d’Adobe Acrobat et d’Adobe Sign.
Voici quelques conseils pour sécuriser vos fichiers et vous prémunir contre la cybercriminalité :
Sécurisez vos fichiers.
Notre fonctionnalité de protection par mot de passe des PDF vous permet de restreindre l’accès aux informations sensibles afin que seules les parties concernées puissent les consulter. Faites simplement glisser votre PDF dans notre outil en ligne pour activer la protection par mot de passe. Définissez ensuite un mot de passe (nous vous indiquerons s’il est suffisamment robuste), puis attribuez des autorisations uniquement aux personnes à qui vous voulez donner le droit d’ouvrir et de consulter le fichier. Vous protégerez ainsi les informations sensibles et les données privées.
Avec ses plus de 8 milliards de signatures électroniques prises en charge (un chiffre en constante hausse), la solution Adobe Sign offre également une protection maximale. Ayez l’assurance de ratifications juridiquement recevables et hautement sécurisées. Adobe Sign est la solution idéale pour les devis et contrats, les formulaires de vente ou de demande, les factures et bien plus encore.
Ayez une « cyberhygiène ».
Il est conseillé de suivre une série de cybermesures pour se prémunir contre les cyberattaques les plus fréquentes. Cela comprend une protection mise à jour contre les logiciels malveillants, des droits d’administration restreints, des sauvegardes régulières dans le cloud et des firewalls en réseau. Ces mesures devraient repousser les tentatives d’attaque les moins sophistiquées.
Installez les mises à jour de sécurité de vos solutions.
Les politiques de mises à jour des correctifs logiciels sont également essentielles. Procéder à des mises à jour tous les 15 jours peut s’avérer judicieux.
Réduire vos coûts.
Le cumul de l’inflation persistante, des coûts élevés de l’énergie et de l’accroissement de la défiance des consommateurs ont rendu les choses particulièrement difficiles pour les entreprises ces dernières années. Heureusement, le climat économique reste relativement stable en France et l’on peut même parler d’une certaine résilience de l’économie.
Dans notre article sur les avantages de la dématérialisation, nous avons mis l’accent sur l’impact financier et environnemental de la consommation de papier dans le monde du travail :
- Dans les entreprises françaises, le papier représente 75 % des déchets, chaque membre en consommant l’équivalent de 3 ramettes par mois. De même, toujours en France, la moyenne de consommation de papier et de carton par habitant est de 124 kg en 2024.
- Cinq litres d’eau sont nécessaires pour produire une seule feuille de papier A4, ce qui représente un demi-million de litres en consommation de papier pour une entreprise de 10 salariés.
- 200 millions d’arbres sont coupés chaque jour pour produire du papier, soit un arbre coupé toutes les 2,5 secondes.
Les conseils clés d’Adobe pour réduire vos coûts.
Dans ce contexte, comment réduire l’impact environnemental et financier lié à la consommation de papier au travail ? Voici quelques conseils :
Limitez les frais d’expédition.
Préférez envoyer les documents par e-mail plutôt que de les poster. En ce qui concerne leur signature, c’est très simple : vous pouvez demander une signature, signer, et télécharger vos documents signés en un clic avec notre outil de demande de signature, disponible gratuitement.
Glissez et déposez votre PDF ou autre fichier directement dans notre outil en ligne, ajoutez des destinataires, demandez une signature et cliquez sur Envoyer. Vous pouvez suivre en temps réel où en est la ratification du document, qui l’a ouvert, qui l’a déjà signé, et définir des rappels le cas échéant. Cela vous fera ainsi économiser du temps et de l’argent. Cet outil repose sur la technologie Adobe Sign, il est donc entièrement sécurisé.
Passez en revue vos équipements.
Vous ne serez peut-être pas en mesure de passer au zéro papier du jour au lendemain, mais vous pouvez vous fixer cet objectif et l’atteindre en procédant étape par étape. Commencez par passer en revue le coût de vos équipements et des impressions que vous faites, et cherchez des solutions pour les réduire. Par exemple, peut-être pourriez-vous vous contenter d’une seule imprimante ?
Privilégiez le stockage dans le cloud au stockage de papier.
Avec le stockage dans le cloud, dites adieu aux armoires de rangement et libérez de l’espace. Attention : il ne s’agit pas seulement de créer et d’enregistrer vos Word dans un dossier. Tous vos fichiers doivent être dématérialisés. Avec Adobe Scan notamment, vous pouvez facilement numériser vos documents manuscrits pour ne pas avoir à tout retaper. Cette option est gratuite et simple d’utilisation. Elle représente également une excellente alternative pour les enseignantes et les enseignants qui peuvent préparer leurs cours, les stocker dans le cloud et y accéder sur tous les appareils. De son côté, la communauté étudiante peut prendre des notes et les numériser facilement pour les consulter ultérieurement ou les partager.
La fabrique des PDF, en résumé.
En offrant de nombreuses solutions pour collaborer, même à distance, gagner en productivité, renforcer la sécurité et réduire vos coûts, Adobe Acrobat en ligne vous permet de créer un espace de travail plus performant, plus fiable et plus rentable, au bureau ou à la maison pour le monde professionnel et à l’école, au collège, au lycée ou à l’université pour le monde de l’éducation. Pour résumer, voici quelques astuces qui vous aideront à tirer le meilleur parti des PDF:
Convertissez vos fichiers
Utilisez notre convertisseur de PDF gratuit, sélectionnez votre fichier puis convertissez-le en quelques clics. Vous pouvez également convertir des fichiers Word, Excel, PowerPoint, JPEG et autres.
Numérisez vos fichiers
Pour convertir vos documents au format numérique, utilisez Adobe Scan. Il ne vous faudra qu’un téléphone avec appareil photo pour cela.
Signez vos documents de façon sécurisée
Faites simplement glisser votre PDF dans notre outil Remplir et signer gratuit ou demandez une signature électronique pour faire signer vos documents sans avoir à envoyer de version papier.
Modifiez vos fichiers PDF
Il existe toute une série d’outils gratuits en ligne pour réduire la taille ou fusionner des fichiers, extraire, faire pivoter ou réorganiser des pages, et bien plus encore.
Privilégiez la sécurité
Avec la protection par mot de passe d’Adobe, définissez des mots de passe pour avoir l'assurance que vos données sensibles restent confidentielles.
redimensionner vos PDF, sans abonnement, téléchargement ou achat de logiciel.