Optez pour le zéro papier en entreprise et à la maison.

En tant que créateurs du format PDF, nous préférerions évidemment que tous les documents qui nous entourent soient au format numérique. Pourtant, les vieilles habitudes ont la vie dure : il n’est pas toujours facile d’abandonner stylos, papier et imprimante du jour au lendemain.

Découvrez vite, dans ce guide, les avantages d’une dématérialisation totale (ou presque), ainsi que des solutions et des conseils pour vous accompagner dans cette démarche.

La consommation de papier dans les entreprises en France

Notre utilisation du papier est tellement répandue que nous ne la voyons même plus. Prenez un instant et regardez autour de vous : dans nos vies personnelles comme professionnelle, le papier est omniprésent. Tickets de caisse, lettres, documents, enveloppes, feuilles d’imprimante, magazines, essuie-tout, publicités, journaux : le papier est partout et ce, en quantités considérables.

Dans les entreprises françaises, le papier représente 75 % des déchets, chaque membre en consommant l’équivalent de 3 ramettes par mois. C’est un gaspillage considérable, sachant que la plupart des documents papier sont en réalité des erreurs d’impression (mauvais fichier ou paramètres d’impression erronés), des doublons ou des e-mails ne nécessitant pas d’être imprimés. Au total, 25 % des documents imprimés dans les entreprises sont jetés seulement 5 minutes après leur impression, ce qui représente un total de 60 kg de déchets papier produits chaque année par un salarié ou une salariée du secteur tertiaire.

L'impact est considérable, et pas uniquement pour votre budget annuel de fournitures. La quantité d’eau nécessaire pour fabriquer 1 kg de papier est estimée à 500 litres3. Dans les PME de moins de dix salariés, c’est un total de 500 000 litres qui seraient ainsi utilisés chaque année.

Il faut aussi prendre en compte l’impact de l’industrie papetière. Même si la situation européenne relève de plus en plus d’une économie circulaire, la filière contribue encore massivement, dans certaines régions du monde, à la déforestation et à la dégradation des forêts. En matière de recyclage, la France a encore du chemin à parcourir, avec seulement 70 % des papiers recyclés en 2021.

Dans un monde toujours plus digital, il n’a jamais été aussi facile de limiter la consommation de papier, c’est pourquoi les entreprises comme les foyers français s’engagent toujours davantage dans un processus de dématérialisation. D’après The Future of Time, une étude menée par Adobe à l’échelle mondiale, 90 % des personnes travaillant en entreprise, qu’elles soient salariées ou membres de la direction, souhaiteraient bénéficier de technologies rendant les tâches manuelles et les processus papier plus efficaces.

Zéro papier et télétravail

Travailler de la maison contribue significativement à réduire votre consommation de papier. Le télétravail et les modes de travail hybrides sont aujourd’hui devenus chose courante en France, et cela a bien des avantages lorsqu’il est question de réduire sa consommation de papier. D’après l’étude d’Adobe sur le zéro papier, le secteur qui a le plus réduit sa consommation de papier grâce au travail à distance est celui de l’information et de la communication. Ce ne sont pas moins de 18 milliards de feuilles de papier, soit 1,8 million d’arbres, qui ont été économisées rien que dans ce domaine. Si nous devions les empiler, cela équivaudrait à la hauteur de 409 000 tours Eiffel.

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Le deuxième secteur à avoir massivement réduit sa consommation de papier est celui des services administratifs et de soutien, avec près de 16 milliards de feuilles de papier économisées, soit 1,6 million d’arbres et l’équivalent de 363 000 tours Eiffel empilées les unes sur les autres.

Les avantages du zéro papier

Réussir sa dématérialisation ne se fait pas en une nuit. La transition en vaut toutefois la peine. Nous vous expliquons pourquoi :

Des coûts réduits

L’encre, le papier, les toners et les réparations d’imprimante ont un coût. En supprimant le format papier, vous économisez de l’argent. Même les entreprises qui ne fonctionnent que sur un modèle partiellement dématérialisé en ayant opté pour un copieur centralisé pour toutes les numérisations et impressions, peuvent réaliser des économies à long terme.

De bonnes pratiques environnementales

Le papier utilise de l’énergie, contribue à la déforestation et produit des déchets nocifs pour l’environnement (encres toxiques et toners). Limiter votre utilisation du papier contribue à réduire votre empreinte carbone.

Une plus grande sécurité

La gestion et le stockage de documents numériques dans le cloud sont considérés comme étant largement plus sécurisés que leurs équivalents physiques. Les sauvegardes, les mots de passe, les certificats de sécurité et le chiffrement des données sont autant de mesures qui vous aident à protéger vos documents plus efficacement que s’ils étaient entreposés dans une armoire de classement.

Des bureaux mieux organisés

Pour répondre aux attentes des modes de travail hybrides et faire face au retour en force du présentiel1, de nombreux concepteurs et architectes cherchent de nouveaux principes d’organisation et de design centrés sur l’humain, afin de rendre les lieux de travail plus attractifs2. Dites adieu aux armoires de rangement et aux salles d’impression pour que vos bureaux soient axés sur vos collaborateurs et collaboratrices plutôt que sur le papier.

Une automatisation des tâches et processus

Il est fréquent de perdre du temps à chercher un document papier égaré dans des armoires de stockage, des corbeilles ou des tiroirs. D’après l’étude The Future of Time, 72 % des personnes travaillant en entreprise ont le sentiment que le fait de devoir rechercher, partager et accéder à des fichiers les empêche de se concentrer sur leur cœur de métier. Avec la dématérialisation, votre ordinateur se charge des tâches complexes pour effectuer des recherches rapides, récupérer des fichiers ou encore restaurer des sauvegardes.

Des gains de temps

Il faut le reconnaître : organiser, classer des dossiers et avoir à plonger dans des piles de papier pour retrouver un document est une vraie perte de temps. Un système digital efficace génère des gains de temps précieux pour vous et votre équipe.

Une transformation plus rapide de l’information

Les systèmes digitaux accélèrent tous les processus, de l’envoi d’un fichier par e-mail au stockage de documents scannés et d’images. Les signatures électroniques n’ont jamais été aussi simples à mettre en œuvre qu’aujourd’hui. Avec Adobe Acrobat, vous pouvez collecter, apposer et authentifier des signatures électroniques sur un PDF, puis les convertir ou les intégrer dans d’autres documents de façon transparente, sans trombone ni agrafe. Alors que 44 % des personnes en entreprise indiquent qu’attendre des signatures impacte fortement leur efficacité au travail, il est certain que ces types d’outil ne leur permettent pas seulement de gagner du temps mais aussi d’accroître leur productivité.

Conseils clés pour vous accompagner dans votre processus de dématérialisation

Comment passer au zéro papier en entreprise ?

En suivant ces quelques étapes clés, réduisez facilement votre consommation de papier et boostez votre transformation digitale. Voici quelques conseils pour une organisation zéro papier :

Utilisez des convertisseurs en ligne

Adobe Acrobat en ligne vous simplifie considérablement la tâche en assurant la conversion, la compression et la fusion de fichiers. C’est la solution idéale pour obtenir les fichiers que vous souhaitez et réduire du même coup votre consommation de papier ainsi que votre empreinte carbone.

Optez pour le cloud

Les documents dans le cloud sont plus faciles à stocker, partager et sécuriser. Avec des outils de gestion des documents numériques comme Dropbox, vos collaborateurs peuvent coopérer et partager des documents partout dans le monde, ce qui s’avère être une solution optimale si vous travaillez avec des indépendants ou des équipes à distance. Google Docs aide ses utilisateurs à partager et éditer des documents en temps réel depuis un simple navigateur.

Favorisez les signatures électroniques

Aujourd’hui, vous n’avez plus besoin de papier ou de stylo pour signer un document. Avec Adobe Acrobat Sign, signez, recevez, suivez, envoyez, intégrez et étiquetez vos documents depuis une seule et unique solution.

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*Économies réalisées en 3 ans avec Acrobat Sign, étude Total Economic Impact de Forrester , janvier 2022.

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Pensez aux sauvegardes

Si les documents numériques sont souvent plus sécurisés que les documents imprimés, cela ne signifie pas pour autant qu’ils sont infaillibles. Un oubli d’enregistrement peut vite arriver, tout comme la disparition d’un document sur un serveur informatique. Un système robuste de sauvegarde et un protocole d’enregistrement bien défini peuvent y remédier. N’oubliez pas de mettre en place des sauvegardes automatiques et d’enregistrer vos documents dans deux emplacements distincts, au minimum.

Privilégiez un système accessible

Intégrez d’emblée des mesures d’accessibilité dans vos systèmes afin que vos collaborateurs puissent les utiliser efficacement. Pendant la phase de réflexion et de conception de vos systèmes, pensez à inclure des personnes porteuses de handicap lors de vos tests. Si vous publiez de nouveaux documents numériques, assurez-vous qu’ils sont dans un format et une langue accessibles.

« Lorsque les documents numériques, créés avec des applications dédiées et validés sur le plan de leur accessibilité par des outils intégrés de pointe, remplaceront leurs équivalents papier dans tous les bureaux, ce sont les personnes porteuses de handicap qui en bénéficieront le plus. »

« Qu’il s’agisse d’une légère altération des couleurs de fond pour aider les personnes souffrant de dyslexie, d’un élargissement du texte, d’un mode de lecture des documents pour personnes avec une déficience visuelle ou d’un accès pour une lecture en plein écran pour une personne malvoyante comme moi, les documents numériques sont toujours plus accessibles que sur papier. »

Robin Christopherson MBE, directeur chargé de l’inclusion numérique pour AbilityNet, une ONG britannique orientée tech et handicap

Mettez l’accent sur la formation

Il n’est pas toujours facile de quitter ses vieilles habitudes. Des directives claires, des instructions étape par étape et une formation régulière aideront votre équipe à franchir le pas en toute sérénité.

Réduisez le nombre d’imprimantes ou éliminez-les

Vous serez peut-être contraint de garder une imprimante pour certains usages spécifiques, même si vous travaillez dans un environnement complètement dématérialisé. Si cela est le cas, centraliser vos imprimantes dans un espace dédié et ajouter une identification par mot de passe pourra aider à dissuader vos collaborateurs de toute utilisation superflue.

Créez un système de classement dématérialisé

Une structure simple et logique de dossiers et sous-dossiers en réseau représente une méthode efficace pour stocker vos documents. Lorsque vous concevez votre système, pensez à recueillir les retours de vos collaborateurs et collaboratrices à tous les niveaux de l’entreprise, afin de vous assurer qu’il est inclusif et intuitif.

Vous serez sans doute amené à classer vos fichiers par date, nom, projet ou service. Choisissez un système qui fonctionne pour tout le monde et définissez des conventions pour le nommage des fichiers compréhensibles par tous5. Pensez également aux permissions d’accès, au contrôle des versions, ainsi qu’à la maintenance quotidienne du système.

Privilégiez les scanners numériques

De nombreux modèles d’imprimantes modernes incluent des technologies de numérisation permettant de copier des documents et de les stocker dans différents dossiers. Cela vous aidera à sécuriser vos documents.

Favorisez les technologies

De nombreuses personnes impriment des documents comme référence lorsqu’ils utilisent leur ordinateur. Bénéficier de deux écrans peut aider vos équipes à visualiser plusieurs pages en simultané, pour ne plus avoir à utiliser de papier.

Comment passer au zéro papier à la maison ?

Éliminer les documents papier en entreprise constitue une étape majeure mais à votre échelle, vous pouvez aller plus loin en supprimant les reçus, journaux et lettres à la maison.

Voici comment :

Utilisez une liseuse

Les applications de lecture, les tablettes et les liseuses offrent une belle alternative aux livres et magazines papier. Elles sont idéales en matière d’accessibilité car elles permettent aux utilisateurs d’élargir ou de réduire la taille de la police si nécessaire.

Exigez des factures dématérialisées

De plus en plus de fournisseurs de gaz, d’électricité et d’eau proposent des factures dématérialisées. La demande se fait le plus souvent sur le site web du fournisseur, d’où vous pouvez ensuite accéder à vos factures en vous identifiant. Les services bancaires en ligne proposent également des relevés numériques.

Utilisez des outils de gestion des tâches

Les outils en ligne comme Evernote et Trello constituent une belle alternative aux listes papier aimantées sur votre réfrigérateur ou aux pense-bêtes qui recouvrent votre bureau. Appuyez-vous sur ces plateformes interactives et intuitives pour prendre des notes rapidement, fixer des échéances et mesurer la progression quotidienne de vos tâches.

Souscrivez à des abonnements numériques

Acheter un journal ou ouvrir un magazine compte parmi les petits plaisirs du quotidien. Une fois leur lecture terminée, ils finissent malheureusement dans la poubelle de recyclage. Pourquoi ne pas alors opter plutôt pour un abonnement numérique ? Téléchargez votre magazine préféré depuis une application ou lisez-le sur une plateforme comme Readly, Apple News ou Issuu.

Vous souhaitez plus de conseils pour vous accompagner dans votre démarche de dématérialisation ? Rendez-vous sur le blog Adobe Acrobat pour découvrir tous nos guides d’experts et toutes nos études de cas.a

Donnez une autre dimension à votre gestion documentaire, tout en réduisant votre impact sur l’environnement. Découvrez dès maintenant comment convertir rapidement et facilement des documents dans une démarche plus responsable.

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