密碼保護加密 PDF 檔案

密碼保護是為包含敏感資訊的文件所設置的第一線防護之一。若您需定期處理私密表單或文件,密碼設定是必要的。當文件不需密碼保護後,您便可移除該步驟以方便存取。

不是所有文件都需要密碼保護,但密碼在某些情況下是非常重要的安全工具。在以下情況中,您可考慮以密碼保護 PDF 文件:

  • 為確保不管使用何種作業系統,都只有特定人員可檢視敏感資訊
  • 為分享稅務、401(k) 資訊、銷售報告或醫療文件
  • 為與學校分享孩童資訊
  • 為避免文件被複製到其他應用程式中,並防止在未經許可的情況下列印
  • 為防止資訊遭駭以保持資訊安全

若您需使用 PDF 作業,Adobe Acrobat 可讓您輕鬆為文件設定密碼。若需進行設定內容權限等更精細的文件存取控制,Acrobat Pro 將是必要的工具。

An example of removing the security from a PDF document in Adobe Acrobat

為何要移除 PDF 密碼?

移除密碼是大家會想知道,但通常不敢問的問題。這問題聽起來雖然很讓人懷疑,但密碼多半是因為正當目的而需要移除的。

將受保護 PDF 檔案密碼移除的最常見原因很簡單:該資訊不再需要密碼保護。或許是公開文件,資訊已不再被視為敏感或隱私。或許是不再需要與其他人共享,又或者純粹只是不需再加以保護。這時候就是移除鎖定的時機。

如何移除 PDF 密碼

若要移除或解除鎖定密碼,您必須有適當的執行權限。如果沒有相關權限,您需找到受保護 PDF 的原則作者或管理員才能執行。然後依照下列步驟進行:

1. 在 Windows 或 Mac 上以 Acrobat Pro 開啟 PDF。

A computer dropdown menu shows the “Open” option

2. 選擇「工具 › 加密 › 移除安全性」。

A Document Properties menu shows the document Security options

3. 如果文件包含「文件開啟」密碼,請按一下「確定」將其移除。

The Password Security Settings menu shows the Document Open password field

4. 如果文件包含權限密碼,請在「輸入密碼」方塊中鍵入正確密碼,然後按一下「確定」。

The screen shows the Document Open Password being filled in

完成以上步驟後,恭喜您,您便完成 PDF 解除鎖定。接著只要確定儲存文件,就可讓其他人也能存取。

請避免使用 PDF 密碼移除工具、轉換程式或在其他地方看到的線上工具,因為這些工具不僅常無法解除鎖定 PDF,更可能造成更大的安全性風險。

Adding a password to a PDF document in Adobe Acrobat

為 PDF 文件設定限制與保護

您已了解如何移除限制和密碼保護,接著我們來學習如何設定限制與密碼。

使用密碼保護 PDF 的不同方式

防止有人未經授權存取 PDF 有好幾種不同的方法。

  • 您可以憑證或密碼為 PDF 加密或解密,如此一來,文件接收者就必須在開啟或檢視文件前先輸入這些資訊。
  • 您可建立「開啟」密碼,要求使用者必須在開啟文件前輸入密碼。
  • 您可以 Acrobat Pro 建立權限和 PDF 限制,為列印、編輯或複製 PDF 內容設下防護。

編輯 PDF 限制

如果密碼保護不符合您的需求,Acrobat Pro 可讓您建立權限、浮水印和編輯限制等 PDF 保護措施,幫助您控制存取。

您可在「允許的變更」選單中禁止所有變更,讓使用者無法插入、刪除和旋轉頁面,也可限制存取表單與簽名欄位。您也可限制注釋。

此外,如果文件會保留在網路上,您可以針對加密這類文件的內容,讓會將中繼資料編為內容索引的搜尋引擎無法存取。

Adobe Acrobat Pro 是編輯、保護、轉換和共用 PDF 文件的最佳工具。多數組織都需要文件解決方案,因此探索相關資源、工具和訣竅將可幫助您善用您的 PDF

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