組織數位文件的 7 大秘訣

無論在家中或辦公室,雜亂的數位內容經常在現實生活中造成混亂和效率不彰。歡迎探索如何讓裝置保持簡潔、井然有序,並正常運作。

一個人在智慧型手機和筆記型電腦上管理數位文件

串聯您的數位生活

 

手機、平板電腦、電腦和電視,佔用了一般人的絕大多數時間,隨著數位化工作和遠端工作將眾人帶往娛樂之外的領域,情況更是變本加厲。Study Finds 的研究指出,成年人平均每天花費約 17 個小時瀏覽螢幕。數位裝置可將您連接至周遭環境、您的工作,以及介於兩者之間的所有項目。

 

正因為這些裝置如此重要,而且使用頻率如此頻繁,數位沉積物正逐漸堆積,從而拖慢裝置和工作流程。讓裝置保持井然有序,有助於減輕壓力並節省時間。歡迎參考以下七大秘訣,讓數位檔案保持井井有條。

 

 

1.

 

將整理作業納入例行工作:如果裝置使用達一年以上,勢必已累積不少雜亂無章的內容,像是未使用的舊檔案、下載項目、Cookie 和其他不必要的資料。請定期花時間加以整理。清理檔案有助於維持裝置和組織系統的可用性。

 

整理家庭文件或工作相關檔案時,請詢問自己幾個問題,以釐清該予以保留或將其丟棄:

  • 是否為重複的檔案?

  • 去年有開啟這個檔案嗎?

  • 這個檔案是否有最新或更新版本?

  • 這個檔案是否已損壞,或與現行軟體不相容?

如果文件富含特殊情懷 (例如圖片),可能會更難做出上述抉擇。如果有投資預算購置隨身碟或外接硬碟,甚或雲端儲存空間,此時便能派上用場。此舉可讓您輕鬆存取舊的個人檔案,而且不會佔用裝置上的儲存空間。

 

 

2.

 

明確命名檔案:明確的命名規則有助於輕鬆找到檔案,並讓您了解硬碟上的確切內容。

 

選擇命名規則時,請務必保持一致且合乎邏輯。在檔案名稱中包含日期,有助於讓所有內容按照時間順序排列。請注意,命名規則必須保持一致。一旦開始使用某項規則,請務必加以沿用。

 

 

3.

 

將文件類型標準化:裝置上的軟體或作業系統變更,可能會造成檔案相容性問題。舉例來說,從 Windows 轉換為 MacOS 後,當您嘗試存取檔案時,檔案的顯示方式可能會有所改變,繼而導致格式問題。在進行這類型更新後標準化或轉換檔案類型,將有助於確保後續的檔案最佳化。

 

轉換檔案也有助於節省空間。將 PowerPoint 轉換為 PDF,即可透過壓縮動畫或轉場效果的方式縮減檔案大小,不僅能保留重要內容,還能節省寶貴的儲存空間。

使用 Adobe Acrobat 將數位文件類型標準化的範例

4.

 

策略性地合併文件:許多文件必須保存在大型資料集中,但您永遠不會個別存取這些文件。合併多個文件,有助於將重要檔案保存在一起。舉例來說,不同年份的稅務文件可以合併為單一 PDF 檔案。如此即可確保這些文件能持續存放在一起,讓您更輕鬆地找到文件並節省空間。

 

 

5.

 

使用檔案夾巢狀系統:檔案夾巢狀系統會將相似的檔案歸類在一起,並建立子群組,以利更輕鬆地搜尋檔案。

 

舉例來說,假設您擁有一家麵包店,專門製作杯子蛋糕、餅乾、派餅和蛋糕。您可以為每種烘焙產品建立一個高層級檔案夾,然後將食譜、食材成本、供應商、價格表和行銷素材等內容儲存在個別的子檔案夾中。如此就會產生一個巢狀系統,讓您在當中直覺瀏覽不同類型的美味糕點,且無需逐一檢視每個檔案。

 

 

6.

 

使用 Zip 檔案夾壓縮檔案:Zip 檔案夾也稱為 Zip 檔案,可透過刪除某些類型的多餘資訊來縮減檔案大小。壓縮後的 Zip 檔案相當小,因此易於儲存及分享,也可簡單進行解壓縮。通常只需按一下或按兩下檔案,就能順利將其解壓縮。

       

您也可以個別壓縮轉換為 PDF 的文件,以利儲存、上傳及分享。如此一來,就無需壓縮及解壓縮檔案,以存取特定文件。

一個人站在電腦前查看數位文件

7.

 

購置檔案整理軟體:如果不想手動整理裝置檔案,不妨購買檔案整理軟體。檔案整理軟體會為檔案類型套用標籤,自動在巢狀系統中將其分門別類。這類軟體有助於和命名慣例集管理規則保持一致,幾乎無需手動操作。

 

保持井然有序,為全力發揮裝置潛能和生產力的重要關鍵。無論您是在家工作還是在外工作,或是只是想更妥善地運用裝置,這些工具和秘訣都能協助您透過有效且輕鬆的存取方式維護重要的檔案。

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