一個人坐在桌前使用筆記型電腦建立自動化工作流程

ACROBAT

透過自動化工作流程和工具,讓工作變得更輕鬆

將重複的作業自動化,藉此確立效率,從而節省時間和成本。

什麼是工作流程自動化?

自動化工作流程有時也稱為「機器人程序自動化」,代表一系列編寫好的軟體工具,用來即時執行手動作業,藉此簡化工作流程。無論業務流程或個人用途,工作流程自動化都有助於依據您專屬的商業規則執行作業指派,以進行相關手動流程或不常見的自訂作業,從而節省時間。

 

自動化工作流程的優勢

除了能更準確且更有效率地處理重複的作業,工作流程自動化還提供許多傳統流程難以企及的優勢。業務流程自動化可消弭工作流程中的瓶頸和人為錯誤,同時大幅提高生產力。

 

工作流程自動化也可為利益相關者提供透明度和可見度,同時提高成本效益。由於工作流程自動化工具可依照需求來隨時做出調整,因此,這樣優秀的可擴充性也能用來滿足您的特定需求。

為何工作流程自動化如此重要

如果您需要投入更多時間來專心處理講求個人風格的作業,工作流程自動化工具可協助您節省時間。無論您自行創業,或身為組織團隊成員 (例如任職於公司的人力資源部門),這些工具都可讓您加速完成工作。

 

使用 Adobe Acrobat,即可運用各種範本來製作專屬的線上表格和合約,或將現有的 Microsoft Word 文件、PowerPoint 簡報和 Excel 試算表轉換為可編輯的 PDF,而且只要輕點幾下,就能透過電子方式來傳送和簽署。

兩張圖片:在筆記型電腦上的文件中新增文字;在筆記型電腦上簽署文件

需要採用工作流程自動化軟體的 5 個跡象

對有些人而言,手動作業並不會造成問題。不過,如果您或您的組織正面臨以下任一問題,自動化工作流程可助您一臂之力。


1. 工作流程中的特定步驟持續遭到跳過

如果您發現自己無法記住特定的作業步驟順序,工作就有可能發生停擺。工作流程自動化軟體可避免此一情況發生,並確保您的手動流程不會遭到耽擱。


2. 參與其中的各方缺乏溝通

無論您身處任何產業,讓與您業務往來的各方進行開放且誠實的溝通,都為必要之舉。若未使用自動化工作流程管理工具,因人為錯誤而導致溝通不良的機率勢必會為之提高。


3. 流程缺乏當責制度

若未配置適當的系統,往往容易發生混亂,並難以掌握哪些人應該負責哪些事。機器人程序自動化可讓您和您的團隊成員了解誰負責掌控業務工作流程,如果發生任何問題,又該從何處做出修正。


4. 無法追蹤作業

您可能每天都需進行多工作業,但記憶力則有限。工作流程自動化的其中一項優勢,在於可視覺化呈現待完成作業的狀態細節,以及截至目前為止的進度。


5. 缺乏效能指標

有效的系統需要持續進行評估,才能提供令人滿意的結果。工作流程自動化軟體可輕鬆檢閱最佳做法,並追蹤問題區域。


兩張圖片:在筆記型電腦上的文件中新增文字;在筆記型電腦上簽署文件

工作流程管理實例

Électricité de France (EDF) 以生產再生能源著稱,90% 以上的供應鏈皆不會排放任何二氧化碳,而該公司有意在辦公室內「響應環保」。達成這項目標的最佳方式,就是使用自動化工作流程推動文件無紙化

 

在採用 Adobe Acrobat Pro 和 Acrobat Sign 工作流程自動化工具之前,EDF 公司送交簽署的文件,一般在 16 天內僅有 50% 左右的回收率。自動化流程投入運作後,EDF 可在 16 小時內處理訂單 (而非等候數天),而且每年可提交超過 2,500 份訂單,而所遭遇的瓶頸也為之減少。

 

EDF 主要採購專員 Thierry Belloeil 表示:「根據估計,自專案開跑後,我們在紙張、郵票、信封和人力資源等方面省下超過 64,000 歐元的成本,以及 30,000 頁的紙張,這也意味著每筆訂單可省下 16 歐元的成本。」

 

丹麥的 Novozymes 為全球規模最大的酵素製造商,對該公司而言,自動化工作流程有助於確保一切順利運作。拜此一嶄新業務工作流程自動化之賜,法律部門成功確保合約機密性,人力資源部門則將新進員工的上線時間縮短了 93% 之多。目前,已完成的工作流程數量已突破 1,400 大關,且持續累積中。

 

如果注意到需要採用工作流程自動化軟體的五大跡象之一,Adobe 也能為貴組織提供協助。 

Acrobat 標誌

使用 Adobe Acrobat Pro 完成更多工作