Fatturazione elettronica forfettari: che cos’è e come funziona
La fatturazione elettronica forfettari è una parte fondamentale della gestione fiscale per professionisti e lavoratori autonomi con partita IVA: scopri tutto ciò che devi sapere per emettere fatture elettroniche in regime forfettario.
ECCO COSA IMPARERAI:
Cos’è la fatturazione elettronica forfettari
Obbligo di fatturazione elettronica forfettari: da quando
Come funziona la fattura elettronica in regime forfettario
Come fare fatturazione elettronica per forfettari
L’imposta di bollo sulle fatture elettroniche forfettari
La fattura semplificata per i forfettari
Quale software scegliere per le fatture elettroniche forfettari
Sanzioni per i forfettari che non emettono fattura elettronica
La fatturazione elettronica forfettari è ormai una realtà consolidata per milioni di lavoratori autonomi italiani. Dal 1° gennaio 2024, tutti i contribuenti in regime forfettario sono tenuti a emettere, ricevere e conservare le proprie fatture in formato digitale, attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Un obbligo che ha cambiato radicalmente le abitudini di gestione fiscale di partite IVA, freelance, artigiani e piccoli imprenditori in tutta Italia.
Il passaggio dal cartaceo al digitale può sembrare complesso, ma nella pratica si riduce a pochi passaggi: scegliere un software adatto, compilare il file XML con i dati corretti (compreso il codice regime RF19) e trasmetterlo al SdI.
In questa guida troverai una panoramica completa sulle fatture elettroniche forfettari: dalle norme alle istruzioni operative, dai codici tecnici da conoscere alle sanzioni da evitare. Che tu stia aprendo una partita IVA forfettaria o voglia semplicemente assicurarti di gestire correttamente i tuoi documenti fiscali, in questo articolo troverai risposta alle tue domande.
Cos’è la fatturazione elettronica forfettari
La fatturazione elettronica è un sistema digitale che consente di emettere, inviare e conservare le fatture in formato elettronico strutturato, in sostituzione del documento cartaceo. Nel contesto del regime forfettario, si traduce nell’obbligo di generare ogni fattura come file XML e di trasmetterla attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate, che si occupa di verificarla e recapitarla al destinatario.
A differenza della fattura cartacea o del PDF inviato per email, la fattura elettronica per forfettari ha valore legale solo se transita attraverso il SdI. Non è quindi sufficiente inviare un documento digitale al cliente: il file deve essere trasmesso tramite il portale ufficiale o un software abilitato, superare i controlli automatici del sistema e ricevere la ricevuta di consegna.
La fattura elettronica forfettari presenta alcune specificità rispetto ai regimi ordinari: non si applica l’IVA, si utilizza il codice regime RF19, le operazioni sono classificate con il codice natura N2.2 e sono previste diciture obbligatorie che identificano il regime fiscale del mittente.
Obbligo di fatturazione elettronica forfettari: da quando
L’estensione della fatturazione elettronica ai forfettari è avvenuta in modo graduale:
- 1° luglio 2022: l’obbligo viene introdotto per i forfettari con ricavi superiori a 25.000 euro nell’anno precedente, ai sensi dell’art. 18 del decreto-legge n. 36/2022 (decreto PNRR 2).
- 1° gennaio 2024: obbligo esteso a tutti i forfettari, senza eccezioni legate al fatturato. Da quel momento, anche chi guadagna meno di 25.000 euro è tenuto a emettere fattura elettronica.
- 2025–2026: l’obbligo è pienamente operativo e si consolida con nuove semplificazioni, come la fattura semplificata senza tetto massimo di importo.
Non esistono più esenzioni basate sul volume d’affari: tutti i titolari di partita IVA in regime forfettario sono obbligati a emettere fattura elettronica, inclusi quelli che hanno appena aperto la partita IVA.
Come funziona la fattura elettronica in regime forfettario
Il processo di fatturazione elettronica forfettari segue un flusso ben definito, che coinvolge tre attori principali: il contribuente, il Sistema di Interscambio (SdI) e il destinatario della fattura. Il ruolo del Sistema di Interscambio (SdI)
Il Sistema di Interscambio è la piattaforma dell’Agenzia delle Entrate che gestisce il flusso delle fatture elettroniche in Italia e funziona come un intermediario digitale che riceve, controlla e recapita ogni fattura.Il processo avviene in cinque fasi:
- Creazione della fattura elettronica forfettari in formato XML tramite software
- Trasmissione al SdI
- Verifica automatica della correttezza formale della fattura elettronica per forfettari
- Consegna al destinatario tramite codice SDI o PEC
- Invio della ricevuta di consegna al mittente.
Tempi di emissione da rispettare
Le fatture elettroniche forfettari sono soggette alle stesse scadenze previste per tutti gli altri soggetti IVA:
- Fattura immediata: entro 12 giorni dall’effettuazione dell’operazione (es. prestazione del servizio o consegna del bene).
- Fattura differita: entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell’operazione, utile per raggruppare più operazioni verso lo stesso cliente.
Per una spiegazione più approfondita sulle tempistiche di invio delle fatture elettroniche e sulle sanzioni per i ritardi nella trasmissione, consulta questo articolo dedicato interamente all’argomento.
Come fare fatturazione elettronica per forfettari
Abbiamo preparato per te una guida per compilare correttamente una fattura elettronica per forfettari, partendo dalla scelta dello strumento fino all’invio.
-
Scegli il software o il portale:
puoi utilizzare il portale gratuito "Fatture e Corrispettivi" dell’Agenzia delle Entrate oppure un software di fatturazione professionale.
-
Imposta il regime fiscale RF19:
nelle impostazioni del software, seleziona il codice RF19 – Regime forfettario. La maggior parte dei software compila automaticamente questo campo in tutte le fatture successive.
-
Inserisci i dati del destinatario:
compila i dati anagrafici del cliente (denominazione, indirizzo, codice fiscale/P.IVA) e il codice destinatario SDI (6 cifre per aziende e professionisti, 7 zeri "0000000" per i privati senza partita IVA).
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Indica la descrizione e l’importo:
descrivi la prestazione o il bene, indica l’importo e imposta il codice natura N2.2 (operazione non soggetta a IVA).
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Applica il bollo se necessario:
se l’importo supera 77,47 euro, attiva il bollo virtuale da 2 euro (campo "Bollo Virtuale = Sì").
-
Aggiungi le diciture obbligatorie:
verifica che il documento riporti le clausole sul regime forfettario e sulla mancata applicazione della ritenuta d’acconto.
-
Invia al SdI:
trasmetti la fattura tramite il software o il portale. Attendi la ricevuta di consegna prima di considerare l’operazione completata.
I codici obbligatori nella fattura forfettaria: RF19 e N2.2
Sono due i codici fondamentali per la corretta compilazione della fattura elettronica per forfettari:
Codice RF19 – Regime Forfettario
Il codice RF19 identifica il regime fiscale del mittente nel file XML della fattura elettronica. Va inserito nel campo "Regime Fiscale" e indica che il soggetto opera in regime forfettario ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, della Legge n. 190/2014. I software lo compilano in automatico una volta configurato il regime.
Codice Natura N2.2 – Operazioni non soggette a IVA
Poiché i forfettari non applicano l’IVA, ogni riga di fattura deve riportare il codice natura N2.2 ("Operazioni non soggette – altri casi"), che indica l’assenza di IVA per carenza del presupposto soggettivo.
Le diciture obbligatorie in fattura
Ogni fattura emessa da un forfettario deve contenere almeno le seguenti diciture:
- "Operazione senza applicazione dell’IVA, effettuata ai sensi dell’articolo 1, commi da 54 a 89, della Legge 190/2014 e successive modificazioni."
- "Operazione non soggetta a ritenuta d’acconto ai sensi dell’articolo 1, comma 67, della Legge 190/2014 e successive modificazioni."
Molti software di fatturazione inseriscono queste diciture automaticamente non appena si imposta il regime RF19.
L’imposta di bollo sulle fatture elettroniche forfettari
Le fatture elettroniche per forfettari non includono l’IVA, ma sono soggette all’imposta di bollo da 2 euro quando l’importo del documento supera 77,47 euro. Ecco come gestirle correttamente:
- Nella fattura elettronica, il bollo si gestisce valorizzando il campo "Bollo Virtuale = Sì" (sezione "Dati bollo" nel portale Fatture e Corrispettivi o nei software di fatturazione).
- I 2 euro devono essere inclusi nel valore totale del documento.
- Il versamento avviene trimestralmente tramite F24 o addebito IBAN nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate. Se l’importo dei bolli dovuti nei primi due trimestri è inferiore a 5.000 euro, il versamento può essere differito.
La maggior parte dei software di fatturazione gestisce il bollo in modo automatico: non appena l’importo della fattura supera la soglia, il campo viene attivato senza intervento manuale.
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La fattura semplificata per i forfettari
Dal 1° gennaio 2025 è entrata in vigore un’importante novità per i contribuenti in regime forfettario: l’eliminazione del limite massimo di 400 euro per l’emissione delle fatture semplificate. Prima di questa modifica, introdotta dal D.Lgs. n. 180/2024 in recepimento della Direttiva UE 2020/285, la fattura semplificata era utilizzabile solo per operazioni di importo inferiore a 400 euro.
A partire dal 2025, i forfettari possono emettere fattura semplificata per qualsiasi importo, senza tetto massimo. Questa agevolazione è riservata esclusivamente alle partite IVA forfettarie: per i soggetti in regime ordinario il limite dei 400 euro resta in vigore.
Questa soluzione conviene perché:
- Meno dati obbligatori: la fattura semplificata richiede un numero inferiore di informazioni rispetto a quella ordinaria, riducendo i tempi di compilazione.
- Meno rischio di errori: una struttura più snella riduce la probabilità di dimenticare campi obbligatori o inserire dati scorretti.
- Risparmio di tempo: ideale per chi gestisce un alto volume di operazioni ricorrenti verso gli stessi clienti.
Ricordati, però, che la fattura semplificata non è ammessa per operazioni specifiche, come le cessioni intracomunitarie o le transazioni soggette a reverse charge.
Quale software scegliere per la fatturazione elettronica forfettari
Per emettere fatture elettroniche per forfettari è necessario un software in grado di generare il file XML e trasmetterlo al SdI. Le opzioni disponibili si dividono in due categorie principali: gli strumenti gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate e i software professionali a pagamento.
Strumenti gratuiti dell’Agenzia delle Entrate
- Portale "Fatture e Corrispettivi": accessibile via web, completamente gratuito, include anche la conservazione digitale a norma. Interfaccia essenziale ma funzionale, con template precompilati per i forfettari.
- App FatturAE: applicazione mobile ufficiale dell’Agenzia delle Entrate, disponibile per smartphone iOS e Android.
Software professionali a pagamento
Sul mercato esistono numerose soluzioni più complete che offrono funzionalità avanzate: dalla configurazione automatica del regime RF19 e dei codici natura alla gestione automatica del bollo, fino ai promemoria sulle scadenze, all’archiviazione su cloud, alla reportistica e all’integrazione con la contabilità.
Per la gestione e l’archiviazione dei documenti fiscali in formato PDF, dalle copie di cortesia delle fatture ai contratti con i clienti, Adobe Acrobat consente di organizzare, convertire, firmare e proteggere i documenti digitali. Uno strumento utile in particolare per chi ha bisogno di condividere copie di fatture elettroniche forfettari con clienti o commercialisti in modo semplice e sicuro.
Sanzioni per i forfettari che non emettono fattura elettronica
Il mancato rispetto dell’obbligo di emettere fatture elettroniche per forfettari espone i contribuenti a sanzioni significative:
- Mancata emissione: sanzione dal 5% al 10% dei corrispettivi non documentati (minimo 500 euro).
- Emissione tardiva: sanzione del 5% dei corrispettivi, con un minimo di 250 euro. Se la violazione non ha impatti sulla determinazione del reddito, si applica una sanzione fissa tra 250 e 2.000 euro.
- Ravvedimento operoso: le sanzioni possono essere ridotte se ci si regolarizza spontaneamente prima di accertamenti fiscali.
È quindi fondamentale rispettare le scadenze e assicurarsi che ogni fattura elettronica per forfettari emessa transiti correttamente attraverso il SdI e riceva la ricevuta di consegna.
Domande frequenti
Attualmente, i forfettari sono obbligati alla fatturazione elettronica?
Qual è il codice regime da inserire nella fattura elettronica ai forfettari?
Il forfettario deve applicare il bollo in fattura?
Cosa cambia con la fattura semplificata dal 2025?
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