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L’ascesa dell’IA per i documenti nei vari settori lavorativi
Scopri come viene impiegata l'IA per i documenti sul lavoro: approfondisci la sua crescita e come i dipendenti utilizzano gli strumenti di IA per lavoro.
Con il 67% degli italiani che utilizzano un computer tutti i giorni per lavoro, stiamo assistendo a una chiara tendenza: l’IA si sta trasformando in un partner fondamentale per la produttività.
Tra i professionisti che la utilizzano, l’87% afferma di risparmiare almeno qualche ora alla settimana e la maggioranza dice di risparmiare addirittura da una a cinque ore, un dato che ridefinisce il concetto di giornata lavorativa.
La domanda che sorge spontanea è: per che cosa viene utilizzata l’IA? Per rispondere abbiamo intervistato 1.500 italiani e analizzato i volumi di ricerca di Google.
Continua a leggere per scoprire le attività per cui si ricorre maggiormente all’IA, i settori in cui è più impiegata e le principali difficoltà che le persone riscontrano durante il suo utilizzo.
Attività per cui si utilizza di più l’IA
Da una panoramica generale sulle attività per cui l’IA è più impiegata emerge che il 30% dei lavoratori preferisce farsi aiutare nella creazione e nella modifica di documenti, tra cui e-mail, report, revisioni e riepiloghi.
A breve distanza, si colloca la traduzione e la localizzazione dei contenuti (27%), mentre un quarto delle persone (25%) ricorre all’IA per l'analisi dei dati o per attività tecniche.
La tendenza generale, quindi, sembra essere quella di affidare all'IA compiti dall’aspetto più pratico che creativo. I lavori che richiedono maggiore creatività, come il marketing e le vendite, o le attività organizzative, come la gestione di riunioni e progetti, registrano percentuali di utilizzo molto più basse (rispettivamente il 17% e il 14%).
I settori che impiegano maggiormente l’IA per le attività chiave
Analizzando la situazione dal punto di vista dei vari settori, risulta chiaro che i compiti per cui viene impiegata l’IA variano di azienda in azienda. Mentre in alcune viene utilizzata per attività amministrative (come documenti o fogli di calcolo), in altre se ne fa un uso più creativo.
Tra i dirigenti di alto livello, l’IA viene utilizzata soprattutto per attività operative: il 70% afferma di impiegarla per creare e modificare documenti, contribuendo ad automatizzare più rapidamente le attività amministrative. Per il management, l’IA rappresenta uno strumento chiave per rendere più efficienti i processi burocratici aziendali.
Anche il 27% di chi lavora nel settore manifatturiero ricorre all'IA per attività pratiche, come analizzare i dati e svolgere operazioni come la programmazione e la gestione dei fogli di calcolo.
Circa un terzo dei senior manager (32%) utilizza invece l’IA in modo più creativo, come supporto per pianificare riunioni e sviluppare nuove idee. Questo dato evidenzia una differenza significativa: più cresce il livello di responsabilità manageriale, più l’IA viene usata come strumento di ideazione.
Inoltre, anche un quarto (24%) di chi lavora nell’edilizia la impiega perlopiù a fini di marketing per creare contenuti e immagini.
Tipi di documenti per i quali le persone utilizzano maggiormente l’IA
Come abbiamo appena visto, diversi settori utilizzano l’IA per aiutarsi a svolgere attività differenti a seconda delle necessità dato che essa può garantire una maggiore efficienza, aiutando a ottimizzare il tempo durante la giornata lavorativa.
Ben il 37% dei lavoratori afferma di risparmiare da una a due ore al giorno, mentre un ulteriore quinto (20%) riesce a risparmiare da tre a cinque ore al giorno.
Ma quali sono le attività per cui l’IA è più impiegata?
Dai dati emerge che viene utilizzata principalmente per semplificare attività che altrimenti richiederebbero molto tempo o l'intervento di personale esterno. Ad esempio, la traduzione di contenuti e documenti risulta essere il principale utilizzo, con più di un terzo (34%) dei lavoratori che impiega l’IA a questo scopo. Senza di essa, avrebbero bisogno di una persona che parla l’altra lingua o di uno strumento di traduzione. L’IA offre invece una soluzione rapida per accelerare il processo.
Similarmente, il 30% dei dipendenti la utilizza per riassumere PDF, articoli e appunti. In passato leggere e individuare le informazioni chiave nei documenti poteva essere molto dispendioso in termini di tempo.
La terza attività più comune per cui si richiede l’aiuto dell’IA è modificare e migliorare documenti già creati, con oltre un quarto dei dipendenti (26%) che afferma di utilizzarla proprio a questo scopo.Oggi è possibile minimizzare gli errori umani nella modifica dei documenti.
Le ricerche più frequenti in Italia per chiedere aiuto all’IA
Le principali difficoltà nell’utilizzo degli strumenti di IA
Sebbene l’IA abbia i suoi vantaggi quando utilizzata in ambito lavorativo, questo non significa che sia perfetta. Può sicuramente apportare dei vantaggi dal punto di vista dei flussi di lavoro e dell’efficienza, ma comporta anche delle criticità e altri aspetti da tenere ben presente.
Il problema numero uno sono le preoccupazioni derivanti dall’accuratezza e dagli errori nei risultati: più di un quinto (21%) degli intervistati identifica questo aspetto come la criticità principale nell’utilizzo dell’IA, sentendosi di non potersi fidare pienamente delle informazioni fornite. Nonostante le risposte incredibilmente rapide, è sempre bene verificare le informazioni confrontandole con una fonte più affidabile.
Altri problemi che le persone riscontrano con l’IA includono preoccupazioni sull privacy e sulla sicurezza dei dati (19%), oltre a una mancata formazione o linee guida sul suo utilizzo (19%).
Questa sensazione di insicurezza è condivisa da entrambi i sessi: il 19% degli uomini e il 20% delle donne, infatti, la considerano una delle principali preoccupazioni.
Lo scenario cambia quando entrano in gioco i dati sensibili. Il 14% degli uomini si dice del tutto a proprio agio nel condividerli, contro appena il 9% delle donne. Al contrario, il 49% delle donne esprime forti riserve nel condividere informazioni lavorative delicate, una preoccupazione condivisa solo dal 35% della controparte maschile, evidenziando un netto divario di genere sulla percezione della privacy.
Questa sensazione di insicurezza riguardante la privacy e i dati è condivisa in modo speculare da entrambi i sessi: il 19% degli uomini e il 20% delle donne, infatti, la considerano una delle principali preoccupazioni. Tuttavia, lo scenario cambia radicalmente quando entrano in gioco i dati sensibili. Il 14% degli uomini si dice del tutto a proprio agio nel condividerli, contro appena il 9% delle donne.
Questo divario di genere nella percezione del rischio indica una maggiore cautela da parte delle donne nella condivisione di informazioni aziendali sensibili.
Le principali problematiche legate all’adozione di strumenti di IA in Italia
Cosa dicono i dati di ricerca di Google sull’utilizzo dell’IA?
In tutta Italia, quando le persone incontrano difficoltà nell'utilizzo di diversi tipi di software, o devono trovare soluzioni per risparmiare tempo, fanno sempre più affidamento sull’IA. Analizzando le ricerche su Google degli ultimi 12 mesi, è evidente come alcuni argomenti legati a questa tecnologia siano più rilevanti di altri.
Nel Paese l’argomento più ricercato per ricevere aiuto dall’IA è quello della traduzione e della localizzazione, con un totale di 100.000 ricerche e una media di 1.041,7 ricerche mensili.
Siamo di fronte a un monopolio d'interesse: considerando che questo argomento supera di ben 70.000 ricerche il secondo più comune (il riepilogo e la comprensione dei documenti, fermo a 27.460), è lampante come l’abbattimento delle barriere linguistiche sia l'esigenza regina degli utenti italiani.
Gli altri argomenti si trovano invece a distanza molto più ravvicinata, con meno di 20.000 ricerche a separare i quattro successivi ambiti, dato che la “modifica e formattazione dei documenti” (al quinto posto tra le ricerche più frequenti) fa registrare 8.090 ricerche.
In alcune regioni è stato rilevato un forte aumento anche delle ricerche su argomenti specifici. Nell'ultimo mese, a Bolzano si è registrata una crescita del 100% delle ricerche relative alla scrittura di testi per il lavoro e come supporto amministrativo, oltre a un aumento del 50% delle ricerche legate a opportunità di lavoro, curriculum e candidature.
Analogamente, ad Ancona si è registrato un forte aumento (50%) delle ricerche relative alla modifica e alla formattazione dei documenti, mentre a Bologna sono aumentate del 40% le ricerche inerenti alla traduzione e alla localizzazione.
Come trovare il giusto aiuto quando si utilizza l’IA
Guardando al quadro generale della situazione, è evidente come l’IA possa apportare grandi vantaggi in termini di come i dipendenti completano le attività sul posto di lavoro. Esistono tuttavia alcuni problemi da affrontare, come le preoccupazioni circa i pericoli dell’IA, l’incertezza su come utilizzarla al meglio e su come sfruttarne appieno il potenziale in modo sicuro.
È evidente che l’IA sia efficace nelle attività quali la modifica e la creazione di documenti, il miglioramento di quelli esistenti e l'analisi di dati e fogli di calcolo. Ma, allo stesso tempo, è importante ricordare che il giudizio e la revisione umana rimangono indispensabili, poiché le informazioni errate e gli errori sono ancora diffusi.
Per ottenere risultati più accurati e affidabili, è essenziale formulare richieste chiare e dettagliate. È altrettanto importante usare l’IA in modo sicuro e responsabile, soprattutto sul lavoro, evitando di condividere informazioni sensibili, personali o riservate per proteggere la privacy. Allo stato attuale, l’IA dovrebbe essere considerata uno strumento di supporto e ispirazione, non una fonte da seguire senza verifica.
Se sei alla ricerca di un modo affidabile per gestire il tuo flusso di lavoro e i tuoi documenti lavorativi, Adobe Acrobat rappresenta la soluzione perfetta. Grazie agli strumenti di IA generativa integrati nativamente ci sono tantissimi modi diversi per lavorare in modo più intelligente, con generatori di riepiloghi e chat IA per risposte rapide sui tuoi documenti.
Con l’aiuto di software come Adobe Acrobat, è possibile migliorare il flusso di lavoro dei dipendenti in modo affidabile e contribuendo a gestire i documenti in modo più sicuro e affidabile.
Ora che hai approfondito l’utilizzo dell’IA per i documenti in ambito lavorativo, potresti voler fare lo stesso con le opzioni di Adobe Acrobat. Ti basta andare alla pagina dei blog di Adobe, dove puoi trovare discussioni su diversi argomenti, inclusa una panoramica dei tipi di file solitamente impiegati a casa e per lavoro. Grazie a risorse come questa, puoi comprendere al meglio i documenti e i file con cui stai lavorando prima di affidarti a strumenti di IA.
Metodologia
“L’ascesa dell’IA per i documenti” è il risultato di un sondaggio nazionale approfondito condotto da Adobe Acrobat, realizzato su un campione di 1.500 italiani adulti tra il 18 e il 22 aprile 2026.
I dati di ricerca sono stati raccolti utilizzando l'API per il volume di ricerca su Google Ads di DataForSEO. I termini di ricerca correlati sono stati raggruppati in insiemi di parole chiave basati sulle attività, in modo che ogni posizionamento riflettesse un problema più ampio relativo al flusso di lavoro dei documenti, anziché a una singola frase. I set di parole chiave sono stati localizzati per ciascun mercato utilizzando espressioni nelle varie lingue madre in inglese, tedesco e italiano.
Dove possibile, è stato utilizzato lo stesso numero di parole chiave per ogni attività, al fine di migliorare la comparabilità tra i vari paesi. Le metriche sono state quindi aggregate in classifiche relative alle attività utilizzando il volume di ricerca mensile medio, il volume di ricerca totale su 12 mesi e misurazioni di aumenti/tendenze recenti. I dati originali relativi alle parole chiave e i dati mensili sono stati archiviati nelle schede di verifica al fine di garantire la trasparenza dell’analisi.
A causa della difficoltà nel distinguere chiaramente nell’uso reale degli utenti le ricerche che richiedevano l’aiuto dell’IA o meno, per l'analisi finale non è stato utilizzato un insieme di controllo separato che includesse le ricerche non relative a strumenti di IA.
Molte ricerche apparentemente generiche, come “traduzione PDF”, “riassunto PDF” o “modifica PDF”, possono comunque indirizzare gli utenti verso strumenti basati sull'IA o riflettere l'intenzione di utilizzare prodotti che la impieghino, anche se la ricerca non lo esplicita chiaramente.
Per via di questa incertezza, la suddivisione dell’insieme di dati in categorie IA e non IA rischiava di creare una distinzione poco veritiera. La metodologia è stata piuttosto incentrata sull'individuare le reali attività relative ai documenti che le persone cercano e sulla misurazione della diffusione di tali comportamenti nei vari mercati.