Adobe Acrobat Sign
ペーパーレス化の利点とは－人事プロセスのデジタル化
オフィスをペーパーレスにすると、地球に良いだけでなく、収益も向上します。人事関係のフォームを電子化すると、時間やコストの節約になるだけでなく、環境を救うことになります。
ペーパーワークからペーパーをなくす
ペーパーレスビジネスに移行しても、仕事場の混乱をすべてなくすことはできません。しかし、会社の記録管理を紙のファイルから電子文書に変えると、事務処理の大変な作業をかなり削減できるだけでなく、思いがけないコストの節約にもなります。
ペーパーレスビジネスとは何か
ペーパーレスビジネスと言っても、オフィスで一切紙を見なくなる、というわけではありません。一部のビジネスプロセスにおいては、紙の文書が必要ですし、小規模な会社では、HIPAA（医療保険の携行性と責任に関する法律）や、その他の法規のために特定の重要文書を紙の形で保存しておく必要があるかもしれません。
ペーパーレスのオフィスとは、紙の文書をベースとしたワークフローを減少させるためのステップであり、なるべく電子文書を使おうとする試みです。この方針を会社のHR部門に適用させると、小さな変更が積もり積もって、大きな利益に結びつきます。
HR部門のプロセスを電子化するには
日々の人事業務を電子化する方法には、色々なものがあります。
オンラインでの応募書類管理
紙に印刷された履歴書や応募書類を受け取る代わりに、オンライン求職用ポータルを使えば、応募者のデータベースを楽に保管でき、検索も簡単です。そうすれば、場所を取る紙の応募書類を納めたファイルを、州や国の規制を遵守するために、1年間保管する必要もありません。
電子署名
重要な書類は、オンラインで電子サインすることができ、新入社員研修プロセスでの紙の無駄を大幅に削減できます。価格設定の計算や、請求書の支払い期限決定などの業務はどうでしょうか。
webを使った調査
従業員にフィードバックを依頼する場合、無料のオンライン調査を使うと、データをより迅速に収集でき、印刷したフォームよりも安全に保管することができます。
紙のファイルを電子化
紙のファイルを電子化するのは時間のかかることです。しかし、文書のスキャンに費やした時間は、後に従業員の時間をもっと節約することに繋がります。必要な情報を得るために、ファイルのキャビネットの中を探し回る必要がなくなるからです。業務上の知的財産は誰が所有し、関係者はそれをどのように使うべきでしょうか。
デジタル文書管理システム
ビジネス文書を電子ファイルに変換すると、文書管理システムを使って文書をすべて整理でき、許可を得た従業員なら誰もがアクセスできるようになります。
ペーパーレスシステムの利点
ペーパーレスのファイリングシステムを好むビジネス経営者はたくさんいます。しかし、最も重要な点は、ペーパーレスになることでコストが節約できることです。印刷に伴う経費、例えば用紙、トナー、コピー機やファックスの維持費などを大幅に削減でき、場合によっては予算から完全に削除できることもあります。
ファイルが電子化されると、文書保管期間に関する法規を遵守するために、オフィスの貴重なスペースをファイルの保管専用に使う必要がなくなります。また従業員は、どこかに間違ってファイルされた文書や、別の不便な場所に保管されている文書を探して、時間を無駄にすることがなくなります。
最後になりましたが重要なのは、ペーパーレスになることで、企業は生み出される紙の無駄を減らすことができ、カーボンフットプリントを大幅に削減することができるということです。
Acrobat Signでペーパーレスに
Acrobat Signの堅牢な一連のツールを使えば、HR部門のペーパーレス化が、これまでになく簡単になります。
署名のトラッキング
電子署名をするということは、従業員やベンダーが、プリンターを使うことなく、文書にサインして返送できることを意味します。署名トラッキングのおかげで、誰がサインをしたか、誰にサインを催促するEメールを送るべきか、リアルタイムで確認できます。
セキュリティの設定
Signのパワフルなアクセス管理機能で、機密文書にロックをかけましょう。パスワード保護や二段階認証により、権限のある従業員のみ機密情報を閲覧することができます。
統合
Outlook、Dropbox、Workday、ServiceNowなど、HR部門がどのようなビジネスソフトウェアを使っていても、Signはシームレスに統合します。
埋め込みフォーム
署名可能な文書またはフォームを作成して、それをwebページに直接埋め込めば、従業員はアプリから離れずにそれを閲覧し、取り扱うことができます。
自動化
Signを使えば、組織の人の誰もがスマート文書を作成できます。スマート文書は、自動的に特定の順番で受信者に文書をEメールで送信し、受信者は署名プロセスに従って署名をします。重要なセクションに記入漏れがあれば、それを伝える通知が自動的に送信されます。
ペーパーレスへの移行は、地球にとっても有益です。電子文書の素晴らしい効率性のおかげで、HR部門の運営も、これまでになくスムーズになりました。
https://main--dc--adobecom.hlx.page/dc-shared/fragments/seo-articles/acrobat-color-blade
