Adobe Acrobat
デジタルコラボレーションツールを使って、より良いワークフローを。
こうした機能で、チームコラボレーションとワークフローをスムーズに。
コラボレーションツールとは？
コラボレーションツールとはチームが、コミュニケーション、管理、ブレーンストーム、その他の共同作業を効果的にしかも生産的に行うために使うツールです。コラボレーションツールには、従業員が文章を書き込む書類から、タスク、サブタスク、従業員の誰もが仕事のスピードを合わせられるようにするワークフローソフトウェアまでさまざまな種類があります。
コラボレーションツールが必要なときとは？
物流と組織の管理向けのツール
大企業から小規模企業に至るまで、どのような組織であっても従業員の仕事、責務、業績を管理する必要があります。従業員の責務の内容を明確に示すリソースを共有できるのであれば、ワークフローが改善され、プロジェクト計画も示すことができると管理者の誰もが言うことでしょう。組織とプロジェクトを管理するツールには、時間のトラッキング、タスク管理アプリ、企業CRM（顧客関係管理）、社内イントラネット、ファイル共有用プラットフォーム、プロジェクト管理用ソフト、クラウドストーレージなどがあります。
コミュニケーションツール
従業員が互いに話し合うことができて、初めてチームワークが可能になります。当初、Eメールがオンラインでのコミュニケーションツールでした。しかし、今ではビデオ電話、グループチャット、インスタントメッセージ、画面共有、アプリ内でのコメントなどさまざまな方法で連絡を取り合うことができるようになりました。オフィスのホワイトボードに、コメントや通知を書いただけでも、それはコミュニケーションツールになり得ます。適切に使用すれば、コラボレーション機能が付いたデジタルホワイトボードも同様です。
ブレーンストーミングとクリエイティブルール
チームがクリエイティブな作業をするアプリにおいても、オンラインコラボレーションツールとして使うことを念頭におかなければなりません。成果物のほとんどはチームワークによって作られています。そのためチームは素早く、簡単に、その仕事にアクセスし、編集、コメントを加える必要があります。個人の業務用アプリであっても、それはチーム全体のためのコラボレーションツールでなければなりません。そうすることで、起案から最終的な承認までが大変スムーズに流れます。
コラボレーションツールの利点
良質なコラボレーションツールは、従業員の士気を高めます。プロジェクトの現在の状況と、求められている仕事が何なのかが明確になっていると、従業員の結束と仕事への意欲がいっそう高まります。従業員の仕事の方向性と何をするべきなのかが分かっているとより多くの満足を得ます。
誰でも好意的なフィードバックを好みます。同僚から自分の仕事に対する良いフィードバックをもらったり、努力を認められたりすると誰でも良い気分になります。コラボレーションプラットフォームは、どのようなワークフローでも従業員の士気を高める手段となります。
良質なコラボレーションツールとは？
専門性の高いツール
良質のコラボレーションツールは、ワークフローを円滑にすることを目的として作られています。このツールに搭載される一般的な機能によって、目的外の仕事も可能になり、また、他のツールと併用できないアプリは所定の目的を果たすことができます。その場限りの解決策として訴えるものがあるかもしれませんが、こうしたツールには必ず、ある程度の問題が生じます。それを修正しなければならないし、またそのようなツールに慣れていない人は、かなり努力して使い方を学ばなければなりません。真に良質のコラボレーションは、問題を起こすどころか、それを無くします。
業界標準アプリ
業界標準ツールは、コラボレーションを円滑にする手段となります。新しく組織に加わる従業員は、大概、業界標準ソフトを使い慣れています。取引先、ステークホルダー、フリーランサーなど、プロジェクトに携わる他の人も、多かれ少なかれ業界標準ソフトの機能についての知識はあります。特徴のあるツールや社内専用ツールを使う場合で、組織外の人とコラボレーションした時、その使用に苦慮することもあるかもしれませんが、適切なトレーニングをすることで、このような事態は簡単に避けることができます。
PDFに関して、Adobe Acrobat は、25年以上もの間、業界の標準アプリとなっています。Adobe はPDF を開発し、大企業から小規模企業に至るまで、PDF のための最も広範囲にわたるサポートを提供しています。
コラボレーションツールを選ぶ方法
自分自身のニーズを理解する
デジタルコラボレーションツールに何を求めるかを理解するところから、リサーチは始まります。コラボレーションオンラインツールで何をする必要があるかを、自分に問いかけてみましょう。もしかしたら、チームにとって文書のコラボレーションが重要かもしれません。もしかしたら、チームが作成した文書にクライアントがある程度アクセスする必要があるかもしれません。チームのサイズによっては、コミュニケーションをしっかりと管理し、部門全体を通じて機能させる必要もあるでしょう。チームがプロジェクトにさらに関わっていくために、コラボレーションツールが、素晴らしいソリューションとなることもあるでしょう。
使いやすさ
最新のコラボレーションツールのために、どれだけの時間をかけてチームをトレーニングする用意がありますか？使いやすいコラボレーションツールを選ぶと、チームメンバーの時間を節約できます（やる気も出ます）。複雑な機能を持つツールが必要な場合も、ナビゲーションがあまり難しくないプラットフォームを選んでください。機能的にデザインされたツールなら、チームメンバーがその使い方を学び、慣れるまでにそれほど時間はかかりません。また、通知が山ほど来るということもありません。
機能
コラボレーションツールには多くの機能があり、自分のチームが特に必要とする機能を優先させる必要があります。そういった機能には、ストーレージ及びセキュリティ機能、メッセージ及び通知機能、文書共有機能、カレンダー及びスケジュール機能などがあります。また、モバイルデバイスでも使える、インチュイティブなインターフェースのツールであることも重要です。
統合性と互換性
どのコラボレーションツールにするか決める前に、その統合性と互換性にも注意しましょう。例えば、既にチームで使っている機能的なメッセージ用、またはビデオ会議用のチャンネルがあるなら、それと統合できるコラボレーションツールを選びましょう。また、チームが既に使っている文書及び画像形式、そして彼らのデバイスと、確実に互換性のあるコラボレーションツールを選んでください。
クラウドベースのテクノロジーを選ぶ
クラウドベースのテクノロジーは、チームにとって必ず必要なコラボレーションツールの条件です。ファイルや文書をコラボレーションオンラインツールがクラウドに保存する際、セキュリティが自動的に確保されます。チームメンバーが文書を保存したりバックアップする必要が無く、せっかくの仕事が損失する心配もありません。
Walgreens Boots はAdobe を使って、いかにコラボレーションを強化したのか
2020年、Walgreens Boots Alliance は新型コロナウイルスのパンデミックという状況下で、薬局でのサービスを改善する必要がありました。コラボレーションと企画を通じ、この世界規模の企業は、１万に及ぶ店舗での顧客体験を変革していきました。医薬品の注文から処方薬の受け取りまで、全てをデジタル化し、1億2千万人の顧客に対する処方せんからインフルエンザの予防接種まで、親切、丁寧にアドバイスし、案内を送りました。
Acrobat でコラボレーション
Adobe Acrobat は、チームメンバーがいつでも好きな時に使える、非常にパワフルで、身軽で、柔軟性のあるツールの１つです。それぞれのチームメンバーは以下のことができます:
- チームメンバーだけでなく、外部のプロジェクト関係者ともファイルを共有できます。
- Microsoft Office など他の業界標準ツールとの、相互運用性と互換性があるという利点があります。
- Acrobat Reader モバイルアプリを使うか、またはAcrobat オンラインにサインインすれば、どこからでもコメントを加えることができます。
- 複数のデバイスで文書を共有し、追跡できます。
- パスワードと墨消しで、機密文書を保護できます。
使っている機種でデバイスがMac、Windows、デスクトップ、モバイルであっても、主要企業の大きな組織の従業員であっても、また小規模企業の小さな組織の従業員であっても問題なく使用できます。Adobe はコラボレーションを可能な限り簡単にします。Acrobat で問題をなくし、コラボレーションを強化しましょう。
よくある質問
コラボレーションツールは会社の成長を助けますか？
事業者はどのようにコラボレーションツールを使っていますか？
コラボレーションツールは学生にも役立ちますか？
なぜ今、コラボレーションツールに人気があるのか？
Adobe Acrobatは簡単に使えますか?
Adobe AcrobatならPFDを使うのが簡単になり、元の文書を探して編集する時間を節約できます。ユーザーの使いやすさを考えてデザインされたインターフェースを備えており、チームメンバーやクライアントなどと、簡単に画像や文書を共有できます。
チームメンバーはAdobe Acrobatを使って、組織とどのようにファイルを共有するのですか。?
Adobe はどのようにファイルを保護しますか？
Adobe Acrobatの統合性はどうですか?
チームとして働く場合、PDFを使う利点とはなんですか？
