コラボレーションツールでつながりを維持

どのような小さな組織でも、コラボレーションのためのツールが必要です。コラボレーションツールの機能により、従業員の誰もが共通認識に立って、効率的な作業を進めることができます。

携帯電話で話しながらノートパソコンを使用している人

コラボレーションツールとは?

 

コラボレーションツールは、従業員が効果的にしかも生産的にコラボレーションをするために使うツールです。こうしたツールは、組織内のコミュニケーション、とりまとめ、ブレーンストーミングに役立ちます。コラボレーションツールには、従業員が文章を書き込む書類から、タスク、サブタスク、従業員の誰もが仕事のスピードを合わせられるようにするワークフローソフトウェアまでさまざまな種類があります。

 

コラボレーションツールがバーチャルオフィス環境の決め手メッセージアプリやリアルタイムのビデオ会議ソフトは、近年ますます重要な役割を果たしています。コラボレーションソフトも、多くの現場やリモートワークで従業員が互いに顔を合わせ、共同プロジェクトや日常業務の遂行などのために重要なツールとなっています。

 

 

コラボレーションツールが必要なときとは?


一般的にコラボレーションツールは3つのカテゴリーに分類できます。:計画、物流のためのツール、 コミュニケーションのためのツール、成果物を作成するためのツール

 

 

物流と組織の管理向けのツール

 

大企業から小規模企業に至るまで、どのような組織であっても従業員の仕事、責務、業績を管理する必要があります。従業員の責務の内容を明確に示すリソースを共有できるのであれば、ワークフローが改善され、プロジェクト計画も示すことができると管理者の誰もが言うことでしょう。組織とプロジェクトを管理するツールには、時間のトラッキング、タスク管理アプリ、企業CRM(顧客関係管理)、社内イントラネット、ファイル共有用プラットフォーム、プロジェクト管理用ソフト、クラウドストーレージなどがあります。

デスクトップモニターに接続されたノートパソコンを使用してビデオ会議を行っている人

コミュニケーションツール

 

従業員が互いに話し合うことができて、初めてチームワークが可能になります。当初、Eメールがオンラインでのコミュニケーションツールでした。しかし、今ではビデオ電話、グループチャット、インスタントメッセージ、画面共有、アプリ内でのコメントなどさまざまな方法で連絡を取り合うことができるようになりました。オフィスのホワイトボードに、コメントや通知を書いただけでも、それはコミュニケーションツールになり得ます。適切に使用すれば、コラボレーション機能が付いたデジタルホワイトボードも同様です。

 

 

ブレーンストーミングとクリエイティブルール

 

従業員がクリエイティブな作業をするアプリにおいても、コラボレーションツールとして使うことを念頭に入れなければなりません。成果物のほとんどはチームワークによって作られています。そのため従業員は素早く、簡単に、その仕事にアクセスし、編集、コメントの追加などをする必要があります。従業員個人の業務用アプリであっても、それは従業員全員のためのコラボレーションツールでなければなりません。そうすることで、起案から最終的な承認までが大変スムーズに流れます。

コラボレーションツールを使ってPDF文書にコメントを追加

コラボレーションツールの利点

 

良質なコラボレーションツールは、従業員の士気を高めます。プロジェクトの方向性と、求められている仕事が何なのかが明確になっていると、従業員の結束と仕事への意欲がいっそう高まります。従業員の仕事の方向性と何をするべきなのかが分かっているとより多くの満足を得ます。

 

誰でも好意的なフィードバックを好みます。同僚から自分の仕事に対する良いフィードバックをもらったり、努力を認められたりすると誰でも良い気分になります。コラボレーションプラットフォームは、どのようなワークフローでも従業員の士気を高める手段となります。

 

 

良質なコラボレーションツールとは?

 

良質なオンラインのコラボレーションツールは、従業員を念頭に置いて作成され、組織内のみならず業界全体でのコラボレーションができる機能を備えています。 

 

 

専門性の高いツール

 

良質のコラボレーションツールは、ワークフローを円滑にすることを目的として作られています。このツールに搭載される一般的な機能によって、目的外の仕事も可能になり、また、他のツールと併用できないアプリは所定の目的を果たすことができます。その場限りの解決策として訴えるものがあるかもしれませんが、こうしたツールには必ず、ある程度の問題が生じます。それを修正しなければならないし、またそのようなツールに慣れていない人は、かなり努力して使い方を学ばなければなりません。真に良質のコラボレーションは、問題を起こすどころか、それを無くします。 

 

 

業界標準アプリ  

 

業界標準ツールは、コラボレーションを円滑にする手段となります。新しく組織に加わる従業員は、大概、業界標準ソフトを使い慣れています。取引先、ステークホルダー、フリーランサーなど、プロジェクトに携わる他の人も、多かれ少なかれ業界標準ソフトの機能についての知識はあります。特徴のあるツールや社内専用ツールを使う場合で、組織外の人とコラボレーションした時、その使用に苦慮することもあるかもしれませんが、適切なトレーニングをすることで、このような事態は簡単に避けることができます。

 

PDFに関して、Adobe Acrobat は、25年以上もの間、業界の標準アプリとなっています。Adobe はPDF を開発し、大企業から小規模企業に至るまで、このPDF のための幅広いサポートを提供しています。

 

 

Walgreens Boots はAdobe を使って、いかにコラボレーションを強化したのか

 

2020年、Walgreens Boots Alliance は新型コロナウイルスのパンデミックという状況下で、薬局でのサービスを改善する必要がありました。コラボレーションと企画を通じ、この世界規模の企業は、1万に及ぶ店舗での顧客体験を変革していきました。医薬品の注文から処方薬の受け取りまで、全てをデジタル化し、1億2千万人の顧客に対する処方せんからインフルエンザの予防接種まで、親切、丁寧にアドバイスし、案内を送りました。

タブレット、携帯電話、ノートパソコンのPDF文書にコメントを追加

Acrobat でコラボレーション

 

Adobe Acrobat は、従業員がいつでも好きな時に使える、非常にパワフル、身軽で、柔軟性のあるツールの1つです。従業員は以下のことができます:

  • 従業員のみならず、外部のプロジェクト関係者ともファイルを共有できます。

  • Microsoft Office など他の業界標準ツールとの相互運用性と互換性を可能にする利点があります。

  • Acrobat Reader モバイルアプリを使う、 またAcrobat オンラインに署名インすれば、どこからでもコメントを追加できます。

  • 複数のデバイスで文書を共有し、追跡できます。

  • パスワードと塗りつぶしで、機密文書を保護できます。

使っている機種でデバイスがMac、Windows、デスクトップ、モバイルであっても、主要企業の大きな組織の従業員であっても、また小規模企業の小さな組織の従業員であっても問題なく使用できます。Adobe はコラボレーションを可能な限り簡単にします。Acrobat で問題をなくし、コラボレーションを強化します。

 

Acrobat の可能性を追求

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