デジタルコラボレーションツールを使って、より良いワークフローを。

物流と組織の管理向けのツール

大企業から小規模企業に至るまで、どのような組織であっても従業員の仕事、責務、業績を管理する必要があります。従業員の責務の内容を明確に示すリソースを共有できるのであれば、ワークフローが改善され、プロジェクト計画も示すことができると管理者の誰もが言うことでしょう。組織とプロジェクトを管理するツールには、時間のトラッキング、タスク管理アプリ、企業CRM（顧客関係管理）、社内イントラネット、ファイル共有用プラットフォーム、プロジェクト管理用ソフト、クラウドストーレージなどがあります。

コミュニケーションツール

従業員が互いに話し合うことができて、初めてチームワークが可能になります。当初、Eメールがオンラインでのコミュニケーションツールでした。しかし、今ではビデオ電話、グループチャット、インスタントメッセージ、画面共有、アプリ内でのコメントなどさまざまな方法で連絡を取り合うことができるようになりました。オフィスのホワイトボードに、コメントや通知を書いただけでも、それはコミュニケーションツールになり得ます。適切に使用すれば、コラボレーション機能が付いたデジタルホワイトボードも同様です。

専門性の高いツール

良質のコラボレーションツールは、ワークフローを円滑にすることを目的として作られています。このツールに搭載される一般的な機能によって、目的外の仕事も可能になり、また、他のツールと併用できないアプリは所定の目的を果たすことができます。その場限りの解決策として訴えるものがあるかもしれませんが、こうしたツールには必ず、ある程度の問題が生じます。それを修正しなければならないし、またそのようなツールに慣れていない人は、かなり努力して使い方を学ばなければなりません。真に良質のコラボレーションは、問題を起こすどころか、それを無くします。

自分自身のニーズを理解する

デジタルコラボレーションツールに何を求めるかを理解するところから、リサーチは始まります。コラボレーションオンラインツールで何をする必要があるかを、自分に問いかけてみましょう。もしかしたら、チームにとって文書のコラボレーションが重要かもしれません。もしかしたら、チームが作成した文書にクライアントがある程度アクセスする必要があるかもしれません。チームのサイズによっては、コミュニケーションをしっかりと管理し、部門全体を通じて機能させる必要もあるでしょう。チームがプロジェクトにさらに関わっていくために、コラボレーションツールが、素晴らしいソリューションとなることもあるでしょう。

使いやすさ

最新のコラボレーションツールのために、どれだけの時間をかけてチームをトレーニングする用意がありますか？使いやすいコラボレーションツールを選ぶと、チームメンバーの時間を節約できます（やる気も出ます）。複雑な機能を持つツールが必要な場合も、ナビゲーションがあまり難しくないプラットフォームを選んでください。機能的にデザインされたツールなら、チームメンバーがその使い方を学び、慣れるまでにそれほど時間はかかりません。また、通知が山ほど来るということもありません。

機能

コラボレーションツールには多くの機能があり、自分のチームが特に必要とする機能を優先させる必要があります。そういった機能には、ストーレージ及びセキュリティ機能、メッセージ及び通知機能、文書共有機能、カレンダー及びスケジュール機能などがあります。また、モバイルデバイスでも使える、インチュイティブなインターフェースのツールであることも重要です。

統合性と互換性

どのコラボレーションツールにするか決める前に、その統合性と互換性にも注意しましょう。例えば、既にチームで使っている機能的なメッセージ用、またはビデオ会議用のチャンネルがあるなら、それと統合できるコラボレーションツールを選びましょう。また、チームが既に使っている文書及び画像形式、そして彼らのデバイスと、確実に互換性のあるコラボレーションツールを選んでください。

Adobe AcrobatならPFDを使うのが簡単になり、元の文書を探して編集する時間を節約できます。ユーザーの使いやすさを考えてデザインされたインターフェースを備えており、チームメンバーやクライアントなどと、簡単に画像や文書を共有できます。