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Acrobat Sign
문서 디지털화로 계약 체계 간소화
종이 문서만 사용하면 비즈니스 프로세스가 원활하지 않을 수 있습니다. 문서를 디지털 형식으로 전환하여 업무 환경 워크플로우를 향상하는 방법을 알아보세요.
계약 체계를 디지털화해야 하는 3가지 이유
- 디지털 파일은 종이 문서보다 쉽게 접근할 수 있습니다.
- Adobe Scan, Adobe Acrobat Sign과 같은 앱을 사용하면 문서의 디지털화와 디지털 서명이 수월합니다.
- 계약 체계를 디지털화하면 업무 속도가 빨라지고 시간과 비용을 절약할 수 있습니다.
디지털화하면 무엇이 좋을까요?
계약 체계는 기업이 계약서와 서면 합의서를 준비하고, 서명하고, 이행하고, 관리하는 데 사용하는 프로세스입니다. 많은 기업이 하이브리드 근무 모델을 채택하면서 사무실 근무와 재택 근무의 병행이 일반화되었습니다. 따라서 계약 준비를 담당하는 직원이 한 장소에 보관된 종이 문서를 일일이 찾을 필요가 없도록 업무 프로세스를 디지털화해야 합니다.
지속적인 디지털 혁신은 고객과의 관계에도 영향을 주고 있습니다. 고객과 대면할 기회가 줄어들고 화상 회의가 많아지고 있는 만큼, 필요한 서류와 계약서에 온라인으로 서명할 수 있게 해야 합니다.
종이 기록을 디지털 데이터로 변환하는 것은 비즈니스 기록 보관과 규제 목적을 위해, 또는 자연 재해와 물리적 손상에 대비하기 위한 보존 목적으로도 좋습니다.
디지털화 및 문서 관리란?
디지털화 및 문서 관리는 종이가 없는 디지털 시스템을 말합니다. 디지털 파일을 사용하면 문서 관리를 자동화하고 작업 시간을 단축시킬 수 있습니다. 승인 과정을 빠르게 진행할 수 있는 디지털 서명이 그 예입니다.
문서를 디지털화하는 최적의 방법
문서의 디지털화는 다음과 같이 3단계로 진행됩니다.
준비
디지털 시대에 적합한 계약 체계에서 가장 중요한 것은 문서 스캔입니다. Adobe Scan과 같은 무료 앱을 사용하면 아날로그 파일을 빠르고 손쉽게 디지털화하여 공유 서버나 하드 드라이브에 PDF로 저장할 수 있습니다. Adobe Scan은 OCR(Optical Character Recognition: 광학 문자 인식)을 기반으로 페이지의 모든 텍스트를 분석하므로 스캔한 문서는 완벽하게 검색할 수 있습니다.
서명
디지털화한 문서를 이해관계자에게 전달할 때는 신중해야 합니다. Adobe Acrobat Sign을 사용하면 전자 서명 또는 디지털 서명이 필요한 곳에 문서를 가져오고, 모든 서명 프로세스를 관리하고, 서명 완료까지 걸리는 시간을 단축할 수 있습니다.
관리
전자 서명 또는 디지털 서명을 지원하는 디지털 체계를 구축한 후에는 Adobe 툴로 간편하게 관리할 수 있는 시스템을 갖춰야 합니다. Adobe의 온라인 스토리지 또는 원하는 온라인 스토리지 시스템과 함께 Adobe Document Cloud로 문서를 구성하면 비즈니스의 모든 중요 문서를 안전하게 감독하고 관리할 수 있습니다.
중요한 종이 문서가 많다면 이를 혼자서 디지털화하기는 버거울 것입니다. 이런 때에는 문서 디지털화 서비스를 이용하여 정보를 온라인으로 가져오기 위해 필요한 모든 스캔과 데이터 입력을 처리하는 것이 좋습니다. 문서를 디지털화하면 그만한 가치를 누릴 수 있습니다.
ITV 사례 : 디지털 계약으로 종이와 시간 절약
장편 드라마 ‘에머데일(Emmerdale)’과 ‘코로네이션 스트리트(Coronation Street)’의 제작사인 영국의 ITV사는 서류 업무에 어려움이 많았습니다. 매월 프로그램 작업에 고용된 많은 감독과 작가의 계약을 관리하기 위해 매년 2만 페이지 이상의 종이 문서를 만들어야 했습니다. 서명과 회신을 받기 위해 계약서를 우편으로 발송했으며, 서명을 받기까지 한 명당 평균 2주가 걸렸습니다.
이 문제를 해결하기 위해 ITV는 계약 체계를 디지털화하고 Acrobat Sign으로 계약을 처리하기 시작했습니다. 그 결과는 즉시 체감할 수 있었습니다. 관리자는 정보를 저장하고 양식을 자동으로 채우는 Acrobat Sign의 자동화된 스마트 문서 덕분에 계약 준비에 소요되는 시간을 80% 이상 줄일 수 있었습니다. 문서에 전자 서명을 할 수 있게 되면서 작가와 감독에게 보낸 디지털 계약서는 몇 주가 아닌 며칠 만에 모두 회신되었습니다. 이 같은 결과에 고무된 ITV는 계약 절차를 전사적으로 디지털화했으며, 매년 340만 장의 종이 사용과 2만 파운드의 폐기물을 줄이고 있습니다.
Acrobat Sign으로 계약 체계를 간소화하세요
문서를 디지털로 전환했나요? 그렇다면 Acrobat Sign을 이용해 보세요. 디지털 서류 관리에 필요한 모든 툴이 한데 있습니다. 전자 서명부터 강력한 암호 보호 및 암호화 기능에 이르기까지, Acrobat Sign은 문서 프로세스를 간소화하고, 서류 작업을 줄이고, 중요한 리소스를 보존하는 데 도움을 줍니다.