체계적인 디지털 문서 관리를 위한 8가지 팁

디지털 파일을 효율적으로 정리하는 방법

디바이스를 사용하다 보면 속도가 저하되고, 이는 워크플로우 속도까지 저하합니다. 하지만 디바이스를 체계적으로 정리하여 관리하면 이러한 문제를 방지하고 중요한 문서를 찾는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 아래의 디지털 파일을 체계적으로 관리하기 위한 8가지 팁을 참고하세요.

1. 디지털 파일 정리 계획 세우기

디지털 파일을 정리하기에 앞서 우선순위를 정합니다.

우선순위는 개인의 상황에 따라 다를 수 있습니다. 예를 들어, 프리랜서와 학생의 파일 우선순위는 분명 다릅니다. 프리랜서는 자신의 프로젝트를 찾기 쉬운 순서로 분류하는 것을 선호하고, 학생은 자신의 노트를 이용하기 쉽게 만들고 싶을 것입니다.

정리해야 할 파일의 양도 다릅니다. 고등학생은 파일 정리 기간이 1~2일 만에 끝날 수 있지만, 회계사의 경우 이보다 더 많은 시간이 필요합니다. 정리를 잘하기 위한 가장 좋은 방법은 자신의 니즈에 대해 생각해 보는 것입니다.

파일의 양이 너무 많다면 우선순위와 시간을 정하세요. 우선순위를 정할 때는 어떤 파일을 가장 많이 이용하고, 어떤 파일을 가장 정리하기 어려운지를 판단해야 합니다. 가장 문제가 되는 파일은 이 두 가지 경우가 모두 해당하는 파일입니다.

워크플로우를 어떻게 만들고 싶은지 구상해 보고, 워크플로우 지연 또는 병목 현상이 일어나는 곳은 어디인지 생각해 봅니다. 시작하기 전에 우선순위를 노트에 적어 두는 것도 좋습니다. 다음 질문에 답하는 것이 어렵다면, 파일을 사용해 업무를 진행하는 과정에서 질문을 떠올려 보세요.

우선순위를 결정하는 데 도움이 되는 질문은 다음과 같습니다.

• 주로 어떤 방식으로 파일을 사용합니까?
• 어떤 파일을 가장 자주 사용합니까?
• 가장 정리되지 않은 파일은 무엇입니까?
• 워크플로우에서 지연이 발생하는 곳은 어디입니까?

2. 정리 작업 일상화하기

디바이스를 1년 이상 사용했다면 오래되고 사용하지 않는 파일, 다운로드, 쿠키, 기타 불필요한 데이터 등 잡동사니 같은 파일이 쌓여 있을 것입니다. 정기적으로 시간을 들여 정리 작업을 해야 합니다. 파일을 깨끗하게 정리하면 디바이스와 파일 시스템의 가용성을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

개인적인 문서나 업무 관련 파일을 체계적으로 정리할 때, 다음 질문을 통해 보관할 파일과 삭제할 파일을 구분할 수 있습니다.

• 중복 파일입니까?
• 지난 1년간 해당 파일을 사용한 적이 있습니까?
• 해당 파일의 최신 버전이나 업데이트된 버전이 있습니까?
• 파일이 손상되었거나 현재 사용하는 소프트웨어와 호환되지 않습니까?

사진과 같은 파일은 결정을 내리기가 훨씬 어렵습니다. 사진 파일은 USB 드라이브나 외장 하드 드라이브, 클라우드 스토리지에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디바이스의 저장소 공간을 차지하지 않으면서도 파일에 손쉽게 액세스할 수 있습니다.

3. 파일명을 이해하기 쉽게 만들기

파일 이름이 알아보기 쉬우면 훨씬 쉽게 찾을 수 있고, 하드 드라이브에 무엇이 저장되어 있는지 정확히 파악할 수 있습니다.

이름을 짓는 규칙은 일관되고 논리적이어야 합니다. 파일 이름에 날짜를 포함하면 작성된 시간순으로 정리할 수 있습니다. 또한 더 간편하게 검색할 수 있도록 특정 문서를 표시하는 키워드를 포함할 수 있습니다. 태그를 추가하면 파일을 체계적으로 분류하고 찾을 수 있습니다.

한 가지 기억해야 할 중요한 사항은 명명 규칙은 일관되어야 하며, 특히 동일한 유형의 파일은 더욱 그렇습니다. 한번 결정한 규칙을 모든 파일에 적용하는 것이 좋습니다.

4. 문서 유형 표준화하기

디바이스에서 소프트웨어나 운영 체제를 변경하면 파일과 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어 Windows에서 Mac OS로 변경하면 파일의 표시 방식도 바뀌게 되므로 포맷 문제가 발생할 수 있습니다. 이 같은 업데이트 후에는 파일 유형을 변환하여 표준화해야 앞으로 최적화된 환경에서 파일에 액세스할 수 있습니다.

파일을 변환하면 공간 절약에도 도움이 됩니다. PowerPoint를 PDF로 변환하면 압축을 통해 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 콘텐츠를 그대로 유지하면서 저장소 공간을 절약할 수 있습니다.

소프트웨어보다 더 오랫동안 저장하고 싶은 파일이 있다면, PDF/A로 변환하여 보관하는 것이 좋습니다. PDF/A는 암호화나 편집이 필요하지 않으며, 파일을 오래 보관하는 데 적합합니다. 이미지(예: 문서, 오래된 일기장 사진)도 PDF/A로 변환해 오랫동안 보관할 수 있습니다.

5. 전략적으로 문서 병합하기

데이터 관점에서 보면 모든 문서가 중요하지만, 거의 열어보지 않는 문서도 많습니다. 여러 문서를 하나로 병합하면 중요한 문서들을 하나의 파일로 보관할 수 있어 효과적입니다. 예를 들어, 몇 년 분량의 납세 문서를 하나의 PDF 파일로 통합하여 보관할 수 있습니다. 이런 문서들을 항상 하나의 파일로 유지하면 공간을 절약하면서도 훨씬 간편하게 검색할 수 있습니다.

동시에 액세스하는 문서는 하나로 병합해 해당 파일이 있는 폴더까지 클릭해야 하는 번거로움을 줄이는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 파일 이름도 훨씬 간단해집니다.

6. 폴더 중첩 시스템 사용하기

폴더 중첩 시스템은 유사한 파일을 모두 한 그룹으로 묶고 하위 그룹으로 분류하므로 파일 검색이 더욱 간편해집니다.

예를 들어 컵케이크, 쿠키, 파이, 케이크를 만드는 베이커리를 운영하고 있다면, 항목별로 폴더를 만든 다음, 레시피, 식재료 비용, 판매업체, 가격표 및 마케팅 자료를 별도의 하위 폴더에 저장할 수 있습니다. 이러한 중첩 폴더 시스템의 장점은 각 파일을 일일이 확인하지 않고도 서로 다른 항목을 직관적으로 검색할 수 있다는 것입니다.

중첩 시스템을 만들기로 했다면, 한 번에 액세스할 때 가장 유용한 범주가 무엇인지 생각해야 합니다. 위 예시에서 설명된 시스템은 한 번에 한 개의 상품을 만들 때 가장 효과적입니다. 하지만 모든 마케팅과 레시피, 가격을 한 번에 작업해야 하는 경우라면, 업무별로 폴더를 구분하는 것이 좋습니다. 이 경우에는 하위 폴더 이름에 간식 이름을 넣는 것이 좋습니다.

중첩 시스템은 파일을 순서대로 보관할 수 있을 뿐만 아니라 워크플로우도 훨씬 효율적으로 수행하는 데 도움이 됩니다.

7. 압축 폴더로 저장 공간 절약하기

압축 폴더나 zip 파일은 중복되는 정보를 제거하고 파일 크기를 축소하는 효과적인 방법입니다. 압축된 zip 파일은 크기가 작아 저장하고 공유하기도 훨씬 쉽습니다. 압축을 해제할 때도 두 번의 클릭만으로 간단하게 파일의 압축을 풀 수 있습니다.

몇 번의 클릭으로 원하는 파일에 액세스할 수 있기 때문에 정기적으로 액세스하지 않는 파일은 압축 파일로 보관하는 것이 좋습니다. 압축을 통해 파일 크기를 줄이면 저장 공간을 절약하고 공유할 때도 훨씬 간편합니다.

또한 개별적으로 문서를 PDF로 변환하여 압축할 수도 있습니다. 훨씬 간편하게 저장, 업로드 및 공유하는 방법으로 파일을 압축하고 푸는 과정을 없앤 것입니다. 압축을 풀지 않아도 되기 때문에 정기적으로 액세스해야 하는 파일에 유용합니다.

8. 파일 관리 전문 소프트웨어 사용하기

시간을 들여 디바이스의 파일을 일일이 정리하고 싶지 않다면 파일 관리 전문 소프트웨어를 사용할 수 있습니다. 파일 관리 전문 소프트웨어는 파일 유형마다 태그를 적용하고 중첩 시스템으로 파일을 자동 분류합니다. 또한 파일 명명 규칙과 관리 방식에 따라 파일을 정리 및 관리하므로, 수동 작업이 필요 없습니다.

체계적인 정리 및 관리는 디바이스의 장점을 십분 활용하여 생산성을 최대화하기 위한 첫걸음입니다. 집또는 이동 중에 작업하든, 단순히 디바이스의 성능을 높이기 위해서든, 유용한 툴과 팁을 활용하면 중요한 파일을 효율적이고 간편하게 유지 및 관리할 수 있습니다.