체계적인 디지털 문서 관리를 위한 7가지 팁

집은 물론 사무실에서도 어수선하게 흩어져있는 디지털 문서는 비효율성을 초래합니다. 디바이스를 깨끗하게 유지하고, 기능적인 측면의 효율성을 모색하는 방법을 살펴봅니다.

스마트폰과 노트북 컴퓨터로 디지털 문서를 체계적으로 관리하는 사람

디지털 문서를 체계적으로 관리하는 방법

 

휴대폰, 태블릿, 컴퓨터 및 TV는 사람들의 삶에서 엄청난 비중을 차지합니다. 특히, 디지털 전환과 원격 근무로 온라인이 엔터테인먼트를 즐기는 공간 이상의 의미를 지니게 되었기 때문입니다. Study Finds의 연구결과를 살펴보면 보통 성인이 스크린을 보는 시간은 약 17시간에 이릅니다. 디지털 디바이스는 바깥세상, 일, 그리고 그 둘 사이의 모든 것을 서로 연결합니다.

 

이처럼 중요하고 많이 사용되는 만큼 디지털 폐기물이 쌓이게 되어 디바이스 속도와 워크플로우가 느려집니다. 디바이스를 체계적으로 정리하고 관리할 수 있다면 스트레스가 줄어들고 시간이 단축됩니다. 아래의 디지털 파일을 체계적으로 관리하는 7가지 팁을 참고하십시오.

 

 

1.

정리 작업 일상화: 디바이스를 1년 이상 사용했다면 오래되고 사용하지 않는 파일, 다운로드, 쿠키, 기타 불필요한 데이터 등 잡동사니 같은 파일이 쌓여있을 것입니다. 정기적으로 시간을 들여 정리 작업을 해야 합니다. 파일을 깨끗하게 정리하면 디바이스와 파일 시스템의 가용성을 유지하는 데 큰 도움이 됩니다.

 

개인적인 문서나 업무 관련 파일을 체계적으로 정리할 때, 다음 질문을 통해 보관할 파일과 삭제할 파일을 구분할 수 있습니다.

  • 중복 파일입니까?

  • 지난 1년간 이 파일을 사용한 적이 있습니까?

  • 이 파일의 최신 버전이나 업데이트된 버전이 있습니까?

  • 파일이 손상되었거나 현재 사용하는 소프트웨어와 호환되지 않습니까?

하지만 사진과 같이 감성적인 문서는 판단하기가 훨씬 어렵습니다. 이런 파일들은 USB 드라이브나 외장 하드 드라이브, 클라우드 스토리지에 저장하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 디바이스의 저장소 공간을 차지하지 않으면서도 개인적인 파일에 손쉽게 액세스할 수 있습니다.

 

 

2.

명료한 파일 이름 설정: 파일 이름이 알아보기 쉬우면 훨씬 쉽게 찾을 수 있고, 하드 드라이브에 무엇이 저장되어 있는지 정확히 파악할 수 있습니다.

 

이름을 짓는 규칙은 일관되고 논리적이어야 합니다. 파일 이름에 날짜를 포함하면 작성된 시간순으로 정리할 수 있습니다. 가장 중요한 원칙은 통일성입니다. 다시 말해, 한번 결정한 규칙을 모든 파일에 적용해야 한다는 의미입니다.

3.

문서 유형 표준화: 디바이스에서 소프트웨어나 운영 체제를 변경하면 파일과 호환성 문제가 발생할 수 있습니다. 예를 들어 Windows에서 Mac OS로 변경하면 파일의 표시 방식도 바뀌게 되므로 포맷 문제가 발생할 수 있습니다. 이 같은 업데이트 후에는 파일 유형을 변환하여 표준화해야 앞으로 최적화된 환경에서 파일에 액세스할 수 있습니다.

 

파일을 변환하면 공간 절약에도 도움이 됩니다. PowerPoint를 PDF로 변환하면 애니메이션이나 전환을 압축하여 파일 크기를 줄일 수 있습니다. 즉, 기본 콘텐츠는 유지하되 중요한 저장소 공간을 절약할 수 있습니다.

Adobe Acrobat을 사용하여 디지털 문서 유형을 표준화하는 예시

4.

전략적으로 문서 병합: 데이터라는 전체 관점에서는 중요하지만, 개별적으로 열어보지 않는 문서도 많습니다. 여러 문서를 하나로 병합하면 중요한 문서들을 하나의 파일로 보관할 수 있어 효과적입니다. 예를 들어, 몇 년 분량의 납세 문서를 하나의 PDF 파일로 통합하여 보관할 수 있습니다. 이런 문서들을 항상 하나의 파일로 유지하면 공간을 절약하면서도 훨씬 간편하게 검색할 수 있습니다.

5.

폴더 중첩 시스템 사용: 폴더 중첩 시스템은 유사한 파일을 모두 한 그룹으로 묶고 하위 그룹으로 분류하므로 파일 검색이 더욱 간편해집니다.

 

예를 들어 컵케이크, 쿠키, 파이, 케이크를 만드는 베이커리를 운영하고 있다면, 이를 개별 폴더로 만든 다음, 레시피, 식재료 비용, 판매업체, 가격표 및 마케팅 자료를 별도의 하위 폴더에 저장할 수 있습니다. 이러한 중첩 폴더 시스템의 장점은 각 파일을 일일이 확인하지 않고도 서로 다른 항목을 직관적으로 검색할 수 있다는 것입니다.

6.

압축 폴더로 저장 공간 절약: 압축 폴더나 zip 파일은 중복되는 정보를 제거하고 파일 크기를 축소하는 효과적인 방법입니다. 압축된 zip 파일은 크기가 작아 저장하고 공유하기도 훨씬 쉽습니다. 압축을 해제할 때도 두 번의 클릭만으로 간단하게 파일의 압축을 풀 수 있습니다.

또한 개별적으로 문서를 PDF로 변환하여 압축할 수도 있습니다. 훨씬 간편하게 저장, 업로드 및 공유하는 방법으로 파일을 압축하고 푸는 과정을 없앤 것입니다.

컴퓨터 앞에서 디지털 문서를 검토 중인 사람

7.

파일 관리 전문 소프트웨어 사용: 시간을 들여 디바이스의 파일을 일일이 정리하고 싶지 않다면 파일 관리 전문 소프트웨어를 구입하여 사용할 수 있습니다. 파일 관리 전문 소프트웨어는 파일 유형마다 태그를 적용하고 중첩 시스템으로 파일을 자동 분류합니다. 또한 파일 명명 규칙과 관리 방식에 따라 파일을 정리 및 관리하므로, 수동 작업이 필요 없습니다.

 

체계적인 정리 및 관리야말로 디바이스의 장점을 십분 활용하여 생산성을 최대화하기 위한 첫걸음입니다. 집에서 또는 이동 중에 작업하기 위해서든, 단순히 디바이스의 성능을 높이기 위해서든, 이 툴과 팁을 활용하면 중요한 파일을 효율적이고 간편하게 유지 및 관리할 수 있습니다.

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