디지털 양식을 통해 HR 부서가 얻을 수 있는 이점

종이 없는 업무 환경은 지구를 보호하고 수익 향상에 도움이 됩니다. 인사 부서의 양식을 디지털화하여 시간과 비용을 절약하고 환경을 지키는 방법을 알아봅니다.

함께 앉아서 종이 없는 비즈니스의 장단점을 토론하고 있는 회사 동료

종이 없는 문서 작업

 

종이 없는 디지털 방식으로 전환한다고 해서 업무 환경이 완벽해지는 것은 아닙니다. 하지만 수많은 종이 문서를 관리해야 하는 번거로움을 줄이고 비용을 절약할 수 있습니다.

 

 

종이 없는 기업이란?

 

종이 없는 기업이라고 해서 사무실에서 종이를 전혀 사용하지 않는 것은 아닙니다. 특정 비즈니스 프로세스에는 종이 문서가 필요하고, 일부 소규모 기업은 HIPAA 또는 기타 규정 때문에 특정 중요 문서의 물리적 사본을 보관해야 할 수도 있습니다.

종이 없는 사무실은 종이 기반의 워크플로우를 최소화하기 위한 단계를 마련하고 가능한 한 전자 문서를 사용합니다. 특히 인사 부서는 이러한 작은 변화로 커다란 이익을 얻을 수 있습니다.

디지털 직원 안내서 화면

인사 프로세스를 디지털화하는 방법

 

인사 부서의 일상적인 업무를 디지털화할 수 있는 다양한 방법은 다음과 같습니다.

 

온라인 지원 추적

종이 이력서나 지원서를 받는 대신, 온라인 지원 포털을 통해 손쉽게 검색 가능한 양식을 제공하고, 지원자의 데이터베이스를 안전하게 관리할 수 있습니다. 이로써 관할 지역의 규정을 준수하고, 공간을 많이 차지하는 종이 신청서를 장기간 보관할 필요가 없게 됩니다.

전자 서명

전자 서명을 통해 중요한 문서에 온라인으로 서명할 수 있고, 온보딩 프로세스에서 사용되는 엄청난 양의 종이를 줄일 수 있습니다.

 

웹 설문조사

직원 피드백을 요청할 때 무료 온라인 조사와 설문조사를 활용하면 인쇄된 양식보다 더 빠르고 안전하게 데이터를 수집할 수 있습니다.

 

종이 파일의 디지털화

종이 파일을 디지털화하는 데는 시간이 많이 소요될 수 있습니다. 문서를 스캔해두면 직원이 필요한 정보를 찾기 위해 파일 캐비닛을 모두 확인할 필요가 없게 되므로 시간을 크게 절약할 수 있습니다.

 

디지털 문서 관리 시스템

비즈니스 문서를 디지털 파일로 변환하면 문서 관리 시스템을 통해 문서를 체계적으로 관리하고, 문서 열람 권한이 있는 모든 직원이 액세스할 수 있습니다.

 

 

종이 없는 시스템의 이점

 

기업이 디지털 문서 관리 시스템으로 전환해야 할 이유는 많지만, 가장 큰 이유는 비용 절감입니다. 종이, 토너, 복사기 및 팩스 유지 관리 등 인쇄 관련 비용이 큰 폭으로 줄어들거나, 아예 들지 않는 경우도 있습니다.

문서 관리 시스템을 디지털 방식으로 바꾸면 사무실 공간을 효율적으로 사용하고, 문서 관련 규정을 준수할 수 있습니다. 또한 제 자리가 아닌 곳에 보관된 문서를 찾느라 시간을 낭비할 필요가 없습니다.

이와 더불어, 종이 없는 업무 환경은 회사에서 발생하는 폐지의 양을 크게 줄여 탄소 배출 절감에 기여할 수 있습니다.

Adobe Sign을 사용하여 디지털 프로젝트 견적서에 서명하는 이미지

Adobe Sign이 종이 없는 환경에 도움이 되는 이유

 

Adobe Sign의 강력한 툴셋을 사용하면 디지털 문서 관리 시스템으로 쉽게 전환할 수 있습니다.

 

서명 추적

디지털 서명을 사용하면 직원과 공급업체가 문서를 인쇄하지 않고도 편리하게 문서에 서명하고 재전송할 수 있습니다. 서명 추적 기능이 있으므로 누가 서명했는지, 누구에게 후속 이메일이 필요한지 실시간으로 확인할 수 있습니다.

 

보안 설정

Adobe Sign은 권한이 있는 직원만 개인 정보를 볼 수 있도록 암호 보호, 2단계 인증과 같은 강력한 액세스 제어 기능을 제공합니다. 이를 통해 중요한 문서를 잠그거나 암호를 사용하여 문서를 보호할 수 있습니다.

 

통합

Outlook, Dropbox, Workday, ServiceNow 등 Adobe Sign은 인사 부서에서 사용하는 모든 종류의 비즈니스 소프트웨어와 원활하게 통합됩니다.

 

임베디드 양식

서명 가능한 문서나 양식을 만든 다음, 직원이 앱을 종료하지 않고도 바로 확인하고 상호 작용할 수 있는 웹 페이지에 직접 추가할 수 있습니다.

 

자동화

Sign을 사용하면 기업의 모든 구성원이 특정 순서로 수신자에게 이메일로 전송되는 스마트 문서를 간단하게 만들고, 안내에 따라 서명 프로세스를 진행하고, 주요 섹션이 불완전한 경우 자동 알림을 받을 수 있습니다.

종이를 사용하지 않으면 환경에 도움이 될 뿐만 아니라 업무의 효율성이 높아집니다.

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