Adobe Acrobat Sign
เครื่องมือและทรัพยากรที่เหมาะสมช่วยให้กระบวนการจัดการสัญญาเป็นไปได้อย่างราบรื่นไม่มีสะดุด ดูวิธีป้องกันไม่ให้เกิดปัญหาคอขวดและเพิ่มความเร็วในการอนุมัติด้วยการจัดการวงจรการทำสัญญา
สัญญามีบทบาทสำคัญในการทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินต่อไปได้ ตั้งแต่สัญญาจ้างงานไปจนถึงสัญญาเช่าสินทรัพย์ การจัดการวงจรการทำสัญญา (Contract Lifecycle Management: CLM) เป็นกระบวนการที่ธุรกิจดำเนินการเพื่อติดตามและจัดระเบียบสัญญา ตั้งแต่การจัดทำสัญญาไปจนถึงการบังคับใช้การใช้ซอฟต์แวร์ CLM จะทำให้คุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการการจัดทำ การเซ็นชื่อ และการต่ออายุสัญญาได้ทุกรูปแบบ
ซอฟต์แวร์ CLM ช่วยให้ธุรกิจของคุณประหยัดเวลา ทรัพยากร และเงินได้ คุณสามารถประหยัดกระดาษและค่าใช้จ่ายในสำนักงานได้ด้วยเปลี่ยนระบบการจัดการสัญญาให้เป็นแบบดิจิทัล และหากคุณใช้เวิร์กโฟลว์สัญญาแบบดิจิทัล คุณก็จะสามารถประหยัดเวลาในการรวบรวมลายเซ็นได้ ซึ่งจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจัดการดูแล ทำให้สัญญามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และปกป้องธุรกิจของคุณจากความรับผิดทางกฎหมายได้อีกด้วย นอกจากนี้ CLM ยังช่วยให้คุณคาดการณ์รายได้ของธุรกิจได้ง่ายดายขึ้นด้วย และหากคุณสามารถวางแผนทางการเงินล่วงหน้าได้ คุณก็สามารถกำหนดขอบเขตในการขยายธุรกิจและทีมของคุณได้ดียิ่งขึ้น
ไม่ว่าคุณจะใช้ซอฟต์แวร์จัดการวงจรการทำสัญญาแบบใด กระบวนการหลักในการสร้างและต่ออายุสัญญาจะเป็นแบบเดียวกันเสมอ สำรวจกระบวนการในการสร้างและบำรุงรักษาโซลูชัน CLM และทำความเข้าใจว่าการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะช่วยให้กระบวนการดังกล่าวง่ายยิ่งขึ้นกว่าเดิมได้อย่างไร ทำตามเจ็ดขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อจัดทำและจัดการสัญญาของคุณ
ก่อนที่คุณจะร่างสัญญาใหม่ ให้คุณเริ่มต้นจากการเขียนเทมเพลตสัญญาในโปรแกรมอย่าง Adobe Acrobat Pro หรือ Microsoft Word การสร้างและบันทึกเทมเพลตไว้จะทำให้คุณสามารถสร้างคลังเก็บสัญญาที่พร้อมให้คุณใช้งานได้เสมอ เมื่อคุณต้องการทำสัญญาค้าส่งหรือสัญญาเช่าในครั้งถัดไป และด้วยคลังเก็บสัญญาที่รวมศูนย์อยู่ในที่เดียวที่ทุกคนในองค์กรสามารถอ้างอิงได้ จะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณได้
เมื่อสร้างหรือเลือกเทมเพลตเรียบร้อยแล้ว คุณจะสามารถเริ่มต้นเพิ่มข้อมูลที่ต้องการลงในสัญญาได้ทันที ซึ่งได้แก่ราคา บริการ ลำดับเวลา และตำแหน่งที่ตั้ง ซอฟต์แวร์ CLM บางซอฟต์แวร์สามารถเริ่มต้นกรอกข้อมูลในสัญญาได้โดยอัตโนมัติโดยอ้างอิงจากหลักเกณฑ์ที่ใช้ในแบบฟอร์มก่อนหน้า
เมื่อกรอกข้อมูลในสัญญาเรียบร้อยแล้ว ก็ถึงเวลาตรวจสอบสัญญา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็กต์หรือทีมของคุณได้ตรวจสอบเอกสารก่อนที่จะส่งเอกสารดังกล่าวให้แก่ลูกค้าหรือผู้รับบริการ นอกจากนี้ ยังต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าราคา ลำดับเวลา และสิ่งจูงใจในสัญญาดึงดูดใจที่สุดเท่าที่ทำได้ด้วย หากกำลังแข่งขันเพื่อช่วงชิงลูกค้า คุณต้องแน่ใจว่าคุณมีข้อเสนอที่โดดเด่น
การส่งสัญญาให้บุคคลที่เหมาะสมโดยเร็วที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ เมื่อใช้ซอฟต์แวร์ CLM กระบวนการนี้จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ กล่าวคือ แทนที่จะให้พนักงานธุรการส่งสัญญาเองทางอีเมล ระบบจะดำเนินการให้โดยอัตโนมัติ
เมื่อส่งสัญญาแล้ว ลูกค้าของคุณสามารถใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการเซ็นสัญญาและทำให้สัญญาดังกล่าวเป็นทางการได้ จากนั้น โซลูชัน CLM จะสามารถพิมพ์ ส่งโทรสาร ส่งอีเมล หรือจัดเก็บสัญญาไว้เพื่อใช้ในภายหลังได้
หลังจากทำสัญญาเสร็จสิ้นแล้ว ซอฟต์แวร์ CLM จะเปิดโอกาสให้คุณสามารถตรวจสอบประสิทธิภาพตลอดระยะเวลาของสัญญาและรับข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างเอกสารดังกล่าวกับลูกค้าได้ คุณสามารถกำหนดค่าและใช้แดชบอร์ดในซอฟต์แวร์ดังกล่าวเพื่อติดตามระยะเวลาในวงจรการทำสัญญาและวิเคราะห์ความเสี่ยงได้ ทั้งหมดนี้จะช่วยให้วงจรการทำสัญญาของคุณมีความโปร่งใสมากยิ่งขึ้น
อย่าปล่อยให้สัญญาที่สิ้นสุดลงสร้างปัญหาให้กับธุรกิจหรือส่งผลต่อการเพิ่มผลลัพธ์สุดท้ายทางธุรกิจของคุณ คุณสามารถใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อต่ออายุสัญญาและรวบรวมลายเซ็นได้ ตั้งค่าการแจ้งเตือนหรือการเตือนเกี่ยวกับสัญญาแต่ละฉบับหรือเป้าหมายสำคัญแต่ละเป้าหมายให้แก่ลูกค้าของคุณและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแจ้งให้ลูกค้าทราบมากเพียงพอเพื่อให้ต่อสัญญาได้อย่างราบรื่นโดยไม่สูญเสียความคุ้มครองหรือความรับผิดที่เกิดขึ้น
การเปลี่ยนกระบวนการทำสัญญาเป็นแบบดิจิทัลช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้ แต่ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์คือสิ่งที่เพิ่มความรวดเร็วให้กับการทำงานอย่างแท้จริง ให้ใช้ซอฟต์แวร์ CLM ร่วมกับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์แทนการใช้เอกสารฉบับกระดาษหรือเธรดอีเมลที่ซับซ้อนเต็มไปด้วยเอกสารที่สแกน ทั้งนี้เพื่อให้กระบวนการของคุณดำเนินการโดยอัตโนมัติ เพิ่มความเร็วในการอนุมัติ และป้องกันไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด การแจ้งเตือนคำขอลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะปรากฏในกล่องข้อความอีเมลของลูกค้าทันที ซึ่งจะช่วยปรับปรุงเวลาตอบกลับในการอนุมัติสัญญาได้อย่างง่ายดาย
เมื่อใช้กระบวนการเซ็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ใน Acrobat Sign คุณจะสามารถเพิ่มความเร็วของเวิร์กโฟลว์ไปได้อีกขั้นด้วยการยื่นแบบฟอร์มทางดิจิทัลแล้วติดตามความคืบหน้าเกี่ยวกับลายเซ็นที่คุณขอ จากนั้น คุณสามารถกำหนดผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ตั้งการเตือนความจำให้กับผู้รับ และใช้การแจ้งเตือนเพื่อหลีกเลี่ยงการพลาดกำหนดเวลา และหากคุณใช้แอปมือถือ Acrobat Sign ลูกค้าและผู้รับบริการของคุณจะสามารถอนุมัติสัญญาได้อย่างปลอดภัยและไร้กังวลได้จากทุกที่
การใช้การผสานการทำงานที่ราบรื่นของ Acrobat Pro ร่วมกับ Acrobat Sign จะทำให้คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตสัญญา ลายเซ็นก่อนหน้า และเอกสารอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องได้ในพริบตา คุณสามารถประหยัดเวลาและทรัพยากรในการอนุมัติเอกสารได้ด้วยทุกสิ่งที่คุณต้องการในการจัดการวงจรการทำสัญญาที่รวมอยู่ในที่เดียว
