วิธีดำเนินกระบวนการต่ออายุสัญญาอย่างมีประสิทธิภาพ

การต่ออายุสัญญาคืออะไร

มีคำกล่าวที่ว่า “งานเลี้ยงย่อมมีวันเลิกรา” แต่สัญญาไม่จำเป็นต้องสิ้นสุดลงเสมอไป สัญญาทั่วไประหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสองคนมีวันต่ออายุสัญญาอยู่ ซึ่งถือเป็นโอกาสที่ดีสำหรับทั้งสองฝ่ายในการเจรจาเกี่ยวกับสัญญาใหม่ ดำเนินการต่อตามข้อตกลงในสัญญาฉบับเดิม หรือยุติสัญญาต่อกัน

แม้ว่านี่อาจไม่ใช่งานที่น่าดึงดูดเท่าไรนัก แต่กระบวนการต่อสัญญาที่ดีจะช่วยประหยัดเงินของคุณและช่วยให้ธุรกิจดำเนินต่อไปอย่างราบรื่น

สร้างเวิร์กโฟลว์การจัดการสัญญาที่มีประสิทธิภาพ

ธุรกิจขนาดเล็กหลายรายใช้ระบบการจัดการสัญญาเพื่อติดตามสัญญาต่างๆ เช่น สัญญาจ้างงาน สัญญาคู่ค้า และสัญญาการจัดซื้อ รวมทั้งใช้ระบบดังกล่าวเพื่อดำเนินการต่ออายุสัญญาแต่ละฉบับ แม้ธุรกิจแต่ละแห่งจะมีความแตกต่างกัน แต่ระบบที่มีประสิทธิภาพจะประกอบไปด้วยสิ่งต่อไปนี้

การสื่อสาร

การสื่อสารกับผู้ทำสัญญาตลอดอายุของสัญญาแต่ละฉบับเพื่อให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายพึงพอใจกับข้อตกลงในสัญญาฉบับปัจจุบันถือเป็นสิ่งที่สำคัญ

การจัดระเบียบ

ใช้สเปรดชีตหรือซอฟต์แวร์จัดการสัญญาเพื่อติดตามวันต่ออายุสัญญาทั้งหมดของคุณ

การตรวจสอบสัญญา

หากวันสิ้นสุดสัญญากำลังใกล้เข้ามา คุณควรดำเนินการตรวจสอบสัญญาเพื่อพิจารณาว่าข้อตกลงในสัญญานั้นยังเป็นประโยชน์ต่อคุณและธุรกิจของคุณหรือไม่

โอกาสในการต่ออายุสัญญา

หากคุณพบข้อตกลงที่ไม่น่าพอใจในสัญญาฉบับปัจจุบันของคุณในระหว่างการตรวจสอบสัญญา คุณควรนำไปพูดคุยกับทีมของคุณ และกล่าวถึงประเด็นนี้เมื่อเจรจากับผู้ทำสัญญาเกี่ยวกับการต่ออายุสัญญา

ประโยชน์ของการต่ออายุสัญญาโดยอัตโนมัติ

หากคุณและผู้ทำสัญญายังคงยอมรับข้อตกลงในสัญญาฉบับเดิมที่คุณได้เซ็นไว้ การจัดทำกระบวนการต่ออายุสัญญาแบบอัตโนมัติน่าจะเป็นประโยชน์ต่อคุณมากที่สุด การต่ออายุสัญญาโดยอัตโนมัติเมื่อสิ้นสุดระยะเวลาของสัญญาในแต่ละครั้งจะช่วยให้คุณประหยัดเวลา ลดงานเอกสาร คาดการณ์ยอดขายของธุรกิจในอนาคตได้ง่ายขึ้น รวมถึงสามารถกำหนดราคาสินค้าและบริการที่ต้องการได้ในระยะยาว