ประโยชน์มากมายของการทำงานแบบไร้กระดาษสำหรับฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณ

สำนักงานแบบไร้กระดาษจะส่งผลดีทั้งต่อโลกใบนี้และผลประกอบการของคุณ ค้นพบว่าการเปลี่ยนแบบฟอร์มของฝ่ายทรัพยากรบุคคลให้เป็นดิจิทัลจะช่วยประหยัดเวลาและเงิน รวมทั้งช่วยรักษาสิ่งแวดล้อมได้อย่างไร

เพื่อนร่วมงานทางธุรกิจกำลังนั่งคุยกันเกี่ยวกับข้อดีและข้อเสียของการเปลี่ยนธุรกิจของตนเป็นธุรกิจแบบไร้กระดาษ

ทำให้งานเอกสารปราศจากกระดาษ

 

การเปลี่ยนธุรกิจของคุณให้เป็นธุรกิจแบบไร้กระดาษอาจไม่ช่วยขจัดความสับสนในที่ทำงานทั้งหมด แต่การเปลี่ยนวิธีการจัดเก็บบันทึกต่างๆ ของบริษัทจากการบันทึกในรูปแบบเอกสารกระดาษไปเป็นเอกสารดิจิทัลจะช่วยลดความยุ่งยากในงานด้านการดูแลจัดการไปได้มาก ทั้งยังช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายได้อย่างคาดไม่ถึง

 

 

ธุรกิจแบบไร้กระดาษคืออะไร

 

ธุรกิจแบบไร้กระดาษไม่ได้หมายถึงการไม่เห็นกระดาษสักแผ่นในสำนักงานของคุณอีกต่อไป เอกสารกระดาษยังคงมีความจำเป็นต่อกระบวนการทางธุรกิจบางอย่าง นอกจากนี้ ธุรกิจขนาดเล็กบางรายยังจำเป็นต้องเก็บสำเนาเอกสารสำคัญบางอย่างในรูปแบบกระดาษตามข้อบังคับ HIPAA หรือข้อบังคับอื่นๆ

       

สำนักงานแบบไร้กระดาษเป็นเพียงสำนักงานที่ดำเนินการบางอย่างเพื่อลดเวิร์กโฟลว์ที่พึ่งพากระดาษและใช้เอกสารอิเล็กทรอกนิกส์เมื่อใดก็ตามที่สามารถทำได้เท่านั้น เมื่อคุณนำหลักการเหล่านี้ไปใช้กับฝ่ายทรัพยากรบุคคลในธุรกิจของคุณ คุณจะพบว่ามีการเปลี่ยนแปลงเล็กๆ มากมายที่สามารถสร้างผลลัพธ์ที่ยิ่งใหญ่ในอนาคตได้

ตัวอย่างคู่มือพนักงานแบบดิจิทัล

วิธีการเปลี่ยนกระบวนการทำงานของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเป็นดิจิทัล

 

คุณสามารถใช้วิธีการต่างๆ มากมายในการเปลี่ยนงานด้านทรัพยากรบุคคลในแต่ละวันให้เป็นดิจิทัลได้ เช่น

 

 

การติดตามการสมัครงานแบบออนไลน์

 

เมื่อคุณใช้พอร์ทัลการสมัครงานออนไลน์แทนการรวบรวมประวัติย่อและใบสมัครที่เป็นกระดาษ คุณจะมีฐานข้อมูลผู้สมัครที่สามารถใช้ค้นหาข้อมูลได้ง่าย นอกจากนี้ คุณยังไม่จำเป็นต้องเก็บใบสมัครที่เป็นกระดาษไว้ในระเบียนเป็นเวลาหนึ่งปีตามระเบียบข้อบังคับของรัฐบาลกลางและข้อกำหนดของมลรัฐหลายแห่งให้เปลืองพื้นที่อีกต่อไป

 

 

ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

 

ให้ทุกฝ่ายเซ็นเอกสารสำคัญแบบออนไลน์ได้ด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อลดการใช้กระดาษอย่างสิ้นเปลืองในกระบวนการรับเข้าทำงาน

 

       

แบบสำรวจบนเว็บ

 

เมื่อต้องการรวบรวมคำติชมจากพนักงาน คุณสามารถใช้โพลล์และแบบสำรวจออนไลน์ฟรีเพื่อการรวบรวมข้อมูลที่รวดเร็วและปลอดภัยกว่าการใช้แบบฟอร์มที่พิมพ์ในกระดาษได้

 

       

แปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัล

 

การแปลงเอกสารกระดาษเป็นไฟล์ดิจิทัลอาจใช้เวลานาน แต่เวลาทุกชั่วโมงที่ใช้ในการสแกนเอกสารจะช่วยประหยัดเวลาของพนักงานได้มากยิ่งกว่า เนื่องจากพวกเขาไม่ต้องรื้อตู้เอกสารเพื่อค้นหาข้อมูลที่ต้องการอีกต่อไป

 

       

ระบบการจัดการเอกสารดิจิทัล

 

เมื่อคุณได้แปลงเอกสารทางธุรกิจของคุณเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว ระบบการจัดการเอกสารจะช่วยให้คุณจัดเก็บเอกสารได้อย่างเป็นระเบียบและทำให้พนักงานทุกคนที่มีสิทธิ์อนุญาตในการดูเอกสารสามารถเข้าถึงเอกสารเหล่านั้นได้

 

 

ประโยชน์ของระบบการทำงานแบบไร้กระดาษ

 

ระบบการจัดเก็บเอกสารแบบไร้กระดาษมีข้อดีมากมายที่เจ้าของธุรกิจจะต้องชอบ แต่ที่สำคัญเหนือสิ่งอื่นใดคือการทำงานแบบไร้กระดาษช่วยประหยัดเงินได้ โดยสามารถลดค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องกับการพิมพ์เช่น กระดาษ หมึกพิมพ์ และค่าบำรุงรักษาเครื่องถ่ายเอกสารและเครื่องโทรสารได้อย่างมากหรือสามารถตัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้ออกจากงบประมาณไปได้ในบางกรณี

       

เมื่อแปลงเอกสารเป็นไฟล์ดิจิทัลแล้ว ธุรกิจสามารถปฏิบัติตามกฎในการเก็บรักษาเอกสารได้โดยไม่จำเป็นต้องใช้พื้นที่สำนักงานอันมีค่าไปกับการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร นอกจากนี้ พนักงานยังจะใช้เวลาทำงานน้อยลงในการค้นหาเอกสารกระดาษที่อยู่ผิดแฟ้มหรือเอกสารกระดาษที่จัดเก็บอยู่นอกสำนักงานซึ่งเข้าถึงได้ลำบาก

       

และสุดท้ายแต่ไม่ท้ายสุด ระบบการทำงานแบบไร้กระดาษจะช่วยลดรอยเท้าคาร์บอนของบริษัทได้อย่างมหาศาลด้วยการลดปริมาณการใช้กระดาษอย่างสิ้นเปลือง

การเซ็นชื่อในเอกสารประเมินโครงการแบบดิจิทัลด้วย Acrobat Sign

Acrobat Sign ช่วยให้คุณทำงานแบบไร้กระดาษได้อย่างไร

 

ชุดเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพของ Acrobat Sign ทำให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลเปลี่ยนไปทำงานแบบไร้กระดาษได้ง่ายดายกว่าที่เคย

       

 

การติดตามลายเซ็น

 

ลายเซ็นดิจิทัลช่วยให้พนักงานและผู้ให้บริการสามารถเซ็นชื่อและส่งคืนเอกสารได้อย่างราบรื่นโดยไม่จำเป็นต้องเปิดเครื่องพิมพ์ นอกจากนี้ คุณยังสามารถดูได้แบบเรียลไทม์ว่าใครเซ็นเอกสารแล้วและต้องส่งอีเมลติดตามให้กับใครบ้างได้ด้วยฟีเจอร์การติดตามลายเซ็น

       

 

การตั้งค่าความปลอดภัย

 

ปกป้องเอกสารที่มีข้อมูลละเอียดอ่อนด้วยฟีเจอร์ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงที่ทรงพลังของ Sign รวมถึงฟีเจอร์การปกป้องด้วยรหัสผ่านและการยืนยันตัวตนแบบสองชั้นเพื่อให้แน่ใจว่ามีเพียงพนักงานที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลลับได้

       

 

การผสานการทำงาน

 

Sign ผสานการทำงานกับทุกซอฟต์แวร์ธุรกิจที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลของคุณใช้ได้อย่างราบรื่น ตั้งแต่ Outlook ไปจนถึง Dropbox และตั้งแต่ Workday ไปจนถึง Servicenow

       

 

แบบฟอร์มที่ฝังไว้

 

สร้างเอกสารหรือแบบฟอร์มที่สามารถเซ็นได้แล้วฝังเอกสารนั้นในหน้าเว็บไซต์โดยตรงเพื่อให้พนักงานสามารถดูและโต้ตอบเอกสารนั้นได้โดยไม่ต้องออกจากแอป

       

 

การทำงานอัตโนมัติ

 

Sign ช่วยให้ทุกคนในองค์กรสามารถสร้างเอกสารอัจฉริยะที่ระบบจะส่งทางอีเมลให้กับผู้รับตามลำดับที่กำหนด แนะนำพวกเขาให้ดำเนินการตามกระบวนการในการเซ็นเอกสาร และส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติหากส่วนสำคัญยังไม่เสร็จสมบูรณ์ได้อย่างง่ายดาย

       

การเปลี่ยนไปทำงานแบบไร้กระดาษนั้นดีต่อโลก แต่ด้วยประสิทธิภาพการทำงานอันน่าทึ่งของเอกสารดิจิทัล การทำงานแบบไร้กระดาษยังให้ประโยชน์ที่ดีกว่านั้นอีกโดยการทำให้กระบวนการต่างๆ ของฝ่ายทรัพยากรบุคคลดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

       

เรียนรู้ว่า Sign สามารถนำประสิทธิภาพที่เหนือกว่าใครมาให้กับองค์กรของคุณได้อย่างไร

คุณอาจสนใจ...

ฟีเจอร์การติดตามเอกสารใน Adobe Sign

ทำให้การติดตามเอกสารเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อการทำงานที่ราบรื่น

รับการแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ทันทีที่มีการเปิดและเซ็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือไฟล์ PDF

บุคคลยืนอยู่ที่โต๊ะและกำลังสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในแล็ปท็อปของตน

วิธีสร้างลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

ดูวิธีการเปลี่ยนจากกระดาษมาเป็นระบบดิจิทัลด้วย Adobe Acrobat Sign

คนกำลังนั่งใช้แล็ปท็อปที่โต๊ะ

การเซ็นสัญญาออนไลน์ช่วยทำให้ธุรกิจดำเนินต่อไปได้อย่างไม่ติดขัด

เรียนรู้วิธีการจัดทำสัญญาที่มีผลผูกพันทางกฎหมายและใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในการเพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการเซ็นสัญญา

พร้อมสำหรับกระบวนการดิจิทัลตั้งแต่ต้นจนจบแล้วหรือยัง

ไม่ว่าจะอยู่ตรงจุดใดในเส้นทาง คุณก็ก้าวสู่ขั้นต่อไปได้ด้วย Adobe Document Cloud