將合約系統數位化的三大理由
- 相較於紙本文件，數位檔案可讓員工更輕鬆地存取。
- 只要使用 Adobe Scan 和 Adobe Acrobat Sign 等應用程式，即可輕鬆推動文件數位化和數位簽名。
- 數位化合約系統可加快工作流程，並減少浪費。
將合約系統數位化的種種優勢
合約系統為企業用來準備、簽署、制定和管理合約及其他書面協議的流程。隨著越來越多的企業著手採用混合辦公模式，員工會在一週內的某幾天前往辦公室工作，並於其他時間在家遠端工作。正因如此，企業必須將重要流程數位化，讓負責準備合約的員工不用因實體文件存放在單一地點，而飽受限制。
持續不斷的數位轉型過程，也會對客戶關係造成影響。虛擬會議的盛行導致您與客戶面對面互動的機會大減，因此，您需要確保對方可於線上簽署必要的書面文件和合約。
另外，將紙本記錄轉換成數位資料，也可做為良好的備份機制，而所保留的資料，則能用於企業記錄留存、法規用途，或是天災或任何實體災難等情況。
什麼是文件管理和數位化？
數位化和文件管理為使用數位檔案的無紙化系統，有助於開啟嶄新契機，以利推行自動化和其他可節省時間的程序，例如透過數位方式簽署需要快速完成整套核准流程的文件。
將文件數位化的最佳方式
推動文件數位化的第一步，在於使用以下三個簡單步驟來建立穩固的流程。
準備：
掃描文件為帶領合約系統邁向數位化的重要關鍵。只要使用 Adobe Scan 等免費應用程式，您就能輕鬆快速地將紙本檔案數位化為 PDF 格式，以利儲存在共用伺服器或硬碟中。Adobe Scan 可使用光學字元識別 (OCR) 來分析頁面中的所有文字，讓掃描後的文件可供完整搜尋。
簽署：
文件數位化之後的下一個重點，在於將其提供給利益相關者。有了 Adobe Acrobat Sign，您就能將文件傳送給必要的對象，讓對方能透過電子或數位化方式加以簽署、管理所有簽署流程，並縮短完成作業的所需時間。
管理：
建立好支援電子或數位簽名的數位化系統後，管理系統也水到渠成，您可以藉助於 Adobe 工具之力，輕鬆加以管理。只要使用 Adobe 的線上儲存空間或所選線上儲存系統，並搭配 Adobe Document Cloud 將文件分門別類，您就能安全地監督和管理企業中的所有重要文件。
ITV 如何使用數位合約來節省紙張和時間
製作 Emmerdale 和 Coronation Street 等長壽肥皂劇的英國電視網路 ITV，曾面臨紙本文件問題。每個月，該公司都需僱用眾多導演和編劇來製作節目，相關合約管理流程年度紙本文件數量竟高達 20,000 份以上。在郵寄合約以供簽署，再由對方寄回文件的流程下，每個簽名平均需要花費兩週的時間。
ITV 將合約系統數位化，並著手使用 Acrobat Sign 處理合約之後，立即見證了多項成果。行政人員指出，Acrobat Sign 自動智慧型文件會儲存訊息並自動填寫表格，因此合約準備時間減少了 80% 以上。能以電子方式簽署文件後，傳送給編劇和導演的大部分數位合約會在幾天內送回，不用花費數週。將公司整體的合約程序數位化之後，現在，ITV 每年可省下 340 萬張紙，並減少 20,000 磅的廢棄物。
使用 Acrobat Sign 簡化合約系統
如果您的公司已完成文件數位化作業，Acrobat Sign 可提供各項所需工具，協助您完整掌握生命週期中的每份數位書面文件。從電子簽名、強式密碼到加密功能，Acrobat Sign 都有助於簡化文件流程、減少文書作業，並保存寶貴的資源。