Adobe Acrobat Sign
推動人力資源部門無紙化的眾多優點
無紙化辦公室不僅有利環保，也可提高您的獲利。歡迎探索人力資源表單數位化如何節省時間和金錢，並保護環境。
將文書作業無紙化
改用無紙化業務雖無法消除職場中的各種混亂情況，但將企業記錄由紙本檔案轉為數位文件，則能減輕許多行政工作負擔，並帶來不少預期外的成本節約。
什麼是業務無紙化?
業務無紙化並不表示辦公室的紙張將因此絕跡。對某些業務程序而言，紙本文件仍有其必要性，而有些小型企業可能基於 HIPAA 或其他規範，需要保留特定重要文件的紙本。
無紙化辦公室只會盡可能減少紙本工作流程，並竭盡所能使用電子文件。若在企業的人力資源部門中運用這些原則，勢必可發現：一連串的細微改變，可望帶來顯著的結果。
如何將人力資源流程數位化
您可以透過許多方式，將人力資源部門的日常工作數位化，例如：
線上申請追蹤
使用線上應用程式入口網站取代收集紙本履歷與求職申請，即可維護便於搜尋的求職者資料庫。這也表示：您不需依照各州的規範或聯邦規範，將佔空間的紙本申請書建檔，並留存一年。
電子簽名
可以使用電子簽名以線上方式簽署重要文件，以大幅減少入職流程中的紙張浪費。請定義將對定價採用的計算方式以及發票的付款截止日期。
網路調查
徵求員工意見反應時，相較於列印表單，採用免費線上投票與調查可更快速、更安全地收集資料。
將紙本檔案數位化
實體檔案的數位化可能非常耗時，但員工不再需要於檔案櫃中翻找所需的資訊後，花在檔案掃描上的每一個小時都會為他們節省更多時間。請說明工作中涉及的智慧財產歸誰所有，以及雙方應如何對其加以使用。
數位文件管理系統
將企業文件轉換成數位檔案後，文件管理系統可協助您井然有序地整理檔案，以方便有權限檢視的員工存取。
無紙化系統的優點
無紙化檔案系統雖有許多讓企業主躍躍欲試之處，但其最大優點，莫過於可節省成本。舉凡紙張、碳粉匣，以及影印機與傳真機維護等列印相關費用，都能因此大幅縮減，在某些情況下，甚至可自預算中全數刪除。
若將檔案數位化，企業就不需使用寶貴的專用辦公室空間來儲存檔案，而且仍可符合文件留存規定。這也表示，辦公室員工可花費較少時間搜尋歸檔錯誤，或存放在異地不便之處的紙本文件。
最後但並非最不重要的一點是，無紙化系統可減少公司產生的廢紙量，從而大幅減少公司的碳足跡。
Acrobat Sign 如何協助您邁向無紙化
使用 Acrobat Sign 強大的工具組，人力資源部門可以透過前所未有的輕鬆方式邁向無紙化。
簽名追蹤
採用數位簽名，即表示員工和廠商不需啟動印表機，就能流暢地簽署及送回文件。拜簽名追蹤之賜，您可以即時看到哪些人已完成簽署，哪些人則需傳送後續追蹤電子郵件。
安全性設定
Adobe Acrobat Sign 備有強大的存取控制功能 (包括密碼保護和雙重驗證)，可安全地保存機密文件，確保只有經授權的員工能檢視私人資訊。
整合
無論 Outlook、Dropbox、Workday 或 ServiceNow，Adobe Acrobat Sign 都能與人力資源部門使用的任何企業軟體完美整合。
嵌入式表單
建立可簽署的文件或表單，並直接將其嵌入至網頁，讓員工無需離開應用程式，就能加以檢視與互動。
自動化
Adobe Acrobat Sign 能讓組織內所有人建立智慧型文件，可透過特定順序自行寄送電子郵件給收件者、逐步引導收件者完成簽名程序，並在重要部分未填寫完全時自動發送提醒。
無紙化對地球環境大有幫助。拜數位文件的出色效率之賜，人力資源部門也能更加順暢地進行運作。
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