Adobe Acrobat Sign
瞭解合約生命週期管理的來龍去脈
只要運用正確的工具和資源，就能打造順暢無礙的合約管理流程。請瞭解如何使用合約生命週期管理來避開瓶頸並縮短核准時間。
什麼是合約生命週期管理?
合約是保持業務營運的重要環節，從雇用協議到財產租賃皆涵蓋在內。合約生命週期管理 (CLM) 則為企業追蹤及管理合約的流程，包含從建立到執行的所有環節只要運用 CLM 軟體，您就能簡化建立、簽署各種合約及續約的流程。
合約生命週期管理解決方案的優點
CLM 軟體可以節省業務時間、資源和成本。將合約管理系統數位化，則有助於節省紙張和辦公室成本。只要搭配數位合約工作流程，即可節省收集簽名的時間，從而降低管理成本、提高合約效率，並保護企業免於承擔法律責任。CLM 還能讓您更輕鬆地預測業務收益。如果能提前開始財務規劃，就可望找出業務和團隊的發展領域。
合約生命週期管理的關鍵步驟
無論使用何種合約生命週期管理軟體，建立合約及續約的主要流程往往大同小異。歡迎探索 CLM 解決方案的建立和維護流程，及瞭解如何運用電子簽名進一步做出簡化。請遵循下列七個步驟，以建立及管理合約：
1. 建立範本
在草擬新合約之前，請先在 Adobe Acrobat Pro 或 Microsoft Word 等程式中對合約範本授權。只要建立及儲存範本，即可打造合約存放庫，這樣一來，下次需要使用批發協議或租賃合約時，就能隨時取用。此外，如果備有集中式存放庫，好讓組織中的每位人員都能查看，將有助於節省時間並簡化工作流程。
2. 製作合約
建立或選取範本後，您可以開始新增具體的合約資料。這可包含定價、服務、時間表和地點。某些 CLM 軟體能以過往表格使用的條件為依據，以自動填寫合約。
3. 審核合約
填寫合約後，將開始審核。請務必讓專案或團隊的利益相關者先行審核文件，再將其傳送給客戶。在這個步驟中，也請盡量提出具有吸引力的價格、時間表和誘因。如果企圖爭取客戶，請確認您的要約能吸引對方。
4. 核准合約
請務必盡快將合約交給適當的人員。藉助 CLM 軟體，將自動執行這項流程，因此行政人員無需透過電子郵件手動傳送合約，系統將自動傳送。
5. 簽署及執行合約
傳送合約後，客戶可以使用電子簽名簽署並正式達成協議。從此時開始，CLM 解決方案可以列印、傳真、郵寄合約，或儲存合約供日後使用。
6. 查看合約履行狀況
合約完成後，藉由 CLM 軟體，您可以查看隨時間演進的履行狀況，並深入瞭解文件與客戶關係。您可以使用及設定軟體中的儀表板，藉此追蹤週期時間並分析風險。這些行動都能讓您更清晰地瞭解合約生命週期。
7. 合約到期與續訂
請勿讓即將到期的合約造成業務問題或影響利潤增長。您可以使用自動化功能續約並收集簽名。請為客戶的每項合約或重大里程碑設定通知或警示，並確保客戶收到充分的通知，以便順暢續約而不會錯過保障範圍或招致責任。
運用電子簽名大幅提高合約管理系統的效率
將合約流程數位化雖可節省時間，但唯有使用電子簽名，才能真正加快速度。與其使用紙本文件或隨附掃描文件的一系列複雜電子郵件，不如使用 CLM 搭配電子簽名，不僅能將流程自動化、加快核准時間，還可避免錯誤。電子簽名請求通知可以直接顯示在客戶的電子郵件收件匣中，從而輕鬆縮短合約核准的往返時間。
使用 Acrobat Sign 簡化合約生命週期管理流程
利用 Acrobat Sign 中的電子簽名流程，您可以透過提交數位表單進一步加快工作流程，然後追蹤所請求簽名的進度。接著，您可以指派利益相關者、為收件者設定提醒，以及使用通知來避免錯過截止日期。此外，利用 Acrobat Sign 行動應用程式，客戶可以安全地隨時隨地核准合約。
利用 Acrobat Pro 與 Acrobat Sign 的緊密整合，您可以快速存取合約範本、過去的簽名與其他相關文件。將合約生命週期管理的所需一切集中於同一處，就能在取得文件核准的同時，節省相關時間和資源。
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