什麼是協作工具？
協作工具是指可讓團隊以高效、高生產力方式，進行溝通、組織、腦力激盪以及其他合作的任何事物。 協作工具可能是任何事物，不論是團隊成員記錄創意作品的文件，或者是讓每個人都能快速上手任務、子任務和交付期限的工作流程軟體。
什麼時候需要協作工具？
籌畫及組織人力型工具
每個從大企業到小公司的組織機構都得追蹤自家員工的工作、職責和產能。任何一位專案經理都可能會告訴您，準備好共享資源，並用來明確指出要由大家負責，以便改善工作流程且釐清專案計劃的部分。組織人力及專案管理型的工具包括了即時追蹤與任務管理應用程式、公司 CRM (客戶關係管理程式)、本地內部網站、檔案共用平台、專案管理軟體，以及雲端儲存空間。
溝通工具
只有當團隊成員可以交談時，才能進行團隊合作。電子郵件是線上通訊工具的早期形式，而且現在團隊也能使用其他應用程式進行視訊電話、群聊、即時訊息、螢幕共享、以及評論等通訊。即使是辦公室中寫滿注釋或公告的白板，只要使用得當，就能用作通訊工具，就像是具備協作功能的數位白板。
腦力激盪和創意工具
團隊成員用來執行創作的應用程式也應該要考慮到線上協作工具的部分。大部分的交付項目都是團隊作品，這表示團隊必須能對自身工作做到快速且輕鬆的存取、編輯和加上注釋。用於個人作品的應用程式也必須能執行團隊協作，讓所有創作從一開始擬草稿到最後校對的過程更加輕鬆。
協作工具的優點
出色協作工具讓團隊維持積極進取。對於專案進度與需求有清楚的預期，有利於團隊成員維持聯繫與互動。當團隊成員清楚目前的工作進度，以及自己該做的事情，整體工作氣氛就會更愉悅。
此外，每個人都喜歡獲得正面的回應。當同事對您豎起大拇指表示讚賞或肯定您的辛勤努力，感覺真的很棒。協作平台提供您在任何工作流程中加入激勵的方法。
怎樣才算是出色的協作工具？
專門建立的產品
出色協作工具是專為增強工作流程所建立的工具。各式各樣的常用工具可以進行臨時調整，執行原本未設計的功能，而原本不是用於合作的應用程式可以進行組合，達到目標結果。儘管即興發揮的解決方案看起來很吸引人，但參與其中的每個人總是必須修正一些充滿阻力的部分，而且不熟悉解決方案的人也必然面臨陡峭的學習曲線。真正出色的協作工具會降低阻力而非增加阻力。
業界標準應用程式
業界標準工具是達到輕鬆協作的關鍵方法。新進團隊成員對於業界標準軟體操作更加熟悉，也能合理預期業務合作夥伴、利益關係人、自由工作者和其他外部協作人員清楚軟體的功能。如果使用定製或專屬工具，表示每當與團隊以外人士進行協作時，您都會遇到強大的阻礙，即便這種情況能透過適當的訓練來避免。
Adobe Acrobat 成為 PDF 業界標準應用程式已超過 25 年。 Adobe 發明了 PDF，並且持續為大小企業等組織供應最全面的格式支援。
如何選擇協作工具
了解您的需求
搜尋的起點是了解您對數位協作工具的需求為何。問問自己，您的線上協作工具需要讓什麼動作化為現實。或許您的團隊重視文件協作。您也可能需要客戶對團隊所建立的文件擁有受限制的存取權。依團隊的大小規模不同，您可能需要條理分明的通訊方式，並可在部門之間正常運作。如果團隊必須在多個專案上有更多參與，協作工具甚至可能成為極為出色的解決方案。
簡單易用
您願意花多少時間來訓練團隊使用最新的協作工具？如果選擇的協作工具使用簡單，這樣將可避免消耗團隊成員的時間 (以及積極態度)。由於您可能需要尋找並使用功能複雜的工具，請確定選擇瀏覽起來不會過於困難的平台。使用設計完善的工具時，團隊成員在學習使用產品與自訂使用體驗方面應可付出相對較少時間，同時可避免發生過多通知的問題。
功能
協作工具可提供許多功能，而且您會想將符合團隊獨特需求的功能排出優先順序。這類工具可能包括儲存空間與安全性功能、傳訊與通知功能、文件共享功能，以及行事曆與排程功能。工具也要著重配備可適用行動裝置的直覺式介面。
整合性與相容性
在決定要使用的協作數位工具之前，您將要查看工具的整合性與相容性。假設您的團隊已有運作不錯的傳訊或視訊會議管道，您可能會希望尋找到能與其整合的協作工具。您也會希望確認所使用的協作工具能與團隊偏好的文件與影像格式以及團隊成員所用的裝置皆相容。
選擇雲端技術
對於團隊所依賴協作工具，雲端技術是必備的。當協作線上工具備份您的全部檔案與文件至雲端時，安全性便自動受到保障。團隊成員從此不用擔心要儲存或備份文件，而且會因為知道自己的作品不會丟失而高枕無憂。
Walgreens Boots 如何使用 Adobe 來提升協作效能
2020 年，Walgreens Boots Alliance 面臨 COVID-19 疫情挑戰，而必須更新其藥妝店體驗。透過協作與規劃，這家全球連鎖公司轉變了客戶與其 10,000 家店面的互動方式。從訂藥到處方簽取藥的每個步驟都轉成數位化，同時為超過 1 億 2,000 萬名客戶提供個人化建議，以及從處方簽更換到流感疫苗等通知的各種事務。
使用 Acrobat 進行協作
Adobe Acrobat 是團隊成員隨手可得的協作工具中，功能最強大、最敏捷且多功能的其中一種工具。每位團隊成員均可：
- 與團隊與組織外部的協作人員共用檔案
- 利用像是 Microsoft Office 等其他業界標準工具的互通性與相容性
- 使用 Acrobat Reader 行動應用程式或登入 Acrobat 線上版，從任何地點加入注釋
- 在多部裝置上共用並追蹤文件
- 運用密碼或密文保護敏感資訊
無論使用 Mac 或 PC，使用桌上型電腦或行動裝置工作，還是服務於巨型企業的大型團隊或獨立公司的小型團隊，都不會有任何差異。Adobe 讓協作輕鬆無比。透過 Acrobat 降低阻力並促進人際連結。
常見問答集
協作工具是否有助於公司成長？
企業如何使用協作工具呢？
協作工具是否有助於學生表現優異？
為什麼現在協作工具會這麼熱門？
Adobe Acrobat 的使用究竟有多簡單？
Adobe Acrobat 讓 PDF 使用變得簡單，節省尋找要編輯之原始文件的時間。它的介面設計考慮到讓您使用方便，而且可以讓您輕鬆地與團隊成員及用戶等人士共用影像與文件。
團隊成員要如何在 Adobe Acrobat 與整個組織共用檔案？
Adobe 會如何協助維持檔案安全？
Adobe Acrobat 的整合機會有哪些呢？
在團隊環境中使用 PDF 有哪些優勢？
