如何用 7 個步驟撰寫商務提案

非正式邀約的商務提案

這種類型的商務提案適用於尚未提出正式提案要求的情況。非正式邀約的提案源自於客戶和供應商之間自然發生的非正式交談，而且與正式要求不同 (正式要求所包含的細節會更多)。如果有潛在買家對您的產品或服務感興趣，並要求提供商務提案讓其加以分析，您可能會撰寫一份這種類型的商務提案。提出此類要求時，潛在買家通常不會要求提案要進行比稿。這種類型的提案會需要您進行相當程度的額外調查。

主動提出的商務提案

主動提出的商務提案適用於即便客戶並未提出要求，但您仍希望利用提案接觸潛在客戶，期望能獲得對方青睞並成為客戶的情況。這類提案會更廣泛，作用就像開發信或行銷宣傳冊一樣。當您在製作這種類型的商務提案時，您尚不了解潛在客戶及其需求。您可以進行市場調查並找出客戶的痛點，藉此依據每位買家的個別需求量身打造一份解決方案。

如何撰寫商務提案

儘管商務提案的格式各有不同，不過無論是哪一種商務提案，有些關鍵要素皆不可或缺。一些最基本的元素包含標題頁、目錄、執行摘要中公司目的之詳細說明、問題或需求的陳述、建議的解決方案、資格條件、時間表、定價、計費、法律資訊、條款和條件的釐清，以及潛在買家可簽署文件的接受欄位。

在撰寫提案之前，您需要確定自己已全面了解對方企業。這樣做有助於安排初次會議或通話，以深入了解客戶對您公司的需求。如果對方企業提供您 RFP，請務必詳閱。完成調查後，您就可以製作商務提案了。以下會詳細說明開始製作商務提案的關鍵要素。

1. 研究並列出商務提案各部分的大綱

您可能已經知道自己想做哪些事情來拓展業務，這表示您可能已經做了充分的研究工作。如果您還沒這樣做，那麼您一定要先進入這個過程，做好準備和收集足夠資訊後，再開始擬定大綱。確認已經備妥案例研究、相關資料，以及證明您的提案將有利於客戶獲利的有力實例之後，再開始進行。

製作商務提案屬於高度結構化的程序，換句話說，大綱非常重要。大綱可能是一頁或二頁文件的簡單內容，使用項目要點將重要區域分為幾個簡單的摘要，接著您便能繼續拓展成完整的章節。

在基本的大綱中，為這份指南後續介紹的每個步驟寫一小段內容，就能成功整理並架構出您的提案。您可以使用這裡的步驟 2-6 來當成大綱中的架構。您甚至可以在 PDF 編輯器中建構整份文件。此外，您也能夠在提案中即時加入頁面及注釋。

2. 建立標題和目錄

商務提案的標題其實就是簡介。建立強而有力的標題頁面，可以讓您的潛在客戶了解提案的重要性，以及這份提案的後續內容。這是讓提案吸引人注意的第一步。尤其是當提案是主動提供時，您必須確定提案能引起目標對象的興趣，保證您的提案絕對能解決他們的痛點。

目錄會總結提案的其餘內容，協助讀者參照不同章節的起始結束，但也可以是提供各節更多細項摘要的好方法，這點可由您個人決定。提案可分為多種可用類型，如銷售提案或行銷提案，而目錄能夠提供線索給觀眾，使其了解您所銷售的內容，以及這些內容有哪些好處。

3. 撰寫執行摘要

執行摘要就是給讀者的簡介。從某些角度來看，提案的簡要介紹與摘要很像是求職信。您會希望介紹自家公司 (特別是當提案是您主動提出時)，介紹您的業務目標和目的，展示您已經達成的里程碑，說明未來的路徑，並闡述您正在編寫的提案如何成為該路徑的第一步。

您是要向決策者與潛在客戶提案，所以您會想吸引受眾並用盡可能活潑的寫法使他們期待提案後面章節的內容。

4. 深入說明專案詳細資訊

問題、解決方案和資格。這三個名詞就是本章節的咒語。您的提案一定要指出客戶的問題，並且立刻接著提出建議的解決方案。問題說明加上解決方案，保證讓客戶開始期待與您合作共事。

除此之外，您還必須運用各種資格經歷來展現您的專業。如果公司或企業已獲得認證，並在這個特定問題方面有成功記錄，請加以展示。如果您需要取得其他能力才能達到心中目標，也請說明這個情況。在此段落結束時，您的目標對象應該要能放心交由您來滿足他們的需求。

5. 列出交付項目、里程碑和預算

在您勾勒出專案詳細資料之後，指出這個提案將產生的具體交付項目。例如，當提案是要在新地區建立企業的全新分行，這時可以指出這個過程當中會發生的所有步驟，預計花費成本，以及完成時間表。在這個段落當中，最重要的是力求精準與專業性，因為這樣可以展現出您非常認真看待您正努力達成的這件事情。這時也可以提出過去成功的案例，證明您的工作實力。

雖然提案可說是正式文件，但是其風格不一定是呆板無趣。成功的提案的標題能夠吸引人，沒有錯字，而且提出在客戶接受後能要求的時間規劃、工作範圍，以及付款計畫。

6. 提出結論和附錄

最後以強力的行動呼籲做總結，讓讀者知道接下來該做什麼。這裡可以考慮放入業務代表的聯絡電話，或是能了解更多詳情的線上聯絡表單。在這裡放入包含參考資料、名詞定義、方法和其他相關項目的附錄，也會非常有用。