串聯您的數位組織
手機、平板電腦、電腦和電視，佔用了一般人的絕大多數時間，隨著數位化工作和遠端工作將眾人帶往娛樂之外的領域，情況更是變本加厲。Study Finds 的研究指出，成年人平均每天花費約 17 個小時瀏覽螢幕。數位裝置可將您連接至周遭環境、您的工作，以及介於兩者之間的所有項目。
如何有效地整理數位檔案
由於我們使用裝置是如此頻繁且用途各式各樣，因此數位沉積物正逐漸堆積，從而拖慢裝置和工作流程。讓裝置保持井然有序，有助於減輕壓力並節省時間。避免您因找不到重要文件而浪費時間和沮喪。歡迎參考以下八大秘訣，讓數位檔案保持井井有條。
1. 制定計劃來整理數位檔案
開始整理數位檔案之前，請花點時間考慮您的個人整理需求。
每個人對於檔案整理都有不同的優先順序。自由工作者需要整理的檔案與學生完全不同。自由工作者可能需要將專案保持得更整齊，而學生可能需要了解如何更輕鬆地存取筆記。
每個人要整理的檔案數量也不同。高中生也許可以花一兩個晚上就整理好檔案，但會計師可能需要花更多時間整理檔案。最好是一開始先退一步，了解您的需求為何。
如果無法一次處理所有檔案，請留出特定時間來整理數位檔案，並從您的優先事項開始。為了確定您的優先順序，請決定哪些是您需要最常存取的檔案，哪些是您最難保持井然有序的檔案。這兩個問題的交會就是需要整理的最重要檔案。
您也可以想像希望有什麼樣的工作流程，並考慮在工作流程的哪些地方遇到延遲或瓶頸。這些都可協助您在開始之前寫下您的優先事項。如果您很難回答這些問題，請試著在工作和自然存取檔案時記住這些問題。
確定整理優先順序的問題：
- 我通常如何使用檔案？
- 我需要最常存取哪些檔案？
- 哪些檔案最雜亂無章？
- 我在工作流程的哪些地方遇到延遲？
2. 將整理作業納入例行工作
如果裝置使用達一年以上，勢必已累積不少雜亂無章的內容，像是未使用的舊檔案、下載項目、Cookie 和其他不必要的資料。請定期花時間加以整理。清理檔案有助於維持裝置和組織系統的可用性。
整理家庭文件或工作相關檔案時，請詢問自己幾個問題，以釐清該予以保留或將其丟棄：
- 是否為重複的檔案？
- 去年有開啟這個檔案嗎？
- 這個檔案是否有最新或更新版本？
- 這個檔案是否已損壞，或與現行軟體不相容？
如果文件富含特殊情懷 (例如圖片)，可能會更難做出上述抉擇。如果有投資預算購置隨身碟或外接硬碟，甚或雲端儲存空間，此時便能派上用場。此舉可讓您輕鬆存取舊的個人檔案，而且不會佔用裝置上的儲存空間。
3. 明確命名數位檔案
明確的命名規則有助於輕鬆找到檔案，並讓您了解硬碟上的確切內容。
選擇命名規則時，請務必保持一致且合乎邏輯。在檔案名稱中包含日期，有助於讓所有內容按照時間順序排列。您也可以包含表示特定文件類型的關鍵字，以便將來更容易搜尋這類文件。您也可以新增有助於整理和尋找檔案的標籤。
請注意，命名規則必須保持一致，特別是相同類型的檔案。一旦開始使用某項規則，請務必加以沿用。
4. 將文件類型標準化
裝置上的軟體或作業系統變更，可能會造成檔案相容性問題。舉例來說，從 Windows 轉換為 MacOS 後，當您嘗試存取檔案時，檔案的顯示方式可能會有所改變，繼而導致格式問題。在進行這類型更新後標準化或轉換檔案類型，將有助於確保後續的檔案最佳化。
轉換檔案也有助於節省空間。將 PowerPoint 轉換為 PDF，即可透過壓縮動畫或轉場效果的方式縮減檔案大小，不僅能保留重要內容，還能節省寶貴的儲存空間。
如果您希望儲存的檔案能比任何軟體都還要持久，您可以考慮將其轉換為 PDF/A。PDF/A 最適合封存不需要加密或編輯但希望長期保存的檔案。您甚至可以轉換影像 (例如文件或舊日記的圖片)，以便在未來擷取時，也能保持完美的格式。
5. 策略性地合併文件
許多文件必須保存在大型資料集中，但您永遠不會個別存取這些文件。合併多個文件，有助於將重要檔案保存在一起。舉例來說，不同年份的稅務文件可以合併為單一 PDF 檔案。如此即可確保這些文件能持續存放在一起，讓您更輕鬆地找到文件並節省空間。
當您將通常會同時存取的文件合併在一起時，由於減少了必須點選才能找到檔案的檔案夾層數，因此會更容易存取所有內容。這也讓命名檔案變得更加簡單。
6. 使用檔案夾巢狀系統
檔案夾巢狀系統會將相似的檔案歸類在一起，並建立子群組，以利更輕鬆地搜尋檔案。
舉例來說，假設您擁有一家麵包店，專門製作杯子蛋糕、餅乾、派餅和蛋糕。您可以為每種烘焙產品建立一個高層級檔案夾，然後將食譜、食材成本、供應商、價格表和行銷素材等內容儲存在個別的子檔案夾中。如此就會產生一個巢狀系統，讓您在當中直覺瀏覽不同類型的美味糕點，且無需逐一檢視每個檔案。
當您建立巢狀系統時，請考慮哪些類別最適合用於同時存取。以麵包師為例，如果您傾向於一次製作一項烘焙食品，則上述系統會是最好的選擇。但如果您傾向於一次處理所有行銷、一次處理所有食譜，以及一次處理所有定價，最好按工作標記高層級檔案夾，然後以子檔案夾名稱指定目前處理的糕點類型。
只要多加考慮，您的巢狀系統不僅可讓檔案保持井然有序，還可讓您的工作流程更有效率。
7. 使用 Zip 檔案夾壓縮檔案
Zip 檔案夾也稱為 Zip 檔案，可透過刪除某些類型的多餘資訊來縮減檔案大小。壓縮後的 Zip 檔案相當小，因此易於儲存及分享，也可簡單進行解壓縮。通常只需按一下或按兩下檔案，就能順利將其解壓縮。
由於這些檔案需要額外按幾下才能存取，因此您需要考慮壓縮不會定期存取的檔案。對於要儲存的檔案來說，壓縮是一個不錯的選擇。透過縮減檔案大小，也有助於您分享檔案。
另一個選擇是個別壓縮轉換為 PDF 的文件，以利儲存、上傳及分享。如此一來，就無需壓縮及解壓縮檔案，以存取特定文件。由於您不需要將壓縮的 PDF 解壓縮，因此對於需要定期存取的檔案來說，這是更好的選擇。
