使用 eDoc 讓文書作業變得更輕鬆

了解電子文件如何簡化業務流程和歸檔系統,同時確保合作夥伴擁有簡單又安全的存取方式。

一個戴眼鏡的人盯著相機看

什麼是 eDoc?

 

電子文件 (或稱為 eDoc) 是一種用來取代實體複本或印刷本的數位檔案。eDoc (就像 PDF) 讓人更容易分享、整理及協作,無論團隊是在相同的辦公室內還是分散在全球各地。eDoc 很安全,您可以從任何裝置檢視、審查及簽署 eDoc 並追蹤其進度。

 

進一步探索電子簽名

行動裝置上的多份 eDoc

使用電子文件的好處

 

對於紙張可以做的任何事,電子文件可以做得更好。紙張還是可以留在辦公室內,但您隨時隨地都可以存取 eDoc,這要歸功於雲端儲存空間。這種井然有序、隨時可用又安全的電子工作流程可持續推動業務流程,並提升公司的獲利能力。

 

實現無紙化可節省資金和實體儲存空間,並減少因重新列印更新的文件所產生的額外成本。電子文件也可以簡化協作及改善客戶服務,進而有助於簡化流程並加快您推展業務的能力。此外,您也可以在 eDoc 中搜尋特定的字詞、片語或詳細資料以節省寶貴的時間。

 

 

PDF 如何讓文件管理工作變得更安全

 

類似合約、發票、採購單、HR 表格和授權同意書等機密 eDoc 可以儲存在防火牆後方並得到保護,也可以進行備份,以免遭到破壞或檔案損毀。這些有電子簽名的文件可以使用密碼鎖定以提高安全性,即便您以業務發展的速度來處理合約或機密數位表格

筆記型電腦上的 PDF 文件

電子文件的類型

 

以下是一些最常見的 eDoc 類型。


01.

文件:從合約和提案到使用手冊和手稿,您可以將任何 Microsoft Word 文件或文字檔案轉換成 PDF,以方便分享、加上注釋或簽名。

 

02.

簡報:您可以轉換 PowerPoint 檔案和其他投影片簡報,以便在簡報之後當做資源傳送。這些檔案可以在任何電腦或行動裝置上輕鬆檢視,好讓您的觀眾更容易存取這些資訊。

 

03.

試算表:數字和資料最好放在試算表中以供追蹤,並且能夠使用易於讀取的 PDF 格式轉換及顯示該資料,以適合任何螢幕檢視,進而更輕鬆安全地分享密集的資訊。

 

04.

影像:您可以藉由將影像檔案轉換成 PDF 來建立可搜尋、可分享的資料庫,其中包含容易儲存的影像、相片等。

 

 

Adobe Sign 如何讓您輕鬆填寫 eDoc 並在上面簽名

 

電子簽名具有法律約束力,所以在簽署文件時為 eDoc 提供了優勢。電子簽名比傳統書面文件上的簽名安全得多。電子簽名包含的資訊可讓您追蹤誰在文件上簽了名以及簽名的地點和時間。您可以使用電子簽名來取代合約、申請表格、新進員工報到表格、保密協議 (NDA)、廠商上線文件以及徵求提案說明書、變更授權書及政府福利註冊表格中的手寫簽名。簡便、更安全且節省成本的電子簽名是 eDoc 的三大優勢。

 

 

查看以下的 eDoc 成功案例

 

這些企業透過電子文件和 Adobe Sign 節省了寶貴的時間。

 

Acxiom 看到透明的合約狀態,並加速了上線流程

 

Acxiom 提供資料給全球各地的行銷人員,讓他們能夠建立針對性的銷售和行銷活動。需求很高,該公司也不斷成長。為了讓文件和合約體驗更為順暢且快速,Acxiom 在幾年前開始實作了電子簽名解決方案。這項實作非常成功,Acxiom 的所有部門都改用了 Adobe Sign。Salesforce 團隊每月使用 Adobe Sign 大約發出了 200 項客戶變更請求,但將所有記錄都保存在 Salesforce 中。

 

同時,Acxiom 的人力資源部門透過整合到 Workday 中的 Adobe Sign 更快地為新進人才進行到職訓練。「我們將合約相關的行政工作方面省下的時間重新投入到全球招募及支援員工的需求上。」人力資源資深經理 Kathy Brand 說道。

行動電話上的 eDoc
PGi 以更快的速度完成合約並加以修訂

 

從一家會議公司成長為一家商務交流供應商並非易事,如果沒有整個企業的合約管理系統,那就更難了。在使用與 Salesforce 整合的 Adobe Sign 之後,PGi 將合約完成時間從幾週縮短到平均 33 個小時。

 

這樣的整合讓 PGi 首次能夠洞察完成合約的完整流程。「Adobe Sign 和 Salesforce 整合可支援分析功能,讓我們看到此流程中的差距以及我們如何改善工作流程來解決這些差距。」CRM 營運和技術部門 IT 總監 Cody Royster 說道。

 

PGi 使用 Adobe Sign 來核准合約修訂內容,並讓歐洲客戶同意歐盟通用資料保護法規 (GDPR)。此外,該公司的業務代表總是知道自己的績效是如何被衡量和獎勵的,因為新進員工和現職員工會使用 Adobe Sign 簽署佣金方案和已修訂的佣金條款。

行動和平板裝置上的多份 eDoc

使用 Adobe Sign 讓 eDoc 成為您策略性計劃的一部分

 

現在,貴公司比以往更需要讓業務中斷的狀況減至最少,並維持業務續航力,同時還要為未來做好規劃。這對於金融服務和政府機關以及醫療保健和生命科學等高度管制的行業尤其重要。安全性和合規性從未如此重要,尤其是在員工迅速轉向遠端工作模式的情況下。

 

輕鬆地傳送、簽署及追蹤電子簽名,好讓您的企業成為更好的合作夥伴,進而改善客戶關係,同時為您節省資金。只需要按幾下,就可以快速地將電子簽名加入任何文件。

 

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您會在對方打開和簽署電子文件或 PDF 時立即收到通知。

將 Adobe Sign 文件發佈到企業網站

只要按一下就可以在線上發佈業務表格

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使用 Adobe Sign 符合法律和合規性標準

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