如何建立簡化的合約審閱程序

了解合約審閱程序

舉凡商業服務、雇用合約和大型採購，都少不了精準的合約。此時，合約審閱程序也能派上用場。簽署合約前，您的團隊應閱讀並了解合約各項條款，以確認內容公平且正確。

有些小型企業可能會使用合約律師提供的審閱服務，有些可能自行或仰賴內部法律團隊來審閱合約。仔細審閱可確保雙方取得共識，避免後續發生法律問題。此外，與合約律師合作，也能確保合約中的所有條款都合法無虞。

電子合約審閱的優點

捨棄紙本並改於線上處理合約，有助於節省時間光在簽名步驟方面，企業每次使用電子簽名取代紙筆簽名，平均可望省下 1.3 小時。在審閱合約方面，數位程序可讓您與審閱團隊的每個成員立即分享文件，而且無需列印、郵寄或舟車勞頓。而使用 Adobe Acrobat Sign 等程式，也意味著您可以依照自身所需的頻率檢查合約狀態。

將合約管理數位化

了解合約審閱的法律服務

雖然任何人都可審閱合約，但合約審閱律師特別專精於建立、修訂和審閱合約。與法律事務所或法律團隊合作，可協助企業主在簽署合約與法律文件或送給其他當事人簽署前，進一步了解當中的內容。建立法律審閱程序，也可協助您的團隊了解違約或任一方無法執行協議中所列事項時，應採取何種做法。

除了法律諮詢外，合約審閱律師也可協助進行合約協商，以滿足客戶的需求。有些律師的合約工作會依時數計費，有些則收取固定費率，金額多寡需視合約複雜程度而定。

常見合約類型

可靠的合約審閱程序能為許多合約類型帶來助益。雇用合約是新工作開展的重要關鍵，如果您的企業經常進行招募，就必須確保合約公平且合法。有些雇用合約會較其他合約複雜。舉例來說，醫師的雇用合約會基於醫療保健工作需求，而顯得較為複雜，因此，雙方最好在簽署合約前先行審閱合約。

不同規模的企業經常需要使用買賣協議與服務合約，藉此取得或販售資產、時間或專業。不管是房地產、辦公室用品、IT 支援或廣告工作，在簽署合約前，請務必仔細檢視所屬團隊建立或收到的新合約。

遵循合約審閱檢查清單

有時，您不一定有足夠的資金雇用法律團隊，特別針對開展新工作、租賃車輛，或報名新健身房等事件的一次性合約。若要在沒有律師的情況下審閱合約，不妨參考下方清單。這份檢查清單會列出逐一審閱各文件時必須特別留意的項目。如果有任何項目看起來不太對勁，請要求對該項目進行編輯或重新協商。

• 合約條款和涉及的當事人：請務必確認您完全了解任一方所提供的產品或服務、相關當事人為哪些對象，以及款項應何時且如何處理。
  

• 空白處或不完整的地方：許多企業會使用合約範本來建立書面協議。確認合約中沒有任何空白處，或包含不相關的資訊。
  

• 清楚且可量化的條款：確保合約用字直截了當，條款也沒有可供個人解釋的空間。

• 合約終止與續約條款：了解合約生效時間、是否自動續約，以及退出期限。

• 風險配置：查看任何賠償或無損害條款，這類內容會規範如果資產發生傷害、意外或損壞，某一方所進行的補償 (賠償)。

• 參考文件：檢查是否已包含所有必要的參考文件，及其是否完整。

• 預設條款與救濟規定：了解任一方未履行該方責任且發生違約情況時，會衍生哪些後果。救濟是指如果有人無法遵循合約，應提供何種懲罰性付款或服務。

• 截止時間與重要日期：再次檢查付款、續約期間和取消期間等重要日期。

• 陳述與保固：陳述是指說服某一方進入合約的事實。保固則會用來擔保特定陳述屬實。若陳述並不屬實，則應提供補償、修復或更換。

• 責任與權利：務必清楚說明合約中任一方的權利，以及各方必須履行的義務。

• 智慧財產與機密性：了解合約產生的任何智慧財產權應歸哪一方所有，以及任何保護特定交易機密的保密協議。您可能會在雇用合約中看到競業條款或禁止招攬協議，旨在禁止員工為競爭對手效力，或於日後與企業旗下的客戶合作。這部分的合法性可由律師確認。

• 爭議解決：確認各方處理任何產生爭議的方式是否明確。

正確審閱合約的秘訣

請保留足夠的時間仔細審閱每份合約。請不要自己埋起頭來審閱，不妨邀請另一名值得信賴的朋友或法律團隊來協助您審閱合約內容。如果您的事業必須定期處理合約，可建立一個合約審閱系統，並納入草擬、審閱、修訂與簽署等步驟。請定期重新檢視舊合約，確保內容依舊正確無誤。

使用 Adobe Acrobat Sign 建立或審閱合約

使用 Adobe Acrobat Sign 線上進行合約的草擬、審閱及電子簽署程序，有助於節省時間與金錢。無紙化能減輕您和客戶的負擔。您的合約收件者不需具備 Adobe Acrobat Sign 或 Adobe Acrobat 帳戶，也可透過任何裝置取得並簽署合約。

隨時隨地與您的團隊合作

不管客戶人在何處，您都能立即與其交換文件、留下註解和相互進行電子簽名，再也不需要因郵件交寄、文件遺失或時區差異苦苦等候。只要使用 Adobe Acrobat Sign 分享合約，您就能掌握合約狀態的即時更新。

建立和編輯合約

使用 Adobe Acrobat，即可針對合約審閱期間發現的問題做出必要的修正。如此就能輕鬆建立或編輯 PDF 文件，甚至可以製作合約範本，毫不費力地草擬下一份合約。

輕鬆進行共同審閱作業

您可以立即加入注釋、標記和標示供其他人檢視，讓合約審閱程序更顯輕鬆。只要加入建議編輯與修訂的注釋，即可將最終合約送回，以進行團隊審閱。

安全共用

合約完成審閱且準備就緒後，只要使用電子郵件收件人，就能從 Adobe Acrobat Sign 或 Acrobat 中傳送出去，以取得電子簽名。如果您處理的內容為機密資訊，請使用密碼保護您的 PDF，並針對可存取、編輯或列印的人員來控制其權限層級。

Acrobat 或 Adobe Acrobat Sign 中的各項工具，能提供簡化合約管理和審閱作業的一切所需。無論您正在撰寫或收到合約，有了深思熟慮的審閱程序，您就能透過準確、公正且合法的合約來執行業務。

Adobe Acrobat Sign 快速入門