如何建立簡化的合約審閱程序

具法律約束力的協議為商業關係的重要骨幹。因此,請務必建立有效的審閱程序,以掌握您的合約。

一名商務人士在木桌上使用筆記型電腦工作

了解合約審閱程序

 

舉凡商業服務、雇用合約和大型採購,都少不了精準的合約。此時,合約審閱程序也能派上用場。簽署合約前,您的團隊應閱讀並了解合約各項條款,以確認內容公平且正確。

       

有些小型企業可能會使用合約律師提供的審閱服務,有些可能自行或仰賴內部法律團隊來審閱合約。仔細審閱可確保雙方取得共識,避免後續發生法律問題。此外,與合約律師合作,也能確保合約中的所有條款都合法無虞。

 

 

電子合約審閱的優點

 

捨棄紙本並改於線上處理合約,有助於節省時間光在簽名步驟方面,企業每次使用電子簽名取代紙筆簽名,平均可望省下 1.3 小時。在審閱合約方面,數位程序可讓您與審閱團隊的每個成員立即分享文件,而且無需列印、郵寄或舟車勞頓。而使用 Adobe Acrobat Sign 等程式,也意味著您可以依照自身所需的頻率檢查合約狀態。

       

將合約管理數位化

 

 

了解合約審閱的法律服務

 

雖然任何人都可審閱合約,但合約審閱律師特別專精於建立、修訂和審閱合約。與法律事務所或法律團隊合作,可協助企業主在簽署合約與法律文件或送給其他當事人簽署前,進一步了解當中的內容。建立法律審閱程序,也可協助您的團隊了解違約或任一方無法執行協議中所列事項時,應採取何種做法。

       

除了法律諮詢外,合約審閱律師也可協助進行合約協商,以滿足客戶的需求。有些律師的合約工作會依時數計費,有些則收取固定費率,金額多寡需視合約複雜程度而定。

一名商務人士在桌上審閱合約
一名商務人士手拿咖啡和平板電腦

常見合約類型

 

可靠的合約審閱程序能為許多合約類型帶來助益。雇用合約是新工作開展的重要關鍵,如果您的企業經常進行招募,就必須確保合約公平且合法。有些雇用合約會較其他合約複雜。舉例來說,醫師的雇用合約會基於醫療保健工作需求,而顯得較為複雜,因此,雙方最好在簽署合約前先行審閱合約。

       

不同規模的企業經常需要使用買賣協議與服務合約,藉此取得或販售資產、時間或專業。不管是房地產、辦公室用品、IT 支援或廣告工作,在簽署合約前,請務必仔細檢視所屬團隊建立或收到的新合約。

 

 

遵循合約審閱檢查清單

 

有時,您不一定有足夠的資金雇用法律團隊,特別針對開展新工作、租賃車輛,或報名新健身房等事件的一次性合約。若要在沒有律師的情況下審閱合約,不妨參考下方清單。這份檢查清單會列出逐一審閱各文件時必須特別留意的項目。如果有任何項目看起來不太對勁,請要求對該項目進行編輯或重新協商。

 

  • 合約條款和涉及的當事人:請務必確認您完全了解任一方所提供的產品或服務、相關當事人為哪些對象,以及款項應何時且如何處理。
 
  • 空白處或不完整的地方:許多企業會使用合約範本來建立書面協議。確認合約中沒有任何空白處,或包含不相關的資訊。
 
  • 清楚且可量化的條款:確保合約用字直截了當,條款也沒有可供個人解釋的空間。
 
  • 合約終止與續約條款:了解合約生效時間、是否自動續約,以及退出期限。
 
  • 風險配置:查看任何賠償或無損害條款,這類內容會規範如果資產發生傷害、意外或損壞,某一方所進行的補償 (賠償)。
  • 參考文件:檢查是否已包含所有必要的參考文件,及其是否完整。

 

  • 預設條款與救濟規定:了解任一方未履行該方責任且發生違約情況時,會衍生哪些後果。救濟是指如果有人無法遵循合約,應提供何種懲罰性付款或服務。
 
  • 截止時間與重要日期:再次檢查付款、續約期間和取消期間等重要日期。
 
  • 陳述與保固:陳述是指說服某一方進入合約的事實。保固則會用來擔保特定陳述屬實。若陳述並不屬實,則應提供補償、修復或更換。
 
  • 責任與權利:務必清楚說明合約中任一方的權利,以及各方必須履行的義務。
 
  • 智慧財產與機密性:了解合約產生的任何智慧財產權應歸哪一方所有,以及任何保護特定交易機密的保密協議。您可能會在雇用合約中看到競業條款或禁止招攬協議,旨在禁止員工為競爭對手效力,或於日後與企業旗下的客戶合作。這部分的合法性可由律師確認。
  • 爭議解決:確認各方處理任何產生爭議的方式是否明確。

 

 

正確審閱合約的秘訣

 

請保留足夠的時間仔細審閱每份合約。請不要自己埋起頭來審閱,不妨邀請另一名值得信賴的朋友或法律團隊來協助您審閱合約內容。如果您的事業必須定期處理合約,可建立一個合約審閱系統,並納入草擬、審閱、修訂與簽署等步驟。請定期重新檢視舊合約,確保內容依舊正確無誤。

使用 Adobe Acrobat Sign 簽署合約
使用 Adobe Acrobat Sign 在不同裝置上編輯合約

使用 Adobe Acrobat Sign 建立或審閱合約

 

使用 Adobe Acrobat Sign 線上進行合約的草擬、審閱及電子簽署程序,有助於節省時間與金錢。無紙化能減輕您和客戶的負擔。您的合約收件者不需具備 Adobe Acrobat Sign 或 Adobe Acrobat 帳戶,也可透過任何裝置取得並簽署合約。

 

       

隨時隨地與您的團隊合作

 

不管客戶人在何處,您都能立即與其交換文件、留下註解和相互進行電子簽名,再也不需要因郵件交寄、文件遺失或時區差異苦苦等候。只要使用 Adobe Acrobat Sign 分享合約,您就能掌握合約狀態的即時更新

 

 

建立和編輯合約

 

使用 Adobe Acrobat,即可針對合約審閱期間發現的問題做出必要的修正。如此就能輕鬆建立或編輯 PDF 文件,甚至可以製作合約範本,毫不費力地草擬下一份合約。

       

 

輕鬆進行共同審閱作業

 

您可以立即加入注釋、標記和標示供其他人檢視,讓合約審閱程序更顯輕鬆。只要加入建議編輯與修訂的注釋,即可將最終合約送回,以進行團隊審閱

 

 

安全共用

 

合約完成審閱且準備就緒後,只要使用電子郵件收件人,就能從 Adobe Acrobat Sign 或 Acrobat 中傳送出去,以取得電子簽名。如果您處理的內容為機密資訊,請使用密碼保護您的 PDF,並針對可存取、編輯或列印的人員來控制其權限層級。

       

Acrobat 或 Adobe Acrobat Sign 中的各項工具,能提供簡化合約管理和審閱作業的一切所需。無論您正在撰寫或收到合約,有了深思熟慮的審閱程序,您就能透過準確、公正且合法的合約來執行業務。

       

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