如何執行有效率的合約續約程序

了解如何建立系統管理小企業的合約儲存庫,藉此省下時間、金錢與大量文書作業。

一位企業主一邊以平板電腦審視合約一邊進行其他會計工作

什麼是合約續約?

 

俗話說得好:「天下無不散的筵席」,但這個道理不見得適用在合約上。介於兩名利益相關者之間的良好合約,都會設有續約日期。這是雙方協調新合約、使用現有合約條款續約,或就此分道揚鑣的絕佳機會。

 

儘管作業相當繁複,好的合約續約程序可為您節省時間,讓您的企業運作更加順暢。

 

 

建立有效的合約管理工作流程

 

許多小型企業會維護合約管理系統,以追蹤各種雇用、廠商和採購合約,並隨時掌握每個合約的續約程序。儘管每個企業的情況不盡相同,但有效的系統應包含:

 

 

溝通

 

在每個合約期間與承包商進行溝通是非常重要的,此舉可確保雙方都滿意目前的合約條款。

一位企業主和員工合力協作一項任務

分門別類

 

使用試算表或合約管理軟體,即可追蹤所有合約的續約日期。

 

 

審閱合約

 

接近合約終止日期時,請進行審閱,以了解合約條款是否仍對您與您的企業有利。

 

 

續約機會

 

如果在合約審查期間,發現目前合約包含比較不利的條款,請將其標記下來,以利與您的團隊討論,並在與承包商談合約續約時加以提及。

 

 

自動續約的優點

 

如果您與承包商都一致同意最先簽訂的原始合約條款,設定自動續約程序或許最能符合您的利益。在每次合約結束時自動續約,可省下時間與文書作業,讓您更輕鬆地預測企業的未來銷售,並透過理想的價格長期取得商品與服務。

使用 Adobe Acrobat Sign 在不同裝置上審閱與簽署合約的範例

使用 Adobe Acrobat Sign 簡化您的合約管理程序

 

Adobe Acrobat Sign 備有一系列強大功能,從草擬和審閱合約到收集電子簽名,應有盡有,可因應數位化合約工作流程的每個面向。即使您的合約收件者沒有 Adobe 帳戶,也能透過任何裝置取得並簽署您的合約。

 

 

即使分隔兩地也可共同作業

 

不論每個人的所在城市或時區為何,您和您的團隊都能立即交換文件、加上注釋、插入或要求電子簽名。若需與客戶分享文件,Adobe Acrobat Sign 也可讓您即時更新狀態。

 

 

建立和編輯合約

 

您可以變更合約日期、加入新簽名、修改上一份合約的條款,或針對合約審閱期間出現的其他問題做出修改。Adobe Acrobat Sign 能讓您輕鬆建立和編輯 PDF 文件,甚至可製作專屬的合約範本以節省時間。

 

 

追蹤續約期間

 

Adobe Acrobat Sign 可監控每個合約期間,並可讓掌握其中一份合約已於何時進入續約期間,以防錯過重新協商的機會。

 

 

安全共用

 

當合約已準備好進行簽署時,您可從 Adobe Acrobat Sign 直接進行傳送,以取得簽名。您可以使用密碼保護您的 PDF,並針對可讀取、編輯或列印的人員來控制其權限,進而確保所有資料安全無虞。

 

功能強大的 Adobe Acrobat Sign 可簡化工作流程,並提供簡單易用的功能,藉此免除管理合約續約的麻煩,讓您能將心思放在業務運作上。

 

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