了解合約生命週期管理的來龍去脈

只要運用正確的工具和資源，就能打造順暢無礙的合約管理流程。歡迎了解如何透過合約生命週期管理避免障礙並加速核准時間。

什麼是合約生命週期管理？

合約是保持業務營運的重要環節，從雇用協議到財產租賃皆涵蓋在內。合約生命週期管理 (CLM) 則為企業追蹤及管理合約的流程，包含從建立到執行的所有環節。只要運用 CLM 軟體，您就能簡化建立、簽署各種合約及續約的流程。

CLM 廣為法律團隊、金融公司和銷售部門所用，是一項不可或缺的業務功能。只要將電子簽名和出色的 CLM 軟體解決方案搭配運用，即可提高部門之間的可見性，並加快合約核准流程。

合約生命週期管理解決方案的優點

CLM 軟體可以節省業務時間、資源和成本。將合約管理系統數位化，則有助於節省紙張和辦公室成本。只要搭配數位合約工作流程，即可節省收集簽名的時間，從而降低管理成本、提高合約效率，並保護企業免於承擔法律責任。CLM 還能讓您更輕鬆地預測業務收益。如果能提前進行財務規劃，就可望找出業務和團隊的發展領域。

開始使用數位合約管理

合約生命週期管理的關鍵步驟

無論使用何種合約生命週期管理軟體，建立合約及續約的主要流程往往大同小異。歡迎探索 CLM 解決方案的建立和維護流程，及了解如何運用電子簽名進一步做出簡化。請遵循下列七個步驟，以建立及管理合約：

製作範本：您可以先在 Adobe Acrobat Pro 或 Microsoft Word 等程式中製作合約範本，再草擬新合約。只要製作及儲存範本，即可打造合約儲存庫，這樣一來，下次需要使用批發協議或租賃合約時，就能隨時取用。此外，如果備有集中式儲存庫，好讓組織中的每位人員都能查看，將有助於節省時間並簡化工作流程。

製作合約：製作或選取範本後，就能開始加入具體的合約資料。這可包含定價、服務、時間表和地點。某些 CLM 軟體能以過往表格使用的條件為依據，以自動填寫合約。

審核合約：合約填寫完成後，就應進行審核。請務必讓專案或團隊的利益相關者先行審核文件，再將其傳送給客戶。在這個步驟中，也請盡量提出具有吸引力的價格、時間表和誘因。如果企圖爭取客戶，請確認您的要約能吸引目光。

核准合約：請務必盡快將合約交給適當的人員。在 CLM 軟體中，這項流程通常已自動化，因此，行政人員無需透過電子郵件手動傳送合約，系統將自動代勞。

簽署及執行合約：傳送合約後，客戶可以使用電子簽名來進行簽署並完成交易。接著，CLM 解決方案可列印、傳真、郵寄或儲存合約，以供日後使用。

查看合約履行情形：合約完成後，CLM 軟體可讓您持續查看履行情形，並深入了解文件和客戶關係。您可以使用及設定軟體中的儀表板，藉此追蹤週期時間並分析風險。這樣一來，您就能更清晰地掌握合約生命週期。

合約到期期和續約：請別讓即將到期的合約造成業務問題，或影響利潤增長。您可以使用自動化功能進行續約並收集簽名。請為客戶的每份合約或重大里程碑設定通知或警示，並確保客戶收到充分的通知，以利順暢續約，同時避免錯過保障範圍，甚或衍生責任。

運用電子簽名大幅提高合約管理系統的效率

將合約流程數位化雖可節省時間，但唯有使用電子簽名，才能真正加快速度。與其使用紙本文件或隨附掃描文件的一系列複雜電子郵件，不如使用 CLM 搭配電子簽名，不僅能將流程自動化、加快核准時間，還可避免錯誤。電子簽名請求通知可以直接顯示在客戶的電子郵件收件匣中，從而輕鬆縮短合約核准的往返時間。

使用 Adobe Acrobat Sign 簡化合約生命週期管理流程

使用 Adobe Acrobat Sign 中的電子簽名流程，即可透過提交數位表格進一步加快工作流程，然後追蹤所請求簽名的進度。接著，您可以指派利益相關者、為收件者設定提醒，以及使用通知來避免錯過截止日期。此外，只要搭配 Adobe Acrobat Sign 行動應用程式，客戶就能隨時隨安全核准合約。

Acrobat Pro 和 Adobe Acrobat Sign 之間的密切整合，可讓您快速存取合約範本、過去的簽名和其他相關文件。將合約生命週期管理的所需一切集中於同一處，就能在取得文件核准的同時，節省相關時間和資源。