了解合約生命週期管理的來龍去脈

只要運用正確的工具和資源,就能打造順暢無礙的合約管理流程。歡迎了解如何透過合約生命週期管理避免障礙並加速核准時間。

一名商務人士在筆記型電腦上處理合約生命週期管理流程

什麼是合約生命週期管理?

 

合約是保持業務營運的重要環節,從雇用協議到財產租賃皆涵蓋在內。合約生命週期管理 (CLM) 則為企業追蹤及管理合約的流程,包含從建立到執行的所有環節。只要運用 CLM 軟體,您就能簡化建立、簽署各種合約及續約的流程。

       

CLM 廣為法律團隊、金融公司和銷售部門所用,是一項不可或缺的業務功能。只要將電子簽名和出色的 CLM 軟體解決方案搭配運用,即可提高部門之間的可見性,並加快合約核准流程。

 

 

合約生命週期管理解決方案的優點

 

CLM 軟體可以節省業務時間、資源和成本。將合約管理系統數位化,則有助於節省紙張和辦公室成本。只要搭配數位合約工作流程,即可節省收集簽名的時間,從而降低管理成本、提高合約效率,並保護企業免於承擔法律責任。CLM 還能讓您更輕鬆地預測業務收益。如果能提前進行財務規劃,就可望找出業務和團隊的發展領域。

       

開始使用數位合約管理

一名商務人士在辦公桌前查看合約副本

合約生命週期管理的關鍵步驟

 

無論使用何種合約生命週期管理軟體,建立合約及續約的主要流程往往大同小異。歡迎探索 CLM 解決方案的建立和維護流程,及了解如何運用電子簽名進一步做出簡化。請遵循下列七個步驟,以建立及管理合約:

 

1.

 

製作範本:您可以先在 Adobe Acrobat Pro 或 Microsoft Word 等程式中製作合約範本,再草擬新合約。只要製作及儲存範本,即可打造合約儲存庫,這樣一來,下次需要使用批發協議或租賃合約時,就能隨時取用。此外,如果備有集中式儲存庫,好讓組織中的每位人員都能查看,將有助於節省時間並簡化工作流程。

 

 

2.

 

製作合約:製作或選取範本後,就能開始加入具體的合約資料。這可包含定價、服務、時間表和地點。某些 CLM 軟體能以過往表格使用的條件為依據,以自動填寫合約。

 

 

3.

 

審核合約:合約填寫完成後,就應進行審核。請務必讓專案或團隊的利益相關者先行審核文件,再將其傳送給客戶。在這個步驟中,也請盡量提出具有吸引力的價格、時間表和誘因。如果企圖爭取客戶,請確認您的要約能吸引目光。

 

 

4.

 

核准合約:請務必盡快將合約交給適當的人員。在 CLM 軟體中,這項流程通常已自動化,因此,行政人員無需透過電子郵件手動傳送合約,系統將自動代勞。

 

 

5.

 

簽署及執行合約:傳送合約後,客戶可以使用電子簽名來進行簽署並完成交易。接著,CLM 解決方案可列印、傳真、郵寄或儲存合約,以供日後使用。

 

6.

 

查看合約履行情形:合約完成後,CLM 軟體可讓您持續查看履行情形,並深入了解文件和客戶關係。您可以使用及設定軟體中的儀表板,藉此追蹤週期時間並分析風險。這樣一來,您就能更清晰地掌握合約生命週期。
 

 

7.

 

合約到期期和續約:請別讓即將到期的合約造成業務問題,或影響利潤增長。您可以使用自動化功能進行續約並收集簽名。請為客戶的每份合約或重大里程碑設定通知或警示,並確保客戶收到充分的通知,以利順暢續約,同時避免錯過保障範圍,甚或衍生責任。

 

在 Adobe Acrobat Sign 中使用電子簽名提高合約管理效率的範例

運用電子簽名大幅提高合約管理系統的效率

 

將合約流程數位化雖可節省時間,但唯有使用電子簽名,才能真正加快速度。與其使用紙本文件或隨附掃描文件的一系列複雜電子郵件,不如使用 CLM 搭配電子簽名,不僅能將流程自動化、加快核准時間,還可避免錯誤。電子簽名請求通知可以直接顯示在客戶的電子郵件收件匣中,從而輕鬆縮短合約核准的往返時間。

 

 

使用 Adobe Acrobat Sign 簡化合約生命週期管理流程

 

使用 Adobe Acrobat Sign 中的電子簽名流程,即可透過提交數位表格進一步加快工作流程,然後追蹤所請求簽名的進度。接著,您可以指派利益相關者、為收件者設定提醒,以及使用通知來避免錯過截止日期。此外,只要搭配 Adobe Acrobat Sign 行動應用程式,客戶就能隨時隨安全核准合約。

       

Acrobat Pro 和 Adobe Acrobat Sign 之間的密切整合,可讓您快速存取合約範本、過去的簽名和其他相關文件。將合約生命週期管理的所需一切集中於同一處,就能在取得文件核准的同時,節省相關時間和資源。

您可能也有興趣…

Adobe Acrobat Sign 身分驗證功能

使用身分驗證確保文件安全

取得更高等級的安全性和多重要素驗證,讓您能以安心、安全及有效率的方式推展業務。

一個人用耳朵和肩膀夾住手機講電話,同時使用平板電腦

如何建立出租和租賃協議

探索建立、電子簽署、追蹤和管理出租和租賃協議的方法。

一個人站在辦公桌前使用平板電腦建立電子簽名

如何建立電子簽名

了解如何使用 Acrobat Sign 從紙本文件轉型走入數位工作流程。

一個人用耳朵和肩膀夾住手機講電話,同時使用平板電腦

如何建立出租和租賃協議

探索建立、電子簽署、追蹤和管理出租和租賃協議的方法。

使用 Adobe Acrobat Sign 符合法律和合規性標準

電子簽名體驗的法律效力

電子簽名要求

使用 Adobe Acrobat Sign 管理合約與符合法律要求。

 

 

進一步了解如何符合法律要求

電子簽名合法性

電子簽名合法性

Acrobat Sign 符合全球最高的法律標準。

 

 

 

進一步了解電子簽名法

流程轉型

電子簽名與數位簽名合規性

無論身處何方,都能依靠 Acrobat Sign 保持合規性。

 

 

進一步了解電子簽名合規性

準備好迎接端對端的數位流程?

不論您身處在數位旅程的哪個階段,都能利用 Adobe Document Cloud 採取下一個步驟。