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O que é um relatório de despesas e o que ele deve incluir?

5 etapas para criar um relatório de despesas

Por que você precisa de um relatório de despesas

Os relatórios de despesas ajudam as empresas a monitorar os custos e a ter uma imagem clara do lucro em relação à receita. Além disso, eles permitem que os funcionários recebam reembolsos por despesas que tiveram em nome da empresa. Aprenda a criar um relatório de despesas profissional e eficaz.

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Os relatórios de despesas ajudam empresas a controlar para onde o dinheiro está indo. Eles também são um meio eficiente para que os relatem e peçam reembolso por despesas qualificadas relacionadas à empresa, como viagens, refeições, material de escritório, ferramentas e taxas profissionais.

O que é um relatório de despesas e o que ele deve incluir?

Os relatórios de despesas podem ter dois propósitos diferentes. Eles ajudam empresas a monitorar os custos e a ter uma imagem precisa de lucro em relação à receita e também permitem que os funcionários sejam reembolsados por despesas que tiveram em nome da empresa.

Embora os relatórios de despesas pareceram uma tarefa chata, os detalhes que eles incluem são importantes para a contabilidade da sua empresa:

Valores exatos das despesas. Essas informações devem ser inseridas com precisão, incluindo cada centavo. Elas determinam os reembolsos dos funcionários e as deduções fiscais da empresa.
Datas das despesas. Essas informações são importantes para fins de contabilidade e registros, principalmente no caso de qualquer auditoria de despesas.
Finalidade ou tipo de despesa. Isso ajuda a empresa a entender rapidamente para onde o dinheiro está indo. Esse pode ser um detalhe importante em caso de atualizações ou preocupações com o orçamento.
Fornecedores pagos. Os fornecedores incluem proprietários de espaços, restaurantes, empresas de impressão e muito mais. Incluir os fornecedores mostra não apenas para onde seu dinheiro está indo, mas quem você está pagando.
Totais ou subtotais de diferentes categorias de custos. Essas informações ajudam a simplificar o processamento, e é fácil incluí-las quando você tem um modelo de planilha de despesas.
Documentação para corroborar as despesas listadas. É a documentação exigida para declarações fiscais e contábeis. Os documentos costumam estar na forma de recibos no caso de compras empresariais.

Ao pedir reembolso, os funcionários geralmente precisam elaborar um relatório de despesas. Empresas pequenas não costumam disponibilizar muitas diretrizes que você pode seguir ao elaborar um relatório de despesas. Siga as orientações abaixo para garantir que seu relatório de despesas seja eficaz e profissional.

Para uma empresa, disponibilizar aos colaboradores um modelo de relatório de despesas é mais eficiente. Assim, os funcionários podem preencher e enviar um relatório consistente sempre que pedirem um reembolso. Disponibilizar um modelo deixa o processo mais organizado e facilita o trabalho das pessoas que lidam com relatórios e monitoram os custos. Um modelo também garante que os funcionários listem corretamente as despesas.

Você pode estar se perguntando: “Como eu crio um modelo de despesas?” Primeiro, baixe o modelo abaixo e personalize-o de acordo com as suas necessidades.

Uma captura de tela de um modelo de relatório de despesas disponível para download gratuito em PDF.

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5 etapas para criar um relatório de despesas.

Um modelo de planilha de despesas oferece à empresa uma maneira regular e organizada de controlar os gastos e oferece aos funcionários uma forma simples de enviar relatórios de despesas profissionais e eficazes com todos os detalhes necessários.

As ferramentas online gratuitas da Adobe podem ajudar. Comece seguindo estas cinco etapas:

Uma prévia de um modelo de relatório de despesas gratuito disponível para download, com opções personalizáveis para preencher e assinar o PDF.

Prepare-se com antecedência.
Primeiro, entenda as expectativas das autoridades financeiras às quais você deve prestar contas.

As empresas precisam estar por dentro das leis fiscais, deduções, auditorias e melhores práticas de contabilidade. Os relatórios de despesas são essenciais para entender o sucesso financeiro da sua empresa.

Se você é funcionário de uma empresa, uma hora ou outra precisará prestar contas e pedir reembolso, então saiba quais despesas ela cobre. Se for em uma viagem de negócios, descubra se terá um per diem, um cartão da empresa ou se precisará solicitar o reembolso de todas as suas despesas posteriormente usando um relatório de despesas. Se for viajar com um veículo pessoal, saiba como funciona o reembolso por quilometragem. Também é importante saber qual documento (geralmente comprovante de compra) você deve anexar ao seu relatório de despesas. Mantenha esses documentos e recibos organizados.

Não importa se você quer um relatório para sua empresa ou uso pessoal, crie um sistema que ajude você a lembrar tudo o que precisa ser enviado. Pode ser útil usar um cartão exclusivamente para as despesas da empresa, assim você pode verificar cada transação e garantir que não deixará passar uma despesa reembolsável. Foque em guardar recibos ou outros documentos necessários. Assim que tiver um recibo, tire uma foto para ter uma cópia caso o perca. Depois, coloque os recibos em um envelope ou arquive-os em ordem cronológica. Isso facilitará a digitalização mais tarde para deixar tudo organizado de maneira profissional.
Baixe e personalize um modelo.
Para não começar do zero, baixe um modelo de relatório de despesas como o mencionado acima. Ter um modelo ajuda você a lembrar detalhes importantes, como incluir datas.

Felizmente, os modelos são totalmente personalizáveis para suas necessidades. Você pode até mesmo convertê-los em planilhas do Microsoft Excel para facilitar o preenchimento. As empresas podem criar modelos para despesas mensais, recorrentes e de longo prazo. Um modelo de despesas mensais é essencial para entender os custos da sua empresa. Você pode personalizar uma planilha para incluir automaticamente despesas recorrentes ou somar gastos para uma análise futura. Como funcionário, você tem muitos custos em diferentes categorias. Seu modelo pode ser ajustado para refletir essas categorias, com totais separados para cada uma. Se você gasta principalmente com viagens usando um veículo pessoal, você pode criar um modelo de rastreamento de quilometragem adicionando uma coluna para quilômetros percorridos. Se tiver poucas despesas, deixe seu modelo simples.

Se você é dono de uma empresa personalizando um modelo para seus funcionários, considere quais custos você reembolsa com frequência. Se as categorias variam, inclua instruções breves sobre como personalizar o modelo. Também é importante lembrar seus funcionários sobre quais documentos ou comprovantes de compra devem ser apresentados.
Preencha o modelo com suas transações.
Existem duas maneiras de preencher seu modelo, de acordo com sua preferência. Você pode preenchê-lo ao longo do tempo ou fazer tudo de uma vez ao final do período de faturamento. Preencher seu relatório de despesas aos poucos pode ser mais prático, pois também serve como um monitorador para você. Ainda assim, é importante ter uma maneira de verificar se não deixou passar nenhuma despesa da empresa. Se preferir preencher tudo de uma vez, aquele envelope cheio de recibos será útil nesta etapa.

Independentemente do método que deseja usar ao preencher, garanta que seu modelo esteja em ordem cronológica. Use seus recibos ou histórico de transações para preencher todas as transações da empresa por data. Ao preencher cada seção do seu modelo, você deve ter todos os detalhes necessários. Seu empregador vai querer saber o fornecedor (por exemplo, o nome do restaurante), a data e o custo da despesa. Esses detalhes são importantes não apenas para as melhores práticas contábeis e controle financeiro, mas também por causa de diversas leis fiscais que podem afetar seu empregador. Com isso em mente, verifique três vezes a planilha para garantir que tudo esteja no lugar certo e suas despesas sejam somadas corretamente.

Como funcionário, ao decidir quais custos incluir, pense nas expectativas estabelecidas anteriormente. Inclua apenas despesas que sua empresa normalmente cobre, a menos que tenha recebido uma exceção do seu empregador. Dependendo da cultura da empresa, talvez você não queira incluir cada pequena despesa. Por exemplo, embora você possa ter autorização para contabilizar o café a caminho de uma conferência local, isso pode parecer pouco profissional. Use seu bom senso, pois realmente depende da empresa.

Após preencher o modelo, converta a planilha para PDF para facilitar o envio ou o arquivamento.
Use um scanner para fazer upload dos seus recibos.
É agora que você vai agradecer por ter organizado e guardado bem os seus recibos. A maneira mais profissional e eficiente de enviar recibos e documentos é geralmente digitalizando os papéis, mas também é possível tirar fotos de alta qualidade com o celular. Se optar por tirar fotos, confirme se a iluminação está boa e uniforme e se você está tirando as fotos de um ângulo reto sobre uma superfície plana. Em seguida, corte o fundo. Deixe o recibo em pé e centralizado na página. Amplie para que seja fácil de ler, mas com todos os dados da compra visíveis. Se estiver processando recibos online, primeiro verifique se têm todas as informações necessárias para documentar as despesas oficialmente. Depois, use uma captura de tela bem cortada para o seu relatório.

Ao criar um arquivo (provavelmente um PDF) usando sua documentação, coloque cada recibo em uma página separada. Isso facilitará o processamento para sua empresa. Certifique-se de que os documentos estejam em ordem cronológica, na mesma ordem das despesas detalhadas em seu relatório de despesas. Todo esse cuidado vai garantir que verificar as despesas não seja um pesadelo se você passar por auditoria ou precisar revisar seus custos. Se você for funcionário, isso também deixará uma ótima impressão em quem estiver processando seus relatórios.
Reúna tudo em um só documento e revise.
Coloque tudo em um só documento para enviar. As fotos ou digitalizações dos seus recibos ou outros documentos devem estar todos no mesmo arquivo. Não os anexe separadamente. Converta todas as suas imagens em PDF. Você pode então combinar seus PDFs em um documento.

O contador da sua empresa precisa ser meticuloso, então, como funcionário, você pode receber um email e ter o reembolso atrasado se algo estiver errado. Revise seus relatórios de despesas antes de finalizá-los. Se algo estiver incorreto ou se você esquecer de incluir uma despesa, poderá converter seu PDF de volta para uma planilha Excel para editá-la ou simplesmente editar seu PDF.

Manter um controle das despesas é uma parte importante da contabilidade em sua empresa. Quanto mais profissional for o seu relatório de despesas, melhor será a impressão que você deixará como funcionário. Deixar seus relatórios de despesas simples, limpos e profissionais pode até mesmo ajudar você a ser reembolsado mais rapidamente.

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Por que você precisa de um relatório de despesas.

As empresas utilizam relatórios de despesas para equilibrar as contas e entender o lucro real. Esses relatórios são essenciais para ajudar na contabilidade e prestar contas aos investidores. Embora a documentação das despesas possa ser tediosa, ela é importante para sua empresa, especialmente durante o período de declaração de impostos.

Se você é funcionário, os relatórios de despesas são fundamentais para reembolsar o dinheiro que você gastou em nome da empresa. Eles exigem detalhes de você e ajudam na contabilidade da empresa e até mesmo na preparação para possíveis auditorias.

Existem muitos tipos de relatórios de despesas para diferentes ocasiões. Como empresa, é importante ter relatórios mensais para acompanhar os custos de mês a mês. Os relatórios de longo prazo oferecem uma visão mais ampla de onde seu dinheiro está sendo gasto. Algumas despesas são rotineiras (como o aluguel de um escritório) e são registradas em relatórios de despesas recorrentes. Empresas maiores têm relatórios específicos por departamento.

Como funcionário, você pode enviar um relatório mensalmente, utilizando um modelo de despesas mensais. Se não envia relatórios regularmente, talvez precise deles para uma viagem de negócios ou um jantar com um cliente. Talvez seus relatórios cubram o reembolso por quilometragem de um veículo pessoal. Você pode sempre editar e personalizar o modelo de planilha de despesas para atender a todas essas necessidades.

O Adobe Acrobat pode ajudar você a criar modelos organizados para todos os seus relatórios de despesas e mantê-los em formato PDF seguro. Use o Acrobat para preencher e assinar relatórios e simplificar sua contabilidade.