Por que digitalizar documentos: as vantagens da digitalização.

Está se sentindo perdido em meio a pilhas de papel e não quer perder documentos importantes? Descubra como digitalizar documentos pode ajudar você a organizar e proteger seus arquivos.

Arquivos físicos são bons, mas documentos digitais são ainda melhores. Confira 10 vantagens da digitalização que ajudarão sua organização a ter sucesso.

Qual vantagem da digitalização de documentos a maioria das pessoas ignora?

A digitalização tem muitas vantagens, como aumento da eficiência, colaboração facilitada e acessibilidade aprimorada. No entanto, existe um benefício que costuma ser ignorado: a possibilidade de liberar espaço físico.

Ao converter documentos físicos em arquivos digitais, o espaço usado para armazenamento físico é liberado, diminuindo os custos de armazenamento e abrindo um bom espaço no escritório para outros fins. Os documentos digitais representam ótimas vantagens para empresas que lidam com grandes volumes de papelada.

Vantagens da digitalização de documentos para empresas.

Digitalizar documentos traz mais de uma vantagem. Saiba como priorizar e digitalizar documentos importantes facilita o uso para referência e cria uma cópia extra segura. Melhore os negócios com estas 10 vantagens de migrar para o digital:

1. Melhor capacidade de armazenamento. O que ocupa mais espaço: uma sala cheia de arquivos ou um disco rígido?
2. Acessibilidade fácil. É muito mais fácil para os funcionários clicarem em uma pasta no computador do que vasculhar gavetas. Várias pessoas podem usar o mesmo documento ao mesmo tempo, aumentando ainda mais a acessibilidade.
3. Recuperação rápida de arquivos. Em vez de vasculhar inúmeras pastas, basta digitar o que procura em uma barra de pesquisa e encontrar instantaneamente.
4. Colaboração fácil e rápida. Você não precisará mais fazer cópias de arquivos para compartilhar com os colegas. Envie o documento por email e colabore em tempo real, mesmo que vocês não estejam no mesmo lugar.
5. Maior segurança. Diga adeus a fechaduras e chaves. Os arquivos digitais são criptografados e seguros. Será preciso mais do que um martelo para acessar os documentos.
6. Economia de dinheiro. Pare de comprar papel e toner para imprimir documentos físicos e poupe em materiais de escritório.
7. Recuperação de dados mais fácil. Os backups digitais ajudam a restaurar arquivos, mesmo após uma falha catastrófica. Se você perder arquivos físicos, nunca mais terá acesso a eles.
8. Longevidade dos arquivos. Os arquivos em papel se desgastam com o tempo. Os documentos digitais ficam intactos para sempre.

Etapas simples para digitalizar documentos.

Com o Adobe Scan, a ferramenta ideal para escanear documento online, é fácil usar a câmera do celular para digitalizar um documento para PDF:

1. Baixe o Adobe Scan na App Store do celular e abra o aplicativo.
2. Coloque o documento físico que deseja digitalizar em uma superfície plana, em um local bem iluminado.
3. Alinhe o documento no visor da câmera e aguarde o aplicativo reconhecê-lo.
4. Assim que o documento é reconhecido, o Adobe Scan captura automaticamente uma imagem dele.
5. Revise a imagem para garantir que o documento foi digitalizado corretamente.
   a) Se o documento precisar de edições ou correções, você poderá ajustá-lo usando as ferramentas de edição no aplicativo.
6. Quando estiver satisfeito com o documento digitalizado, salve-o no formato e local desejados.

Seguindo essas etapas simples, você pode escanear documento online rapidamente com o Adobe Scan. Assim, os documentos se tornarão arquivos digitais fáceis de compartilhar e gerenciar.

Após digitalizar os documentos, como posso organizá-los?

Veja algumas práticas recomendadas sobre como organizar seus documentos digitais:

• Use um padrão de nomenclatura consistente. Dê a cada arquivo um nome descritivo que reflita o conteúdo com precisão. Use um formato consistente, como DD-MM-AAAA-descrição, para facilitar a classificação e a localização dos arquivos.
• Crie uma estrutura lógica de pastas. Crie uma estrutura de pastas que reflita o sistema de arquivamento físico, facilitando a localização de documentos quando necessário. Use subpastas para organizar documentos por categoria, data ou qualquer outro critério relevante.
• Use palavras-chave e tags. Use palavras-chave e tags para facilitar a busca de documentos. Esses recursos são úteis para grandes quantidades de documentos.
• Mantenha a simplicidade. Evite criar muitas subpastas ou usar padrões de nomenclatura muito complexos. Utilize um sistema simples e fácil de entender.

Além de ajudar você a encontrar o que precisa, organizar documentos digitais também permite que a equipe colabore ou compartilhe documentos, quando necessário. É importante manter todos os tipos de documentos organizados. Quer digitalizar contratos? Saiba mais sobre como digitalizar documentos e elaborar um sistema de contratos para facilitar o processo todo.

Informatizar vs. digitalizar: qual é a diferença?

Os termos informatizar e digitalizar são frequentemente usados como sinônimos, mas existe uma diferença entre os dois conceitos.

A digitalização é o processo de converter documentos físicos em formatos digitais, como PDF, JPEG ou DOC. O processo envolve digitalizar ou fotografar os documentos físicos e salvá-los como arquivos digitais que podem ser armazenados, acessados e compartilhados eletronicamente.

Por outro lado, a informatização é a transformação das operações empresariais usando tecnologias digitais. Por exemplo, integrar ferramentas e tecnologias digitais nas operações das empresas para melhorar a eficiência, a produtividade e a experiência do cliente seria considerado informatização.

Embora a digitalização faça parte da informatização, elas não são a mesma coisa. A digitalização é apenas o primeiro passo rumo à transformação digital. Ao digitalizar documentos, as empresas podem reduzir o uso de papel, economizar espaço de armazenamento e melhorar a colaboração. No entanto, a informatização vai além de apenas converter documentos em formatos digitais. Trata-se de usar tecnologias digitais para automatizar processos, aprimorar a experiência do cliente e criar novos modelos de negócios.

Preciso manter cópias físicas após digitalizar documentos?

Após digitalizar documentos, você talvez se pergunte se ainda precisa manter cópias físicas. A resposta a essa pergunta depende de alguns fatores.

Para alguns documentos, como registros fiscais e documentos legais, é recomendável manter as cópias físicas por um certo período, mesmo que eles já tenham sido digitalizadas. As agências governamentais podem exigir documentos originais ou cópias físicas como comprovante de conformidade ou elegibilidade. Em alguns casos, as cópias digitalizadas de documentos podem não ser aceitas como um comprovante válido.

Para recibos, faturas e outros registros financeiros, talvez não seja necessário manter cópias físicas após a digitalização dos documentos. Contudo, é uma boa prática guardar as cópias físicas originais por pelo menos algumas semanas ou meses, caso haja alguma discrepância ou erro nas cópias digitais.

Os requisitos para manter cópias físicas podem variar dependendo do setor, da jurisdição e de circunstâncias específicas. consulte profissionais dos setores jurídico e contábil para determinar quais documentos devem ser mantidos e por quanto tempo.

Mais recursos sobre documentos.

Agora que sabe mais sobre digitalização de arquivos e como digitalizar documentos importantes, confira outros recursos para trabalhar com seus documentos:

• Saiba como colaborar em documentos PDF.
• Saiba como usar o OCR com o Excel.
• Saiba mais sobre alfabetização digital.
• Saiba mais sobre a sustentabilidade em empresas.
• Saiba como digitalizar recibos.

Quer explorar outras maneiras de trabalhar com PDFs online? Saiba como o Acrobat pode simplificar o gerenciamento de documentos. Seja para dividir ou mesclar PDFs, o Acrobat oferece a flexibilidade digital de que você precisa.