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Acabe com a bagunça digital e mantenha seus dispositivos eficientes e funcionais.
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1. Elabore um plano para organizar seus arquivos digitais
2. Inclua a organização na sua rotina
3. Nomeie arquivos digitais de maneira clara
4. Padronize os tipos de documentos
5. Mescle documentos de maneira estratégica
6. Utilize sistemas de pastas aninhadas
Organize sua vida digital.
Celulares, tablets, computadores e TVs ocupam uma grande parte do tempo das pessoas, especialmente quando o trabalho digital e remoto conecta todo mundo mais do que apenas para entretenimento. Em média, um adulto passa cerca de 17 horas por dia olhando para uma tela, segundo uma pesquisa da Study Finds. Dispositivos digitais conectam você ao mundo, ao trabalho e muito mais.
Com o uso frequente de dispositivos para diversas finalidades, é fácil acumular uma bagunça digital que pode deixar nossos dispositivos e fluxos de trabalho mais lentos. Mantenha seu dispositivo organizado para ter menos estresse e economizar tempo. Isso evita perder tempo e ficar frustrado por perder documentos digitais importantes. Confira 8 dicas para manter seus arquivos digitais em ordem.
Antes de começar a organizar seus arquivos digitais, reserve um tempo para refletir sobre suas necessidades pessoais de organização.
Cada pessoa tem prioridades diferentes para a organização de arquivos. Um freelancer terá arquivos totalmente diferentes para organizar em comparação a um estudante. O freelancer pode precisar manter os projetos mais bem organizados, enquanto o estudante talvez precise descobrir como acessar as anotações mais facilmente.
Cada pessoa precisa de um nível de organização diferente. Um estudante do ensino médio pode conseguir organizar seus arquivos em uma ou duas noites, mas um contador talvez precise dedicar mais tempo para organizar os próprios arquivos. A melhor maneira de começar é parar e entender do que você precisa.
Se houver coisa demais para dar conta de uma vez só, reserve horários específicos para organizar os arquivos digitais e comece pelas suas prioridades. Para definir suas prioridades, decida quais arquivos você precisa acessar com mais frequência e quais são mais difíceis de manter organizados. Os arquivos mais importantes são aqueles que fazem parte dessas duas categorias.
Você também pode imaginar como gostaria que seu fluxo de trabalho fosse e pensar nas partes em que há atrasos ou obstáculos. Pode ser útil anotar suas prioridades antes de começar. Se você estiver com dificuldades de responder a essas perguntas, tente mantê-las na mente enquanto trabalha e acessa os arquivos naturalmente.
Perguntas para determinar as prioridades da organização:
Se você tem o seu dispositivo há mais de um ano, provavelmente tem bagunça acumulada: arquivos antigos não utilizados, downloads, cookies e outros dados desnecessários. Reserve um tempo para reorganizar seu dispositivo regularmente. Limpar os arquivos pode fazer uma grande diferença na hora de manter dispositivos e sistemas de organização eficientes.
Ao organizar seus documentos pessoais ou arquivos de trabalho, pergunte a si mesmo o que manter e o que descartar:
No caso de documentos com valor sentimental, como fotos, pode ser mais difícil tomar essas decisões. É aí que pode valer a pena investir em um pen drive ou um disco rígido externo (ou até mesmo em armazenamento na nuvem). Dessa forma, você pode manter seus arquivos pessoais antigos acessíveis, sem ocupar espaço no seu dispositivo.
Um padrão de nome claro facilita a localização dos arquivos e ajuda a saber exatamente o que você tem em um disco rígido.
Seja coerente e lógico ao escolher um padrão de nome. Incluir datas nos nomes dos arquivos pode ajudar a mantê-los organizados cronologicamente. Você também pode adicionar palavras-chave que indiquem tipos específicos de documentos, assim será mais fácil achá-los no futuro. Adicionar tags facilita ainda mais a organização e a localização dos arquivos.
O importante é lembrar que o padrão de nome deve ser uniforme, especialmente com arquivos do mesmo tipo. Após definir um esquema, siga-o à risca.
Mudanças no software ou sistema operacional dos dispositivos podem causar problemas de compatibilidade com arquivos. Por exemplo, trocar do Windows para o Mac pode alterar o visual dos arquivos, gerando problemas de formatação. Ao padronizar ou converter os tipos de arquivos após uma atualização como essa, você garante que eles estejam otimizados.
Converter seus arquivos também pode ajudar a economizar espaço. Converter PowerPoint para PDF pode reduzir o tamanho do arquivo, pois esse processo compacta animações ou transições, preservando o conteúdo essencial enquanto economiza espaço de armazenamento.
Se você deseja que os seus arquivos durem mais do que qualquer software, converta PDF para PDF/A. O PDF/A é ideal para arquivar documentos que não precisam ser criptografados ou editados, mas que você quer que durem bastante. Até mesmo imagens (como fotos de um documento ou de um diário antigo) podem ser convertidas para que sejam acessadas com a formatação perfeita por muito tempo.
Talvez seja importante manter alguns documentos porque eles fazem parte de um conjunto maior de dados, mas você nunca os acessa individualmente. Mesclar vários documentos em um só pode ajudar a manter arquivos importantes juntos. Por exemplo, você pode pegar documentos fiscais de diferentes anos e combinar PDFs em um só arquivo. Isso garante que esses documentos estejam sempre juntos, poupando espaço e facilitando a busca.
Mesclar documentos que você acessa normalmente de uma vez só pode deixar tudo mais acessível, já que reduz as camadas de pastas em que você precisa clicar para chegar ao arquivo. Isso também simplificará a nomeação desses arquivos.
Os sistemas de pastas aninhadas agrupam arquivos semelhantes e criam subgrupos que facilitam muito a busca de arquivos.
Por exemplo, imagine que você tem uma confeitaria que produz cupcakes, biscoitos, tortas e bolos. Você pode criar uma pasta superior para cada tipo de doce e, em seguida, armazenar coisas como receitas, valores dos ingredientes, fornecedores, tabelas de preços e materiais de marketing em subpastas separadas. Isso cria um sistema de aninhamento para você navegar intuitivamente entre os diferentes tipos de doces sem precisar abrir cada arquivo.
Ao criar um sistema de aninhamento, pense em quais categorias serão mais úteis se você acessar de uma só vez. No exemplo da confeitaria, o sistema descrito é ideal se você costuma trabalhar em um doce por vez. Mas se você prefere trabalhar em todo o marketing de uma vez, todas as receitas de uma vez e todos os preços de uma vez, pode ser melhor rotular as pastas superiores por tarefa e, em seguida, designar o tipo de doce nos nomes das suas subpastas.
Com um pouco mais de planejamento, seus sistemas de organização podem manter seus arquivos em ordem e agilizar seu fluxo de trabalho.
Uma pasta zip, ou um arquivo zip, é uma maneira de diminuir o tamanho de um arquivo digital eliminando certos tipos de informações redundantes. Arquivos zip compactados são pequenos e fáceis de armazenar e compartilhar. Também é fácil descompactá-los: basta apenas um ou dois cliques.
Como é necessário clicar algumas vezes para acessá-los, você pode compactar os arquivos que não acessa regularmente. Compactar é uma ótima opção para armazenar arquivos. Isso também pode ajudar a compartilhar arquivos, pois eles ficam menores.
Outra opção é compactar arquivos PDF individualmente, facilitando o armazenamento, o upload e o compartilhamento. Assim, você não precisa compactar e descompactar os arquivos para acessar documentos específicos. Como não é preciso descompactar um PDF compactado, essa é uma opção melhor para arquivos que você precisa acessar com frequência.
Se você não gosta de organizar manualmente os documentos do seu dispositivo, invista em um software de organização de arquivos. Esse tipo de software aplica tags aos tipos de arquivos, agrupando-os automaticamente em sistemas aninhados. Ele ajuda a manter facilmente a consistência nos padrões de nomes e nos esquemas de organização.
Manter a organização é a chave para desbloquear todo o potencial do seu dispositivo e da sua produtividade. Seja para tentar aumentar a produtividade trabalhando de casa ou em qualquer outro lugar, ou simplesmente para que seu dispositivo funcione melhor, estas ferramentas e dicas podem ajudar você a organizar seus arquivos importantes de maneira eficiente e acessível.
Um aplicativo gratuito como o Acrobat Reader pode ajudar você a acessar e visualizar arquivos no seu celular enquanto estiver na correria do dia a dia, permitindo que você fique por dentro do trabalho.
